Proces płatności w Firmao

System Firmao CRM umożliwia kilka metod płatności za subskrypcję: szybkie płatności online za pomocą serwisu Przelewy24 (Przelew online, BLIK, Google Pay) oraz obsługuje wszystkie najpopularniejsze karty płatnicze, w tym karty kredytowe oraz karty debetowe, które można podpiąć do systemu Firmao.
W Firmao możemy wykupić licencję na następny okres rozliczeniowy, zmienić rodzaj posiadanej już licencji bądź dokupić licencję dla nowych użytkowników.

Jak wykupić licencję?

Zakładka “Licencje i płatności“

Konto testowe w systemie Firmao CRM jest dostępne 14 dni. Aby konto było aktywne po tym okresie, musimy wykupić licencję na nowy okres rozliczeniowy. Tak samo w przypadku, gdy skończyła się ważność dotychczas posiadanej przez nas licencji.

Zakładkę “Licencje i płatności”, umożliwiającą wykupienie licencji na kolejny okres rozliczeniowy znajdziemy na liście po kliknięciu w awatar.

Wskazówka: Z poziomu tej zakładki możemy sprawdzić aktualnie wystawione faktury proforma, opłacone faktury, wykupić licencję na kolejny okres rozliczeniowy lub zmienić aktualnie wykorzystywane licencje.

Ważność obecnie posiadanej licencji dobiegła końca

Gdy okres rozliczeniowy naszej poprzedniej licencji wygaśnie, na ekranie pojawi się komunikat:

Po kliknięciu “TAK“, mamy dwie możliwości:

wykupienie licencji na następny okres rozliczeniowy,
przedłużenie konta demo za darmo na 7 dni.

Jednorazowe przedłużenie licencji demo za darmo

Po kliknięciu tego przycisku uzyskamy 7 dodatkowych dni konta demo, jednakże wyczyszczą się wszystkie dotychczas posiadane dane na koncie. Zostaniemy o tym poinformowani poprzez okna, które pojawią się po naciśnięciu przycisku:

Po kliknięciu “Tak“, zostaniemy ponownie zapytani o decyzję z podkreśleniem, iż wszystkie dane zostaną nieodwracalnie usunięte. Po ponownym wyrażeniu zgody, system automatycznie się odświeży.

W zakładce „Licencje i płatności” w kolumnie „Ważna od” pojawi się data przedłużenia konta demo.

Wykupienie licencji na następny okres rozliczeniowy

Klikamy przycisk – “Wykup licencję na następny okres“. Stanie się on aktywny, gdy:

zostanie 14 dni do końca ważności obecnej licencji,
w dowolnym momencie, gdy posiadamy konto demo,
ważność naszej licencji dobiegnie końca.

Wskazówka: Jeżeli wykupimy licencję na następny okres rozliczeniowy, posiadając konto demo, zacznie być ona aktywna po zakończeniu ważności konta demo. Oznacza to, że bezpłatny okres korzystania z systemu Firmao nie ulega skróceniu.

Kolejnym krokiem jest wybór licencji. W tym oknie możemy zdecydować, w jakiej ilości chcemy wykupić konkretne licencje, bazując na opisie każdej z nich, widocznym w bieżącym oknie.

Ważne! 1 użytkownik = 1 licencja. Licencje możemy mieszać, wykupując np. 1 licencję Standard, 2 licencje Professional oraz 3 licencje Enterprise.

Ponadto w tym samym widoku wybieramy czy chcemy wykupić API (potrzebne m.in. do integracji z systemami zewnętrznymi) oraz ustalamy długość wykupywanej licencji:

1 miesiąc
3 miesiące
6 miesięcy
rok
2 lata
3 lata
5 lat

Po wybraniu odpowiednich licencji i/lub dodatkowych funkcji, musimy zaznaczyć pole wyboru “Akceptuję regulamin zakupów“, a następnie klikamy zielony przycisk “Dalej“, znajdujący się w prawym dolnym rogu ekranu. System przeniesie nas do okna płatności:

W widoku płatności za licencję mamy możliwość zdefiniowania:

danych do faktury (nie muszą to być te same dane, które wpisane są jako dane firmy w systemie),
sposobu oraz danych do płatności:

Opcja “Karta kredytowa” – pozwala na podłączenie do systemu karty płatniczej. Wymagane jest także zaznaczenie opcji zezwalającej na obciążenie karty oraz cykliczne odnawianie płatności z zakończeniem ważności licencji:

Opcja “Pro forma (przelew bankowy)” – po wybraniu tej metody płatności, na skrzynkę mailową powiązaną z kontem zostanie wygenerowana i wysłana automatycznie wiadomość z fakturą pro forma do opłacenia.

Z prawej strony ekranu w widoku płatności będziemy mieli dostęp do podsumowania wszystkich wybranych elementów.

