Tak. Udostępniamy darmową 14-dniową wersję oprogramowania. Każde nowo utworzone konto w systemie Firmao otrzymuje 14-dniową darmową licencję. By dalej korzystać z systemu, po zakończeniu okresu próbnego, należy wykupić wybraną licencję płatną..
Aktualnie mamy cztery rodzaje licencji do wyboru (STANDARD, PROFESSIONAL, ENTERPRISE, SUPREME) w różnych wariantach abonamentów - więcej informacji znajdą Państwo w naszym Cenniku.
Należy przejść do zakładki “Ustawienia użytkownika”, dostępnej po kliknięciu w awatar użytkownika w prawym górnym rogu, a następnie zwiększyć liczbę obiektów w polu "Liczba obiektów na stronie na listach".
Po założeniu konta testowego skontaktuje się z Państwem nasz analityk, który przez okres testowy będzie Państwa opiekunem i przedstawi Państwu możliwości systemu.
Przechodząc do zakładki “Użytkownicy”, dostępnej w lewym panelu menu, następnie klikając na ikonę “ + Dodaj użytkownika”, wpisując jego adres e-mail i wybierając rodzaj licencji. Zapraszamy do zapoznania się z filmem, dostępnym w serwisie YouTube, który prezentuje jak dodać użytkownika do systemu Firmao.
Tak, mamy taką możliwość, natomiast polecamy najpierw odwiedzić nasz kanał na YouTube. Zamieszczamy tam wiele filmów instruktażowych na temat funkcjonalności systemu.
Firmao działa w przeglądarce internetowej, która jest zainstalowana na komputerach użytkowników. To właśnie wydajność przeglądarki oraz komputera użytkownika w dużej mierze decydują o szybkości działania programu. Informacje o zalecanych przeglądarkach i ich wersjach dostępne są na naszej stronie internetowej.
Dane w systemie Firmao przechowywane są w najnowocześniejszej serwerowni świata firmy Amazon Web Services (AWS). Data Center AWS posiadają, jako jedni z nielicznych na świecie, certyfikat bezpieczeństwa danych ISO 27001. Serwery AWS są zawsze wyposażone w zdublowane dyski twarde i zasilacze. Każdej nocy wykonywana jest automatyczna kopia wszystkich danych na dodatkowych serwerach. Przesył danych zawsze jest szyfrowany, dzięki czemu Państwa dane przesyłane przez sieć są całkowicie bezpieczne. Hasła dostępu są zawsze kodowane bezpiecznym szyfrem jednostronnym, dzięki czemu nikt, włącznie z administratorami systemu, nie jest w stanie ich odczytać.
Najedź kursorem myszki na pole, które chcesz edytować i kliknij ikonę ołówka, która pokazuje się po prawej stronie pola lub w ikonę strzałki, jeśli pole jest listą.
Tak. Należy opisać proponowaną modyfikację i przesłać e-mail pod adres xbagnxg@sveznb.cy a nasz zespół przeanalizuje specyfikację i prześle odpowiedź o estymowanym czasie wykonania i przybliżonych kosztach modyfikacji.
12 licencji uprawnia do posiadania 12 aktywnych kont użytkowników. W przypadku rotacji pracowników należy usunąć konto użytkownika, który już nie używa systemu Firmao i zaprosić nowego pracownika. W jaki sposób dodajemy użytkownika do systemu? Na to pytanie odpowiada filmik instruktażowy, dostępny tutaj.
Oczywiście istnieje taka możliwość. Należy zalogować się do systemu, korzystając z linka https://system.firmao.pl/#companyList. Po zalogowaniu ujrzymy listę wszystkich organizacji przypisanych do naszego konta wraz z możliwością utworzenia nowej. Aby zalogować się do konkretnej organizacji, można również korzystać z adresu https://system.firmao.pl/identyfikator, gdzie identyfikator to identyfikator organizacji, do której chcemy się zalogować.
Istnieje taka możliwość. Kliknij awatar w prawym górnym rogu systemu, wybierz Szczegóły użytkownika i zmień adres mailowy w polu "Adres e-mail". System wymusi ponowne zalogowanie, do którego musisz użyć nowo ustawionego adresu e-mail. Hasło pozostaje bez zmian.
Tak, posiadamy taką funkcjonalność w naszym systemie. Wymagana jest minimalnie licencja Professional. Więcej informacji o działaniu magazynów przeczytasz w naszej instrukcji
Tak, jest taka możliwość, w takiej sytuacji generowana jest faktura bez numeru nip.
W celu wygenerowania takiej faktury skontaktuj się z supportem pod adresem xbagnxg@sveznb.cy
Usunięte obiekty można wyświetlić korzystając z opcji "Wyświetlanie", dostępnej na samym końcu w zakładce "Wszystkie filtry" w górnym pasku listy obiektów. Wybierz w niej "Pokazuj tylko usunięte" lub "Pokaż wszystkie". Aby przywrócić obiekt, zaznacz go na liście i kliknij "Przywróć" w górnym pasku listy. Zapraszamy do obejrzenia filmu prezentującego przywrócenie usuniętych elementów.
Należy w zakładce "Filtr" wpisać wartości od "-1M" do "-1M" w polu, którego filtrowanie dotyczy (np. jeśli interesują nas zadania utworzone w zeszłym miesiącu, to w dacie utworzenia zadania).
W tym celu kliknij pozycję “Faktury” w menu głównym, następnie w kliknij "Wszystkie filtry" w górnym pasku i w polu "Osoba odpowiedzialna" wybierz odpowiedniego handlowca.
Tak, mamy taką możliwość. Szablony modyfikowalne dostępne są od licencji Professional. Można je wykonać w odpowiednim oprogramowaniu (iReport lub Jaspersoft Studio) lub zlecić to naszym programistom odpłatnie.
W takim przypadku należy usunąć dany dokument i dodać go ponownie. Jeśli faktura została już zaksięgowana, wystaw odpowiednio fakturę lub notę korygującą. O tym, jak to zrobić, przeczytasz w naszej instrukcji
Z poziomu listy transakcji lub jej szczegółów, należy kliknąć w strzałkę obok ikony PDF, po kliknięciu pojawi się lista i tam należy wybrać "Duplikat".
Tak, możesz ustawić indywidualną stawkę VAT w szczegółach produktu w kolumnie VAT lub w oknie tworzenia dokumentu w tej samej kolumnie, wpisując wartość ręcznie.
Tak. W tym celu kliknij awatar w prawym górnym rogu systemu i otwórz Ustawienia firmy. Następnie w zakładce "Pozostałe" dodaj logo. Po dodaniu zaznacz opcję "Pokazuj logo w nagłówku aplikacji" w tej samej zakładce.
Tak. W tym celu w oknie dodawania nowej faktury pod zakładką Pozycje kliknij pole "Cena jednostkowa..." i wybierz czy chcesz wpisywać ceny jednostkowe netto, czy brutto.
Tak. Do poprawnego działania tej funkcji wymagana jest co najmniej licencja Enterprise. W celu eksportu faktur do podanych programów, zaznacz wybrane faktury w widoku listy i kliknij przycisk trzech kropek w prawym górnym rogu. Następnie wybierz zwykły eksport lub EDI++ i kliknij wybrany program.
Z poziomu listy transakcji należy "wyciągnąć" kolumnę o nazwie: "Mechanizm podzielonej płatności" a następnie z poziomu listy transakcji zaznaczyć checkbox.
W szczegółach transakcji znajduje się zakładka "Opis i adnotacja" (może być ukryta, należy wtedy rozwinąć listę ukrytych zakładek klikając w przycisk z trzema kropkami, znajdujący się na końcu paska zakładek pod formularzem ze szczegółami dokumentu).
Opis nie jest widoczny na dokumencie, adnotacja jest widoczna.
Dodawanie adnotacji na dokumentach zostało wyjaśnione w naszym filmie instruktażowym na YT.
W systemie mamy możliwość automatycznego wygenerowania takiego przypomnienia.
Tworzenie takiej automatyzacji przypomnienia o płatności za fakturę zostało wyjaśnione na filmie instruktażowym na YT.
W systemie mamy możliwość utworzenia takiego automatycznego tworzenia i wysyłania transakcji, służy do tego moduł: Umowy.
Automatyczne tworzenie faktur (dostępne z modułu Umowy) zostało wyjaśnione w naszym filmie instruktażowym na YT.
Tak, możesz dokonać eksportu lub importu danych z programu Subiekt. Do poprawnego działania tej funkcji wymagana jest co najmniej licencja Enterprise. W celu eksportu faktur do Subiekta, zaznacz wybrane faktury w widoku listy i kliknij przycisk trzech kropek w prawym górnym rogu. Następnie wybierz EDI++ i kliknij wybrany program.
W celu ustawienia wszystkich aktywności jako widoczne, kliknij pozycję Kalendarz w menu głównym, a następnie kliknij ikonę filtrów w lewym górnym rogu okna. Pojawi się panel filtrów, w którym należy zaznaczyć wybrane aktywności w filtrze Kategoria w celu ich poprawnego wyświetlania.
Firmao posiada moduł, który pozwala na ustaleniu planowanego/faktycznego czasu pracy oraz urlopów. Zapraszamy do obejrzenia naszego filmu instruktażowego "Ewidencja czasu pracy".
Tak. Będąc zalogowanym na koncie administratora lub osoby uprawnionej do obsługi importu klikamy w awatar użytkownika (prawy górny róg) i wybieramy opcję "Import danych". Możemy importować pliki w formacie CSV. Więcej o imporcie danych przeczytasz w naszej instrukcji
W celu weryfikacji problemu prosimy o sprawdzenie, czy wszystkie dane konfiguracyjne zostały poprawnie uzupełnione. Jeśli tak i problem dalej występuje, najedź kursorem myszki na pozycję Wiadomości e-mail, wybierz Konta i kliknij to, na którym występuje błąd. Kliknij ikonę trzech kropek na końcu zakładek i wybierz Foldery IMAP. Upewnij się, że został dodany folder odpowiedzialny za odbieranie i wysyłanie wiadomości. Jeśli po powyższych krokach poczta nadal nie działa, prosimy o weryfikację po stronie Państwa hostingu oraz ewentualny kontakt z naszym supportem: xbagnxg@sveznb.cy.
Tak, należy przejść do danego modułu i wybrać opcję "Raport". Następnie należy wybrać szablon raportu i rozwinąć menu "Opcje eksportu", z którego można wybrać odpowiedni format eksportu. Jeśli nie widzisz opcji raportów, przejdź do Uprawnień dostępnych pod ikoną awatara i przypisz odpowiedniego użytkownika w polu Użytkownicy, którzy widzą raporty lub poproś o to swojego administratora systemu, jeśli nie posiadasz odpowiednich uprawnień do ich edycji.
Tak, obsługujemy moduł księgowości, natomiast nie obsługujemy pełnej księgowości, mamy możliwość eksportowania faktur do programów obsługujących pełną księgowość.
Nasz system jest obustronnie zintegrowany z Base.com. W ustawieniach firmy w zakładce Integracje możesz włączyć integrację polegającą na przesyłaniu zamówień z Firmao do Base.com co 10 minut. Jeśli chcesz dokonać odwrotnej integracji, dokonaj jej po stronie Base.com.
Tak, w Firmao możesz włączyć moduł WMS w ustawieniach firmy, zyskując dostęp do dokumentów magazynowych, lokalizacji magazynowych czy kompletacji produktów. Więcej na temat działania WMS i poszczególnych funkcji przeczytasz w naszych instrukcjach
Tak. W tym celu kliknij ikonę awatara i wybierz Uprawnienia. Do odpowiednich uprawnień przypisz wybranych pracowników. Przy uprawnieniach znajdziesz ikonę "i" z dokładnym wyjaśnieniem konkretnego uprawnienia. W przypadku wątpliwości skontaktuj się z opiekunem konta lub działem supportu Firmao: xbagnxg@sveznb.cy.
Tak, najlepiej do śledzenia aktywności w systemie przyda się opcja Oś czasu. Masz do niej dostęp w menu głównym z możliwością filtrowania użytkowników oraz w szczegółach każdego użytkownika jako zakładka, a także jako zakładka w obiektach systemu - np. w zadaniach.
