- /
- /
Słowniki i statusy
Ważne! Instrukcja przeznaczona tylko dla administratorów całego systemu oraz dyrektorów firmy.
W systemie Firmao moduły takie jak Firmy, Szanse sprzedaży czy Zadania posiadają domyślne statusy, etapy lub kategorie. Możesz je modyfikować lub dodawać nowe za pomocą funkcji Słowników i statusów.
Gdzie w systemie znajdziesz Słowniki i statusy?
W celu przejścia do Słowników i statusów kliknij awatar, a następnie z listy rozwijanej wybierz „Ustawienia firmy”.
W nowo wyświetlonym oknie po lewej stronie w panelu nawigacyjnym wyświetli się zakładka “Słowniki/statusy”. Po przejściu do niej masz możliwość wyboru słownika dla danego modułu:
- Firmy — branże;
- Firmy — statusy;
- Firmy — typy;
- Notatki — dotyczy;
- Oferty/zamówienia — statusy;
- Osoby kontaktowe — statusy;
- Produkty — typy;
- Sposoby pozyskania (dla modułów firmy i szanse sprzedaży);
- Szanse sprzedaży — etapy;
- Szanse sprzedaży — powody rezygnacji;
- Szanse sprzedaży — powody wygranej;
- Szanse sprzedaży — proces sprzedaży;
- Użytkownik — stanowisko;
- Zadania — kategorie;
- Zadania — statusy.
Jak dodać nowy wpis do słownika?
Ważne! Nie możesz edytować nazw słowników i statusów, które są domyślnie w systemie Firmao, jednak większość z nich możesz usunąć.
Gdy wybierzesz kategorię, dla której chcesz zmodyfikować słownik, kliknij przycisk „+ Dodaj” w lewym górnym rogu okna.
W poniższym przykładzie przeczytasz o dodaniu nowego słownika dla zakładki: Użytkownik — stanowisko.
Wyświetli się okno dialogowe, w którym uzupełnij nazwę nowego wpisu.
W celu zapisania wprowadzonych zmian kliknij niebieski przycisk „Utwórz”, a następnie „OK” w prawym dolnym rogu ekranu. System odświeży się automatycznie.
Jak dodać nowy status lub słownik z widoku listy i widoku szczegółów obiektu?
Innym sposobem na dodanie wpisu do słownika jest dodanie go z widoku listy obiektów. W tym celu przejdź do modułu w głównym menu, dla którego chcesz zdefiniować nowy wpis, a następnie po rozwinięciu listy statusów kliknij przycisk „+ Dodaj status” znajdujący się na dole listy.
W ten sam sposób możesz dodawać słowniki, takie jak nowe stanowiska pracy z widoku szczegółów danego obiektu, np. użytkownika.
Konfiguracja słowników i statusów dla firm
Dla firm dostępne jest kilka słowników, które możesz skonfigurować:
Analogiczne działanie jak w powyższej instrukcji będzie dla słowników dotyczących: Ofert, Osób kontaktowych, Notatek, Produktów, Użytkowników. Nieco różnić będzie się dla szans sprzedaży i zadań, o których przeczytasz poniżej.
Konfiguracja słowników i statusów dla szans sprzedaży
Dla szans sprzedaży dostępne jest kilka słowników, które możesz skonfigurować:
- Sposoby pozyskania;
- Szanse sprzedaży — etapy;
- Szanse sprzedaży — powody rezygnacji;
- Szanse sprzedaży — powody wygranej;
- Szanse sprzedaży — procesy sprzedaży.
Szanse sprzedaży — „Etapy”
Po wybraniu słownika „Szanse sprzedaży — etapy” wyświetli się wiele kolumn, które umożliwią Ci personalizację danego etapu szansy sprzedaży, takie jak:
- Prawdopodobieństwo sukcesu (do wyliczania prognozy sprzedaży na podstawie wartości);
- Notatka obowiązkowa (pole wyboru, po zmianie na konkretny etap, w systemie wymagane będzie dodanie notatki);
- Zadanie obowiązkowe (pole wyboru, po zmianie na konkretny etap, w systemie wymagane będzie dodanie zadania);
- Proces sprzedaży (możesz dodać więcej niż jeden proces sprzedaży do systemu, który będzie miał inne etapy);
- Checklisty (widoczne w szczegółach szansy sprzedaży w formie checkboxów, można oznaczyć jako obligatoryjne do przejścia na kolejny etap);
- Widoczność na Kanbanie.
W celu dodania nowych checklist kliknij pole „Kliknij, aby edytować checklisty”. Otworzy się nowe okno, w którym możesz zdefiniować checklisty do danego etapu szansy sprzedaży.
Opcja „Widoczność na Kanbanie” umożliwia Ci dostosowanie czy chcesz, aby dany etap szans sprzedaży wyświetlał się w widoku Kanban w module „Szanse sprzedaży”.
