Automatyzacje w systemie - System CRM i oprogramowanie ERP Firmao

Automatyzacje w systemie

Ważne! Poniższa instrukcja jest przeznaczona tylko dla administratora całego systemu, który posiada licencję Enterprise oraz moduł API.

W systemie Firmao CRM istnieje możliwość konfiguracji różnego rodzaju automatyzacji procesów biznesowych. Służyć do tego będą akcje okresowe i natychmiastowe. Korzystanie z automatyzacji eliminuje wiele żmudnych, ręcznych procesów oraz dodatkowo pozwala zaoszczędzić czas pracowników.


Gdzie znajduje się moduł Automatyzacji w systemie Firmao CRM?

W celu znalezienia modułu Automatyzacji klikamy w awatar, znajdujący się w prawym górnym rogu strony i wybieramy opcję „Ustawienia firmy”. Następnie po lewej stronie ekranu z listy wybieramy zakładkę „Automatyzacja”.

W systemie dostępne są dwa rodzaje automatyzacji:

  • Akcje okresowe
  • Akcje natychmiastowe.

Ważne! Akcje okresowe wywoływane są raz dziennie około godziny 12:00 po spełnieniu określonego przez nas warunku.
Akcje natychmiastowe wywoływane są od razu po spełnieniu danego warunku.


W jaki sposób skonfigurować akcję okresową?

W celu konfiguracji nowej lub edytowania aktualnej akcji z zakładki Automatyzacja w „Ustawieniach firmy” wybieramy rodzaj: Akcje okresowe, a następnie klikamy przycisk: „+ Dodaj akcję”. Po naciśnięciu przycisku automatycznie dodany zostanie wiersz dotyczący nowej akcji.


Poniżej opiszemy konfigurację akcji okresowej która zostanie wywołana
w momencie nieopłaconej i przeterminowanej o 14 dni faktury.
Po spełnieniu warunku do klienta zostanie automatycznie wysłana wiadomość e-mail z wezwaniem do zapłaty.

W celu konfiguracji danej akcji w każdym wierszu uzupełniamy kolejno:

  • Typ obiektu, którego ma dotyczyć tworzona akcja (np. faktura). Do każdego typu obiektu mamy do dyspozycji inne warunki;


  • Warunki, jakie musi spełnić wybrany typ obiektu, aby dana akcja została wywołana.
    Po kliknięciu w kolumnę warunków w systemie otworzy się dodatkowe okno: „Edycja warunków akcji”. W celu dodania warunku klikamy przycisk: „+ Dodaj warunek”, a następnie wybieramy pole oraz wartość.
    W zależności od typu, do wyboru jest wiele możliwości, np. dla faktury możemy ustawić warunek przeterminowanych faktur o 14 dni:
    Warunek 1. pole: Zapłacono, wartość: Nie.
    Warunek 2. pole: Termin płatności, wartość: 14


    Wskazówka: Możemy wybrać wiele warunków, by tworzyć bardziej rozbudowane automatyzacje.

Po ustaleniu warunków istnieje możliwość zobaczenia obiektów, które je spełniają. W tym celu wybieramy „Sprawdź obiekty” w prawym górnym rogu edycji warunków akcji.

  • Typ akcji — wybieramy z listy rozwijanej opcję, która wydarzy się po spełnieniu warunku lub warunków (np. utworzenie zadania, wysłanie wiadomości email/sms). Typy akcji różnią się w zależności od wybranego typu obiektu;

    Ważne! W celu wysyłania wiadomości e-mail/sms należy wcześniej dokonać konfiguracji skrzynki pocztowej lub SMS.

  • Szczegóły akcji określają, jakie wartości ma przyjąć utworzony w systemie obiekt. Np. w przypadku, gdy naszym typem akcji jest utworzenie wiadomości e-mail (jak w naszym przykładzie), to w tym miejscu będziemy posiadać możliwość wprowadzenia szablonu, typu wysyłanego obiektu oraz odbiorcy;
  • Cykliczna — w tym miejscu możemy ustalić, czy nasza akcja ma być cykliczna. Używamy tej opcji w przypadku, gdy w warunku występuje u nas data. Cykl będzie takiej długości jak ustalona w warunku liczba (np. pole w warunku to termin płatności w obiekcie faktura. Wartość dla tego pola w warunku to 2 dni po. Wartość tego pola w sprawdzanym obiekcie to 16.05.2023. Przy włączonej cykliczności obiekt ten spełni warunki akcji w dniu 18.05.2023, 20.05.2023, 22.05.2023 itd.).

