Dokumenty magazynowe – WZ, RZ, PZ, PW, PM

Dokumenty magazynowe mogą tworzyć tylko administratorzy całego programu i administratorzy magazynu. Do zarządzania dokumentami magazynowymi używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Dokumenty magazynowe.

• Przycisk „Dodaj” umożliwia utworzenie nowego dokumentu magazynowego. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać się wszystkie niezbędne dane dokumentu. Można podać nazwę dokumentu magazynowego, niezbędne daty związane z samym dokumentem oraz typ.

Nowy dokument magazynowy może zostać utworzona na podstawie innego (domyślnie posiada wszystkie dane dokumentu, od której została utworzony) poprzez zaznaczenie wybranego dokumentu magazynowego i kliknięcie “strzałki” znajdującej się w prawej części przycisku „Nowy”

• Przycisk „ PDF” umożliwia generowanie kilku dokumentu magazynowego naraz po uprzednim
  zaznaczeniu ich
• Przycisk „ Wyślij” umożliwia wysłanie oryginału dokumentu magazynowego w postaci pliku PDF za
  pośrednictwem wiadomości email
• Przycisk „Dodaj transakcję” umożliwia utworzenie transakcji na podstawie dokumentu
  magazynowego
• Przyciski strzałek umożliwiają wybór strony listy dokumentów magazynowych
• Przycisk „Usuń” umożliwia usunięcie zaznaczonego dokumentu magazynowego z systemu
• Przycisk „Pomoc” wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności
  systemu Firmao

Dokumenty magazynowe, a aktualizacja stanów magazynowych

Po utworzeniu dokumentu magazynowego wyświetli się okno z pytaniem o aktualizację stanów magazynowych.

Potwierdzenie aktualizacji spowoduje zmianę stanu magazynowego produktów, których dotyczy. Dokument typu „Przyjęcie zewnętrzne” zwiększa stan magazynu w zależności od ilości przyjętego towaru, natomiast dokument „Wydanie zewnętrzne” zmniejsza stan magazynu w zależności od ilości wydanego towaru.

Zaznaczenie checkboxu „Zapamiętaj odpowiedź i nie pytaj ponownie” spowoduje, że system zapamięta wybraną odpowiedź i przy kolejnym tworzeniu dokumentu magazynowego nie będzie się już pytał o aktualizację stanów magazynowych tylko wykona zapamiętaną czynność. Ustawienie aktualizacji stanów magazynowych można zmienić w ustawieniach firmy w zakładce Dokumenty magazynowe.

Po utworzeniu dokumentu magazynowego opcja „Pytaj o aktualizację” powoduje, że wyświetli się okno z pytaniem o aktualizację stanów magazynowych. Natomiast opcja „Automatyczna aktualizacja” spowoduje, że zmieni się stan magazynowy produktów, których dotyczy bez potwierdzenia przez użytkownika. „Brak aktualizacji” sprawi, że utworzenie dokumentu magazynowego nie ma wpływu na stan magazynowy produktów, których dotyczy.
Dane wszystkich utworzonych dokumentów magazynowych można przeglądać oraz edytować za pomocą widoku listy.

Edytowanie utworzonych dokumentów magazynowych

Klikając na nazwę bądź numer wybranego dokumentu magazynowego przechodzimy do widoku szczegółów. W widoku szczegółów wybranego dokumentu magazynowego można uzupełniać/edytować dane z nim powiązane.

Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie dokumentami magazynowymi. Przyciski w widoku szczegółów dokumentów magazynowych spełniają analogiczne funkcje co przyciski znajdujące się w górnym menu na listach dokumentów magazynowych.

• Przycisk „Dodaj transakcję” umożliwia utworzenie transakcji na podstawie dokumentu magazynowego.

Szczegółowe raporty z dokumentów magazynowych

Możemy także wyświetlić szczegółowy raport wybranego dokumentu magazynowego w postaci pliku PDF klikając na zakładkę “Podgląd”.

Po kliknięciu na zakładkę zostanie wyświetlony raport dokumentu magazynowego.

Szablony raportów można modyfikować. W tym celu należy pobrać szablon raportu w postaci pliku .jrxml na lokalny komputer, klikając na przycisk “Pobierz szablon”. Po pobraniu szablonu można go edytować korzystając z darmowego programu IReport. Zmodyfikowany szablon można następnie wczytać klikając na przycisk “Dodaj” i wybierając nowy raport z dysku.

Dokumenty magazynowe – dodatkowe informacje

Dokładny opis raportów znajduje się w rozdziale 6 instrukcji.

Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia, przypisywać pola dodatkowe oraz opisywać szczegóły samej przesyłki.

• Zakładka „Pozycje dokumentu” umożliwia przegląd wszystkich pozycji wybranego dokumentu
  magazynowego. W panelu można także dodawać nowe pozycje, edytować i usuwać istniejące
  oraz zmieniać sposób wyświetlania cen.

• Zakładka „Transakcje” umożliwia przegląd wszystkich transakcji związanych z danym dokumentem magazynowym. W panelu można także dodawać i usuwać powiązania.

• Zakładka „Opis i adnotacje” umożliwia dodanie opisu do dokumentu magazynowego (który nie będzie widoczny na dokumencie) oraz adnotacji (które będą widoczne na dokumencie)

• Zakładka „Przesyłka” umożliwia wprowadzenie informacji dotyczących samej przesyłki.

• Zakładka „Przypomnienia” umożliwia przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybranym dokumentem magazynowym. W panelu można także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. Do osób przypisanych do danego przypomnienia, ze zdefiniowanym wyprzedzeniem, zostanie wysłana wiadomość email informująca o zbliżającym się terminie.

• Zakładka „Załączniki” umożliwia przegląd wszystkich załączników powiązanych z wybranym dokumentem magazynowym. W panelu można także dodawać nowe załączniki, edytować informacje o załącznikach istniejących w systemie oraz usuwać wybrane. Limit powierzchni dyskowej na załączniki jest wspólny dla całej firmy i jest zależny od liczby wykupionych licencji Full (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 10 GB) i licencji Standard(każda pojedyncza licencja to dodatkowe 2 GB). Maksymalna wielkość pojedynczego pliku-załącznika to 1 GB.

• Zakładka „Pola dodatkowe” umożliwia wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z obiektami Dokumenty magazynowe.

• Zakładka „Historia zmian” umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym dokumentem magazynowym. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na dokumencie – kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco.

Przeczytaj także o fakturach w systemie Firmao.