Dodawanie klientów w systemie Firmao

W systemie Firmao masz możliwość stworzenia bazy klientów. W celu dodania klienta możesz skorzystać z automatycznego pobierania danych z bazy Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). Dane te zostaną uzupełnione po wpisaniu numeru NIP. Ponadto w module „Klienci” możesz zarządzać informacjami o klientach, takimi jak dane kontaktowe czy powiązane faktury. Nowo dodanych klientów możesz oznaczyć odpowiednimi statusami, takimi jak np. potencjalny, co ułatwi Ci organizację i priorytetyzację działań sprzedażowych.

Jak dodać klienta?

Kliknij przycisk plusa „+” po prawej stronie paska wyszukiwarki w górnej części ekranu, a następnie kliknij „Klient” na liście rozwijanej. Otworzy się okno dodawania klienta.

Okno dodawania klienta

W oknie dodawania klienta masz do uzupełnienia pola:

• NIP/ VAT UE — wprowadź numer NIP. Jeśli chcesz dodać do systemu klienta zza granicy, w oknie dodawania w polu NIP wpisz odpowiedni prefiks kraju przed numerem, np. DE dla Niemiec;
• nazwa klienta (wymagane);
• e-mail — możesz wprowadzić maksymalnie trzy adresy e-mail do jednego klienta, oddzielając je średnikiem (np.: adres1@firmao.pl; adres2@firmao.pl; adres3@firmao.pl). W systemie Firmao wprowadzona jest walidacja e-mail, co oznacza, że adres e-mail musi być wprowadzony w poprawnym formacie: musi zawierać znak @, domenę oraz nie może zawierać znaków specjalnych;
• status — z listy rozwijanej możesz wybrać „Potencjalny”, „Komunikujemy się” „Wysłaliśmy ofertę”, „Przesłał zamówienie”, „Dokonaliśmy transakcji”, „Stały klient”, „Zrezygnował” lub „Nie kupi”. Jeśli chcesz edytować domyślną listę, przejdź do instrukcji „Słowniki i statusy”, aby dowiedzieć się więcej;
• typ — z listy rozwijanej możesz wybrać „Dostawca”, „Inny”, „Inwestor”, „Klient”, „Konkurencja”, „Odwiedzający stronę”, „Partner”, „Podwykonawca” lub „Producent”. Jeśli chcesz edytować domyślną listę, przejdź do instrukcji „Słowniki i statusy”, aby dowiedzieć się więcej;
• opiekun — z listy wielokrotnego wyboru możesz przypisać użytkowników systemu;
• numery telefonów — możesz wprowadzić maksymalnie trzy numery telefonów klienta, oddzielając je średnikiem (np. 111-222-333; 333-444-555; 666-777-888). W systemie Firmao wprowadzona jest walidacja numeru telefonu, co oznacza, że dozwolonymi znakami są: cyfry, znak plusa „+”, myślnik „-”;
• strona www klienta — może być uzupełnione automatycznie na podstawie numeru NIP lub ręcznie;
• branża — z listy rozwijanej możesz wybrać: „Administracja”, „Bankowość”, „Budownictwo”, „Dekoracje cukiernicze”, „Design”, „Elektronika”, „Elektrownie wiatrowe”, „Energetyka”, „Farmacja”, „Finanse”, „Gazownictwo”, „Górnictwo”, „Handel”, „Hotel”, „Hurtownia cukierniczo-piekarnicza”, „Hydrotechnika”, „Inny”, „Inżynieria”, „IT”, „Kolej”, „Kultura”, „Lotnictwo”, „Medycyna”, „Moda”, „Motoryzacja”, „Ochrona środowiska”, „Przemysł chemiczny”, „Przemysł Metalowy”, „Restauracja”, „Sport”, „Telekomunikacja”, „Transport”, „Turystyka”, „Ubezpieczenia”, „Uroda”, „Usługi”. Jeśli chcesz edytować domyślną listę, przejdź do instrukcji „Słowniki i statusy”, aby dowiedzieć się więcej;
• adres siedziby — może być uzupełnione automatycznie na podstawie numeru NIP lub ręcznie;
• miasto — może być uzupełnione automatycznie na podstawie numeru NIP lub ręcznie;
• kod pocztowy — może być uzupełnione automatycznie na podstawie numeru NIP lub ręcznie;
• kraj — może być uzupełnione automatycznie na podstawie numeru NIP lub ręcznie.

