Słowniki i statusy - System CRM i oprogramowanie ERP Firmao

Słowniki i statusy

Ważne! Instrukcja przeznaczona jest tylko dla administratora całego systemu

Domyślnie w systemie Firmao moduły takie jak np. Firmy, Szanse sprzedaży, lub Zadania posiadają domyślne statusy, etapy lub kategorie. Dostępna jest możliwość modyfikacji ich lub dodanie nowych dzięki funkcjonalności Słowników i statusów.

Gdzie w systemie znajdziemy Słowniki i statusy?

W celu przejścia do Słowników i statusów musimy kliknąć w awatar, a następnie z listy rozwijanej wybieramy „Ustawienia firmy„.


W nowo wyświetlonym oknie po lewej stronie wyświetli się zakładka “Słowniki/statusy”. Po przejściu do niej mamy możliwość wybrać słownik dla danego modułu:

  • Firmy — branże
  • Firmy — statusy
  • Firmy — typy
  • Notatki – dotyczy
  • Oferty/zamówienia – statusy
  • Osoby kontaktowe – statusy
  • Produkty – typy
  • Sposoby pozyskania
  • Szanse sprzedaży – etapy
  • Szanse sprzedaży – powody rezygnacji
  • Szanse sprzedaży – powody wygranej
  • Szanse sprzedaży – proces sprzedaży
  • Użytkownik – stanowisko
  • Zadania – kategorie
  • Zadania – statusy


W jaki sposób dodać nowy wpis do słownika?

Ważne! Nie możemy edytować nazw słowników i statusów, które są domyślnie w systemie Firmao.

Gdy wybierzemy kategorię, dla której chcemy zmodyfikować słownik, klikamy na przycisk “Dodaj” w lewym górnym rogu okna.

W poniższym przykładzie opiszemy dodanie nowego słownika dla: Użytkownik — stanowisko.

Wyświetli się okno dialogowe, w którym uzupełniamy dane.

W celu zapisania wprowadzonych zmian klikamy zielony przycisk “OK”  w prawym dolnym rogu ekranu. System odświeży się automatycznie.


Jak dodać nowy status lub słownik z widoku listy i widoku szczegółów obiektu?

Innym sposobem na dodawanie wpisu do słownika, jest jego dodawania z poziomu widoku listy. W tym celu należy przejść do interesującej nas modułu z poziomu menu, a następnie po rozwinięciu listy statusów kliknąć w przycisk „Dodaj status” znajdujący się na dole listy:


W ten sam sposób możemy także dodawać słowniki, takie jak nowe stanowiska pracy z widoku szczegółów danego obiektu, np. użytkownika.

Konfiguracja słowników i statusów dla firm

Dla firm dostępne jest kilka słowników, które możemy skonfigurować:

  • Firmy — branże
  • Firmy — statusy
  • Firmy — typy

Analogiczne działanie jak w powyższej instrukcji będzie dla słowników dotyczących: Ofert, Osób kontaktowych, Notatek, Produktów, Użytkowników. Nieco różnić będzie się dla szans sprzedaży i zadań, w których opiszemy poniżej.

Konfiguracja słowników i statusów dla szans sprzedaży

Dla szans sprzedaży dostępne jest kilka słowników, które możemy skonfigurować:

  • Sposoby pozyskania,
  • Szanse sprzedaży — etapy,
  • Szanse sprzedaży — powody rezygnacji,
  • Szanse sprzedaży — powody wygranej,
  • Szanse sprzedaży — procesy sprzedaży.

Szanse sprzedaży – „Etapy”

Po wybraniu słownika: „Szanse sprzedaży — etapy” mamy wiele kolumn, które umożliwią nam personalizację danego etapu szansy sprzedaży, takie jak:

  • Prawdopodobieństwo sukcesu,
  • Notatka obowiązkowa,
  • Zadanie obowiązkowe,
  • Proces sprzedaży,
  • Checklisty,
  • Widoczność na kanbanie.

W celu dodania nowych checklist należy kliknąć pole „Kliknij, aby edytować checklisty„. Otworzy się nowe okno, w którym możemy zdefiniować checklisty do danego etapu szansy sprzedaży.

Opcja „Widoczność na Kanbanie” umożliwia nam dostosowanie czy chcemy, aby dany etap szans sprzedaży wyświetlał się w widoku Kanban w module „Szanse sprzedaży„.


Szanse sprzedaży – „Proces sprzedaży”

Wybierając słownik „Szanse sprzedaży – Proces sprzedaży” możemy zarówno dodać nowy proces, jak i skopiować już istniejący. Aby dodać nowy proces, klikamy przycisk: „Dodaj„, znajdujący się w prawym górnym rogu okna.

Następnie w nowym oknie podajemy nazwę nowego procesu sprzedaży.

Aby skopiować proces uprzednio dodany do systemu, klikamy „Kopiuj proces sprzedaży do nowego” na górze zakładki. W nowo otwartym oknie dialogowym wybieramy, z którego procesu chcemy skopiować dane i uzupełniamy nazwę dla nowego procesu.


