Ustawienia firmy

Ważne! Instrukcja przeznaczona jest tylko dla administratora całego systemu i dyrektorów firmy.

W systemie Firmao możemy dostosować moduły oraz funkcjonalności, z których chcemy korzystać i które będą nam potrzebne w sprawnym poruszaniu się po systemie. Ponadto możemy konfigurować moduły, z których korzystamy w celu spersonalizowania systemu i zautomatyzowania pracy.

Jak przejść do „Ustawień firmy”?

W celu przejścia do ustawień firmy klikamy awatar w prawym górnym rogu, a następnie z listy rozwijanej wybieramy „Ustawienia firmy”.

Po lewej stronie okna pojawi się lista zakładek, dla których dostępna jest zmiana ustawień. Zakładki, do których mamy dostęp, to:

• Moduły — w systemie Firmao posiadamy moduły takie jak: CRM (faktury, oferty, zamówienia, umowy/faktury cykliczne, szanse sprzedaży), Organizacja pracy (projekty, czasy pracy, aktualne zadania, wykres Gantta), ERP Magazyn (dokumenty magazynowe, JPK) oraz Sprzęt serwis. Moduły te możemy włączać i wyłączać, w zależności od własnych preferencji, a ich widoczność zależna jest od posiadanej licencji.

Wskazówka: W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji o danym module najeżdzamy kursorem myszki na ikonę litery „i” w kółku, która znajduje się na końcu każdego modułu.

• Okresowe raporty (wymaga zaznaczenia pola „Okresowe raporty” w zakładce „Pozostałe”) — mogą znaleźć swoje zastosowanie np. przy wysyłaniu cyklicznie raportów faktur do biura księgowego, a także do tworzenia własnych backupów danych. W tej zakładce możemy dodawać, usuwać oraz edytować okresowe raporty. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w instrukcji „Raporty okresowe”.

Ważne! Funkcja okresowych raportów dostępna jest od licencji Enterprise.

• Faktury — umożliwia ustawienie domyślnego typu faktury, sposobu płatności, terminu płatności, domyślnej osoby wystawiającej fakturę oraz domyślnej waluty. Ponadto mamy pola wyboru takie jak: Mały podatnik, Blokowanie edycji faktur po wygenerowaniu dokumentu, Automatyczne numerowanie faktur zakupowych. W zakładce „Faktury” możemy także edytować istniejący szablon numeracji faktur bądź stworzyć nowy. Więcej na ten temat przeczytamy w instrukcji „Wystawianie faktur”.

• Dokumenty magazynowe — umożliwia ustawienie domyślnego typu dokumentu, który tworzymy oraz możemy wybrać czy stany magazynowe będą aktualizowane w momencie wygenerowania dokumentu magazynowego, czy nie. Ponadto podobnie jak w zakładce „Faktury”, możemy edytować istniejące szablony numeracji dokumentów bądź dodawać nowe. Więcej na ten temat przeczytamy w instrukcji „Dokumenty magazynowe”.

Wskazówka: Zakładka będzie widoczna w momencie zaznaczenia modułu ERP Magazyn w ustawieniach firmy.

• Automatyzacje — umożliwiają usprawnienie procesów biznesowych w systemie takich jak wysyłanie automatycznie przypomnień o niezapłaconych fakturach, czy też automatyczne tworzenie szans sprzedaży. Więcej informacji odnośnie automatyzacji znajdziemy w instrukcji „Automatyzacje w systemie”.

Ważne! Funkcja automatyzacji dostępna jest od licencji Enterprise oraz wymaga posiadania API.

• Oferty / zamówienia — umożliwia wybranie domyślnego typu dokumentu, czyli oferta lub zamówienie, wybór czy ma odbywać się automatyczna aktualizacja stanu rezerwacji oraz automatyczna zmiana statusu oferty/zamówienia. Możemy także dodawać nowe szablony numeracji ofert/zamówień oraz edytować istniejące.

