Moduł “Inwentaryzacja i ewidencja sprzętu”

Firmao posiada także prosty w obsłudze moduł do inwentaryzacji środków trwałych w firmie. Pozwala na
prowadzenie kompleksowej ewidencji sprzętu i wszystkich związanych z nim działań (zakup, zbycie,
naprawa). Pozwala również na przechowywanie informacji o typowych usterkach i problemach związanych
z danym sprzętem i sposobami radzenia sobie z nimi.

Funkcjonalności modułu ewidencji środków trwałych:

1. Baza środków trwałych wraz z ich cechami
2. Baza lokalizacji środków trwałych
3. Baza informacji o problemach technicznych ze sprzętem wraz ze sposobem ich rozwiązania
4. Możliwość przypisywania sprzętu do użytkowników
5. System raportów/zestawień
6. Możliwość dodawania załączników
7. Możliwość definiowania własnych dodatkowych pól do sprzętu
8. Przypomnienia o terminach

Sprzęty – ułatwia ewidencję sprzętu znajdującego się na wyposażeniu firmy oraz zarządzanie zarówno
sprzętem jak i usterkami (zadaniami) związanymi ze sprzętem.

Do zarządzania sprzętem firmy używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku “Sprzęty”.

Nowy sprzęt może zostać utworzony na podstawie innego (domyślnie posiada wszystkie dane sprzętu, od którego został utworzony) poprzez zaznaczenie wybranego sprzętu i kliknięcie “strzałki” znajdującej się w prawej części przycisku „Nowy”.

• Przycisk Dodaj zadanie/Zgłoś usterkę” umożliwia szybkie utworzenie nowego zadania oraz automatyczne powiązanie go z wybranym sprzętem. W treści zadania można zgłosić wszelkie usterki sprzętu
• Przycisk „Strona” umożliwia wybór strony listy sprzętów
• Przycisk „Usuń” umożliwia usunięcie zaznaczonego sprzętu z systemu
• Przycisk „Pomoc” wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao

Dane wszystkich utworzonych sprzętów można przeglądać oraz edytować za pomocą widoku listy.

Klikając nazwę wybranego sprzętu lub numer inwentaryzacyjny przechodzimy do widoku szczegółów.

W widoku szczegółów wybranego sprzętu można uzupełniać/edytować dane z nim powiązane.

• Dodawania – sprzęt mogą dodawać tylko administratorzy, całego programu lub działu sprzętu.
• Osoby odpowiedzialne za sprzęt – ma dostęp do sprzętu, może go modyfikować i tworzyć do niego zadania
• Osoby korzystające ze sprzętu – ma takie same uprawnienia z wyjątkiem tego, że nie może modyfikować danych sprzętu.

Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie sprzętem.

Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj m.in. dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia oraz przypisywać pola dodatkowe.

• Zakładka “Finanse” – umożliwia analizę i kalkulację kosztów firmy związanych z pracą wykonywaną przy użyciu sprzętu
  • Cena netto za godzinę pracy sprzętu jest to stawka jaką klient firmy płaci za godzinę pracy
    sprzętu w zleconym zadaniu.
  • Cena netto za dzień pracy sprzętu jest to stawka jaką klient firmy płaci za dzień pracy
    sprzętu w zleconym zadaniu. Podział stawek na stawkę godzinową i dzienną umożliwia
    promocyjne wyliczanie ceny przy dłuższym używaniu danego sprzętu w jednym zadaniu.
  • Stawki te są używane do wyliczania kosztorysu zadań, do wystawiania faktur i do
    wyliczania rentowności zadań i projektów.
  • Koszt za godzinę pracy sprzętu jest to stawka o jaką rosną łączne koszty wykonania
    zadania, w skład którego wchodziła też praca danego sprzętu przez dany okres
    czasu.

• Zakładka “Dodatkowe właściwości” umożliwia zdefiniowanie dodatkowych właściwości sprzętu. Opis jak stworzyć pola dodatkowych właściwości znajduje się dalej w bieżącym rozdziale.
• Zakładka “Przypomnienia” umożliwia przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybranym sprzętem. W panelu można także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. W zdefiniowanym czasie system wyśle do podanych użytkowników wiadomość email przypominającą o nadchodzącym wydarzeniu powiązanym ze sprzętem, np. terminie jego serwisu, czy zbliżającym się końcu gwarancji.
• Zakładka “Załączniki” umożliwia przegląd wszystkich załączników powiązanych z wybranym sprzętem. W panelu można także dodawać nowe załączniki, edytować informacje o załącznikach istniejących w systemie oraz usuwać wybrane.
• Zakładka “Historia zmian” umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym sprzętem. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na sprzęcie – kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco.

