Dokumenty magazynowe: dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne na numer), PM, WZ, PW, RZ - Firmao CRM

Dokumenty magazynowe

Moduł „Dokumenty magazynowe” pozwala na pełną kontrolę stanów magazynowych z poziomu systemu Firmao CRM (m.in. wydania, przyjęcia i rozchody).

Ważne! Dokumenty magazynowe dla wszystkich firm mogą tworzyć jedynie administratorzy całego systemu, dyrektorzy firmy i administratorzy magazynu. Natomiast dokumenty magazynowe do poszczególnych firm mogą tworzyć użytkownicy przypisani do tych firm.

Wskazówka: W systemie Firmao masz możliwość definiowania własnych pól dodatkowych do modułu „Dokumenty magazynowe”. Możesz np. dodać pole wyboru „Sprawdzone przez magazyniera”, co pozwoli wyfiltrować dokumenty sprawdzone przez magazyniera.


Włączanie modułu Dokumenty magazynowe”

W celu włączenia modułu Dokumenty magazynowe” kliknij awatar w prawym górnym rogu systemu. Z listy rozwijanej wybierz opcję „Ustawienia firmy”.


Wyświetli się nowe okno. Zaznacz pole wyboru w prawym górnym rogu ramki modułu ERP Magazyn”. Zmiany zapiszesz, klikając niebieski przycisk OK” w prawym dolnym rogu okna.


Dodawanie dokumentu magazynowego

Dokumenty magazynowe możesz dodać:

  • w widoku listy dokumentów magazynowych;
  • z listy rozwijanej po kliknięciu przycisku plusa „+” przy wyszukiwarce;
  • w menu głównym;
  • w widoku szczegółów innych obiektów;
  • automatycznie po utworzeniu faktury;
  • przez API.


Dodawanie dokumentu magazynowego z widoku listy dokumentów magazynowych

Kliknij moduł „Dokumenty magazynowe” w menu głównym, a następnie kliknij niebieski przycisk „+ Dodaj” w prawej górnej części ekranu. Otworzy się okno dodawania dokumentu magazynowego.


Dodawanie dokumentu magazynowego w menu głównym

Kliknij strzałkę skierowaną w dół z prawej strony modułu „Dokumenty magazynowe” w górnym menu głównym, a następnie wybierz „+ Dodaj dokument magazynowy” z listy rozwijanej. Otworzy się okno dodawania dokumentu magazynowego.


W przypadku menu bocznego kliknij ikonę plusa „+” pojawiającą się z prawej strony nazwy modułu po najechaniu myszką na moduł.


Dodawanie dokumentu magazynowego z listy rozwijanej po kliknięciu przycisku plusa „+” przy wyszukiwarce

Kliknij przycisk plusa „+” po prawej stronie paska wyszukiwarki w górnej części ekranu, a następnie kliknij „Dokument magazynowy” na liście rozwijanej. Otworzy się okno dodawania dokumentu magazynowego.


Dodawanie dokumentu magazynowego w widoku szczegółów innych obiektów

widoku szczegółów obiektów:

dostępna jest zakładka „Dokumenty magazynowe”. Kliknij ją, a następnie kliknij ikonę niebieskiego plusa „+” w lewym górnym rogu zakładki. Otworzy się okno dodawania dokumentu magazynowego.


W widoku szczegółów obiektów:

dostępny jest przycisk „Dodaj dokument magazynowy” (pomarańczowa ikona dokumentu) w górnym pasku narzędzi. Kliknij przycisk, a otworzy się okno dodawania dokumentu magazynowego.


Dodawanie dokumentu magazynowego automatycznie po utworzeniu faktury

Administratorzy całego systemu lub dyrektorzy firmy w ustawieniach firmy mogą wybrać opcję, aby po utworzeniu faktury automatycznie dodawał się dokument magazynowy na pozycje podane w fakturze. W tym celu kliknij awatar, a następnie ustawienia firmy.


Następnie kliknij Faktury” w panelu nawigacyjnym. W polu Aktualizacja stanu magazynowego wybranych produktów po dodaniu faktury” wybierz Automatycznie utwórz dokument magazynowy”.


Okno dodawania dokumentu magazynowego

W oknie dodawania dokumentu magazynowego masz do uzupełnienia następujące pola:

  • typ dokumentu — wybierz jedną opcję spośród dostępnych: Dokument inwentaryzacyjny, Przychód wewnętrzny, Przyjęcie zewnętrzne, Przyjęcie zewnętrzne korekta, Rozchód zewnętrzny, Wydanie zewnętrzne, Wydanie zewnętrzne korekta;

Ważne! Wszystkie utworzone dokumenty magazynowe wpływają na aktualny stan magazynowy produktów.

  • numer dokumentu — możesz zdefiniować szablon numeracji w ustawieniach firmy, przechodząc do sekcji „Dokumenty magazynowe”;
  • magazyn;
  • firmę;
  • adres firmy;
  • termin płatności — zaciągany z karty firmy lub dokumentu, na podstawie którego tworzony jest dokument magazynowy;
  • pozycje dokumentu.


