Zadania

W zadaniu opisujemy pracę jaką będzie wykonywał przypisany do niego pracownik lub pracownicy. Można ustalić dokładny czas jego wykonania, podać priorytet lub określić czy dane zadanie musi być rozpoczęte lub zakończone do określonego czasu. Dzięki opcji przypomnień system wyśle do przypisanych do zadania pracowników wiadomość email z informacją o planowanej dacie jego rozpoczęcia w przypadku np. zaplanowanego spotkania.

Do zarządzania zadaniami używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku “Zadania”.

• Przycisk „Dodaj” umożliwia utworzenie nowego zadania. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne informacje o zadaniu.

Nazwa zadania jest polem wymaganym. Każde zadanie można powiązać z projektem, kontrahentem, bądź sprzętem wybierając typ powiązania, a następnie wiążąc zadanie z konkretnym obiektem według wybranego typu powiązania.

Jeśli chcemy, żeby wartości pól: ”Typ powiązania”, ”Powiązane z” zostały zapamiętane i były takie same przy tworzeniu kolejnych nowych zadań zaznaczmy pole „Pamiętaj ostatnio zapisane powiązanie” znajdującej się w dolnej części wyświetlanego okna. Opcja ta jest szczególnie wygodna w przypadku
tworzenia dużej ilości zadań dla tego samego projektu.
Priorytet zadania określamy wybierając odpowiednią wartość z listy bądź wpisując dowolną wartość numeryczną. Zadania o wyższym priorytecie powinny być wykonane w pierwszej kolejności. W ten sposób możliwe jest tworzenie uporządkowanej kolejki zadań do wykonania dla każdego pracownika firmy.
Można tu też przypisać pracowników do zadania. Każde zadanie może mieć przypisanych naraz dowolną ilość pracowników, a każdy pracownik może być przypisany do dowolnej ilości zadań. Wybór statusu zadania będzie świadczył o bieżącym jego stanie.

Zadania mogą być również przypisane do określonego kontrahenta. W ten sposób część zadań może być wykonywana przez podmioty zewnętrzne niebędące pracownikami firmy.

Nowe zadanie może też zostać utworzone na podstawie innego zadania (domyślnie posiada wszystkie dane zadania, od którego zostało utworzone) bądź może też być utworzone jako podzadanie. Każde zadanie może posiadać dowolną ilość podzadań. W celu zakończenia zadania głównego wszystkie przypisane do niego podzadania muszą być zakończone. Aby utworzyć nowe podzadanie lub zadanie na podstawie wybranego klikamy na “strzałkę” znajdującą się w prawej części przycisku „Nowe”.

• Przycisk „Rozpocznij zadanie” umożliwia rozpoczęcie pracy nad zadaniem, do którego zalogowany
  użytkownik jest przypisany. System rozpoczyna ewidencjonowanie czasu pracy danego pracownika
  nad wybranym zadaniem.
• Przycisk „Strona” umożliwia wybór strony listy zadań
• Przycisk „Usuń” umożliwia usunięcie zaznaczonego zadania z systemu. Usuwając zadanie
  usuwamy jednocześnie jego podzadania. Jednak każda operacja usuwania w Firmao jest możliwa
  do cofnięcia ponieważ dane nigdy nie są fizycznie usuwane a jedynie oznaczane jako usunięte.
• Przycisk „Pomoc” wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności
  systemu Firmao

Informacje o wszystkich utworzonych zadaniach można przeglądać oraz edytować za pomocą widoku listy.

Klikając na nazwę wybranego zadania przechodzimy do widoku szczegółów. W widoku szczegółów wybranego zadania można uzupełniać/edytować dane z nim powiązane

System Firmao umożliwia wyliczanie danych zadania na podstawie jego podzadań. Jeżeli zadanie posiada podzadania oraz zaznaczony został checkbox “Automatyczne wyliczanie danych na podstawie podzadań” to dla tego zadania na podstawie jego podzadań zostanie automatycznie wyliczany status, faktyczny i planowany czas wykonania, rozpoczęcia oraz zakończenia, a także procent jego ukończenia.

Aby rozpocząć pracę nad zadaniem należy wybrać zadanie z listy zadań, lub wejść w szczegóły tego zadania, a następnie kliknąć przycisk “Rozpocznij zadanie”. Przycisk ten jest aktywny tylko, gdy użytkownik jest przypisany do zadania. Po kliknięciu przycisku rozpocznij pracę system będzie ewidencjonował automatycznie czas pracy nad danym zadaniem.