Po poprawnym zdefiniowaniu akceptujemy zmiany w prawym dolnym rogu przyciskiem: “OK”.

Zmiana rodzaju posiadanej licencji lub wykupienie licencji dla nowego użytkownika

Z widoku zakładki „Licencje i płatności” klikamy zielony przycisk „Wykup licencję dla nowych użytkowników lub zmień rodzaj licencji„:

Okno wyboru licencji nieco będzie się różniło od tego, gdy wykupujemy licencję na nowy okres rozliczeniowy. W tym oknie nie będziemy mieć wyboru ustalenia okresu ważności naszej licencji – dodatkowa bądź zmieniona licencja będzie miała tę samą ważność, co dotychczas zakupione.

Ważne! Gdy wykupujemy wyższą licencję, obowiązuje dopłata do końca okresu rozliczeniowego. Jeżeli będziemy chcieli powrócić na niższą licencję, możemy to zrobić, jednak nie otrzymamy zwrotu dopłaty. Możemy zmienić licencję na wyższą bez względu na to, ile czasu pozostało nam do zakończenia aktualnej licencji. Jeśli aktualną licencję posiadamy np. jeszcze przez cztery miesiące, to wykupienie wyższej licencji nie przedłuża jej ważności.

W celu dokonania płatności za dodatkowe/zmienione licencje bądź dodatkowe funkcjonalności, musimy zaakceptować regulamin, klikając pole wyboru „Akceptuję regulamin zakupów„, a następnie klikając zielony przycisk „Dalej” w prawym dolnym rogu.

Widok płatności prezentuje się tak samo, jak przy wykupieniu licencji na nowy okres rozliczeniowy.

Jak anulować dopłatę?

Aby anulować dopłatę za dodatkowe opcje bądź dokupioną licencję, przechodzimy do zakładki „Licencje i płatności„. W tym widoku uzyskamy dostęp do informacji o nieopłaconych fakturach, w tym o nieopłaconych dopłatach. W celu anulowania klikamy przycisk „Anuluj dopłatę„.

Jak anulować automatycznie wystawioną proformę?

Wskazówka: W trakcie trwania aktualnego cyklu rozliczeniowego nie można go przedłużyć (jeżeli potrzebujemy przedłużenia przed zakończeniem okresu rozliczeniowego, musimy skontaktować się z działem wsparcia Firmao). Czas ważność licencji ustalany podczas jej zakupu i nie podlega edycji do momentu jej zakończenia.

Proforma na kolejny okres rozliczeniowy wystawia się automatycznie 2 tygodnie przed zakończeniem aktualnego okresu. Wystawiana jest na tę samą ilość miesięcy, co poprzednia proforma, jednak można ją anulować i wykupić nową na dowolnie wybrany okres.
Aby anulować proformę, przechodzimy do widoku “Licencje i płatności”. Następnie klikamy przycisk “Anuluj niepotwierdzoną licencję”.

Jak sprawdzić posiadane licencje?

W celu weryfikacji aktualnych licencji klikamy w awatar, a następnie przechodzimy do zakładki: “Licencje i płatności”. W widoku licencji i płatności wyświetlają się obowiązujące i przyszłe licencje oraz wykorzystane miejsce na dysku.
Poniżej w tabeli wyświetlają się szczegółowe informacje dotyczące danego okresu rozliczeniowego.

W kolumnach “Ważne od” i “Ważne do” możemy sprawdzić termin ważności opłaconych faktur. Płatności ułożone są w kolejności od najstarszej, do najnowszej faktury.

W kolumnach “Limit użytkowników […]” wymieniona jest ilość użytkowników poszczególnych licencji, którzy zostali wykupieni na dany okres rozliczeniowy. Przykładowo w okresie od 03.10.2021 do 03.10.2022 dany klient posiadał 12 wykupionych użytkowników z licencją Enterprise oraz licencję API, która umożliwia integrację z zewnętrznymi programami.

W zakładce pliki widzimy limit miejsca na dysku sieciowym w aktualnym okresie rozliczeniowym. Dla każdej licencji Standard jest to 2GB na każdą licencję, Professional 10GB, Enterprise 25GB. Dodatkowe miejsce na dysku można dokupić w ramach dodatkowych opcji.

Jak sprawdzić statusy aktualnych płatności?

W celu weryfikacji statusu aktualnych płatności lub pobrania FV klikamy w awatar, a kolejno z poziomu zakładki “Licencje i płatności” przechodzimy do “Panelu klienta”.

Otworzy się nowe okno panelu klienta. W zakładce “Faktury” możemy znaleźć wszystkie wcześniej wystawione płatności za system wraz z informacją o numerze transakcji, dacie utworzenia oraz statusie płatności.