Wskazówka: Nowy dokument magazynowy możesz utworzyć na podstawie już istniejącego dokumentu magazynowego, poprzez zaznaczenie pola wyboru przy jego nazwie. Następnie kliknij przycisk „Dodaj na podstawie wybranego dokumentu”.


Dokumenty magazynowe a aktualizacja stanów magazynowych

Po utworzeniu dokumentu magazynowego na górze ekranu wyświetli się informacja o dodaniu dokumentu oraz o aktualizacji stanu magazynowego, jeżeli w ustawieniach firmy wybrałeś opcję, aby dokumenty magazynowe automatycznie aktualizowały stan magazynowy produktów.

Wskazówka: Domyślnie opcja „Automatyczna aktualizacja” w dokumentach magazynowych jest włączona.

W celu ustawienia czy stany magazynowe produktów mają być aktualizowane automatycznie, kliknij awatar w prawym górnym rogu systemu. Z listy rozwijanej wybierz „Ustawienia firmy”.


Następnie kliknij Dokumenty magazynowe” w lewym panelu nawigacyjnym.


W polu „Aktualizacja stanu magazynowego” z listy rozwijanej wybierz jedną z dwóch opcji:

  • Automatyczna aktualizacja;
  • Brak aktualizacji.


Wskazówka: Jeżeli po wystawieniu dokumentu stan magazynowy produktu będzie ujemny, a masz włączoną automatyczną aktualizację, na ekranie pojawi się komunikat: „Stan magazynowy dla produktu (…) będzie ujemny. Kontynuować?”

Wskazówka: Jeżeli masz włączone kolejki FIFO/LIFO, nie można utworzyć dokumentu magazynowego, jeżeli stan produktu byłby ujemny.


Jak włączyć opcję Bezpośrednia modyfikacja stanów magazynowych”?

Ważne! W celu bezpośredniej zmiany stanów magazynowych, musisz ustawić automatyczną aktualizację stanów magazynowych. Zmiana aktualizacji opisana jest w poprzednim kroku.

Ważne! Przy włączonych kolejkach zakupowych włączenie opcji „Brak aktualizacji” nie będzie możliwe.


W ustawieniach firmy w zakładce „Dokumenty magazynowe” zaznacz pole wyboru przy opcji „Bezpośrednia modyfikacja stanów magazynowych”.


Zaznaczenie tego pola powoduje możliwość ręcznej zmiany stanów magazynowych za pomocą ikon strzałek w dół oraz w górę w szczegółach produktu, bez konieczności wystawiania dokumentów magazynowych lub faktur ręcznie. Automatycznie zostanie wystawiona faktura na wybrane produkty. Pozostawienie pustego pola wyboru powoduje blokadę ręcznej zmiany stanów magazynowych.


Bezpośrednia (ręczna) zmiana stanów magazynowych

W celu bezpośredniej zmiany stanów magazynowych produktów kliknij moduł „Produkty/magazyn” w menu głównym. Następnie kliknij nazwę produktu, którego stan chcesz zmienić. Otworzy się okno szczegółów produktu.


Jeśli masz jeden magazyn…

Wskazówka: Jeśli włączyłeś moduł „ERP” w ustawieniach firmy, pole z aktualnym stanem magazynowym produktu będzie domyślnie widoczne w szczegółach produktu.

Jeśli w systemie masz jeden magazyn, to w szczegółach produktu w pierwszej kolejności dostosuj widoczne pola. W tym celu kliknij ikonę trzech kropek w prawym górnym rogu, a następnie wybierz „Dostosuj widoczne pola”.


Na ekranie wyświetli się okno, w którym należy zaznaczyć pole „Aktualny stan magazynowy”. W celu zapisania wybranego pola kliknij niebieski przycisk „OK” w prawym dolnym rogu okna.


Po lewej stronie w szczegółach produktu pojawi się nowe pole. Klikając w nie, możesz wpisać dowolną liczbę, odpowiadającą ilości produktów na magazynie.


Jeśli masz wiele magazynów…

Jeśli posiadasz wiele magazynów, w szczegółach produktu wybierz zakładkę „Ceny”. W niej masz dostęp do podglądu cen produktu, a także do stanu magazynowego. W celu ręcznej zmiany ilości produktu w magazynie kliknij na aktualny stan magazynowy w wierszu magazynu, w którym chcesz dokonać edycji i wpisz konkretną wartość lub użyj ikon strzałek w dół oraz w górę.


Korekta dokumentów magazynowych

Wszystkie utworzone dokumenty magazynowe możesz przeglądać za pomocą widoku listy w module „Dokumenty magazynowe”. Gdy klikniesz numer dokumentu, system przeniesie cię do jego widoku szczegółów. Elementy nieedytowalne z poziomu widoku szczegółów to:

  • wartość netto;
  • wartość VAT;
  • wartość brutto;
  • waluta;
  • magazyn.

Wskazówka: Wyżej wymienione elementy możesz edytować, tworząc korektę dokumentu magazynowego poprzez zmianę stawki VAT lub ceny jednostkowej. Nie możesz edytować magazynu, którego dotyczy korygowany dokument magazynowy.

