- /
- /
Automatyzacje w systemie – dodawanie akcji okresowych i natychmiastowych
Ważne! Poniższa instrukcja jest przeznaczona tylko dla administratora całego systemu, który posiada licencję Enterprise oraz wymagane jest posiadanie API.
Automatyzacja (od gr. automatos, czyli samoczynny) – jest to proces, który polega na odciążeniu lub całkowitemu ograniczeniu ludzkiej pracy fizycznej bądź umysłowej przy użyciu maszyn oraz urządzeń, które wykonują powtarzające się czynności w sposób automatyczny. System Firmao daje możliwość konfiguracji takich automatyzacji za pomocą akcji okresowych i natychmiastowych. Automatyzacje pozwolą zaoszczędzić czas, tworząc konkretne seryjne akcje, zamiast tworzyć pojedyncze aktywności.
Widok konfiguracji automatyzacji
Automatyzacje znajdują się w “Ustawieniach firmy”. Po otwarciu okna “Ustawienia firmy”, po lewej stronie ekranu z listy wybieramy “Automatyzacja”.
W systemie dostępne są 2 rodzaje automatyzacji:
- akcje okresowe
- akcje natychmiastowe.
Ważne! Akcje okresowe wywoływane są raz dziennie około godziny 12:00 po spełnieniu danego warunku.
Akcje natychmiastowe wywoływane są natychmiast po spełnieniu danego warunku.

