Automatyzacje w systemie

Ważne! Poniższa instrukcja jest przeznaczona tylko dla administratorów całego systemu, którzy posiadają licencje Enterprise lub Supreme oraz API.

W systemie Firmao CRM istnieje możliwość konfiguracji automatyzacji do procesów biznesowych. Służyć do tego będą akcje okresowe i natychmiastowe. Korzystanie z automatyzacji eliminuje wiele żmudnych, ręcznych procesów oraz dodatkowo pozwala zaoszczędzić czas pracowników.

Gdzie znajduje się moduł Automatyzacji w systemie Firmao CRM?

W celu znalezienia modułu Automatyzacji klikamy awatar w prawym górnym rogu strony. Z listy rozwijanej wybieramy opcję „Ustawienia firmy”.

W nowo otwartym oknie klikamy zakładkę „Automatyzacja”, którą znajdziemy po lewej stronie.

W systemie dostępne są dwa rodzaje automatyzacji:

• akcje okresowe; 
• akcje natychmiastowe.

Ważne! Akcje okresowe wywoływane są raz dziennie około godziny 13 lub 14 po spełnieniu określonego warunku.
Akcje natychmiastowe wywoływane są od razu po spełnieniu danego warunku.

W jaki sposób skonfigurować akcję okresową?

W celu konfiguracji nowej lub edytowania istniejącej akcji przechodzimy do zakładki Automatyzacja, która znajduje się w „Ustawieniach firmy” po lewej stronie ekranu. Klikamy zakładkę „Akcje okresowe” w górnej części ekranu, a następnie klikamy przycisk „+ Dodaj akcję”. Po kliknięciu przycisku zostanie dodany nowy wiersz, w którym definiujemy akcję.

Poniżej opiszemy konfigurację akcji okresowej, która zostanie wywołana
jeśli w systemie jest nieopłacona faktura, a termin płatności minął 2 dni temu.
Po spełnieniu warunku do klienta zostanie automatycznie wysłana wiadomość e-mail z wezwaniem do zapłaty.

W celu konfiguracji akcji w wierszu uzupełniamy:

• Typ obiektu, którego ma dotyczyć tworzona akcja (dostępne obiekty to czasy pracy, faktura, firma, oferta/zamówienie, wiadomość email, zadanie). Do każdego typu obiektu mamy do dyspozycji inne warunki;
  
  
  
• Warunki, jakie musi spełnić wybrany typ obiektu, aby dana akcja została wywołana.
  Po kliknięciu warunków danej akcji otworzy się nowe okno: „Edycja warunków akcji”. W celu dodania warunku klikamy przycisk: „+ Dodaj warunek”, a następnie wybieramy pole oraz wartość.
  W podanym przykładzie ustawiamy następujące warunki:
  Warunek 1. pole: Zapłacono, wartość: Nie.
  Warunek 2. pole: Termin płatności, wartość: 2 dni po.
  Warunek 3. pole: Rodzaj faktury, wartość: Sprzedaż.

W celu zapisania zmian klikamy niebieski przycisk „OK”, który znajdziemy w prawym dolnym rogu okna.

Wskazówka: Możemy wybrać wiele warunków, aby tworzyć bardziej rozbudowane automatyzacje.

Po zdefiniowaniu warunków istnieje możliwość zobaczenia obiektów, które je spełniają w danym momencie. W tym celu klikamy przycisk „Sprawdź obiekty” w prawym górnym rogu okna edycji warunków akcji.

• Typ akcji — wybieramy z listy rozwijanej opcję, która wydarzy się po spełnieniu warunku lub warunków (dla obiektu faktura dostępna jest wiadomość email, wiadomość sms, utworzenie zadania, usunięcie obiektu). Typy akcji różnią się w zależności od wybranego typu obiektu;
  
  

  Ważne! W celu wysyłania wiadomości e-mail lub sms należy wcześniej dokonać konfiguracji skrzynki pocztowej lub SMS.

• Szczegóły akcji określają wartości, jakie ma przyjąć wybrany typ akcji. W prezentowanym przykładzie będziemy mieć możliwość wybrania wcześniej zdefiniowanego szablonu e-mail, wysyłanego obiektu (w naszym przykładnie obiekt to faktura wysyłana jako załącznik do e-maila) oraz odbiorcy. Możemy również zaznaczyć pole wyboru „Usuń po wysłaniu”, dzięki czemu wysłany mail zostanie usunięty z systemu (możemy go nadal zobaczyć, korzystając z filtrów, klikając ikonę trzech kropek na końcu listy i wybierając opcję „Pokaż tylko usunięte” lub „Pokaż wszystkie” w polu Wyświetlanie).

• Cykliczna — w tym miejscu możemy ustalić, czy nasza akcja ma się powtarzać. Używamy tej opcji w przypadku, gdy podczas edycji warunków akcji w kolumnie pole wybraliśmy datę. Cykl będzie takiej długości jak uzupełniona wartość (w naszym przykładzie w warunkach dodaliśmy termin płatności 2 dni po w obiekcie faktura. W sprawdzanym obiekcie termin płatności to 16.05.2023. Przy włączonej cykliczności obiekt ten spełni warunki akcji w dniu 18.05.2023, 20.05.2023 itd.).

Po zakończeniu konfiguracji akcji okresowej zapisujemy zmiany niebieskim przyciskiem „OK”, który znajdziemy w prawym dolnym rogu okna.

W jaki sposób skonfigurować akcję natychmiastową?