W celu utworzenia korekty dokumentu magazynowgo z widoku szczegółów dokumentu w prawym górnym rogu okna kliknij ikonę dokumentu z ołówkiem .


Następnie otworzy się okno korekty dokumentu. Zmień odpowiednie pola i zapisz zmiany, klikając niebieski przycisk „Utwórz” w prawym dolnym rogu okna.


Szczegółowe raporty z dokumentów magazynowych

Możesz wyświetlić szczegółowe raporty wybranych dokumentów magazynowych lub wszystkich dokumentów w postaci pliku PDF. W tym celu w widoku listy kliknij ikonę raportu . Natomiast, gdy chcesz stworzyć raport wybranych dokumentów, przed kliknięciem ikony raportu wybierz z widoku listy dokumenty, które chcesz zawrzeć w raporcie, poprzez zaznaczenie pól wyboru przy ich numerach.


Po kliknięciu ikony zostanie wyświetlony raport dokumentu magazynowego.

Ważne! Raport produkcyjny może być wygenerowany tylko dla jednego dokumentu magazynowego.

Wskazówka: Więcej na temat raportów przeczytasz w instrukcji „Generowanie raportów”.


Przypisywanie elementów do danego dokumentu

W widoku szczegółów dokumentu masz dostęp do zakładek z powiązanymi obiektami. Możesz w nich dodawać:


Po kliknięciu ikony trzech kropek znajdującej się na końcu zakładek wyświetli się lista dodatkowych elementów. W celu przypięcia ich do widoku szczegółów kliknij ikonę pinezki , którą znajdziesz po prawej stronie nazwy każdej zakładki.


  • zakładka „Pozycje dokumentu” — umożliwia przegląd wszystkich pozycji wybranego dokumentu magazynowego. W tym panelu możesz także dodawać nowe pozycje za pomocą ikony niebieskiego plusa w lewym górnym rogu zakładki, usuwać istniejące pozycje, edytować ich szczegóły (jednostki, ilość sztuk, wysokość VAT, kolejność, kod, PKWiU, kod CN, GTU, kod celny, numer serii, sprzęt, cenę zakupu, zysk, magazyn) oraz zmieniać sposób wyświetlania cen z netto na brutto i odwrotnie;
  • zakładka „Pliki” — pozwala na dodanie pliku z komputera, który będzie przypisany do dokumentu. W celu dodania pliku kliknij ikonę niebieskiego plusa w lewym górnym rogu zakładki. Następnie wybierz plik z komputera, kliknij „Dodaj”, a dodany plik pojawi się na liście;
  • zakładka „Faktury” — umożliwia powiązanie dodanej wcześniej faktury z dokumentem magazynowym. W tym celu kliknij ikonę niebieskiego plusa w lewym górnym rogu zakładki;

Ważne! Dodawana do dokumentu magazynowego faktura musi zostać wcześniej stworzona w module faktur.

  • zakładka „Oferty/zamówienia” — umożliwia powiązanie dodanej wcześniej oferty lub zamówienia z dokumentem magazynowym. W tym celu kliknij ikonę plusa w lewym górnym rogu zakładki;

Ważne! Dodawana do dokumentu magazynowego oferta musi zostać wcześniej stworzona w module oferty/zamówienia.

  • zakładka Opis i adnotacje” — umożliwia dodanie opisu do dokumentu magazynowego (który nie będzie widoczny na dokumencie) oraz adnotacji (która będzie widoczna na dokumencie);
  • zakładka „Przesyłka” — umożliwia wprowadzenie informacji dotyczących wysyłki produktu;
  • zakładka „Odbiorca” — pozwala na wprowadzenie danych odbiorcy dokumentu magazynowego — czyli firmy, którą uprzednio dodałeś do systemu lub danych odbiorcy, który nie istnieje w Twojej bazie klientów;
  • zakładka „Korekty dokumentu” — umożliwia przegląd korekt danego dokumentu magazynowego oraz ich dodawanie, a także częściową edycję;
  • zakładka „Przypomnienia” — umożliwia przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybranym dokumentem magazynowym. Możesz w niej także dodawać, usuwać oraz edytować elementy. Do osób przypisanych do danego przypomnienia, ze zdefiniowanym wyprzedzeniem, zostanie wysłane powiadomienie w systemie oraz wiadomość email informująca o zbliżającym się terminie (po włączeniu opcji „Powiadomienia email”);
  • zakładka „Historia zmian” — umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym dokumentem magazynowym. Masz wgląd w pełną historię operacji dokonanych na dokumencie — kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco;
  • zakładka „Uprawnienia” — pozwala na podgląd użytkowników, którzy mają dostęp do danego dokumentu magazynowego oraz tego, jakie posiadają uprawnienia.

Wypróbuj bezpłatnie demo Firmao


Mam kod polecający
Zakładając konto akceptujesz regulamin systemu Firmao. Pełny cennik naszych usług.


Umów się na prezentację



preview