Konfiguracja akcji okresowej
Ważne! Wszelkie wprowadzone zmiany, zarówno w akcjach okresowych jak i natychmiastowych, zapisujemy, klikając zielony przycisk “OK”, który znajduje się w prawym dolnym rogu strony lub okna tworzenia.
Aby skonfigurować nową lub edytować aktualną automatyzację, z widoku Automatyzacji w “Ustawieniach firmy” wybieramy rodzaj automatyzacji (okresowa lub natychmiastowa), a następnie klikamy przycisk: „+ Dodaj akcje”. Po naciśnięciu przycisku automatycznie dodany zostanie wiersz dotyczący nowej akcji.
Przykład akcji okresowej:
W momencie faktury nieopłaconej i przeterminowanej o 14 dni następuje przesłanie do klienta wezwania do zapłaty.
Przechodzimy do konfiguracji akcji, tj. w każdym wierszu uzupełniamy kolejno:
- typ obiektu, którego ma dotyczyć tworzona akcja (np. faktura).
Wybieramy z listy rozwijanej czego ma dotyczyć tworzona akcja. Do każdego typu obiektu mamy do wyboru inne warunki. - warunki, jakie musi spełnić wybrany typ obiektu, aby dana akcja się wywołała.
Aby zdefiniować warunki, klikamy pole dotyczące warunków. W systemie otworzy się dodatkowe okno: “Edycja warunków akcji”. W celu dodania warunku klikamy przycisk: “Dodaj warunek”, a następnie wybieramy pole oraz wartość.
W zależności od typu, do wyboru jest wiele możliwości, np. dla faktury możemy ustawić warunek przeterminowanych faktur o 14 dni:
Warunek 1. pole: Zapłacono, wartość: Nie.
Warunek 2. pole: Termin płatności, wartość: 14Wskazówka: Możemy wybrać wiele warunków, by tworzyć bardziej rozbudowane automatyzacje.
Wskazówka: Po ustaleniu warunków istnieje możliwość zobaczenia obiektów, które je spełniają. W tym celu wybieramy „Sprawdź obiekty” w prawym, górnym rogu edycji warunków akcji.
- typ akcji, wybieramy z listy rozwijanej opcję, która wydarzy się po spełnieniu warunku lub warunków (np. utworzenie zadania, wysłanie wiadomości email/sms). Typ akcji również zależy od wybranego typu obiektu.
Ważne! W celu wysyłania wiadomości e-mail / sms należy wcześniej dokonać konfiguracji skrzynki pocztowej i integracji SMS.
- szczegóły akcji, które możemy wprowadzić w zależności od wyboru typu akcji, która ma zostać wykonana. Np. w przypadku, gdy naszym typem akcji jest utworzenie zadania, to w tym miejscu będziemy mieli możliwość wprowadzenia szczegółów szablonu tego tworzonego zadania. Analogicznie, gdy naszą akcją ma być wysłanie maila czy smsa będziemy mogli wybrać m.in. jego szablon i odbiorcę,
- cykliczna – w tym miejscu możemy ustalić, czy nasza akcja ma być cykliczna. Używamy tej opcji w przypadku, gdy w warunku występuje u nas data. Cykl będzie takiej długości jak ustalona w warunku liczba (np. pole w warunku to termin płatności w obiekcie faktura. Wartość dla tego pola w warunku to 2 dni po. Wartość tego pola w sprawdzanym obiekcie to 16.05.2023. Przy włączonej cykliczności obiekt ten spełni warunki akcji w dniu 18.05.2023, 20.05.2023, 22.05.2023 itd.).
W momencie skonfigurowania automatyzacji okresowej zapisujemy zmiany przyciskiem: “OK”.
Konfiguracja akcji natychmiastowej
Na koncie demo zdefiniowane są już systemowe automatyzacje. Dodawanie i edytowanie akcji natychmiastowych jest bardzo podobne do akcji okresowych. Większość pól wypełnia się w analogiczny sposób, jednak występują pewne różnice.
Przykład: Tworzymy firmę ze statusem np. “Potencjalny”, a automatycznie utworzy nam się szansa sprzedaży przypisana do tej firmy.
- Wyzwalacz – w tym miejscu definiujemy zdarzenie, które ma wywołać akcję np. utworzenie, modyfikacje czy usunięcie obiektu lub dowolną akcję wykonaną na obiekcie.
Dla naszego przykładu wybieramy utworzenie obiektu. - Typ obiektu – pole działa analogicznie jak w akcjach okresowych, natomiast na liście mogą znajdować się inne dane niż w akcjach okresowych, np. Szansa sprzedaży.
Dla naszego przykładu wybieramy “Firma”. - Warunki – pole działa analogicznie jak w akcjach okresowych, natomiast na liście mogą znajdować się inne dane niż w akcjach okresowych, np. Priorytet. Po wybraniu pierwszego pola dyktujemy warunek, który musi zostać spełniony, aby dana akcja się wydarzyła.
W naszym przykładzie wybieramy pole “Status”, a następnie warunek “równy Potencjalny”.
Następnie wybieramy wartość danego warunku i zapisujemy zielonym przyciskiem “OK”. - Typ akcji – pole działa analogicznie jak w akcjach okresowych, natomiast na liście mogą znajdować się inne dane niż w akcjach okresowych, np. Utworzenie projektu.
Dla naszego przykładu wybieramy “Utworzenie szansy sprzedaży”. - Szczegóły akcji – pole działa analogicznie jak w akcjach okresowych, natomiast na liście mogą znajdować się inne dane niż w akcjach okresowych. W tym oknie uzupełniamy szczegółowe informacje akcji.
W naszym przykładzie definiujemy, jaką automatycznie generowaną szansę sprzedaży chcemy ustawić, uzupełniając m. in. tytuł szansy sprzedaży, firmę, osoby odpowiedzialne, etap.
Ponadto w tym oknie, w polu “Tytuł”, możemy także wstawić kod pola powiązany z firmą – np. adres lub typ firmy, który będzie automatycznie się uzupełniał przy tworzeniu każdej nowej szansy.
W momencie skonfigurowania automatyzacji natychmiastowej zapisujemy zmiany przyciskiem “OK”.
Wskazówka: W akcjach natychmiastowych mamy możliwość utworzenia akcji na podstawie zdefiniowanej już akcji w systemie. Aby tego dokonać, wybieramy po lewej stronie akcję, którą chcemy skopiować, zaznaczając pole wyboru, a następnie klikamy strzałkę obok przycisku: „Dodaj akcje”, później: „Dodaj na podstawie wybranej akcji”.

Wyłączanie i włączanie automatyzacji
W momencie, gdy posiadamy już stworzone automatyzacje, w dowolnym momencie możemy je dezaktywować. Pozwala nam to w każdej chwili uruchomić ponownie automatyzację, bez jej wtórnej konfiguracji.

Aby usunąć akcję, zaznaczamy pole wyboru znajdujące się przy numerze danej akcji. Następnie w lewym górnym rogu okna, obok przycisku “Dodaj akcję” wybieramy przycisk “Usuń”.

Tworzenie akcji w Firmao jest łatwe, a daje bardzo duże możliwości. Warto przyjrzeć się bliżej tej funkcjonalności, ponieważ automatyzacje ułatwiają codzienną pracę.