Automatyzacje w systemie – dodawanie akcji okresowych i natychmiastowych

Ważne! Poniższa instrukcja jest przeznaczona tylko dla administratora całego systemu, który posiada licencję Enterprise oraz wymagane jest posiadanie API.

Automatyzacja (od gr. automatos, czyli samoczynny) – jest to proces, który polega na odciążeniu lub całkowitemu ograniczeniu ludzkiej pracy fizycznej bądź umysłowej przy użyciu maszyn oraz urządzeń, które wykonują powtarzające się czynności w sposób automatyczny.  System Firmao daje możliwość konfiguracji takich automatyzacji za pomocą akcji okresowych i natychmiastowych. Automatyzacje pozwolą zaoszczędzić czas, tworząc konkretne seryjne akcje, zamiast tworzyć pojedyncze aktywności.

Widok konfiguracji automatyzacji

Automatyzacje znajdują się w “Ustawieniach firmy”. Po otwarciu okna “Ustawienia firmy”, po lewej stronie ekranu z listy wybieramy “Automatyzacja”.

W systemie dostępne są 2 rodzaje automatyzacji:

• akcje okresowe 
• akcje natychmiastowe.

Ważne! Akcje okresowe wywoływane są raz dziennie około godziny 12:00 po spełnieniu danego warunku.
Akcje natychmiastowe wywoływane są natychmiast po spełnieniu danego warunku.

Konfiguracja akcji okresowej

Ważne! Wszelkie wprowadzone zmiany, zarówno w akcjach okresowych jak i natychmiastowych, zapisujemy, klikając zielony przycisk “OK”, który znajduje się w prawym dolnym rogu strony lub okna tworzenia.

Aby skonfigurować nową lub edytować aktualną automatyzację, z widoku Automatyzacji w “Ustawieniach firmy” wybieramy rodzaj automatyzacji (okresowa lub natychmiastowa), a następnie klikamy przycisk: „+ Dodaj akcje”. Po naciśnięciu przycisku automatycznie dodany zostanie wiersz dotyczący nowej akcji.

Przykład akcji okresowej:
W momencie faktury nieopłaconej i przeterminowanej o 14 dni następuje przesłanie do klienta wezwania do zapłaty.

Przechodzimy do konfiguracji akcji, tj. w każdym wierszu uzupełniamy kolejno:

1. typ obiektu, którego ma dotyczyć tworzona akcja (np. faktura).
   Wybieramy z listy rozwijanej czego ma dotyczyć tworzona akcja. Do każdego typu obiektu mamy do wyboru inne warunki.
   
   
   
2. warunki, jakie musi spełnić wybrany typ obiektu, aby dana akcja się wywołała.
   Aby zdefiniować warunki, klikamy pole dotyczące warunków. W systemie otworzy się dodatkowe okno: “Edycja warunków akcji”. W celu dodania warunku klikamy przycisk: “Dodaj warunek”, a następnie wybieramy pole oraz wartość.
   W zależności od typu, do wyboru jest wiele możliwości,  np. dla faktury możemy ustawić warunek przeterminowanych faktur o 14 dni:
   Warunek 1. pole: Zapłacono, wartość: Nie.
   Warunek 2. pole: Termin płatności, wartość: 14
   
   
   

   Wskazówka: Możemy wybrać wiele warunków, by tworzyć bardziej rozbudowane automatyzacje.
   

   
   

   Wskazówka: Po ustaleniu warunków istnieje możliwość zobaczenia obiektów, które je spełniają. W tym celu wybieramy „Sprawdź obiekty” w prawym, górnym rogu edycji warunków akcji.

   
   
3. typ akcji, wybieramy z listy rozwijanej opcję, która wydarzy się po spełnieniu warunku lub warunków (np. utworzenie zadania, wysłanie wiadomości email/sms). Typ akcji również zależy od wybranego typu obiektu.
   
   
   

   Ważne! W celu wysyłania wiadomości e-mail / sms należy wcześniej dokonać konfiguracji skrzynki pocztowej i integracji SMS.