Na nowo założonym koncie w systemie Firmao zdefiniowane są już domyślne akcje natychmiastowe. Dodawanie i edytowanie akcji natychmiastowych jest bardzo podobne jak w akcji okresowych, a jedyną różnicą jest wyzwalacz, który określa kiedy akcja natychmiastowa zostanie wykonana.

W celu skonfigurowania nowej lub edytowania istniejącej akcji w zakładce Automatyzacja po lewej stronie w „Ustawieniach firmy” wybieramy zakładkę „Akcje natychmiastowe” w górnej części ekranu, a następnie klikamy przycisk: „+ Dodaj akcję”. Po naciśnięciu przycisku zostanie dodany nowy wiersz.

Poniżej opiszemy konfigurację akcji natychmiastowej która zostanie wywołana
w momencie, gdy utworzymy firmę ze statusem: „Potencjalny”.
Po spełnieniu warunku system automatycznie utworzy szansę sprzedaży przypisaną do tej firmy.

• Wyzwalacz — w tym miejscu definiujemy zdarzenie, które ma wywołać akcję. W tym celu klikamy na pole w kolumnie wyzwalacz i z listy mamy do wyboru: „dowolna operacja na obiekcie”, „modyfikacja lub usunięcie obiektu”, „modyfikacja obiektu”, „usunięcie obiektu”, „utworzenie lub modyfikacja obiektu”, „utworzenie lub usunięcie obiektu” oraz „utworzenie obiektu”.
  Dla naszego przykładu wybieramy „Utworzenie obiektu”;
  
  
• Typ obiektu — na liście znajdują się następujące pozycje: „czasy pracy”, „faktura”, „firma”, „list”, „notatka”, „oferta/zamówienie”, „projekt”, „szansa sprzedaży”, „umowa”, „wiadomość email”, oraz „zadanie”. Do każdego typu obiektu mamy do dyspozycji inne warunki.
  Dla naszego przykładu wybieramy typ obiektu „Firma”;
  
  
• Warunki — po kliknięciu pola w kolumnie warunki otworzy się nowe okno: „Edycja warunków akcji”. W celu dodania warunku klikamy przycisk: „+ Dodaj warunek”, a następnie uzupełniamy pole oraz warunek, który musi zostać spełniony, aby dana akcja została wykonana.
  W zależności od typu obiektu, do wyboru są inne pola i warunki.
  W naszym przykładzie wybieramy pole „Status”, a następnie w polu „Warunek” wybieramy operator „równy” i wartość „Potencjalny”. Zmiany zapisujemy niebieskim przyciskiem „OK” w prawym dolnym rogu;
  
  
• Typ akcji — wybieramy z listy rozwijanej opcję, która wydarzy się po spełnieniu warunku lub warunków. Typy akcji różnią się w zależności od wybranego typu obiektu.
  Dla naszego przykładu wybieramy „Utworzenie szansy sprzedaży”;
  
• Szczegóły akcji — w tym oknie uzupełniamy szczegółowe informacje dla typu akcji, która zostanie wykonana. Szczegóły akcji różnią się w zależności od wybranego typu akcji;
  
  W naszym przykładzie definiujemy szczegóły szansy sprzedaży, która zostanie utworzona automatycznie. Uzupełniamy jej tytuł, w którym kod pola „($customer.label)” zostanie zastąpiony nazwą firmy po utworzeniu szansy sprzedaży. W celu wstawienia nowego kodu pola klikamy ikonę dokumentu z plusem po prawej stronie. Pozostałe pola — firma, osoba odpowiedzialna, etap oraz sposób pozyskania uzupełnione są domyślnie. W celu zapisania danych klikamy niebieski przycisk „Zapisz”.

Po skonfigurowaniu akcji natychmiastowej zapisujemy zmiany niebieskim przyciskiem „OK”, który znajdziemy w prawym dolnym rogu.

W jaki sposób utworzyć akcje na podstawie już istniejącej?

W celu utworzenia akcji na podstawie już istniejącej z poziomu menu „Automatyzacja” po lewej stronie przechodzimy do zakładki akcje okresowe lub akcje natychmiastowe i wybieramy z listy akcję, którą chcemy skopiować. Zaznaczamy pole wyboru, które znajdziemy po lewej stronie od nazwy akcji, następnie klikamy strzałkę obok przycisku: „+ Dodaj akcję” i wybieramy „Dodaj na podstawie wybranej akcji”. Na liście pojawi się nowo utworzona akcja.

W jaki sposób wyłączyć automatyzacje?

W celu wyłączenia automatyzacji z poziomu menu „Automatyzacja” po lewej stronie przechodzimy do zakładki akcje okresowe lub akcje natychmiastowe. W kolumnie „Włączona” na liście rozwijanej wybieramy opcję „Nie”.

Jeśli zechcemy ponownie włączyć tę funkcjonalność, nie trzeba będzie powtórnie jej konfigurować. W tym celu wystarczy, że klikniemy opcję „Tak”.

W jaki sposób usunąć automatyzacje?

W celu usunięcia automatyzacji z poziomu menu „Automatyzacja” po lewej stronie przechodzimy do zakładki akcje okresowe lub akcje natychmiastowe. Zaznaczamy pole wyboru przy nazwie akcji, którą chcemy usunąć. Następnie w lewym górnym rogu okna, obok przycisku „+ Dodaj akcję” wybieramy przycisk „Usuń”.

Następie wyświetli się nowe okno z powiadomieniem „Czy na pewno usunąć zaznaczone rekordy? Tej operacji nie można cofnąć!”. W celu potwierdzenia usunięcia automatyzacji z systemu klikamy opcję „Tak”.