• Umowy / faktury cykliczne — pozwala na wybranie domyślnego konta email, z którego będą wysyłane cykliczne faktury lub umowy, a także możemy edytować lub dodawać szablony numeracji umów.

Wskazówka: Zakładka będzie widoczna w momencie zaznaczenia pola wyboru umowy/faktury cykliczne w modułach ustawień firmy.

• Produkty i ceny — w tej zakładce możemy dodać nowy magazyn, który następnie możemy np. dopisywać do poszczególnych produktów. Mamy także wiele pól wyboru, takich jak włączenie obsługi grup cen lub przeliczanie automatycznie ceny sprzedaży przy zmianie cen zakupu. Mogą zostać włączone lub wyłączone konkretne grupy cenowe oraz obsługa składników i podproduktów. Dodatkowo mamy możliwość ustawiania wyliczenia ceny zakupu według kolejki, np. FIFO.

• Pola dodatkowe — pozwala na dodawanie niestandardowych pól do modułów. Pola dodatkowe mogą być używane do przechowywania wszelkiego rodzaju informacji. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w instrukcji „Pola dodatkowe”.

• Słowniki / statusy — umożliwia dodawanie nowych słowników do danych kategorii. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w instrukcji „Słowniki/statusy”.

• Księgowość — w tej zakładce możemy ustawić datę rozpoczęcia działalności gospodarczej oraz miesiąc rozpoczęcia prowadzenia KPiR (księga przychodów i rozchodów). Ponadto mamy pola wyboru: Metoda kasowa w rozliczaniu kosztów w PKPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów), a także automatyczne wyliczanie stawki ubezpieczenia wypadkowego.

Wskazówka: Zakładka będzie widoczna w momencie zaznaczenia pola wyboru „JPK” w modułach ustawień firmy.

• Etykiety — pozwalają nam na grupowanie danych według określonych kryteriów. Do etykiet możemy przypisać różne kolory. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w instrukcji „Etykiety”.

• Zespoły — umożliwia tworzenie nowych zespołów od podstaw lub poprzez kopiowanie już utworzonych zespołów. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w instrukcji „Zespoły”.

• Integracje — pozwala nam na dostosowanie, które integracje chcemy mieć włączone. Są to np. kalendarze Google, SMSy lub eksporty do systemów księgowych. Mamy dwa podziały integracji: te, które przysługują użytkownikowi z licencją Enterprise lub Supreme (nawet jeśli inni użytkownicy mają inną licencję) oraz te, które są dostępne jedynie wtedy, gdy wszyscy użytkownicy przypisani do tego konta mają aktywną licencję Enterprise lub Supreme.  Więcej informacji odnośnie dodawania integracji, znajdziemy w kategorii „Integracje”.

• Panel klienta — pozwala nam na zmianę loga, koloru strony, grafiki tytułowej oraz grafiki strony logowania w panelu klienta. Dodatkowo możemy określić widoczność produktów, które nie posiadają określonego typu. Więcej informacji na ten temat przeczytamy w instrukcji „Panel Klienta”.

Ważne! Aby uruchomić panel klienta, należy skontaktować się z działem wsparcia pod adresem mailowym kontakt@firmao.pl.

• Pozostałe — w tej zakładce mamy wiele ustawień podstawowych, np. godziny pracy firmy, domyślną cenę netto za godzinę pracy pracownika firmy, domyślny koszt godziny pracy pracownika oraz domyślny format daty. W tym widoku możemy także dodać logo firmy, które będzie widoczne np. na raportach. Mamy także pola wyboru: włącz opcję wymuszania zmiany hasła co 30 dni, włącz zadania planowane na przyszłość, tylko autor i admin mogą usuwać dane, włącz wyszukiwanie numerów telefonów na stronie firmy, podzadania, włącz liczniki obiektów dla wszystkich użytkowników, dokumenty kasowe, okresowe raporty.

Wskazówka: W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji o danej funkcji najeżdzamy kursorem myszki na ikonę litery „i” w kółku, która znajduje się na końcu każdego modułu.