W momencie skonfigurowania akcji okresowej zapisujemy zmiany przyciskiem: „OK”, który znajduje się w prawym dolnym rogu okna.


W jaki sposób skonfigurować akcję natychmiastową?

Na założonym nowym koncie w systemie Firmao zdefiniowane są już systemowe automatyzacje natychmiastowe. Dodawanie i edytowanie akcji natychmiastowych jest bardzo podobne do akcji okresowych. Większość pól wypełnia się w analogiczny sposób, jednak występują pewne różnice.

W celu skonfigurowania nowej lub edytowania aktualnej akcji, z zakładki Automatyzacja w „Ustawieniach firmy” wybieramy rodzaj: Akcje natychmiastowe, a następnie klikamy przycisk: „+ Dodaj akcję”. Po naciśnięciu przycisku automatycznie zostanie dodany wiersz dotyczący nowej akcji.

Poniżej opiszemy konfigurację akcji natychmiastowej która zostanie wywołana
w momencie, gdy utworzymy firmę ze statusem: „Potencjalny”.
Po spełnieniu warunku system automatycznie utworzy szansę sprzedaży przypisaną do tej firmy.

  • Wyzwalacz — w tym miejscu definiujemy zdarzenie, które ma wywołać akcję np. utworzenie, modyfikacje czy usunięcie obiektu lub dowolną akcję wykonaną na obiekcie.
    Dla naszego przykładu wybieramy „Utworzenie obiektu;

  • Typ obiektu — pole działa analogicznie jak w akcjach okresowych, natomiast na liście mogą znajdować się inne dane niż w akcjach okresowych, np. Szansa sprzedaży.
    Dla naszego przykładu wybieramy „Firma”;

  • Warunki — pole działa analogicznie jak w akcjach okresowych, natomiast na liście mogą znajdować się inne dane, np. Priorytet. Po wybraniu pierwszego pola definiujemy warunek, który musi zostać spełniony, aby dana akcja się wykonała.
    W naszym przykładzie wybieramy pole „Status”, a następnie w polu „warunek” wybieramy operator „równy” i wartość „Potencjalny”. Zmiany zapisujemy zielonym przyciskiem „OK”;

  • Typ akcji — pole działa analogicznie jak w akcjach okresowych, natomiast na liście mogą znajdować się inne dane, np. Utworzenie projektu.
    Dla naszego przykładu wybieramy „Utworzenie szansy sprzedaży”;

  • Szczegóły akcji — pole działa analogicznie jak w akcjach okresowych, natomiast na liście mogą znajdować się inne dane. W tym oknie uzupełniamy szczegółowe informacje akcji.

    W naszym przykładzie definiujemy, jaką automatycznie generowaną szansę sprzedaży chcemy ustawić, uzupełniając m.in. tytuł szansy sprzedaży, firmę, osoby odpowiedzialne, etap.

W momencie skonfigurowania akcji natychmiastowej zapisujemy zmiany przyciskiem: „OK”, który znajduje się w prawym dolnym rogu widoku.

W jaki sposób utworzyć akcje na podstawie już istniejącej?

W celu utworzenia akcji na podstawie już istniejącej z poziomu zakładki Automatyzacja przechodzimy do akcji okresowej lub natychmiastowej i wybieramy po lewej stronie akcję, którą chcemy skopiować. Zaznaczamy pole wyboru, które znajdziemy po lewej stronie od nazwy akcji, a następnie kolejno klikamy strzałkę obok przycisku: „+ Dodaj akcję” oraz „Dodaj na podstawie wybranej akcji”. Na liście pojawi się nowo utworzona akcja.


W jaki sposób wyłączyć automatyzacje?

W celu wyłączenia automatyzacji z widoku zakładki Automatyzacja, w kolumnie „Włączona” dokonujemy zmiany na: „Nie”. Pozwala nam to w każdej chwili uruchomić ponownie automatyzację, bez jej wtórnej konfiguracji.

W jaki sposób usunąć automatyzacje?

W celu usunięcia automatyzacji zaznaczamy z poziomu widoku zakładki Automatyzacje pole wyboru znajdujące się przy akcji, którą chcemy usunąć. Następnie w lewym górnym rogu okna, obok przycisku „+ Dodaj akcję” wybieramy przycisk „Usuń” i potwierdzamy usunięcie.


Wypróbuj bezpłatnie demo Firmao


Mam kod polecający
Zakładając konto akceptujesz regulamin systemu Firmao. Pełny cennik naszych usług.


Umów się na prezentację



preview