Szanse sprzedaży — „Proces sprzedaży”
Wybierając słownik „Szanse sprzedaży — Proces sprzedaży” możesz zarówno dodać nowy proces, jak i skopiować już istniejący. W celu dodania nowego procesu kliknij przycisk „+ Dodaj”, znajdujący się w lewym górnym rogu okna.
Następnie w nowym oknie podaj nazwę nowego procesu sprzedaży.
W celu skopiowania uprzednio dodanego procesu kliknij przycisk „Kopiuj proces sprzedaży do nowego” na górze zakładki obok przycisku „+ Dodaj”. W nowo otwartym oknie dialogowym wybierz, z którego procesu chcesz skopiować dane i uzupełnij nazwę dla nowego procesu.
Szanse sprzedaży — „Powody rezygnacji”
Z instrukcji „Szanse sprzedaży” dowiesz się, że możesz ustawić szansę sprzedaży jako „Przegraną”, a następnie możesz podać powód przegranej. W tym słowniku możesz je definiować. W tym celu kliknij przycisk „+ Dodaj” i wpisz nazwę powodu przegranej szansy.
Utworzony powód rezygnacji widoczny będzie przy dodawaniu szansy do przegranych.
Szanse sprzedaży — „Powody wygranej”
Z instrukcji „Szanse sprzedaży” dowiesz się, że możesz ustawić szansę sprzedaży jako „Wygraną”, a następnie możesz podać powód wygranej. W tym słowniku możesz je definiować. W tym celu kliknij przycisk „+ Dodaj” i wpisz nazwę powodu wygranej szansy.
Utworzony powód wygranej widoczny będzie przy dodawaniu szansy do wygranych.
Konfiguracja słowników i statusów dla zadań
Dla modułu „Zadania” masz dwa słowniki, które możesz zdefiniować:
Słownik „Kategorie” dotyczy kategorii zadań, takich jak: spotkanie, telefon, wyjazd służbowy, zadanie, deadline, email; natomiast słownik „Statusy” dotyczy statusów zadania, takich jak: otwarte, aktualnie wykonywane, spauzowane, zamknięte.
W słowniku z kategoriami uzupełnij jedynie nazwę nowej kategorii, natomiast w słowniku ze statusami uzupełnij także grupę, do której ma należeć nowo wprowadzony status.
Jak ustawić domyślny status?
Możesz definiować domyślne statusy w systemie, które zostaną automatycznie przypisane w oknie tworzenia danego obiektu. Przykładowo możesz określić domyślną branżę firmy, jeżeli jest to główna branża, do której należą Twoi klienci.
W tym celu wybierz odpowiedni słownik — w tym przypadku „Firmy — branże”. Następnie, między wyborem słownika a listą z branżami znajduje się pole „Domyślny status” (w wybranym przykładzie „Domyślna branża”). Wybierz interesujący Cię status i zapisz wprowadzone zmiany, klikając niebieski przycisk „OK” w prawym dolnym rogu okna. System odświeży się automatycznie.
W jaki sposób ustawić kolor danego wpisu w słowniku?
Kolor wpisu słownika możesz zdefiniować, klikając puste pole pod kolumną „Kolor”.
Po kliknięciu na puste pole pod kolumną „Kolor” pojawi się paleta kolorów. Za pomocą suwaka po prawej stronie możesz wybrać odpowiedni kolor. W celu zmiany odcienia danej barwy użyj suwaka w środkowej części panelu. Zmiany zapiszesz poprzez kliknięcie niebieskiego przycisku „OK” w lewym dolnym rogu okna.
Wybrany kolor stanie się tłem danego statusu z poziomu listy i szczegółów zadania. Ponadto wybrany kolor będzie również tłem danego obiektu po lewej stronie w filtrach.
Jak usunąć wpis w słownikach i statusach?
W celu usunięcia statusu lub słownika zaznacz pole wyboru przy nazwie tego elementu, który chcesz usunąć. Następnie kliknij „Usuń” w lewym górnym rogu zakładki.
W jaki sposób zmienić kolejność danego wpisu na liście?
W celu zmiany kolejności danego wpisu kliknij na zaznaczoną ikonę sześciu kropek po lewej stronie wiersza i przeciągnij go w odpowiednie miejsce na liście.
Klucz dotyczący konkretnego wpisu ze słownika
Z poziomu zakładki „Słowniki/statusy” możemy sprawdzić, jaki klucz posiada dany status lub słownik. W tym celu musimy ustawić kolumnę „Klucz” jako widoczną. O tym, jak to zrobić, przeczytamy w instrukcji „Dostosowywanie widoku kolumn”. Pole to jest przydatne, gdy chcemy przeprowadzić import danych do systemu Firmao.
