Dodawanie firm w systemie Firmao

W Firmao mamy możliwość dodawania firm zewnętrznych, czyli zapisywania ich danych (np. NIP, adres siedziby) w systemie. Jest to przydatne np. przy tworzeniu faktury, ponieważ wszystkie dane firmy zostaną uzupełnione automatycznie. Ponadto możemy dopisywać do firm statusy klientów, np. „Potencjalny”, „Stały klient” czy też tworzyć szanse sprzedaży z ich udziałem. Dopisywane przez nas firmy w systemie Firmao traktowane są jako leady, z którymi prowadzimy lub zamierzamy prowadzić relacje biznesowe.

Wskazówka: W systemie Firmao mamy możliwość definiowania własnych pól dodatkowych do modułu “Firmy”. Możemy np. dodać pole z listą “Data ostatniego kontaktu”, co pozwoli wyfiltrować firmy według daty ostatniego kontaktu.

Inne instrukcje dotyczące firm:

• Generowanie raportu firm
• Analizy firm
• Przypisywanie osób odpowiedzialnych
• Dodawanie filii
• Widok Kanban 
• Anonimizowanie obiektów

Krok 1. Dodawanie firm

Aby dodać firmę do systemu, wybieramy zakładkę „Firmy” z menu górnego. Następnie klikamy zielony przycisk „Dodaj”, który znajduje się w prawym górnym rogu okna:

Następnie otworzy się okno tworzenia, w którym uzupełniamy:

• NIP/ VAT EU — wpisujemy numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) lub VAT EU (europejski numer NIP, który muszą posiadać wszystkie firmy dokonujące transakcji na terenie Unii Europejskiej),

Wskazówka: Po wpisaniu numeru NIP z GUS’u zaciągnięte zostaną dane.

• Nazwa firmy (wymagane),
• E-mail firmy — wpisujemy nazwę firmy,

Wskazówka: Jeśli chcemy wprowadzić więcej niż jeden e-mail firmy, musimy oddzielić je średnikiem, np.: adres1@firmao.pl; adres2@firmao.pl; adres3@firmao.pl

• Status firmy — możemy ustawić status z firmą, co pozwoli nam kontrolować poziom relacji z klientem, czyli np. czy firma jest „Potencjalnym klientem” czy może dopiero „Wysłaliśmy ofertę”,

• Typ — wpisujemy typ firmy, czyli np. dostawca, inwestor, partner, konkurencja,
• Dane adresowe firmy — uzupełniamy danymi siedziby firmy,
• Numer telefonu firmy — wpisujemy numer kontaktowy do firmy,

Wskazówka: Jeśli chcemy wprowadzić więcej niż jeden numer telefonu firmy, musimy oddzielić je średnikiem.

Branża — wybieramy, jaką branżą zajmuje się firma, np. bankowość, farmacja.

Wskazówka: Gdy chcemy dodać branże firm, nowe statusy lub typy firm, możemy skorzystać z modułu słowniki i statusy.

Pola takie jak „Rabat„, który możemy przyznać firmie, „Data następnego kontaktu” oraz checkboxy „Osoba fizyczna” i „Podmiot powiązany” czy Opis są dostępne w momencie, w którym naciśniemy ikonę w prawym rogu okna dodawania firm.

Wskazówka: Zaznaczając pole wyboru , przy Dacie następnego kontaktu możemy dodać przypomnienie.

Prawidłowo dodana firma wyświetli się w widoku listy w zakładce „Firma”

Ważne! W momencie, w którym będziemy chcieli dodać instrukcję, która jest już w bazie na ekranie wyświetli się osobny komunikat.

Wskazówka: Nową firmę możemy utworzyć na podstawie innej, już istniejącej firmy poprzez zaznaczenie wybranej firmy polem wyboru   i kliknięcie „strzałki” znajdującej się w prawej części przycisku „+ Dodaj”

Krok 2: Pasek narzędzi i dodatkowe funkcje modułu “Firmy”

Po zaznaczeniu wybranej firmy polem wyboru na górnym panelu z prawej strony wyświetlą nam się dodatkowe funkcje:

• Dodaj notatkę — możemy dodać notatkę o dowolnej treści
• Dodaj fakturę — umożliwia dodanie faktury do danej firmy 
• Dodaj dokument magazynowy do danej firmy– pozwala na dodanie dokumentu magazynowego do danej firmy
• Dodaj ofertę/zamówienie — umożliwia dodanie oferty dla konkretnej firmy.
• Dodaj umowę na podstawie danej firmy — umożliwia dodanie umowy do konkretnej firmy
• Wyślij email — możemy przesłać fakturę e-mailem do innej osoby,

Wskazówka: Przycisk umożliwia usunięcie zaznaczonej firmy z systemu.

W widoku listy firm możemy także ustawić kolumnę z licznikami obiektów powiązanych z daną firmą, np. powiązane zadania lub oferty. Aby to zrobić, musimy dostosować widoczność pól i zaznaczyć te, które chcemy ustawić jako dodatkowe kolumny.