Jeżeli dodasz etykietę do systemu, której rodzajem będzie „Klient”, w oknie dodawania klienta pojawi się pole „Etykiety”. Po włączeniu modułu JPK w ustawieniach firmy pojawi się pole wyboru „Podmiot powiązany”.

Ważne! Możesz stworzyć własne pola dodatkowe, jeśli chcesz uzupełnić więcej danych. Możesz również zdefiniować własne statusy klientów, branże oraz typy, a także sposób ich pozyskania za pomocą funkcji Słowniki i statusy.

W celu dodania nowego klienta kliknij niebieski przycisk „Utwórz” w prawym dolnym rogu okna.

Ważne! Jeśli w Twoim systemie Firmao istnieje klient o tym samym numerze NIP, to po kliknięciu przycisku „Utwórz” wyświetli się komunikat informujący o duplikacie.

Inne sposoby dodawania firmy

Możesz dodać firmy:

• w widoku listy firm;
• w menu głównym;
• z listy rozwijanej po kliknięciu przycisku plusa „+” przy wyszukiwarce;
• podczas dodawania innych obiektów;
• w widoku szczegółów innych obiektów;
• w widoku listy innych obiektów;
• automatycznie z wiadomości e-mail;
• w widoku listy wiadomości e-mail;
• w widoku szczegółów wiadomości e-mail;
• po kliknięciu prawym przyciskiem na wiadomość na czacie Firmao;
• automatycznie za pomocą funkcjonalności: „Leady odwiedzające stronę”;
• automatycznie przez formularz na stronie www;
• przez import danych;
• za pośrednictwem integracji z Zapier oraz Woodpecker;
• po kliknięciu słuchawki w systemie w prawym górnym rogu, gdy przychodzi połączenie z nieznanego numeru (wymaga skonfigurowanej telefonii VOIP).

Dodawanie firm w widoku szczegółów innych obiektów

Kliknij pole „Firma” w widoku szczegółów dowolnego obiektu, w którym jest ono dostępne. Następnie kliknij „+ Dodaj firmę” na dole listy rozwijanej. Otworzy się okno dodawania firmy.

Dodawanie firm podczas dodawania innych obiektów

Kliknij pole „Firma” w oknie tworzenia lub dodawania dowolnego obiektu, w którym jest ono dostępne. Następnie kliknij „+ Dodaj firmę” na końcu listy rozwijanej. Otworzy się okno dodawania firmy.

Jeśli wpiszesz w polu „Firma” nazwę firmy, której nie ma w bazie danych systemu, to po utworzeniu obiektu system automatycznie utworzy firmę o tej nazwie.

Automatyczne dodawanie firm z wiadomości e-mail

Firmy mogą dodawać się automatycznie na podstawie wiadomości e-mail, jeśli adres nadawcy w otrzymanej wiadomości nie jest przypisany do żadnej firmy istniejącej w Twojej bazie. W celu włączenia tej opcji kliknij strzałkę skierowaną w dół po prawej stronie modułu „Wiadomości e-mail” w menu głównym, a następnie z listy rozwijanej wybierz „Konta”.

Z widoku listy kont e-mail kliknij nazwę skrzynki.

W widoku szczegółów konta e-mail zaznacz pole wyboru „Automatyczne dodawanie firm” w prawej górnej części ekranu.