W momencie rozpoczęcia pracy nad zadaniem, system rozpocznie ewidencjonowanie czasu pracy nad nim, czas pracy zostanie zapisany w zadaniu, a w górnej części aplikacji pojawia się informacja o aktualnie wykonywanym zadaniu.

Korzystając z menu widocznego powyżej, po kliknięciu w ikonkę ołówka z prawej strony nazwy aktualnego zadania, możemy wybrać z listy rozwijanej nowe zadanie, które stanie się aktualnie wykonywanym i którego czas wykonania zacznie być automatycznie ewidencjonowany przez system. Taka automatyczna ewidencja czasu pracy może również uwzględniać planowane czasy pracy deklarowane przez pracowników, tj. zadanie rozpoczęte jednego dnia rano, a ukończone rano dnia następnego będzie miało zaewidencjonowane jedynie 8 godzin pracy, a nie 24, zgodnie z planowaną na ten dzień, 8 godzinną pracą.

Pracę nad zadaniem możemy w każdej chwili przerwać klikając na jeden z przycisków przy nazwie aktualnie wykonywanego zadania (ekran powyżej), lub klikając, w szczegółach zadania na jeden z widocznych poniżej przycisków:

Kończąc, lub przerywając pracę nad zadaniem użytkownik może jeszcze:

• Zmienić jego status (domyślnie status przyjmuje wartość “Zrobione” dla zadania, które zostało zakończone i “Spauzowane” dla zadania które zostało przerwane).
• Podać procent jego ukończenia.
• Wpisać opcjonalny komentarz, który zostanie dodany do zadania, np. sposób rozwiązania
  problemu.
• Odznaczyć lub zaznaczyć checkbox “Uwzględnij planowane i zakończone czasy pracy”. Włączenie
  tej opcji spowoduje, że system wyliczając czas pracy od momentu rozpoczęcia pracy nad zadaniem
  do jej zakończenia lub przerwania, uwzględni planowane czasy pracy nakładające się na ten czas.
  W przeciwnym wypadku (czyli przy wyłączonej opcji) zostanie policzony ciągły czas od rozpoczęcia
  do zakończenia aktywności. Domyślne ustawienie tej opcji można zmienić w ustawieniach firmy, w
  zakładce moduły.
• Dodawać, usuwać, edytować czasy pracy nad tym zadaniem.

Jeżeli nie chcemy aby użytkownik miał możliwość ręcznej edycji czasów pracy, to możemy dodać takiego użytkownika do listy w polu “Użytkownicy, którzy nie mogą ręcznie edytować własnych zakończonych czasów pracy” w ustawieniach firmy. Dzięki temu możemy wymagać od pracowników firmy jedynie ewidencjonowania czasu pracy poprzez zaznaczanie zadania jako aktualnego w momencie jego rozpoczynania i zakończonego w momencie kończenia. Ewidencjonowanie czasu pracy w ten sposób jest znacznie dokładniejsze niż ewidencjonowanie zadań z opóźnieniem.

Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie zadaniami. Przyciski w widoku szczegółów zadania spełniają analogiczną funkcję co przyciski znajdujące się w górnym menu na listach zadań.

Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj m.in. dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia oraz przypisywać pola dodatkowe, komentarze możliwa jest dyskusja pracowników firmy dotycząca np. sposobu wykonania danego zadania.

• Zakładka Finanse umożliwia analizę kosztów firmy związanych z wykonywaniem danego zadania przez pracowników. System wylicza zarówno wartości kosztów i cen planowanych jak i faktycznych