Szanse sprzedaży – „Powody rezygnacji”

W opisanych szansach sprzedaży w tej instrukcji dowiadujemy się, że możemy ustawić szansę sprzedaży jako „Przegraną”, a następnie możemy podać powód przegranej. W tym słowniku możemy je definiować. W tym celu klikamy przycisk „Dodaj” i wpisujemy nazwę powodu przegranej szansy.


Utworzony powód rezygnacji widoczny będzie przy dodawaniu szansy do przegranych.


Szanse sprzedaży – „Powody wygranej”

W opisanych szansach sprzedaży w tej instrukcji dowiadujemy się, że możemy ustawić szansę sprzedaży jako „Wygraną”, a następnie możemy podać powód wygranej. W tym słowniku możemy je definiować. W tym celu klikamy przycisk „Dodaj” i wpisujemy nazwę powodu wygranej szansy.

Utworzony powód wygranej widoczny będzie przy dodawaniu szansy do wygranych.


Konfiguracja słowników i statusów dla zadań

Dla modułu „Zadania” mamy dwa słowniki, które możemy zdefiniować:

  • Zadania — kategorie,
  • Zadania — statusy.

Słownik „Kategorie” dotyczy kategorii zadań, takich jak np. „Spotkanie„, „Telefon„, „Szkolenie„, natomiast słownik „Statusy” dotyczy statusów zadania, np. „Otwarte„, „Spauzowane„. W słowniku z kategoriami uzupełniamy jedynie nazwę nowej kategorii, natomiast w słowniku ze statusami uzupełniamy także grupę, do której ma należeć nowo wprowadzony status.


Jak ustawić domyślny status?

Możemy definiować domyślne statusy w systemie, które zostaną automatycznie przypisane w oknie tworzenia danego obiektu. Przykładowo możemy określić domyślną branżę firmy, jeżeli jest to główna branża, do której należą nasi klienci.

Aby to zrobić, musimy wybrać odpowiedni słownik — w tym przypadku „Firmy — branże„. Następnie, między wyborem słownika a listą z branżami znajduje się pole „Domyślny status„, wybieramy interesujący nas status i zapisujemy wprowadzone dane, klikając zielony przycisk „OK” w prawym dolnym rogu okna. System odświeży się automatycznie.


W jaki sposób ustawić kolor danego wpisu w słowniku?

Możemy definiować kolory dla danych wpisów w słowniku. Dzięki temu, jeśli w systemie mamy wiele stanowisk lub wiele podobnych branżowo firm, łatwiej nam będzie je wyszukać w widoku listy. Aby zdefiniować takie kolory, musimy upewnić się, że kolumna „Kolor” jest widoczna na liście w konfiguracji danego słownika. Jeżeli jej nie widzimy, klikamy w strzałkę na końcu nazwy dowolnej widocznej kolumny, a następnie klikamy „Dostosuj widoczne kolumny„. Odszukujemy pole „Kolor” i zaznaczamy je. Następnie klikamy „OK” w prawym dolnym rogu ekranu.

Gdy kolumna z kolorem jest już widoczna, klikamy na jej pole na wysokości wiersza danego słownika.
Dla przykładu dopiszemy kolor do statusu zadania „Otwarte„. Klikamy w domyślnie białe pole. Zyskamy tym dostęp do definiowania koloru. Gdy wybierzemy odpowiedni, klikamy zielony przycisk „OK„.

Wybrany kolor stanie się tłem danego statusu z poziomu listy i szczegółów zadania. Ponadto wybrany kolor będzie również tłem danego obiektu po lewej stronie w filtrach.


Jak usunąć wpis w słownikach i statusach?

W celu usunięcia statusu lub słownika musimy z poziomu zakładki „Słowniki/statusy” w ustawieniach firmy zaznaczyć pole wyboru przy nazwie tego elementu, który chcemy usunąć. Następnie klikamy „Usuń” w lewym górnym rogu zakładki.


W jaki sposób zmienić kolejność danego wpisu na liście?

W celu zmiany kolejności danego wpisu należy kursorem myszki kliknąć na zaznaczoną poniżej ikonę i przeciągnąć ją w odpowiednie dla nas miejsce w kolejności.

Systemowy kod pola (klucz) do danego wpisu słownika

Z poziomu zakładki „Słowniki/statusy” możemy sprawdzić jaki systemowy kod pola posiada dany status, lub słownik. Aby to sprawdzić, należy wyciągnąć kolumnę „Klucz”. W jaki sposób to zrobić zostało opisane tutaj. Pole to jest przydatne, gdy chcemy przeprowadzić import danych do systemu Firmao.


Wypróbuj bezpłatnie demo Firmao


Mam kod polecający
Zakładając konto akceptujesz regulamin systemu Firmao. Pełny cennik naszych usług.


Umów się na prezentację



preview