Ustawienia firmy

Ważne! Instrukcja przeznaczona jest dla administratora całego systemu

W systemie Firmao możemy dostosować elementy, z których chcemy korzystać i które będą potrzebne w sprawnym poruszaniu się po systemie. Znajdują się one na liście rozwijanej, widocznej po wciśnięciu ikony awatara. Z widoku listy wybieramy opcję “Ustawienia firmy”. W tej zakładce możemy dokonywać ustawień konfiguracyjnych systemu.

Po lewej stronie okna pojawi się lista zakładek, dla których dostępna jest zmiana ustawień. Zakładki, do których mamy dostęp, to:

Ważne! Jeżeli niektóre zakładki nie są widoczne po lewej stronie listy ustawień firmy, musimy je włączyć, zaznaczając odpowiednie pole wyboru lub moduł. Jeśli nie wiemy, jak to zrobić, musimy przejść do linku instrukcji danego modułu.

• Moduły – w systemie Firmao posiadamy moduły CRM (faktury, oferty, zamówienia, umowy/faktury cykliczne, szanse sprzedaży), Organizacja pracy (projekty, czasy pracy, aktualne zadania, wykres Gantta), ERP Magazyn (JPK) oraz Sprzęt serwis. Moduły te możemy włączać i wyłączać, w zależności od własnych preferencji, a ich widoczność zależna jest od posiadanej licencji.

Wskazówka: Aby dowiedzieć się więcej na temat danego modułu, np. Faktur, najeżdżamy myszką na po prawej stronie nazwy modułu.

• Okresowe raporty – mogą znaleźć swoje zastosowanie np. przy wysyłaniu cyklicznie raportów faktur do biura księgowego, a także do tworzenia własnych backupów danych. W tej zakładce możemy dodawać, usuwać oraz edytować okresowe raporty.

Ważne! Funkcja okresowych raportów dostępna jest od licencji Enterprise.

• Faktury – umożliwia ustawienie domyślnego typu faktury, sposobu płatności, terminu płatności, domyślnej osoby wystawiającej fakturę oraz domyślnej waluty. Ponadto mamy pola wyboru takie jak: Mały podatnik, Blokowanie edycji faktur po wygenerowaniu dokumentu, Automatyczne numerowanie faktur zakupowych. W zakładce “Faktury” możemy także edytować istniejący szablon numeracji faktur bądź stworzyć nowy.

• Dokumenty magazynowe – umożliwia ustawienie domyślnego typu dokumentu, który tworzymy oraz możemy wybrać czy stany magazynowe będą aktualizowane w momencie wygenerowania dokumentu magazynowego, czy nie. Ponadto podobnie jak w “Fakturach”, możemy edytować istniejące szablony numeracji dokumentów bądź dodawać nowe. (zakładka widoczna w momencie zaznaczenia modułu ERP Magazyn w ustawieniach firmy).

Wskazówka: Zakładka widoczna w momencie zaznaczenia modułu ERP Magazyn w ustawieniach firmy.

• Automatyzacje – umożliwiają usprawnienie procesów w systemie takich jak: wysyłanie maili, sms, przypomnienia itp. 

• Oferty / zamówienia – umożliwia na wybranie domyślnego typu oferty, czyli oferta lub zamówienie, wybór czy ma odbywać się automatyczna aktualizacja stanu rezerwacji oraz automatyczna zmiana statusu oferty/zamówienia. Możemy także dodawać nowe szablony numeracji ofert/zamówień oraz edytować istniejące.

• Umowy / faktury cykliczne – pozwala na wybranie domyślnego konta email, z którego będą wysyłane cykliczne faktury lub umowy, a także możemy edytować lub dodawać szablony numeracji umów.

Wskazówka: Zakładka widoczna w momencie zaznaczenia pola wyboru umowy/faktury cykliczne w ustawieniach firmy.

• Produkty i ceny – w tej zakładce możemy dodać nowy magazyn, który następnie możemy np. dopisywać do poszczególnych produktów. Mamy także wiele pól wyboru , takich jak włączenie obsługi grup cen lub przeliczanie automatycznie ceny sprzedaży przy zmianie cen zakupu. Mogą zostać włączone lub wyłączone konkretne grupy cenowe oraz obsługa składników i podproduktów.

• Pola dodatkowe – pozwala na dodawanie niestandardowych pól do modułów. Pola dodatkowe mogą być używane do przechowywania wszelkiego rodzaju informacji. 

• Słowniki / statusy – umożliwia dodawanie nowych słowników do danych kategorii, np. możemy wybrać kategorię “Zadania – kategorie” i w lewym górnym rogu kliknąć: . Wpisujemy nazwę, której domyślnie brakuje nam w systemie Firmao i klikamy “Utwórz” w prawym dolnym rogu okna. Następnie w prawym dolnym rogu strony zatwierdzamy zmiany zielonym przyciskiem “OK”, a aplikacja odświeży się automatycznie. (zakładka widoczna w momencie włączenia modułu CRM w ustawieniach firmy)

• Księgowość – w tej zakładce możemy ustawić datę rozpoczęcia działalności gospodarczej oraz miesiąc rozpoczęcia prowadzenia KPiR (księga przychodów i rozchodów). Ponadto mamy pola wyboru : Metoda kasowa w rozliczaniu kosztów w PKPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów), a także automatyczne wyliczanie stawki ubezpieczenia wypadkowego. (zakładka widoczna w momencie zaznaczenia pola wyboru JPK w ustawieniach firmy)

• Etykiety – pozwalają nam na  grupowanie danych według określonych kryteriów. Do etykiet możemy przypisać różne kolory.

• Zespoły – umożliwia tworzenie nowych zespołów od zera lub kopiując ustawienia niegdyś utworzonych zespołów. Gdy klikniemy przycisk w lewym górnym rogu okna, otworzy nam się okno dialogowe. Wypełniamy informacje takie jak: Nazwa zespołu, menedżerowie, przypisani pracownicy (są to pola obowiązkowe). Znajduje to zastosowanie np. w tworzeniu zadań, gdy mamy zespół programistów. Zamiast przypisywać każdego programistę do zadania po kolei, możemy w przypisanych pracownikach zaznaczyć nazwę zespołu. 

• Integracje – pozwala nam na dostosowanie, które integracje chcemy mieć włączone. Są to np. kalendarze Google, SMSy lub eksporty do systemów księgowych. Mamy dwa podziały integracji: te, które przysługują użytkownikowi Enterprise (nawet jeśli inni użytkownicy mają inną licencję) oraz te, które przysługują wszystkim użytkownikom jedynie wtedy, gdy wszyscy użytkownicy przypisani do tego konta mają licencję Enterprise. 

• Panel klienta – pozwala nam na zmianę loga w panelu klienta, koloru strony, grafiki tytułowej oraz grafikę strony logowania,

Ważne! Aby uruchomić panel klienta, należy skontaktować się z działem wsparcia pod adresem mailowym kontakt@firmao.pl.

• Pozostałe – w tej zakładce mamy wiele ustawień podstawowych, np. godziny pracy firmy, domyślna cena netto za godzinę pracy pracownika firmy, domyślny koszt godziny pracy pracownika oraz domyślny format daty. Możemy także w tym widoku dodać logo firmy, które będzie widoczne np. na raportach. Mamy także pola wyboru:

Wskazówka: Gdy jakieś pole wyboru nie jest dla nas zrozumiałe, możemy najechać myszką na ; pojawi się wtedy komunikat z podstawowym wyjaśnieniem.