Słowniki i statusy - System CRM i oprogramowanie ERP Firmao

Słowniki i statusy

Ważne! Instrukcja przeznaczona jest tylko dla administratora całego systemu

W systemie Firmao moduły takie jak Firmy, Szanse sprzedaży czy Zadania posiadają domyślne statusy, etapy lub kategorie. Możemy je modyfikować lub dodawać nowe za pomocą funkcji Słowników i statusów.


Gdzie w systemie znajdziemy Słowniki i statusy?

W celu przejścia do Słowników i statusów klikamy w awatar, a następnie z listy rozwijanej wybieramy „Ustawienia firmy”.


W nowo wyświetlonym oknie po lewej stronie wyświetli się zakładka “Słowniki/statusy”. Po przejściu do niej mamy możliwość wybrać słownik dla danego modułu:



Jak dodać nowy wpis do słownika?

Ważne! Nie możemy edytować nazw słowników i statusów, które są domyślnie w systemie Firmao.


Gdy wybierzemy kategorię, dla której chcemy zmodyfikować słownik, klikamy przycisk „+ Dodaj” w lewym górnym rogu okna.

W poniższym przykładzie przeczytamy o dodaniu nowego słownika dla zakładki: Użytkownik — stanowisko.


Wyświetli się okno dialogowe, w którym uzupełniamy nazwę nowego wpisu.


W celu zapisania wprowadzonych zmian klikamy niebieski przycisk „OK”  w prawym dolnym rogu ekranu. System odświeży się automatycznie.


Jak dodać nowy status lub słownik z widoku listy i widoku szczegółów obiektu?

Innym sposobem na dodanie wpisu do słownika jest jego dodanie z widoku listy obiektów. W tym celu przechodzimy do modułu w górnym menu, dla którego chcemy zdefiniować nowy wpis, a następnie po rozwinięciu listy statusów klikamy przycisk „+ Dodaj status” znajdujący się na dole listy.


W ten sam sposób możemy dodawać słowniki, takie jak nowe stanowiska pracy z widoku szczegółów danego obiektu, np. użytkownika.


Konfiguracja słowników i statusów dla firm

Dla firm dostępne jest kilka słowników, które możemy skonfigurować:

Analogiczne działanie jak w powyższej instrukcji będzie dla słowników dotyczących: Ofert, Osób kontaktowych, Notatek, Produktów, Użytkowników. Nieco różnić będzie się dla szans sprzedaży i zadań, które opiszemy poniżej.


Konfiguracja słowników i statusów dla szans sprzedaży

Dla szans sprzedaży dostępne jest kilka słowników, które możemy skonfigurować:


Szanse sprzedaży – „Etapy”

Po wybraniu słownika „Szanse sprzedaży — etapy” mamy wiele kolumn, które umożliwią nam personalizację danego etapu szansy sprzedaży, takie jak:

  • Prawdopodobieństwo sukcesu;
  • Notatka obowiązkowa;
  • Zadanie obowiązkowe;
  • Proces sprzedaży;
  • Checklisty;
  • Widoczność na Kanbanie.


W celu dodania nowych checklist klikamy pole „Kliknij, aby edytować checklisty”. Otworzy nam się nowe okno, w którym możemy zdefiniować checklisty do danego etapu szansy sprzedaży.


Opcja „Widoczność na Kanbanie” umożliwia nam dostosowanie czy chcemy, aby dany etap szans sprzedaży wyświetlał się w widoku Kanban w module „Szanse sprzedaży”.


Szanse sprzedaży – „Proces sprzedaży”

Wybierając słownik „Szanse sprzedaży – Proces sprzedaży” możemy zarówno dodać nowy proces, jak i skopiować już istniejący. W celu dodania nowego procesu klikamy przycisk „+ Dodaj”, znajdujący się w lewym górnym rogu okna.


Następnie w nowym oknie podajemy nazwę nowego procesu sprzedaży.


W celu skopiowania uprzednio dodanego procesu klikamy przycisk „Kopiuj proces sprzedaży do nowego” na górze zakładki obok przycisku „+ Dodaj”. W nowo otwartym oknie dialogowym wybieramy, z którego procesu chcemy skopiować dane i uzupełniamy nazwę dla nowego procesu.


Szanse sprzedaży – „Powody rezygnacji”

W opisanych szansach sprzedaży w tej instrukcji dowiadujemy się, że możemy ustawić szansę sprzedaży jako „Przegraną”, a następnie możemy podać powód przegranej. W tym słowniku możemy je definiować. W tym celu klikamy przycisk „+ Dodaj” i wpisujemy nazwę powodu przegranej szansy.


