Dodawanie firm

W systemie Firmao masz możliwość stworzenia bazy klientów. W celu dodania firm możesz skorzystać z automatycznego pobierania danych z bazy Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). Dane te zostaną uzupełnione po wpisaniu numeru NIP. Ponadto w module „Firmy” możesz zarządzać informacjami o klientach, takimi jak dane kontaktowe czy powiązane faktury. Nowo dodane firmy możesz oznaczyć odpowiednimi statusami, takimi jak np. potencjalny klient, co ułatwi Ci organizację i priorytetyzację działań sprzedażowych.

Jak dodać firmę?

W systemie Firmao możesz dodać firmę na 3 podstawowe sposoby:

• z poziomu widoku listy modułu „Firmy”;
• poprzez kliknięcie plusa przy wyszukiwarce;
• poprzez kliknięcie strzałki przy module „Firmy”.

Dodawanie firmy w widoku listy firm

Kliknij moduł „Firmy” w menu głównym, a następnie kliknij niebieski przycisk „+ Dodaj” w prawej górnej części ekranu. Otworzy się okno dodawania firmy.

Dodawanie firmy w menu głównym

Kliknij strzałkę skierowaną w dół z prawej strony modułu „Firmy” w górnym menu głównym, a następnie wybierz „+ Dodaj firmę” z listy rozwijanej. Otworzy się okno dodawania firmy.

W przypadku menu bocznego kliknij ikonę plusa „+” pojawiającą się z prawej strony nazwy modułu po najechaniu na niego myszką.

Dodawanie firmy z listy rozwijanej po kliknięciu przycisku plusa „+” przy wyszukiwarce

Kliknij przycisk plusa „+” po prawej stronie paska wyszukiwarki w górnej części ekranu, a następnie kliknij „Firma” na liście rozwijanej. Otworzy się okno dodawania firmy.

Okno dodawania firmy

W oknie dodawania firmy masz do uzupełnienia pola:

• NIP/ VAT UE — jeśli wprowadzony numer NIP jest prawidłowy, to dla polskich numerów NIP automatycznie zostają wypełnione pola nazwa, adres siedziby, miasto, kod pocztowy i kraj, natomiast jeśli numer NIP jest nieprawidłowy to po kliknięciu poza tym polem nazwa „NIP/ VAT UE” podświetli się na czerwono z dopiskiem „Wprowadź poprawny NIP”;
• nazwa firmy (wymagane);
• e-mail — możesz wprowadzić maksymalnie trzy adresy e-mail firmy, oddzielając je średnikiem (np.: adres1@firmao.pl; adres2@firmao.pl; adres3@firmao.pl). W systemie Firmao wprowadzona jest walidacja e-mail, co oznacza, że adres e-mail musi być wprowadzony w poprawnym formacie: musi zawierać znak @, domenę oraz nie może zawierać znaków specjalnych;
• status — z listy rozwijanej możesz wybrać „Potencjalny”, „Komunikujemy się” „Wysłaliśmy ofertę”, „Przesłał zamówienie”, „Dokonaliśmy transakcji”, „Stały klient”, „Zrezygnował” lub „Nie kupi”. Jeśli chcesz edytować domyślną listę, przejdź do instrukcji „Słowniki i statusy”, aby dowiedzieć się więcej;
• typ — z listy rozwijanej możesz wybrać „Dostawca”, „Inny”, „Inwestor”, „Klient”, „Konkurencja”, „Odwiedzający stronę”, „Partner”, „Podwykonawca” lub „Producent”. Jeśli chcesz edytować domyślną listę, przejdź do instrukcji „Słowniki i statusy”, aby dowiedzieć się więcej;
• osoba odpowiedzialna — z listy wielokrotnego wyboru możesz przypisać użytkowników systemu;
• numery telefonów — możesz wprowadzić maksymalnie trzy numery telefonów firmy, oddzielając je średnikiem (np. 111-222-333; 333-444-555; 666-777-888). W systemie Firmao wprowadzona jest walidacja numeru telefonu, co oznacza, że dozwolonymi znakami są: cyfry, znak plusa „+”, myślnik „-”;
• branża — z listy rozwijanej możesz wybrać: „Administracja”, „Bankowość”, „Budownictwo”, „Dekoracje cukiernicze”, „Design”, „Elektronika”, „Elektrownie wiatrowe”, „Energetyka”, „Farmacja”, „Finanse”, „Gazownictwo”, „Górnictwo”, „Handel”, „Hotel”, „Hurtownia cukierniczo-piekarnicza”, „Hydrotechnika”, „Inny”, „Inżynieria”, „IT”, „Kolej”, „Kultura”, „Lotnictwo”, „Medycyna”, „Moda”, „Motoryzacja”, „Ochrona środowiska”, „Przemysł chemiczny”, „Przemysł Metalowy”, „Restauracja”, „Sport”, „Telekomunikacja”, „Transport”, „Turystyka”, „Ubezpieczenia”, „Uroda”, „Usługi”. Jeśli chcesz edytować domyślną listę, przejdź do instrukcji „Słowniki i statusy”, aby dowiedzieć się więcej;
• adres siedziby — może być uzupełnione automatycznie na podstawie numeru NIP lub ręcznie;
• miasto — może być uzupełnione automatycznie na podstawie numeru NIP lub ręcznie;
• kod pocztowy — może być uzupełnione automatycznie na podstawie numeru NIP lub ręcznie;
• kraj — może być uzupełnione automatycznie na podstawie numeru NIP lub ręcznie.