W dodanych automatycznie firmach zostanie uzupełnione pole „E-mail” na podstawie adresu nadawcy oraz pole „Nazwa” na podstawie nazwy skrzynki wpisanej przez nadawcę wiadomości lub domeny e-mail, jeśli nazwa nie została wpisana.

Ważne! Zaznaczenie tej opcji powoduje dodanie dużej ilości firm, których usunięcie może być czasochłonne.

Dodawanie firmy w widoku listy wiadomości e-mail

Kliknij moduł „Wiadomości e-mail” w menu głównym. Następnie zaznacz pola wyboru po lewej stronie wiadomości, do których chcesz dodać firmę. Kliknij ikonę trzech poziomych kropek w prawym górnym rogu, a następnie wybierz „Dodaj firmę” z listy rozwijanej.

Jeśli zaznaczyłeś jedno pole wyboru, to po kliknięciu przycisku otworzy się okno dodawania firmy, w którym automatycznie uzupełnią się pola:

• nazwa — na podstawie nazwy skrzynki;
• e-mail — na podstawie adresu nadawcy;
• domena — na podstawie domeny zawartej w adresie mailowym.

Natomiast jeśli zaznaczyłeś więcej niż jedno pole wyboru, to firmy zostaną dodane automatycznie. Po kliknięciu przycisku „Dodaj firmę” otworzy się nowe okno, w którym musisz potwierdzić dodanie firm, klikając przycisk „Tak”. Automatycznie zostaną uzupełnione pola:

• nazwa — na podstawie nazwy skrzynki;
• e-mail — na podstawie adresu nadawcy;
• domena — na podstawie domeny zawartej w adresie mailowym.

Dodawanie firmy w widoku szczegółów wiadomości e-mail

Kliknij moduł „Wiadomości e-mail” w menu głównym, a następnie kliknij „Temat” wiadomości e-mail. W widoku szczegółów wiadomości e-mail kliknij ikonę trzech poziomych kropek w prawym górnym rogu, a następnie wybierz „Dodaj firmę” z listy rozwijanej.

Automatyczne dodawanie firm za pośrednictwem funkcjonalności: „Leady odwiedzające stronę”

W systemie Firmao możesz zintegrować funkcję „Leady odwiedzające stronę”. Dzięki temu firmy, które odwiedziły Twoją stronę internetową, zostaną dodane do Twojej bazy klientów. Więcej informacji na temat automatycznego dodawania firm za pośrednictwem funkcjonalności „Leady odwiedzające stronę” znajdziesz w instrukcji: „Leady odwiedzające stronę”.

Automatyczne dodawanie firm przez formularz na stronie www

W systemie Firmao możesz zintegrować funkcję „Formularz na stronie www”. Dzięki temu firmy, które wypełnią formularz kontaktowy na Twojej stronie internetowej, zostaną dodane do Twojej bazy klientów. Więcej informacji na temat automatycznego dodawania firm przez formularz na stronie www znajdziesz w instrukcji: „Instrukcja włączenia formularza kontaktowego”.

Ważne! Za pośrednictwem „API” możesz zintegrować dowolny formularz na stronie www. Napisz e-mail na adres pomoc@firmao.pl, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej.

Dodawanie firm przez import danych z pliku

W systemie Firmao możesz importować dane, w tym firmy ze swoich poprzednich baz kontaktów. Więcej informacji na temat dodawania firm przez import danych z pliku znajdziesz w instrukcji: „Import danych”.

Dodawanie firm po kliknięciu słuchawki w systemie Firmao, gdy przychodzi połączenie z nieznanego numeru

Kliknij ikonę słuchawki w systemie Firmao w prawym górnym rogu systemu, gdy przychodzi połączenie.

Wyświetli się firma, do której dzwoniący numer jest przypisany. Jeżeli nie jest przypisany do żadnej firmy w systemie, na ekranie pojawi się okno z numerem połączenia przychodzącego oraz numerem, na który dzwoni klient. W tym samym oknie możesz kliknąć przycisk „Dodaj nową firmę”.