Utworzony powód rezygnacji widoczny będzie przy dodawaniu szansy do przegranych.


Szanse sprzedaży – „Powody wygranej”

W opisanych szansach sprzedaży w tej instrukcji dowiadujemy się, że możemy ustawić szansę sprzedaży jako „Wygraną”, a następnie możemy podać powód wygranej. W tym słowniku możemy je definiować. W tym celu klikamy przycisk „+ Dodaj” i wpisujemy nazwę powodu wygranej szansy.


Utworzony powód wygranej widoczny będzie przy dodawaniu szansy do wygranych.


Konfiguracja słowników i statusów dla zadań

Dla modułu „Zadania” mamy dwa słowniki, które możemy zdefiniować:

Słownik „Kategorie” dotyczy kategorii zadań, takich jak np. spotkanie, telefon czy szkolenie, natomiast słownik „Statusy” dotyczy statusów zadania, np. otwarte, spauzowane.

W słowniku z kategoriami uzupełniamy jedynie nazwę nowej kategorii, natomiast w słowniku ze statusami uzupełniamy także grupę, do której ma należeć nowo wprowadzony status.


Jak ustawić domyślny status?

Możemy definiować domyślne statusy w systemie, które zostaną automatycznie przypisane w oknie tworzenia danego obiektu. Przykładowo możemy określić domyślną branżę firmy, jeżeli jest to główna branża, do której należą nasi klienci.

W tym celu wybieramy odpowiedni słownik — w tym przypadku „Firmy — branże”. Następnie, między wyborem słownika a listą z branżami znajduje się pole „Domyślny status”, wybieramy interesujący nas status i zapisujemy wprowadzone dane, klikając niebieski przycisk „OK” w prawym dolnym rogu okna. System odświeży się automatycznie.


W jaki sposób ustawić kolor danego wpisu w słowniku?

Możemy definiować kolory dla danych wpisów w słowniku. Dzięki temu, jeśli w systemie mamy wiele stanowisk lub wiele podobnych branżowo firm, łatwiej nam będzie je wyszukać w widoku listy.

Aby zdefiniować takie kolory, upewniamy się, że kolumna „Kolor” jest widoczna na liście w konfiguracji danego słownika. Jeżeli jej nie widzimy, klikamy w strzałkę na końcu nazwy dowolnej widocznej kolumny, a następnie klikamy „Dostosuj widoczne kolumny”. Odszukujemy pole „Kolor” i zaznaczamy je. Następnie klikamy „OK” w prawym dolnym rogu ekranu.

Gdy kolumna z kolorem jest już widoczna, klikamy na jej pole w celu edycji.
Dla przykładu dopiszemy kolor do statusu zadania „Otwarte”. Klikamy w domyślnie białe pole. Zyskamy tym dostęp do definiowania koloru. Gdy wybierzemy odpowiedni, klikamy niebieski przycisk „OK„.


Wybrany kolor stanie się tłem danego statusu z poziomu listy i szczegółów zadania. Ponadto wybrany kolor będzie również tłem danego obiektu po lewej stronie w filtrach.


Jak usunąć wpis w słownikach i statusach?

W celu usunięcia statusu lub słownika zaznaczamy pole wyboru przy nazwie tego elementu, który chcemy usunąć. Następnie klikamy „Usuń” w lewym górnym rogu zakładki.


W jaki sposób zmienić kolejność danego wpisu na liście?

W celu zmiany kolejności danego wpisu klikamy na zaznaczoną ikonę 6 kropek po lewej stronie wiersza i przeciągamy ją w odpowiednie dla nas miejsce w kolejności.


Klucz dotyczący konkretnego wpisu ze słownika

Z poziomu zakładki „Słowniki/statusy” możemy sprawdzić, jaki klucz posiada dany status lub słownik. W tym celu musimy ustawić kolumnę „Klucz” jako widoczną. O tym, jak to zrobić, przeczytamy w instrukcji „Dostosowywanie widoku kolumn”. Pole to jest przydatne, gdy chcemy przeprowadzić import danych do systemu Firmao.


Wypróbuj bezpłatnie demo Firmao


Mam kod polecający
Zakładając konto akceptujesz regulamin systemu Firmao. Pełny cennik naszych usług.


Umów się na prezentację



preview