4. szczegóły akcji, które możemy wprowadzić w zależności od wyboru typu akcji, która ma zostać wykonana. Np. w przypadku, gdy naszym typem akcji jest utworzenie zadania, to w tym miejscu będziemy mieli możliwość wprowadzenia szczegółów szablonu tego tworzonego zadania. Analogicznie, gdy naszą akcją ma być wysłanie maila czy smsa będziemy mogli wybrać m.in. jego szablon i odbiorcę,
5. cykliczna – w tym miejscu możemy ustalić, czy nasza akcja ma być cykliczna. Używamy tej opcji w przypadku, gdy w warunku występuje u nas data. Cykl będzie takiej długości jak ustalona w warunku liczba (np. pole w warunku to termin płatności w obiekcie faktura. Wartość dla tego pola w warunku to 2 dni po. Wartość tego pola w sprawdzanym obiekcie to 16.05.2023. Przy włączonej cykliczności obiekt ten spełni warunki akcji w dniu 18.05.2023, 20.05.2023, 22.05.2023 itd.).

W momencie skonfigurowania automatyzacji okresowej zapisujemy zmiany przyciskiem: “OK”.

Konfiguracja akcji natychmiastowej

Na koncie demo zdefiniowane są już systemowe automatyzacje. Dodawanie i edytowanie akcji natychmiastowych jest bardzo podobne do akcji okresowych. Większość pól wypełnia się w analogiczny sposób, jednak występują pewne różnice.

Przykład: Tworzymy firmę ze statusem np. “Potencjalny”, a automatycznie utworzy nam się szansa sprzedaży przypisana do tej firmy.

• Wyzwalacz – w tym miejscu definiujemy zdarzenie, które ma wywołać akcję np. utworzenie, modyfikacje czy usunięcie obiektu lub dowolną akcję wykonaną na obiekcie.
  Dla naszego przykładu wybieramy utworzenie obiektu.
  
  
• Typ obiektu – pole działa analogicznie jak w akcjach okresowych, natomiast na liście mogą znajdować się inne dane niż w akcjach okresowych, np. Szansa sprzedaży.
  Dla naszego przykładu wybieramy “Firma”.
  
  
• Warunki – pole działa analogicznie jak w akcjach okresowych, natomiast na liście mogą znajdować się inne dane niż w akcjach okresowych, np. Priorytet. Po wybraniu pierwszego pola dyktujemy warunek, który musi zostać spełniony, aby dana akcja się wydarzyła.
  W naszym przykładzie wybieramy pole “Status”, a następnie warunek “równy Potencjalny”.
  Następnie wybieramy wartość danego warunku i zapisujemy zielonym przyciskiem “OK”.
  
  
• Typ akcji – pole działa analogicznie jak w akcjach okresowych, natomiast na liście mogą znajdować się inne dane niż w akcjach okresowych, np. Utworzenie projektu.
  Dla naszego przykładu wybieramy “Utworzenie szansy sprzedaży”.
  
  
• Szczegóły akcji – pole działa analogicznie jak w akcjach okresowych, natomiast na liście mogą znajdować się inne dane niż w akcjach okresowych. W tym oknie uzupełniamy szczegółowe informacje akcji.
  W naszym przykładzie definiujemy, jaką automatycznie generowaną szansę sprzedaży chcemy ustawić, uzupełniając m. in. tytuł szansy sprzedaży, firmę, osoby odpowiedzialne, etap.

Ponadto w tym oknie, w polu “Tytuł”, możemy także wstawić kod pola powiązany z firmą – np. adres lub typ firmy, który będzie automatycznie się uzupełniał przy tworzeniu każdej nowej szansy.

W momencie skonfigurowania automatyzacji natychmiastowej zapisujemy zmiany przyciskiem “OK”.

Wskazówka: W akcjach natychmiastowych mamy możliwość utworzenia akcji na podstawie zdefiniowanej już akcji w systemie. Aby tego dokonać, wybieramy po lewej stronie akcję, którą chcemy skopiować, zaznaczając pole wyboru, a następnie klikamy strzałkę obok przycisku: „Dodaj akcje”, później: „Dodaj na podstawie wybranej akcji”.

Wyłączanie i włączanie automatyzacji

W momencie, gdy posiadamy już stworzone automatyzacje, w dowolnym momencie możemy je dezaktywować. Pozwala nam to w każdej chwili uruchomić ponownie automatyzację, bez jej wtórnej konfiguracji.

Aby usunąć akcję, zaznaczamy pole wyboru znajdujące się przy numerze danej akcji. Następnie w lewym górnym rogu okna, obok przycisku “Dodaj akcję” wybieramy przycisk “Usuń”.

Tworzenie akcji w Firmao jest łatwe, a daje bardzo duże możliwości. Warto przyjrzeć się bliżej tej funkcjonalności, ponieważ automatyzacje ułatwiają codzienną pracę.