Jeżeli dodasz etykietę do systemu, której rodzajem będzie „Firma”, w oknie dodawania firmy pojawi się pole „Etykiety”. Po włączeniu modułu JPK w ustawieniach firmy pojawi się pole wyboru „Podmiot powiązany”.

Kliknij przycisk z ikoną trzech kropek nad przyciskiem „Utwórz”, jeśli chcesz wyświetlić dodatkowe pola:

• rabat — rabat będzie dodany automatycznie na każdym dokumencie dodawanym dla tej firmy;
• data następnego kontaktu — po kliknięciu masz możliwość wyboru daty z małego kalendarza;
• przypomnij — pole wyboru dotyczy przypomnienia o następnym kontakcie i będzie aktywne po wybraniu jego daty;
• osoba fizyczna — w oknie dodawania firmy pod ikoną trzech kropek możesz zaznaczyć pole Osoba fizyczna, jeśli dodawany kontrahent jest osobą fizyczną a nie firmą;
• opis.

Ważne! Możesz stworzyć własne pola dodatkowe, jeśli chcesz uzupełnić więcej danych. Możesz również zdefiniować własne statusy firm, branże oraz typy, a także sposób ich pozyskania za pomocą funkcji Słowniki i statusy.

W celu utworzenia nowej firmy kliknij niebieski przycisk „Utwórz” w prawym dolnym rogu okna dodawania firmy.

Ważne! Jeśli w Twoim systemie Firmao istnieje firma o tym samym numerze NIP, to po kliknięciu przycisku „Utwórz” wyświetli się komunikat informujący o duplikacie.

Inne sposoby dodawania firmy

Możesz dodać firmy:

• w widoku listy firm;
• w menu głównym;
• z listy rozwijanej po kliknięciu przycisku plusa „+” przy wyszukiwarce;
• podczas dodawania innych obiektów;
• w widoku szczegółów innych obiektów;
• w widoku listy innych obiektów;
• automatycznie z wiadomości e-mail;
• w widoku listy wiadomości e-mail;
• w widoku szczegółów wiadomości e-mail;
• po kliknięciu prawym przyciskiem na wiadomość na czacie Firmao;
• automatycznie za pomocą funkcjonalności: „Leady odwiedzające stronę”;
• automatycznie przez formularz na stronie www;
• przez import danych;
• za pośrednictwem integracji z Zapier oraz Woodpecker;
• po kliknięciu słuchawki w systemie w prawym górnym rogu, gdy przychodzi połączenie z nieznanego numeru (wymaga skonfigurowanej telefonii VOIP).

Dodawanie firm w widoku szczegółów innych obiektów

Kliknij pole „Firma” w widoku szczegółów dowolnego obiektu, w którym jest ono dostępne. Następnie kliknij „+ Dodaj firmę” na dole listy rozwijanej. Otworzy się okno dodawania firmy.

Dodawanie firm podczas dodawania innych obiektów

Kliknij pole „Firma” w oknie tworzenia lub dodawania dowolnego obiektu, w którym jest ono dostępne. Następnie kliknij „+ Dodaj firmę” na końcu listy rozwijanej. Otworzy się okno dodawania firmy.

Jeśli wpiszesz w polu „Firma” nazwę firmy, której nie ma w bazie danych systemu, to po utworzeniu obiektu system automatycznie utworzy firmę o tej nazwie.

