- /
- /
Umowy/Abonamenty
Umowy/Abonamenty w systemie Firmao CRM to funkcjonalność pozwalająca na prowadzenie efektywnej sprzedaży. Dodatkowo przy pomocy tego modułu mamy możliwość generowania i automatycznego wysyłania cyklicznych faktur do klientów.
Jak włączyć moduł Umowy/Abonamenty?
W celu włączenia modułu „Umowy/Abonamenty” klikamy awatar w prawym górnym rogu, a następnie z listy rozwijanej wybieramy „Ustawienia firmy”.
W następnej kolejności pod modułem „CRM” (pierwszy z lewej strony) zaznaczamy pole wyboru „Umowy/Faktury cykliczne”.
W celu zapisania wprowadzonych zmian klikamy niebieski przycisk „OK” w prawym dolnym rogu okna. System odświeży się automatycznie, a moduł „Umowy/Abonamenty” będzie dostępny z poziomu menu głównego.
W jaki sposób utworzyć umowę?
W systemie Firmao możemy dodać nową umowę na trzy sposoby:
1. Klikamy moduł „Umowy/Abonamenty” w menu głównym, a następnie klikamy niebieski przycisk „+ Dodaj”.
2. Klikamy strzałkę w dół z prawej strony modułu „Umowy/Abonamenty” w menu górnym, a następnie z listy rozwijanej wybieramy „+ Dodaj umowę”.
3. Klikamy ikonę plusa „+” po prawej stronie paska wyszukiwarki w górnej, środkowej części strony. Następnie klikamy opcję „Umowa”.
Otworzy nam się okno tworzenia umowy. Określamy w nim:
- status umowy (aktywna, nowa, odrzucona, w trakcie negocjacji, wygasła, wysłana, zaakceptowana);
- ważność umowy;
- firmę, z którą umowa będzie zawierana (oraz jej NIP i dane adresowe).
Możemy również wskazać „Pozycje” na konkretne produkty/usługi oraz skonfigurować automatyzację w zakładce „Automatyczne tworzenie faktury”.
W celu wyświetlenia dodatkowych pól na umowie klikamy w ikonę trzech kropek
Okno tworzenia zostanie rozszerzone o pola:
- powiązane zadanie,
- powiązany e-mail,
- powiązany projekt,
- powiązana oferta/zamówienie,
- osoba kontaktowa,
- osoba odpowiedzialna.
Po uzupełnieniu pól klikamy niebieski przycisk „Utwórz” w prawym dolnym rogu okna.
W jaki sposób przejść do utworzonej umowy?
W celu przejścia do widoku szczegółów umowy klikamy na jej numer w widoku listy.
W widoku szczegółów w prawym górnym rogu znajduje się panel narzędzi z przyciskami funkcjonalnymi:
- Wyślij e-mail — możemy przesłać dokument e-mailem do innej osoby;
- PDF (strzałka w dół) — pozwala na pobranie danej umowy na urządzenie w formacie PDF;
- Dodaj fakturę (żółty dolar w kółku) — umożliwia dodanie faktury do danej umowy;
- Drukuj umowę (ikona szarej drukarki) — pozwala na wydrukowanie widoku umowy.
Wskazówka: Po kliknięciu strzałki w dół po prawej stronie przycisku „Dodaj fakturę” możemy dodać także ofertę, zamówienie lub notatki.
Jak usunąć daną umowę?
W widoku szczegółów danej umowy klikamy w ikonę trzech kropek, która znajduje się w prawym górnym rogu. Po jej kliknięciu wyświetlą się dodatkowe opcje, a wśród nich znajduje się przycisk „Usuń”. Klikamy go w celu usunięcia umowy.
Ustawienie szablonu numeracji umów/abonamentów oraz standardowych adnotacji
W ustawieniach firmy w zakładce po lewej stronie „Umowy/faktury cykliczne” możemy również dodać nowy szablon numerowania umów lub zmodyfikować istniejący w polu „Szablon numerowania umów” znajdującym się w środkowej części ekranu. W tym celu należy wpisać wpisać wzór w ww. polu, wedle którego system będzie nadawał kolejne numery. Po najechaniu kursorem myszki na „i” w kółku, które znajdziemy po prawej stronie pola „szablon numerowania umów” dostępny będzie opis parametrów możliwych do użycia oraz przykłady.
Dodatkowo mamy możliwość zdefiniowania standardowej adnotacji do zamieszczenia na umowie. W tym celu klikamy puste pole znajdujące się pod nazwą „Standardowe adnotacje do zamieszczania na umowie”. Następnie klikamy niebieski przycisk „OK” w prawym dolnym rogu.
Na nowo utworzonej umowie/abonamencie treść uzupełniona w polu zostanie skopiowana do pola „Adnotacje” (będzie wydrukowana na dokumencie) w zakładce „Opis i Adnotacje” dostępnej z poziomu szczegółów umowy/abonamentu.