Lokalizacje – lokalizacje to wszelkiego rodzaju budynki, pokoje, garaże, w których może znajdować się
sprzęt firmy. Każda lokalizacja może mieć lokalizację nadrzędną, dzięki czemu można budować struktury
lokalizacji, np. budynek→piętro →pokój. Do zarządzania lokalizacjami używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku
“Lokalizacje”.

• Przycisk „Dodaj”- umożliwia utworzenie nowej lokalizacji. Wyświetlone zostanie okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne informacje o lokalizacji.

Nazwa jest polem wymaganym. Można także określić lokalizację nadrzedną (np. dla lokalizacji o nazwie “Pokój 204” lokalizacją nadrzędną może być lokalizacja “Piętro 2”). Można przypisać do lokalizacji istniejącą etykietę tworzącą szybki filtr, dzięki któremu można pogrupować swoje lokalizacje. Opcjonalnie można podać opis oraz przypisać pola dodatkowe.
Nowa lokalizacja może zostać utworzona na podstawie innej (domyślnie posiada wszystkie dane lokalizacji, od której została utworzona) poprzez zaznaczenie wybranej lokalizacji i kliknięcie “strzałki’ znajdującą się w prawej części przycisku „Nowa”.

• Przyciski strzałek umożliwiają wybór strony listy lokalizacji
• Przycisk „Usuń” umożliwia usunięcie zaznaczonej lokalizacji z systemu.
• Przycisk „Pomoc” wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao

Dane wszystkich utworzonych lokalizacji można przeglądać oraz edytować za pomocą widoku listy.

Kliknij nazwę wybranej lokalizacji lub jej numer, aby przejść do widoku szczegółów. W widoku szczegółów wybranej lokalizacji można uzupełniać/edytować dane z nią powiązane.

Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie lokalizacjami. Przyciski w widoku szczegółów lokalizacji odwzorowują przyciski znajdujące się w górnym menu na listach lokalizacji

Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj m.in. przypisywać pola dodatkowe, przeglądać historie zmian.

• Zakładka “Opis” umożliwia dodanie opisu do lokalizacji.
• Zakładka „Pola dodatkowe” umożliwia wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z obiektem „Lokalizacja”.
• Zakładka “Historia zmian” umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybraną lokalizacją. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na lokalizacji – kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco.

Typy sprzętów firmowych – pozwalają definiować pewne klasy sprzętu o ściśle określonych parametrach. Na przykład można zdefiniować typ „Komputer” i przypisać mu parametry takie jak: typ procesora, pojemność dysku twardego itp. Następnie, przy dodawaniu nowego sprzętu, można wykorzystać uprzednio zdefiniowany typ w celu opisania wszystkich komputerów znajdujących się na wyposażeniu firmy.
Do zarządzania typami sprzętów używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku “Typy sprzętów firmowych”

• Przycisk „Dodaj”- umożliwia utworzenie nowego typu sprzętu. Wyświetlone zostanie okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne informacje o typie sprzętu.

Nazwa jest polem wymaganym. Można przypisać do typu sprzętu istniejącą etykietę tworzącą szybki filtr, dzięki któremu można pogrupować swoje typy sprzętów. Opcjonalnie można podać opis oraz dodać dodatkowe właściwości. Nowy typ sprzętu może zostać utworzona na podstawie innego (domyślnie posiada wszystkie dane typu sprzętu, od którego został utworzony) poprzez zaznaczenie wybranego typu sprzętu i kliknięcie “strzałki” znajdującą się w prawej części przycisku „Nowa”.

• Przyciski strzałek umożliwiają wybór strony listy typów sprzętu
• Przycisk „Usuń” umożliwia usunięcie zaznaczonego typu sprzętu z systemu
• Przycisk „Pomoc” wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao

Dane wszystkich utworzonych typów sprzętu można przeglądać oraz edytować za pomocą widoku listy. Klikając nazwę wybranej lokalizacji lub jej numer, przechodzimy do widoku szczegółów.

W widoku szczegółów wybranego typu sprzętów można uzupełniać/edytować dane z nim powiązane. Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie typami sprzętów. Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj m.in. przypisywać p.ola dodatkowe, przeglądać historie zmian.

• Zakładka “Opis” umożliwia dodanie opisu do typu sprzętu.
• Zakładka „Dodatkowe właściwości” umożliwia zdefiniowanie dodatkowych właściwości typu sprzętu
• Zakładka “Historia zmian” umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym typem sprzętu. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na typie sprzętu – kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco.