Tworzenie wiadomości e-mail 

W systemie Firmao CRM po skonfigurowaniu skrzynki pocztowej możesz wysyłać oraz odbierać nowe wiadomości e-mail. Możliwe jest ich filtrowanie, co usprawni przeglądanie poczty elektronicznej. Dostępna jest także funkcja tworzenia szablonów mailowych.

Tworzenie wiadomości e-mail z menu głównego

Kliknij strzałkę skierowaną w dół z prawej strony modułu „Wiadomości e-mail” w górnym menu głównym, a następnie wybierz „+ Nowy e-mail” z listy rozwijanej. Otworzy się okno tworzenia wiadomości e-mail.

W przypadku menu bocznego kliknij ikonę plusa „+” pojawiającą się z prawej strony nazwy modułu po najechaniu na niego myszką.

Tworzenie wiadomości e-mail z widoku listy wiadomości

Kliknij moduł „Wiadomości e-mail” w menu głównym, a następnie kliknij niebieski przycisk „+ Nowy e-mail” w prawym górnym rogu. Otworzy się okno tworzenia wiadomości e-mail.

Okno tworzenia wiadomości e-mail

W oknie tworzenia wiadomości e-mail znajdują się następujące pola:

• od — uzupełniasz nadawcę wiadomości. W tym polu wybierz z listy rozwijanej jedno z kont, które dodałeś do Firmao;
• do — uzupełniasz adresatów wiadomości. Możesz także dodać adresatów „DW” oraz „UDW”;
• szablon — możesz wybrać zdefiniowany wcześniej szablon mailowy z listy rozwijanej;
• temat — wpisz temat wiadomości;
• treść — wpisz treść wiadomości. Do edycji tekstu możesz użyć edytora WYSIWYG, który znajduje się nad polem treści wiadomości.

Domyślny lub skonfigurowany wcześniej podpis (stopka) zostanie dodany automatycznie do każdej nowej wiadomości.

Dodawanie załączników do wiadomości e-mail

Do wiadomości e-mail możesz dodać dowolne załączniki (np. ofertę swojej firmy). W tym celu kliknij ikonę spinacza w lewym dolnym rogu okna tworzenia wiadomości e-mail.
Możesz dodać załączniki zlokalizowane zarówno na dysku komputera, serwerze w systemie Firmao CRM, jak i przeciągnąć je metodą „drag and drop”.

Personalizowanie treści wiadomości e-mail

W celu wysłania wiadomości e-mail o spersonalizowanej treści możesz skorzystać z systemowych kodów pól (kody pól to znaczniki pozwalające odwołać się do poszczególnych danych wprowadzonych w systemie Firmao). Będą one widoczne po kliknięciu ikony „Wstaw kod pola” (ikona dokumentu z plusem na końcu edytora WYSIWYG). Wśród nich dostępne są następujące kody pól:

• firma (nazwa, numer, miasto, ulica, kod pocztowy, kraj, grupy firm);
• osoba kontaktowa (imię, nazwisko,  miasto, ulica, kod pocztowy, kraj);
• faktura (numer dokumentu, wartość netto, wartość brutto, VAT, waluta, termin płatności, osoba odpowiedzialna);
• oferta/Zamówienie (nazwa, numer, wartość netto, wartość brutto, VAT, waluta);
• zadania (numer, nazwa opis, data planowania zadania);
• projekt (nazwa, id projektu, firma, osoba kontaktowa, data planowania projektu, menadżerowie, pracownicy);
• użytkownik (zdjęcie, identyfikator, imię, nazwisko, numer telefonu, e-mail);
• organizacja (adres e-mail);
• inne (ankieta czasu pracy, aktualna data i czas).

Opcje dodatkowe w oknie tworzenia wiadomości e-mail

Po kliknięciu ikony trzech kropek w prawym dolnym rogu okna wyświetlą się dodatkowe opcje: 

• Sprawdzaj status przeczytania e-maila — gdy pole wyboru jest zaznaczone, system automatycznie sprawdza czy wysłana wiadomość e-mail została przeczytana przez odbiorcę i ustawia status wiadomości jako „przeczytana”;
• Przypisanie lub dodanie nowego zadania/projektu/szansy sprzedaży do wiadomości e-mail — opcja ta powoduje, że wysłana wiadomość i wiadomość zwrotna widoczne będą w szczegółach danego zadania/projektu/szansy sprzedaży w zakładce „E-maile”;
• Przypomnienie o braku odpowiedzi — wpisz, za ile dni w systemie ma pojawić się przypomnienie o braku odpowiedzi na maila;

• Zaplanowanie wysłania maila — na konkretny dzień i konkretną godzinę. Gdy pole wyboru jest zaznaczone, pojawi się pole: „Wybierz datę i godzinę”.

Finalizacja wiadomości e-mail

Przygotowaną i skonfigurowaną wiadomości e-mail możesz wysłać lub zapisać jako kopię roboczą. W pierwszym przypadku wiadomość trafi do wybranych odbiorców, w drugim zostanie przeniesiona do kopii roboczych i zachowana do ewentualnej późniejszej wysyłki.

W celu wysłania wiadomości kliknij niebieski przycisk „Wyślij” w prawym dolnym rogu okna. W celu zapisania kopii roboczej masz dwie możliwości:

1. Zamknij okno tworzenia, a w wyświetlonym komunikacie kliknij „Zapisz kopię roboczą”;
2. Kliknij strzałkę po prawej stronie przycisku „Wyślij”, a następnie kliknij „Zapisz kopię roboczą”.

Warto wiedzieć:

1. Pole „Od” zostanie automatycznie uzupełnione adresem e-mail ostatnio używanego konta pocztowego. Adres nadawcy możesz zmienić, klikając w rozwijaną listę i wybierając z niej dowolną skrzynkę pocztową.

2. Adresaci wpisani w polu DW dostaną kopię wiadomości na swoją skrzynkę, aby wiedzieli, że dany mail został wysłany. Adresaci wpisani w polu UDW dostaną ukrytą kopię wiadomości. Oznacza to, że osoby wpisane w polu „Do” oraz w polu „DW” nie będą widziały, że mail został wysłany na adres podany w polu „UDW”.

3. Kiedy przypinasz obiekty do maila, automatycznie uzupełni się jego temat, a w nawiasie będzie podane ID podpinanego obiektu. Nie możesz go usuwać, ponieważ odpowiedzi zwrotne nie zostaną przypięte do przypisanego obiektu (będą widoczne jedynie w skrzynce odbiorczej w module „Wiadomości E-mail”).