W tym celu najedź kursorem myszki na pozycję "Wiadomości e-mail" w menu głównym i wybierz "Konta". W kolumnie Dostęp do konta e-mail wybierz, który pracownik powinien mieć dostęp do wybranej skrzynki pocztowej.
Należy przejść do modułu "Użytkownicy" w lewym menu, następnie przejść do szczegółów danego użytkownika i w polu "Licencja" wybrać odpowiednią licencję. W przypadku wybrania wyższej licencji niż obecnie posiadana, system automatycznie wygeneruje i wyśle e-mailem fakturę proforma do opłacenia.
Tak, w tym celu kliknij awatar użytkownika i wybierz Uprawnienia. Tam dostępne są podstawowe uprawnienia, do których możesz przypisywać użytkowników systemu. Jeśli chcesz nałożyć specyficzne ograniczenia do funkcji systemu, skorzystaj z opcji Zespoły dostępnej w ustawieniach firmy. W oknie dodawania nowego zespołu możesz nadać ograniczenia uprawnień konkretnym pracownikom. Więcej o zespołach przeczytasz w naszej instrukcji
W obecnym środowisku testowym do integracji Firmao z KSeF będzie wymagany wygenerowany token lub certyfikat. Pod tym linkiem dowiesz się, jak dokonać integracji oraz jak uzyskać konto demo do testów.
Testowe uruchomienie KSeF oznacza korzystanie ze środowiska testowego Ministerstwa Finansów, a nie z właściwego, produkcyjnego KSeF. Firmao obsługuje testowe uwierzytelnianie zgodnie z wytycznymi Ministerstwa, dzięki czemu można sprawdzić integrację bez używania rzeczywistych danych. W praktyce do testów używa się danych przykładowych, a wysyłane faktury nie mają skutków prawnych ani podatkowych i nie trafiają do administracji skarbowej. Celem jest bezpieczne przetestowanie procesu przed obowiązkowym wdrożeniem.
Obecnie dostępne jest środkowisko testowe KSeF podłączone pod Firmao. Aby uzyskać dane do konta testowego do integracji, skontaktuj się z działem wsparcia technicznego pod adresem: xbagnxg@sveznb.cy.
Różnice dotyczą poziomu automatyzacji. Tryby automatyczne wysyłają fakturę samodzielnie (od razu lub po zatwierdzeniu), natomiast tryby manualne wymagają ręcznego wywołania wysyłki.
Po wejściu KSeF 2.0 faktura jest skutecznie doręczona przez KSeF i w relacjach B2B nie ma obowiązku wysyłania PDF-a mailem, jeśli kontrahent ma dostęp do KSeF.
Faktury sprzedaży dla klientów zagranicznych będą wystawiane w KSeF, ale przekazywane będą poza systemem, np. w formie PDF, zgodnie z zasadami rozliczeń zagranicznych. Dokument PDF wygenerowany w Firmao będzie zawierał kod QR, dzięki któremu zagraniczny klient będzie mógł bez logowania zweryfikować, że faktura znajduje się w KSeF.
Faktury zakupowe będą dostępne w istniejącej zakładce faktur. W panelu menu pojawi się dedykowany filtr dla faktur zakupowych, który pozostanie widoczny po integracji z KSeF.
Faktury z KSeF nie będą odczytywane OCR-em. Są pobierane bezpośrednio w formacie ustrukturyzowanym XML, czyli w wersji źródłowej, jednoznacznej i kompletnej.
Faktura pojawi się jako niezatwierdzona i nie wpłynie na magazyn do momentu jej ręcznego zatwierdzenia. Powiązanie z magazynem będzie następowało po nazwie lub kodzie produktu.
Dane objęte są tajemnicą skarbową wynikającą z przepisów prawa. Urząd Skarbowy nie podpisuje NDA, ponieważ obowiązuje go ustawowy obowiązek poufności oraz odpowiedzialność karna.
Dane Odbiorcy trafiają do pola Podmiot(3). Podmiot3 w KSeF to opcjonalna sekcja struktury FA(3) służąca do wskazania podmiotu innego niż sprzedawca i nabywca (np. odbiorcy, płatnika). Dodawanie odbiorcy w Firmao nie zmieniło się po wejściu KSeF.