• Faktyczny koszt wykonania – suma faktycznych kosztów pracy pracowników firmy oraz sprzętu firmy nad tym zadaniem. Wyliczona jest na podstawie faktycznego czasu wykonania zadania pomnożonego przez koszt godzinowy pracy wykonujących je pracowników i sprzętu. Suma ta może być również wpisana ręcznie, po kliknięciu i odznaczeniu ikonki kół zębatych.
• Planowany koszt wykonania – suma planowanych kosztów pracy pracowników firmy oraz sprzętu firmy nad tym zadaniem. Wyliczona jest na podstawie planowanego czasu wykonania zadania pomnożonego przez koszt godzinowy pracy wykonujących je pracowników i sprzętu. Suma ta może być również wpisana ręcznie, po kliknięciu i odznaczeniu ikonki kół zębatych.
• Faktyczna cena – suma cen jakie klient firmy płaci za czas pracy pracowników firmy oraz sprzętu firmy nad tym zadaniem. Wyliczona jest na podstawie faktycznego czasu wykonania zadania pomnożonego przez cenę za godzinę pracy wykonujących je pracowników i sprzętu. Suma ta może być również wpisana ręcznie , po kliknięciu i odznaczeniu ikonki kół zębatych.
• Planowana cena – suma cen jakie klient firmy płaci za czas pracy pracowników firmy oraz sprzętu firmy nad tym zadaniem. Wyliczona jest na podstawie planowanego czasu wykonania zadania pomnożonego przez cenę za godzinę pracy wykonujących je pracowników i sprzętu. Suma ta może być również wpisana ręcznie, po kliknięciu i odznaczeniu ikonki kół zębatych.
• Bilans – różnica faktycznej ceny i faktycznego kosztu wykonania zadania.
• Faktyczne dodatkowe wydatki – umożliwia podanie kwoty, o którą zostanie zwiększona cena zadania. Umożliwia dodanie do ceny zadania wydatków które powstały przy okazji jego realizacji a nie mogły być uwzględnione w postaci ceny pracy pracownika lub sprzętu.
• Rabat – umożliwia podanie wartości procentowej, o którą zostanie zmniejszona cena zadania. Umożliwia stosowanie różnych stawek pracy firmy w zależności od indywidualnych ustaleń z klientem dla którego jest realizowane zadanie.
• Zakładka Podzadania umożliwia przegląd wszystkich podzadań. W panelu można także dodawać
  nowe podzadania oraz edytować informacje dotyczące istniejących podzadań.

• Zakładka Gantt umożliwia przegląd wszystkich poprzedników (zadań, które powinny być wykonane przed wybranym zadaniam) oraz następników (zadania, które powinny być wykonywane po wybranym zadaniu). Zdefiniowanie poprzedników/następników umożliwia uwzględnienie na wykresie Gantta następstwa kolejnych zadań (zobrazowane strzałkami) W zakładce można także dodawać oraz usuwać poprzedniki/następniki.

• Zakładka Faktyczny czasy pracy umożliwia przegląd utworzonych wszystkich zakończonych czasów pracy nad zadaniem. W zakładce można także tworzyć nowe czasy pracy (zakończony
  czas pracy, planowany czas pracy, urlop, choroba) . Zakończony czas pracy, to każdy pojedynczy okres czasu spędzony nad danym zadaniem. W ten sposób, sumując takie pojedyncze okresy czasu, możliwe jest określenie łącznego czasu potrzebnego do wykonania zadania, które było robione w kilku etapach.

• Zakładka Notatki handl. umożliwia przegląd wszystkich notatek handlowych powiązanych z danym nzadaniem. W zakładce można także dodawać nowe notatki handlowe oraz edytować dane notatek już istniejących w systemie.
• Zakładka Transakcje umożliwia przegląd wszystkich transakcji powiązanych z danym zadaniem. W zakładce można także dodawać nowe transakcje oraz edytować dane transakcji istniejących w systemie.
• Zakładka Przypomnienia umożliwia przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybranym zadaniem. W zakładce można także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. Zdefiniowanie przypomnienia spowoduje przysłanie przez system w podanym czasie, do przypisanych do przypomnienia użytkowników, wiadomości email informującej o nadchodzącym terminie zadania bądź spotkania.
• Zakładka Emaile umożliwia przegląd wszystkich wiadomości email wysłanych i otrzymanych w związku z realizacją danego zadania.
• Zakładka Załączniki umożliwia przegląd wszystkich załączników powiązanych z wybranym zadaniem. W panelu można także dodawać nowe załączniki, edytować informacje o załącznikach istniejących w systemie oraz usuwać wybrane. Limit powierzchni dyskowej na załączniki jest wspólny dla całej firmy i jest zależny od liczby wykupionych licencji Full (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 10 GB) i licencji Standard (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 2 GB). Maksymalna wielkość pojedynczego pliku-załącznika to 1 GB.
• Zakładka Pola dodatkowe umożliwia wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z obiektem „Zadanie”. Definiowanie pól dodatkowych jest możliwe w oknie dostępnym w Menu →Ogólne→Firma→Ustawienia→Pola dodatkowe
• Zakładka Historia zmian umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym zadaniem. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na zadaniu – kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco.