Generowanie raportów

W systemie Firmao dostępna jest funkcjonalność generowania raportów. Staje się ona aktywna dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienie (nadanie uprawnienia opisane jest w poniższej instrukcji). Raporty dostępne są dla większości modułów w menu (widocznym w górnej części strony interfejsu użytkownika). Jako użytkownicy systemu możemy samodzielnie generować raporty — wyświetlać zestawienia danych, pobierać dokumenty w kilku formatach (np. PDF, CSV), drukować lub wysłać za pomocą poczty elektronicznej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze wskazówki, jak wygenerować raport, dopasowany do potrzeb firmy.

Krok 1: Włączenie dostępu do raportów

Ważne! Opisany krok dotyczy użytkowników mających uprawnienia administratora/dyrektora całego systemu.

Domyślnie w systemie Firmao żaden z użytkowników nie posiada przyznanego uprawnienia do generowania raportów. Uprawnienia nadawane są przez administratora/dyrektora i mogą być przez niego w każdej chwili zmienione. Aby sprawdzić, którym użytkownikom są one nadane, możemy sprawdzić klikając w awatar, a następnie klikając w menu „Uprawnienia”:

Użytkowników, dla których funkcja generowania raportów będzie dostępna, wybieramy w polu: “Użytkownicy, którzy widzą raporty”.

Ważne! Po przyznaniu takich uprawnień wymagane jest odświeżenie systemu w przeglądarce przez użytkownika, któremu nadano nowe uprawnienia.

Krok 2: Generowanie raportów

Aby wygenerować raport, w pierwszej kolejności wybieramy interesujący nas moduł z menu górnego (np. „Faktury”, ”Firmy”). W modułach, dla których generowanie raportów jest możliwe, pojawi się przycisk „Raport”:

Po kliknięciu ikony raportu wyświetli nam się zestawienie danych, które możemy filtrować, pobierać, drukować i wysyłać zgodnie z instrukcją przedstawioną w kolejnych krokach.

Z poziomu podglądu danego raportu, mamy również możliwość zmiany szablonu, aby tego dokonać z rozwijanej listy wybieramy interesujące nas zestawienie, klikając w jego nazwę.

Dodatkowo mamy możliwość ustawienia szablonu jako domyślnego, tj. zawsze po kliknięciu przycisku raport dla danego modułu będzie on się pojawiał. Zmiana jest możliwa po zaznaczeniu ikony pinezki widocznej przy nazwie każdego z typów raportu.

Oprócz wyboru szablonu, dostępne są również opcje dodatkowe. Znajdują się one w prawym górnym rogu nad zestawieniem danych, na wysokości wyboru typu raportu.

Spośród opcji dodatkowych możemy wybrać:

• pobranie raportu w formacie PDF,
• eksport (m.in. do formatów RTF, CSV, a także formatów eksperymentalnych: MS Excel, MS Word, MS PowerPoint),
• wysłanie raportu w wiadomości e-mail (wymagane skonfigurowanie skrzynki pocztowej),
• wydruk raportu,
• pobranie szablonu raportu,
• wczytanie szablonu raportu,
• usunięcie szablonu raportu (dotyczy tylko indywidualnych szablonów raportów).

Ważne! Tylko administrator całego systemu może pobierać, wgrywać i usuwać szablony raportów.

Krok 3: Filtrowanie danych w raportach

Przy generowaniu raportów możliwe jest także filtrowanie danych, które będą widoczne w zestawieniu.
W momencie wygenerowanego już raportu, po lewej stronie dostępne są pola, za pomocą których możemy zawęzić dane wyświetlające się na raporcie (np. dla raportu Faktur dostępne są filtry takie jak: status płatności, data płatności itd.). Dane będą aktualizować się na bieżąco po dodaniu kolejnego filtra.

Wskazówka: W systemie Firmao możemy tworzyć również raporty okresowe

Szablony indywidualne

Jeżeli potrzebujemy na raporcie wygenerować dane, które nie są standardowo widoczne, mamy możliwość edycji szablonu, dostosowując raport do swoich własnych potrzeb. Podstawowe szablony raportów dostępne standardowo w Firmao (np. raport firm, faktur, wezwania do zapłaty) mogą być poddane dowolnym modyfikacjom.

Wskazówka: Zmiany w szablonach mogą zostać również wprowadzone przez informatyków Firmao, zgodnie ze specyfikacją dostarczoną przez klienta. Wycena jest dokonywana zawsze indywidualnie na podstawie zakresu potrzebnych zmian.

Z naszym działem wsparcia możecie skontaktować się pod adresem mailowym: kontakt@firmao.pl pisząc w tytule maila “Indywidualny szablon raportu”.

W celu samodzielnej edycji raportu pobieramy i instalujemy darmowy program iReport, a następnie z poziomu podglądu raportu, korzystając z opcji „Pobierz szablon” – pobieramy na dysk lokalny komputera wybrany szablon raportu.

Pobrany szablon możemy edytować w programie iReport, np. gdy chcemy dodać/usunąć niepotrzebne pola w raporcie.

Gotowy, zmodyfikowany szablon następnie wgrywamy ponownie na serwer Firmao.

Ważne! Pamiętaj, że wgrywając zmodyfikowany szablon, musimy koniecznie zmienić jego nazwę. Zapobiegnie to nadpisywaniu się uprzednio generowanych raportów.