Jeżeli organizacja jest spółką z o.o., to nie posiadają Państwo profilu zaufanego, więc musi zostać złożony odpowiedni wniosek do urzędu. Po otrzymaniu dostępu w KSeF otrzymują Państwo tylko możliwość do nadawania uprawnień, aby integracja funkcjonowała poprawnie - muszą nadać Państwo uprawnienia do wysyłki oraz odbioru faktur.
Przy integracji z Base.com, jeśli faktura została wysłana do KSeF z poziomu Firmao, PDF z Firmao tej faktury otwierany w Base.com będzie zawierał numer KSeF i kod QR.
Jeżeli poprawnie wystawią Państwo fakturę końcową do zaliczkowej po stronie KSeF, to jak najbardziej po stronie Firmao zostaną one powiązane przy imporcie, natomiast dzieje się to dopiero po utworzeniu takiej faktury w Firmao.
Nie. W Firmao wgrywa się tylko jeden certyfikat, token lub podpis kwalifikowany, a faktury wysyłać mogą użytkownicy z uprawnieniami Administrator systemu oraz Administrator modułu CRM.
Certyfikat jest preferowaną formą uwierzytelnienia z uwagi na jego długi okres ważności, który wynosi aż 2 lata - token z dniem 1 stycznia 2027 roku zostanie wycofany z metody uwierzytelnienia, natomiast podpis kwalifikowany co tydzień trzeba odświeżać ręcznie.
W przypadku faktur sprzedażowych można działać na statusach faktury oraz na ich zatwierdzeniu. Na liście faktur widać statusy faktur - te, które nie są wysłane, będą miały status Oczekuje na zatwierdzenie albo Zatwierdzona. Faktura wysłana będzie miała status Wysłana, Trwa przetwarzanie lub Odebrana UPO. Możesz również filtrować faktury na liście pod kątem statusu lub zatwierdzenia do wysyłki, aby szybko odnaleźć te, które jeszcze nie zostały wysłane do KSeF.
Tak, faktury korygujące wystawia się i wysyła analogicznie do faktur sprzedażowych. Ważna informacja jest taka, że w przypadku popełnienia jakiegokolwiek błędu na fakturze, każdy błąd w przypadku integracji z KSeF musi być korygowany fakturą korygującą.
Tak. Możesz zaznaczyć podczas konfiguracji faktur cyklicznych opcję, aby faktury wysyłały się automatycznie do KSeF lub jej nie zaznaczać - wtedy wysyłka będzie odbywała się na podstawie typu wysyłki faktury określonej w Ustawieniach firmy.
Tak. W przypadku faktur sprzedażowych można pobrać plik Faktura Szkic przed jej wysyłką do KSeF lub zwykły plik faktury po jej wysłaniu. W przypadku faktur zakupowych można pobierać dokumenty po ich poprawnym zweryfikowaniu i utworzeniu w systemie Firmao.
Na fakturze osobą odpowiedzialną, czyli wystawiającą fakturę zawsze jest pracownik, który faktycznie ją wystawił, niezależnie od tego, kto przeprowadził integrację z KSeF.
Uruchomienie Asystenta AI odbywa się z poziomu ustawień firmy, w zakładce „Asystent AI”. Funkcja ta jest dostępna wyłącznie przy posiadaniu aktywnych wszystkich licencji Supreme.
Tak, Asystent AI bazuje na szablonach raportów, które są już dostępne w systemie. Jednocześnie potrafi on dynamicznie tworzyć własne filtry i zestawienia na podstawie danych wejściowych wskazanych przez użytkownika.
Działa ona dla połączeń realizowanych przez wybranych dostawców VoIP. Po rozmowie w ciągu kilku minut automatycznie tworzona jest notatka z podsumowaniem, przypisana do odpowiedniej firmy, kontaktu i jeśli dotyczy otwartej szansy sprzedaży.
Asystent AI działa w oparciu o dane z poszczególnych modułów, dlatego raporty są generowane osobno dla faktur i osobno dla zamówień. Nie ma jednak przeszkód, aby wygenerować kolejno raport dla faktur, następnie dla zamówień, a potem pobrać je i zapisać w formacie PDF.
Tak, automatyzacja wyciągu bankowego dotyczy również faktur wystawianych na osoby fizyczne. Faktury są oznaczane jako opłacone na podstawie zgodności kwot oraz danych zlecającego przelewu.
W tym celu najedź kursorem myszki na pozycję "Wiadomości e-mail" w menu głównym i wybierz "Konta". Kliknij to, do którego chcesz ustawić autoresponder. Następnie w zakładce Autoresponder uzupełnij wszystkie pola.
W systemie nie posiadamy pola kod EAN natomiast posiadamy pole "Kod produktu". Jeżeli jest ono niewystarczające istnieje możliwość stworzenia pola dodatkowego produktu o nazwie kod EAN. Aby to zrobić należy w oknie "Ustawienia firmy" przejść do zakładki "Pola dodatkowe", wybrać w prawym górnym rogu "Produkty" i dodać nowe pole.
Należy przejść do modułu "Produkty/Magazyn" w lewym menu i wybrać opcję "Raport". Jeśli nie widzisz opcji raportów, przejdź do Uprawnień dostępnych pod ikoną awatara i przypisz odpowiedniego użytkownika w polu Użytkownicy, którzy widzą raporty lub poproś o to swojego administratora systemu, jeśli nie posiadasz odpowiednich uprawnień do ich edycji.
W systemie nie możesz mieć otwartych dwóch okien dodawania faktur czy dwóch okien dodawania zadania. Jeśli nie widzisz drugiego okna, może być ono zminimalizowane w postaci wąskiego paska na dole systemu.
Moduł kompletacji działa w oparciu o dokumenty magazynowe. Musimy w produkcie mieć zdefiniowane jego składniki z określoną ilością. Po utworzeniu dokumentu magazynowego o typie "Przychód Wewnętrzny" zostaje automatycznie utworzony drugi dokument magazynowy o typie "Rozchód Wewnętrzny", który kompletuje produkty z pierwszego dokumentu.
W oknie "Ustawienia firmy" przejdź do zakładki "Szanse sprzedaży" i wybierz odpowiedni słownik. Za statusy na kanbanie odpowiadają etapy szansy sprzedaży.
W szczegółach oferty/zamówienia znajduje się zakładka "Opis i adnotacja" (może być ukryta, należy wtedy rozwinąć listę ukrytych zakładek klikając w przycisk z trzema kropkami, znajdujący się na końcu paska zakładek pod formularzem ze szczegółami dokumentu). Opis nie jest widoczny na dokumencie, adnotacja jest widoczna. Zapraszamy do obejrzenia naszego filmu instruktażowego "Jak przygotować ofertę".
W pierwszej kolejności kliknij pozycję Produkty i wybierz ten, do którego chcesz dodać zdjęcia. W prawym panelu znajdziesz opcję "Dodaj zdjęcie" pod szczegółami produktu. Następnie utwórz do niego ofertę i w jej podglądzie wybierz szablon Oferta zdjęcia.
Tak, mamy moduł livechat, który pomaga komunikować się z klientami, którzy wchodzą na stronę internetową. Instrukcja konfiguracji livechatu znajduje się na naszym blogu.
Koszt licencji standalone jest indywidualnie wyceniany przez naszych analityków. W celu ustalenia kosztów skontaktuj się z nami pod adresem xbagnxg@sveznb.cy.
W ustawieniach firmy przejdź do zakładki Magazyn i kliknij przycisk Dodaj nowy magazyn. Funkcja dostępna jest od licencji Enterprise. Więcej informacji na temat dodawania magazynów i zarządzania nimi przeczytasz w naszej instrukcji.
Funkcjonalność skanowania czytnikiem polega na przyspieszeniu pracy poprzez skanowanie zewnętrznym czytnikiem kodów kreskowych produktów.
Zaznaczenie checkboxa "Skanowanie czytnikiem" (dostępnego w oknie tworzenia dokumentu) sprawia że zeskanowanie produktu automatycznie doda ten produkt do pozycji dokumentu.
Aby poprawnie używać funkcji skanera należy sparować czytnik kodów kreskowych, ustawić go jako zewnętrzne urządzenie wejściowe, i skanować kody produktów.
Czytnik kodów kreskowych powinien być skonfigurowany tak, aby po każdym skanowaniu wysyłał znak "Enter".