Automatyczne dodawanie firm z wiadomości e-mail

Firmy mogą dodawać się automatycznie na podstawie wiadomości e-mail, jeśli adres nadawcy w otrzymanej wiadomości nie jest przypisany do żadnej firmy istniejącej w Twojej bazie. W celu włączenia tej opcji kliknij strzałkę skierowaną w dół po prawej stronie modułu „Wiadomości e-mail” w menu głównym, a następnie z listy rozwijanej wybierz „Konta”.

Z widoku listy kont e-mail kliknij nazwę skrzynki.

W widoku szczegółów konta e-mail zaznacz pole wyboru „Automatyczne dodawanie firm” w prawej górnej części ekranu.

W dodanych automatycznie firmach zostanie uzupełnione pole „E-mail” na podstawie adresu nadawcy oraz pole „Nazwa” na podstawie nazwy skrzynki wpisanej przez nadawcę wiadomości lub domeny e-mail, jeśli nazwa nie została wpisana.

Ważne! Zaznaczenie tej opcji powoduje dodanie dużej ilości firm, których usunięcie może być czasochłonne.

Dodawanie firmy w widoku listy wiadomości e-mail

Kliknij moduł „Wiadomości e-mail” w menu głównym. Następnie zaznacz pola wyboru po lewej stronie wiadomości, do których chcesz dodać firmę. Kliknij ikonę trzech poziomych kropek w prawym górnym rogu, a następnie wybierz „Dodaj firmę” z listy rozwijanej.

Jeśli zaznaczyłeś jedno pole wyboru, to po kliknięciu przycisku otworzy się okno dodawania firmy, w którym automatycznie uzupełnią się pola:

• nazwa — na podstawie nazwy skrzynki;
• e-mail — na podstawie adresu nadawcy;
• domena — na podstawie domeny zawartej w adresie mailowym.

Natomiast jeśli zaznaczyłeś więcej niż jedno pole wyboru, to firmy zostaną dodane automatycznie. Po kliknięciu przycisku „Dodaj firmę” otworzy się nowe okno, w którym musisz potwierdzić dodanie firm, klikając przycisk „Tak”. Automatycznie zostaną uzupełnione pola:

• nazwa — na podstawie nazwy skrzynki;
• e-mail — na podstawie adresu nadawcy;
• domena — na podstawie domeny zawartej w adresie mailowym.

Dodawanie firmy w widoku szczegółów wiadomości e-mail

Kliknij moduł „Wiadomości e-mail” w menu głównym, a następnie kliknij „Temat” wiadomości e-mail. W widoku szczegółów wiadomości e-mail kliknij ikonę trzech poziomych kropek w prawym górnym rogu, a następnie wybierz „Dodaj firmę” z listy rozwijanej.

Automatyczne dodawanie firm za pośrednictwem funkcjonalności: „Leady odwiedzające stronę”

W systemie Firmao możesz zintegrować funkcję „Leady odwiedzające stronę”. Dzięki temu firmy, które odwiedziły Twoją stronę internetową, zostaną dodane do Twojej bazy klientów. Więcej informacji na temat automatycznego dodawania firm za pośrednictwem funkcjonalności „Leady odwiedzające stronę” znajdziesz w instrukcji: „Leady odwiedzające stronę”.

Automatyczne dodawanie firm przez formularz na stronie www

W systemie Firmao możesz zintegrować funkcję „Formularz na stronie www”. Dzięki temu firmy, które wypełnią formularz kontaktowy na Twojej stronie internetowej, zostaną dodane do Twojej bazy klientów. Więcej informacji na temat automatycznego dodawania firm przez formularz na stronie www znajdziesz w instrukcji: „Instrukcja włączenia formularza kontaktowego”.

Ważne! Za pośrednictwem „API” możesz zintegrować dowolny formularz na stronie www. Napisz e-mail na adres pomoc@firmao.pl, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej.

Dodawanie firm przez import danych z pliku

W systemie Firmao możesz importować dane, w tym firmy ze swoich poprzednich baz kontaktów. Więcej informacji na temat dodawania firm przez import danych z pliku znajdziesz w instrukcji: „Import danych”.

Dodawanie firm po kliknięciu słuchawki w systemie Firmao, gdy przychodzi połączenie z nieznanego numeru

Kliknij ikonę słuchawki w systemie Firmao w prawym górnym rogu systemu, gdy przychodzi połączenie.

Wyświetli się firma, do której dzwoniący numer jest przypisany. Jeżeli nie jest przypisany do żadnej firmy w systemie, na ekranie pojawi się okno z numerem połączenia przychodzącego oraz numerem, na który dzwoni klient. W tym samym oknie możesz kliknąć przycisk „Dodaj nową firmę”.