Filtry

Filtry w systemie CRM służą do zawężania wyświetlanych danych. Zakładka „Filtry” znajduje się w lewej górnej części ekranu w każdym module (z wyjątkiem modułu „Pulpit” oraz „Rejestry VAT”, „KPiR” i „Zobowiązania” dostępnych w module „JPK”).

Tworzenie filtrów

Panel filtrowania pozwala na wybór wielu kryteriów filtrowania charakterystycznych dla danego modułu.

Kryteriami wyszukiwania mogą być liczby, teksty oraz daty wprowadzone w formacie DD.MM.RRRR GG:MM lub w formacie zapisu daty względnej, gdzie:

• y– rok;
• m – miesiąc;
• w – tydzień;
• d – dzień;
• h – godzina.

Przykład: Wartość: „-1M” oznacza miesiąc wstecz od chwili obecnej i umożliwia np. wyświetlanie faktur wystawionych w ciągu ostatniego miesiąca.

W polach filtrowania o typie tekst możesz użyć znaków specjalnych:

• symbol procenta „%” — zastępuje dowolną ilość znaków (np. możesz wpisać „K%”, aby wyszukać firmy, których nazwa zaczyna się na literę „K”);
• symbol podkreślnika „_” — zastępuje jeden dowolny znak (np. przy wyszukiwaniu faktur w następujący sposób: “2023/0_/001”, system pokaże listę faktur: 2023/01/001, 2023/02/001, 2023/03/001 itd.);
• symbol średnika „;”— oddziela wiele wartości (np. możesz wyszukać firmy z Warszawy i Łodzi wpisując „Warszawa;Łódź”).

Opcje pól wyboru

Pola wyboru po lewej stronie nazw pól możesz zaznaczyć na dwa sposoby:

• zaznaczenie (niebieskie pole) — powoduje uwzględnienie pola w kryteriach wyszukiwania;
• podwójne kliknięcie (warunek NOT) (czerwone pole) — powoduje możliwość wyszukiwania obiektów, które nie spełniają tego warunku (np. przy wybraniu w filtrze Typ firmy — Dostawca i zaznaczeniu pola „Typ firmy” warunkiem NOT, system wyfiltruje firmy z każdym typem innym niż Dostawca).

Jak wyszukać obiekt w systemie po treści opisu?

Zaznaczając pole wyboru „Szukaj w” system wyszuka wpisany tekst w polach obiektów. Po najechaniu kursorem myszki na „i” w kółku wyświetli się podpowiedź z informacją, po jakich polach system wyszukuje wpisaną frazę.

Wpisane frazy możesz wyszukiwać w:

• firmach po polach: nazwa, opis, NIP/VAT UE, numery telefonu, emaile oraz ID;
• osobach kontaktowych po polach: imię i nazwisko, opis, numery telefonu, emaile oraz ID;
• emailach po polach: temat, adres nadawcy, adres odbiorcy, treść;
• zadaniach po polach: nazwa, opis oraz ID;
• projektach po polach: nazwa, opis oraz ID;
• szansach sprzedaży po polach: nazwa, wartość oraz ID;
• produkty/magazyn po polach: nazwa, opis, kod produktu oraz ID;
• fakturach po polach: nr faktury, numer powiązanego dokumentu, wartość brutto, wartość netto oraz ID;
• ofertach i zamówieniach po polach: numer, nazwa, wartość brutto, wartość netto oraz ID;
• umowach po polach: numer, wartość brutto, wartość netto oraz ID;
• notatkach po polach: opis oraz ID;
• sprzętach po polach: opis oraz ID;
• czatach po treści wiadomości.

Poniżej prezentujemy przykład wyszukania firmy na podstawie wpisania części numeru telefonu.

Gdzie możesz znaleźć wszystkie filtry?

W zakładce „Filtry” widoczne są najczęściej używane filtry. W celu zobaczenia wszystkich możliwych filtrów kliknij ikonę trzech kropek na końcu listy.

Filtrowanie z poziomu listy

Możesz użyć opcji szybkiego filtrowania w widoku listy. W tym celu po najechaniu myszką na nagłówek kolumny, według której chcesz filtrować dane, kliknij strzałkę w dół z jego prawej strony. Na liście rozwijanej znajduje się opcja „Filtr”. Zaznacz pola wyboru przy podanych filtrach lub wpisz frazę, którą chcesz wyfiltrować (w zależności czy w kolumnie występują dane tekstowe, czy dane z listy wyboru).

Jak sortować dane?

W celu sortowania danych kliknij nagłówek dowolnej kolumny w widoku listy. Po kliknięciu system ustawi sortowanie rosnące, a po kolejnym kliknięciu tej samej kolumny — malejące.

