Pliki

Pliki w systemie Firmao mogą być wykorzystywane jako sieciowy dysk, na którym możemy przechowywać pliki, dokumenty związane z danym obiektem, np. firmą czy zadaniem.

Wskazówka: Załączać możemy zarówno pliki jak i linki do stron lub plików przechowywanych na innych serwerach.

Załączone pliki są przechowywane na serwerach Amazon S3 i są dostępne dla wszystkich użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia w firmie. 
Użytkownik posiadający uprawnienia do obiektu takiego jak np. dane zadanie, będzie posiadał dostęp do wszystkich plików – załączników do niego przypisanych.

Ważne! Maksymalna wielkość pojedynczego pliku dodawanego do danego obiektu to 1GB, a wszystkich plików to 2 GB dla wersji Standard na każdą licencję, Professional 10GB, Enterprise 25GB. Dodatkowe miejsce na dysku można dokupić w ramach dodatkowych opcji.

Moduł „Pliki” w menu głównym

W menu górnym mamy dostęp do głównego modułu „Pliki”. Kliknięcie go przeniesie nas do widoku listy wszystkich plików z systemu, włącznie z tymi, które zostały do nas przesłane na maila – jeżeli uprzednio go skonfigurowaliśmy.

Domyślne kolumny, jakie posiadamy w module „Pliki” to:

• dotyczy – numer dokumentu lub temat maila, którego dotyczy dany plik,
• typ obiektu – mamy pogląd na to, z jakim typem obiektu związany jest plik – może to być wiadomość email lub dokument magazynowy,
• nazwa – daje pogląd na nazwę danego pliku,
• ikona – zezwala na pobranie pliku na dysk lokalny urządzenia,
• rozmiar – informuje o tym, jaki rozmiar ma dany plik,
• data utworzenia – jest to data, kiedy dany plik został wgrany do systemu.

Po kliknięciu nazwy konkretnego załącznika, zostaniemy przeniesieni do jego podglądu.

Zakładka „Pliki” w widoku szczegółów obiektów

W wielu modułach mamy dostęp do zakładki „Pliki„. Przykładami takich modułów są np. „Firma„, „Zadania„. Po wybraniu konkretnego obiektu i przejściu do jego widoku szczegółów, klikamy zakładkę Pliki i tym samym uzyskujemy dostęp do poglądu uprzednio dodanych do tego obiektu plików, a także możemy dodać kolejne.

Wskazówka: Jeżeli powiążemy z firmą zadanie, do którego dodamy pliki, to one również będą widoczne w zakładce „Pliki” w szczegółach firmy.

Aby dodać plik z widoku szczegółów, który zostanie przypisany tylko do danego obiektu, klikamy na ikonę w lewym górnym rogu zakładki.

Następnie wybieramy plik, który chcemy dodać i klikamy „Otwórz” bądź klikamy podwójnie na wybrany plik.

Kolumna „Pliki” w innych modułach

Możemy ustawić kolumnę „Pliki” jako widoczną w widoku listy w modułach takich jak „Firmy” oraz „Wiadomości email„. Aby to zrobić, musimy przejść do dostosowywania widoku kolumn, klikając uprzednio ikonę trzech kropek. W nowo otwartym oknie zaznaczamy pole wyboru „Plik” (lub „Pliki powiązane z firmą”, jeżeli ustawiamy tę kolumnę w module firm):

Następnie w widoku listy uzyskamy dostęp do tej kolumny.

Wskazówka: Mamy możliwość filtrowania i sortowania obiektów, np. po wielkości danego pliku.

Wskazówka: Kliknięcie ikony załącznika w wierszu z danym mailem lub firmą spowoduje pobranie pliku na dysk lokalny.

Widok kolumny „Plik” w module “Wiadomości email“:

Widok kolumny “Pliki powiązane z firmą“ w module “Firmy“:

Usuwanie plików z systemu Firmao

Ważne! Usuniętych plików nie można przywrócić.

Aby usunąć plik, niezależnie od tego, czy chcemy go usunąć z modułu głównego “Pliki“ czy też ze szczegółów danego obiektu – w obu przypadkach musimy zaznaczyć pole wyboru przy nazwie danego pliku. Następnie klikamy ikonę kosza “Usuń“:

W widoku szczegółów danego obiektu ikona jest w lewym górnym rogu zakładki, natomiast w głównym module “Pliki“ ikona “Usuń“ znajduje się w prawym górnym rogu.