- /
- /
Czas pracy – planowanie oraz ewidencja
System Firmao pozwala nam na prowadzanie ewidencji czasów pracy. Możemy wprowadzać czasy pracy ręcznie lub automatycznie. Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkowe dla każdego pracodawcy, bez względu na ilość pracowników w firmie, a system Firmao skutecznie nam to ułatwia. Wszelkie zmiany czasów pracy (w tym ich ręczne edytowanie) widoczne są w module “Historia zmian”.
Ważne! Administrator całego systemu zawsze może edytować faktyczne oraz planowane czasy pracy wszystkich użytkowników. Ponadto w zakładce “Uprawnienia” może wpisać użytkowników, którzy nie mogą ręcznie edytować planowanych (przeszłych i dzisiejszych) oraz faktycznych czasów pracy (wszystkich).
Włączenie modułu „Czasy pracy”
Opcja „Czasy pracy” jest domyślnie wyłączona, gdy zakładamy nowe konto. Aby ją włączyć, klikamy w awatar, a następnie z listy rozwijanej wybieramy „Ustawienia firmy”.
Na ekranie wyświetlą się opcje włączenia/wyłączenia modułów dostępnych w systemie Firmao. Następnie pod głównym modułem „Organizacja pracy” zaznaczamy pole wyboru „Czasy pracy”.
Opcja „Aktualne zadania” wymaga włączenia modułu „Czasy pracy”.
Włączenie samego modułu „Czasy pracy” pozwoli nam jedynie na ręczne wpisywanie faktycznych czasów pracy (zakładka „Faktyczne czasy pracy” w widoku szczegółów zadania). Włączenie dodatkowej opcji „Aktualne zadania” umożliwia automatyczne rejestry faktycznych czasów pracy poprzez kliknięcie przycisku „Rozpocznij” w prawym górnym rogu widoku szczegółów zadania lub ustawienie statusu zadania na „Aktualnie wykonywane”.
W jaki sposób wybrać aktualnie wykonywane zadanie?
Jeśli włączyliśmy w ustawieniach firmy opcje: „Aktualne zadania”, w prawym górnym rogu systemu Firmao pojawi się możliwość ustawienia go.
Aby skorzystać z tej opcji, musimy kliknąć w „Wybierz aktualne zadanie”, a następnie z wyświetlonej listy wybrać to, które chcemy, aby widniało jako wykonywane.
Po wybraniu danego zadania, w prawym górnym rogu systemu mamy możliwość:
- zmiany aktualnego zadania
- przerwania aktualnego zadania
- zakończenia aktualnego zadania
W momencie przerwania lub zakończenia zadania, które wykonywaliśmy, automatycznie zostanie zmieniony jego status.
W jaki sposób włączyć okno potwierdzania zmiany aktualnie wykonywanego zadania?
W systemie Firmao istnieje również możliwość włączenia „Okna potwierdzenia czasów pracy przy kończeniu bieżącego zadania„. Aby tego dokonać, przechodzimy ponownie do ustawień firmy, a następnie do zakładki „Pozostałe” i zaznaczamy dane pole.
Włączenie tej opcji powoduje, że przy przerywaniu lub kończeniu bieżącej aktywności wyświetlone zostanie okno z informacją, jakie wpisy czasów pracy zostaną dodane. Pracownik ma wówczas możliwość ewentualnej modyfikacji tych danych przed zapisem.
Kategorie czasów pracy
W systemie Firmao mamy 3 kategorie czasów pracy, które możemy przypisywać do zadań:
- Planowany czas pracy – pozwala na zaplanowanie czasu, który spędzimy nad wykonaniem zadania. Jest to opcja szczególnie przydatna przy planowaniu grafików pracy. Dzięki niej osoba odpowiedzialna za przydzielanie zadań dla pracowników wie, kiedy dany pracownik jest dostępny i może lepiej zorganizować podział pracy.
- Aktualny czas pracy – oznaczamy zadanie jako aktualnie wykonywane. Jak dodać czas pracy, opisaliśmy w następnym punkcie. Czas pracy jest pokazywany w widoku list zadań/użytkowników i kalendarzu jako „Aktualny czas pracy”. Dzięki zapisywaniu wielu osobnych czasów pracy możliwe jest sumowanie i podanie całego czasu pracy spędzonego nad danym zadaniem.
- Faktyczne czasy pracy – „Aktualny czas pracy” przekształca się w „Faktyczny czas pracy”, gdy pracownik zakończy lub przerwie wykonywanie danego zadania. Faktyczne czasy pracy pokazują sumę przepracowanych godzin, wykonywane zadanie oraz dokładną datę i godzinę rozpoczęcia, oraz zakończenia/zapauzowania zadania.
W jaki sposób można dodać czasy pracy?
W systemie Firmao czasy pracy możemy dodać na kilka sposobów, poniżej zostaną one opisane.
Dodanie czasów pracy z menu górnego
Z menu górnego, wybieramy moduł „Czasy pracy”. Na ekranie pojawi nam się okno z domyślnym widokiem faktycznych czasów pracy. Aby dodać nową ewidencję czasu pracy, klikamy zielony przycisk “Dodaj” w prawym górnym rogu okna.
Po kliknięciu przycisku “Dodaj” otworzy się okno tworzenia, domyślnie ustawione na aktywność jednorazową, w którym uzupełniamy takie informacje jak:
- kategoria (choroba, planowany czas pracy, faktyczny czas pracy, urlop),
- pracownik,
- zadanie,
- data rozpoczęcia oraz zakończenia czasu pracy,
- opcjonalnie możemy dodać opis oraz zaznaczyć pole wyboru z pracą zdalną.
W oknie dodawania mamy również możliwość wybrania aktywności wielokrotnej. Dzięki temu wiedząc, że np. codziennie przez tydzień będziemy pracować w tych samych godzinach, możemy ustawić planowany czas pracy wielokrotnie, zamiast ustawiać osobno każdy dzień. W wielokrotnej aktywności, poza danymi, które są obowiązkowe także w aktywności jednorazowej, uzupełniamy dodatkowo:
- powtarzanie (dzienne, tygodniowe, miesięczne, roczne).
- powtarzaj co — wybieramy, co ile dni/tygodni/miesięcy/lat ma powtarzać się ustawiona automatyzacja.
- data początkowa i końcowa — czyli ustalamy dokładne daty, kiedy dana cykliczność ma się zacząć, a kiedy skończyć.
- godziny — w jakich godzinach czasy pracy mają się zaczynać i kończyć w dniu, kiedy dana cykliczność występuje (opcjonalnie).
W celu zapisania ustawień dodawanych czasów pracy klikamy zielony przycisk „Utwórz” w prawym dolnym rogu okna.
Dodanie czasów pracy z widoku kalendarza
Drugim ze sposobów na dodawanie czasu pracy jest wykorzystanie kalendarza. Więcej na temat kalendarza i ustawiania w nim czasów pracy przeczytamy tutaj.
Dodanie czasów pracy z poziomu zadania
Trzecim ze sposobów na dodawanie czasu pracy jest wykorzystanie zakładek w szczegółach danego zadania.
Aby dodać ewidencję czasu pracy, z menu górnego wybieramy „Zadania”. Następnie przechodzimy do widoku szczegółów tego zadania, do którego chcemy dodać czasy pracy.
Z zakładek wybieramy „Faktyczne czasy pracy” lub „Planowane czasy pracy”. Następnie klikamy w 
Ważne! ”Planowane czasy pracy” domyślnie znajdują się w ukrytym menu, do którego możemy przejść, klikając w ikonę trzech kropek na końcu listy zakładek. Aby przypiąć tę zakładkę do głównego menu, klikamy w ikonę pinezki, która znajduje się z prawej strony nazwy.
Dalsze postępowanie dotyczące dodanie aktywności jest analogiczne do przedstawionej powyżej instrukcji.
W jaki sposób wybrać zastępcę, podczas urlopu lub choroby?
Podczas dodawania czasów pracy możemy też w polu „Kategoria”, wybrać Urlop lub Chorobę w takim przypadku należy wskazać „Zastępcę„.
W jaki sposób sprawdzić czasy pracy?
Aby sprawdzić nasze czasy pracy, klikamy w awatar, a następnie w „Szczegóły użytkownika”, następnie wybieramy zakładkę: „Czasy pracy”.
W tym widoku możemy edytować daty oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych czasów pracy. W lewym górnym rogu zakładki możemy wybrać kategorię, którą chcemy wyselekcjonować (planowany lub faktyczny czas pracy, choroby, urlopy). Aby edytować czasy pracy, klikamy na pole z rozpoczęciem/zakończeniem, zmieniamy datę i/lub godzinę i zatwierdzamy zielonym przyciskiem „OK” w prawym górnym rogu widoku kalendarza.
Czasy pracy możemy też sprawdzić, wchodząc w zakładkę „Czasy Pracy” w menu górnym, a następnie w filtrach wybrać użytkownika, którego czas pracy chcemy sprawdzić.
Analizy dotyczące czasów pracy
Czas pracy możemy też wyświetlić w widoku „Analizy”, klikając w ikonę „Analizy“ w górnym menu panelu.
Mamy też możliwość edycji kategorii wykresu, gdzie możemy określić nazwę wykresu, jego typ, pogrupowanie, a także mierzalność według osi XY.
Czas pracy – generowanie raportu
Na podstawie utworzonych czasów pracy możemy wygenerować raport. W tym celu z menu górnego wybieramy moduł „Czasy pracy”. Następnie z widoku listy czasów pracy, przechodzimy: „Raport”.
Ważne! Jeżeli nie widzimy zakładki „Raport”, to musimy ją włączyć w „Ustawieniach firmy”. Instrukcję krok po kroku znajdziemy tutaj.
Domyślnie ustawiony typ raportu to „Raport czasów pracy”. Możemy jednak zmienić ten widok, klikając w 
Ważne! Możemy także ustalić, jakie informacje znajdują się na raporcie (np. chcemy zmienić raport czasów pracy z faktycznych na planowane lub dostosować rodzaj urlopu) poprzez dostosowanie filtrów po lewej stronie ekranu.