W celu wyświetlenia opcji sortowania danych w lewym górnym rogu kliknij zakładkę „Filtr”, a następnie kliknij przycisk z ikoną trzech kropek na końcu listy.

Pod przyciskiem wyświetlą się „Opcje” z dostępnymi polami „Pole sortowania 1” i „Pole sortowania 2”, w których masz do wyboru pola dostępne w obiekcie. W polach „Kierunek sortowania 1” i „Kierunek sortowania 2” ustawiasz czy dane mają być sortowane malejąco, czy rosnąco.

Po kliknięciu przycisku „Filtruj” na dole panelu po lewej stronie, zostanie wyświetlony widok, w którym pokazane będą tylko obiekty spełniające wprowadzone kryteria.

Zapisywanie utworzonych filtrów

Każdą stworzoną definicję filtru możesz zapisać w celu późniejszego użycia. W tym celu kliknij przycisk „Zapisz”, który znajduje na samym dole zakładki filtrów.

Następnie otworzy się okno, w którym wybierasz czy chcesz zapisać filtr jako nową definicję, czy nadpisać istniejącą. Jeżeli chcesz zapisać filtr jako nową definicję, wprowadź jego nazwę i kliknij niebieski przycisk „Zapisz” w prawym dolnym rogu.

Menu kontekstowe — zapisane filtry

Zapisane filtry znajdziesz po kliknięciu strzałki w dół po prawej stronie modułu, w którym zdefiniowałeś nowy filtr.

Gdy najedziesz kursorem na wybrany filtr, po jego prawej stronie pojawi się ikona trzech kropek. Po jej kliknięciu lub po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na filtr wyświetli się menu kontekstowe, w którym możesz:

• dodać filtr;
• dodać filtr podrzędny;
• edytować kryteria filtru;
• zmienić jego nazwę;
• ustawić filtr jako domyślny;
• usunąć filtr;
• kopiować kolumny do innych filtrów;
• zapisać ustawienie kolumn jako domyślne;
• skopiować filtr do innych użytkowników;
• przenieść filtr do filtrów ukrytych;
• przypiąć filtr do menu górnego.

Filtry podrzędne

Filtr podrzędny umożliwia zawężenie dowolnego dodanego do systemu filtru lub utworzenie nowych struktur filtrów. Dzięki temu możesz np. stworzyć filtr pokazujący firmy z przypisanym typem jako „Klient”, a następnie możesz utworzyć podfiltry dotyczące statusu, np. stały klient, potencjalny klient.

W celu utworzenia filtru podrzędnego kliknij prawym przyciskiem myszy na filtr, który ma stać się filtrem nadrzędnym (lub kliknij ikonę trzech kropek po jego prawej stronie). Z listy rozwijanej wybierz opcję „+ Dodaj filtr podrzędny”.

Otworzy się widok listy obiektów wyfiltrowanych na podstawie filtra nadrzędnego. Po lewej stronie ekranu w zakładce „Filtry” będą zaznaczone parametry odpowiednie dla filtra nadrzędnego, które możesz edytować, dodając lub usuwając je. W celu zapisania filtra podrzędnego kliknij przycisk „Zapisz” na dole panelu filtrów.

Następnie otworzy się okno, w którym wybierasz czy chcesz zapisać filtr jako nową definicję, czy nadpisać istniejącą. Jeżeli chcesz zapisać filtr jako nową definicję, wprowadź jego nazwę i kliknij niebieski przycisk „Zapisz” w prawym dolnym rogu.

Filtr podrzędny znajdziesz po najechaniu myszką na filtr nadrzędny, z którego lewej strony pojawi się ikona plusa +.

Przywracanie usuniętych obiektów

Możesz wyświetlić usunięte obiekty, korzystając z sekcji „Wyświetlanie”, która jest dostępna na dole zakładki „Filtr” po kliknięciu ikony trzech kropek.

W sekcji „Wyświetlanie” wybierz „Pokaż tylko usunięte” lub „Pokaż wszystkie”.

W celu przywrócenia usuniętego obiektu kliknij jego nazwę.

Na ekranie pojawi się komunikat „Wybrany przez Ciebie rekord został usunięty, czy ma zostać przywrócony?”. Kliknij przycisk „Tak”, a obiekt zostanie przywrócony do systemu.

Innym sposobem jest zaznaczenie pola wyboru przy usuniętym obiekcie. Następnie kliknij przycisk „Przywróć”, znajdujący się w pasku narzędzi w prawym górnym rogu.

Jak zresetować filtry?

Na dole filtrów z prawej strony opcji „Zapisz” znajduje się przycisk „Wyczyść”. Kliknięcie go spowoduje reset aktualnie ustawionych parametrów filtrowania.