Inwentaryzacja i ewidencja sprzętu

Firmao posiada prostą w obsłudze funkcjonalność inwentaryzacji środków trwałych – w firmie. Pozwala to na prowadzenie kompleksowej ewidencji sprzętu i wszystkich związanych z nim działań (zakup, zbycie, naprawa). Dodatkowo umożliwia przechowywanie informacji o typowych usterkach i problemach związanych z danym sprzętem i sposobów radzenia sobie z nimi.

Funkcjonalności modułu ewidencji środków trwałych:

1. Baza środków trwałych wraz z ich cechami,
2. Baza lokalizacji środków trwałych,
3. Baza informacji o problemach technicznych ze sprzętem wraz ze sposobem ich rozwiązania,
4. Możliwość przypisywania sprzętu do użytkowników,
5. System raportów/zestawień,
6. Możliwość dodawania załączników,
7. Możliwość definiowania własnych dodatkowych pól do sprzętu,
8. Przypomnienia o terminach.

W jaki sposób włączyć funkcjonalność Inwentaryzacji i ewidencji sprzętu?

Aby włączyć funkcjonalność Inwentaryzacji i ewidencji sprzętu należy włączyć odpowiedni moduł w ustawieniach firmy: “Sprzęt serwis”. Aby tego dokonać, musimy kliknąć w awatar, a następnie z listy rozwijanej wybieramy “Ustawienia firmy”.

Następnie z dostępnych opcji wybieramy ostatnią – “Sprzęt serwis”. Upewniamy się, że ramka wokół modułu stała się niebieska, a okno wyboru w prawym górnym rogu zostało odhaczone:

Następnie w celu zapisania ustawień, klikamy zielony przycisk “OK” w prawym dolnym rogu ekranu. System odświeży się automatycznie.

Po uruchomieniu danego modułu w menu głównym pojawią się 3 nowe zakładki:

• Sprzęt,
• Lokalizacje,
• Typy sprzętu.

Sprzęt

Moduł ten ułatwia ewidencję sprzętu znajdującego się na wyposażeniu naszej firmy oraz zarządzanie nim.

Jak dodać sprzęt?

Aby dodać sprzęt, wybieramy w menu górnym „Sprzęt” — otworzy się widok listy wszystkich dodanych dotychczas sprzętów. Następnie klikamy zielony przycisk “Dodaj” w prawym górnym rogu ekranu.

Wyświetli się okno tworzenia z polami, w których możemy uzupełnić takie informacje, jak:

• Nazwa (pole wymagane),
• Lokalizacja — wybieramy z uprzednio dodanych lokalizacji tą, w której dany sprzęt się znajduje (jeśli nie zostały dodane lokalizacje, sprawdź tutaj, jak tego dokonać)
• Typ — wybieramy z rozwijanej listy uprzednio dodanych typów sprzętu ten, który odpowiada aktualnemu, dodawanemu sprzętowi (jeśli nie zostały dodane lokalizacje, sprawdź tutaj, jak tego dokonać),
• Firma,
• Osoba kontaktowa,
• Numer inwentaryzacyjny — uzupełniamy w celu późniejszej inwentaryzacji sprzętu oraz w łatwiejszym odszukiwaniu produktu na liście,
• Osoba odpowiedzialna — przypisujemy osobę odpowiedzialną za sprzęt,
• Korzystający użytkownicy — z listy rozwijanej wybieramy użytkowników, którzy korzystają z danego sprzętu,
• Dostawca — wybieramy z listy firm tą, która jest dostawcą sprzętu,
• Osoba dostawcy — z listy osób wybieramy tą, która jest odpowiedzialna za dostawę sprzętu.

Wskazówka: Osoba odpowiedzialna może edytować dane sprzętu oraz tworzyć do niego zadania, natomiast osoba korzystająca ze sprzętu nie mogą modyfikować jego danych.

Wskazówka: Nowy sprzęt może zostać utworzony na podstawie innego (domyślnie posiada wszystkie dane sprzętu, od którego został utworzony). Aby tego dokonać, zaznaczamy pole wyboru wybranego sprzętu i klikamy w zakładkę „Dodaj na podstawie wybranego sprzętu”.

Widok szczegółowy sprzętu

Klikając nazwę wybranego sprzętu lub numer inwentaryzacyjny przechodzimy do jego widoku szczegółowego, w którym możemy uzupełniać/edytować dane z nim powiązane.

Widok szczegółów zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Możemy tutaj m.in. dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia oraz przypisywać pola dodatkowe.

• Zakładka “Opis” umożliwia nam dodanie opisu sprzętu.
• Zakładka “Finanse” – umożliwia nam analizę i kalkulację kosztów firmy związanych z pracą wykonywaną przy użyciu sprzętu.
• Cena netto za godzinę pracy sprzętu jest to stawka, jaką klient firmy płaci za godzinę pracy sprzętu w zleconym zadaniu.
• Cena netto za dzień pracy sprzętu jest to stawka, jaką klient firmy płaci za dzień pracy sprzętu w zleconym zadaniu. Podział stawek na stawkę godzinową i dzienną umożliwia promocyjne wyliczanie ceny przy dłuższym używaniu danego sprzętu w jednym zadaniu

Wskazówka: Stawki te są używane do wyliczania kosztorysu zadań, do wystawiania faktur i do wyliczania rentowności zadań i projektów.

• Koszt za godzinę pracy sprzętu jest to stawka, o jaką rosną łączne koszty wykonania zadania, w skład którego wchodziła też praca danego sprzętu przez dany okres czasu.

• Zakładka “Pliki” umożliwia nam przegląd wszystkich załączników powiązanych z wybranym sprzętem. W panelu możemy także dodawać nowe załączniki, edytować informacje o załącznikach istniejących w systemie oraz usuwać wybrane.
• Zakładka “Dodatkowe właściwości” umożliwia nam zdefiniowanie dodatkowych właściwości sprzętu. Opis jak stworzyć pola dodatkowych właściwości znajduje się dalej w bieżącym rozdziale.
  Dodatkowe właściwości można zdefiniować w podczas tworzenia bądź edycji typu sprzętu.
• Zakładka “Przypomnienia” umożliwia nam przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybranym sprzętem. W panelu możemy  także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. W zdefiniowanym czasie system wyśle do podanych użytkowników wiadomość email przypominającą o nadchodzącym wydarzeniu powiązanym ze sprzętem, np. terminem jego serwisu, czy zbliżającym się końcem gwarancji.
• Zakładka “Historia zmian” umożliwia nam przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym sprzętem. Możemy obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na sprzęcie – kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco.