Szablony e-mail Firmao

W systemie Firmao CRM mamy możliwość skonfigurowania dla skrzynki pocztowej dowolnych szablonów e-mail, które usprawnią nam proces wysyłania wiadomości. Możemy wielokrotnie ich używać podczas korespondencji z klientami.

Ważne! W celu skorzystania z szablonów e-mail wymagane jest, abyśmy mieli aktywną i skonfigurowaną skrzynkę pocztową w Firmao. O tym, jak krok po kroku dodać skrzynkę pocztową przeczytamy w instrukcji „Konfiguracja skrzynki pocztowej w Firmao”.

Utworzenie szablonu e-mail

Ważne! Domyślnie na koncie demo nie ma skonfigurowanego żadnego szablonu e-mail.

W celu utworzenia lub edytowania już istniejącego szablonu e-mail klikamy strzałkę skierowaną w dół, którą znajdziemy po prawej stronie modułu „Wiadomości e-mail”. Z listy rozwijanej wybieramy opcję „Szablony”.

Otworzy nam się widok listy dostępnych szablonów e-mail. W celu dodania nowego szablonu klikamy przycisk „+ Dodaj”.

Wówczas otworzy nam się nowe okno dodawania szablonu e-mail, w którym mamy możliwość zdefiniować:

• Nazwę szablonu — nazwa szablonu może być dowolna, jest to informacja dla użytkownika systemu Firmao CRM (pole wymagane);
• Konto e-mailowe — wybieramy z listy, do jakiego konta pocztowego przypiszemy szablon;
• Udostępnij — wybieramy z listy rozwijanej użytkowników, którzy będą mieli dostęp do danego szablonu e-mail (pole wymagane);
• Do — jeśli chcemy wysłać szablon do określonych na stałe odbiorców, możemy uzupełnić to pole adresami e-mail, natomiast jeśli nie, może pozostać puste;
• Temat  — temat wiadomości e-mail;
• Treść — dowolna treść wiadomości e-mail, możemy ją napisać za pomocą edytora, który pozwala nam edytować dany tekst;
• Dodaj lub przeciągnij pliki — dla szablonu e-mail możemy na stałe wgrać załączniki, które będą wysyłane do odbiorców.

Wskazówka: W szablonach e-mail od licencji Enterprise dostępne jest także pole wyboru „Dostępny jako szablon dla chata”. Służy ono do gotowych odpowiedzi dla Livechat. Pole to jest domyślnie ukryte, pojawi się po kliknięciu przez nas ikony trzech kropek w prawym dolnym rogu okna tworzenia szablonu.

Personalizacja treści — edytor WYSIWYG i kody pól

W oknie dodawania szablonu e-mail szablonu oprócz standardowego edytora treści WYSIWYG,

mamy również możliwość odwołania się do systemowych kodów pól (kody pól to znaczniki pozwalające odwołać się do poszczególnych danych wprowadzonych w systemie Firmao), takich jak:

• Firma (nazwa, numer, miasto, ulica, kod pocztowy, kraj, grupy firm);
• Osoba kontaktowa (imię, nazwisko,  miasto, ulica, kod pocztowy, kraj);
• Faktura (numer dokumentu, wartość netto, wartość brutto, wartość VAT, waluta, termin płatności, osoba odpowiedzialna);
• Oferta (nazwa, numer, wartość netto, wartość brutto, VAT, waluta);
• Zamówienie (nazwa, numer, wartość netto, wartość brutto, VAT, waluta);
• Zadanie (numer, nazwa opis, data planowania zadania);
• Projekt (nazwa, id projektu, firma, osoba kontaktowa, data rozpoczęcia/zakończenia, menadżerowie, pracownicy, pracownicy z ograniczonym dostępem);
• Użytkownik (zdjęcie zalogowanego użytkownika, jego identyfikator, imię i nazwisko, numer telefonu, służbowy numer telefonu, e-mail);
• Organizacja (adres e-mail);
• Inne (ankieta czasu pracy, aktualna data i czas).

Dodatkowo mamy możliwość przygotowania szablonu za pomocą skryptu w języku HTML. Jest to przydatna funkcjonalność przy wysłaniu newsletterów do klientów. W celu dodania takiego kodu musimy przełączyć się na tryb edycji źródła. Klikamy ikonę dwóch strzałek przedzielonych ukośnikiem skierowanym w prawą stronę (po najechaniu myszką na ikonę ukaże nam się opis „Edycja źródła. Przełącz w tryb edycji źródła”). W polu tekstowym dodajemy skrypt.

W celu zakończenia konfiguracji szablonu e-mail klikamy niebieski przycisk „Utwórz”, który znajdziemy w prawym dolnym rogu okna.

Wysłanie wiadomości e-mail z określonym szablonem

W systemie Firmao możemy wysłać wiadomość e-mail z określonym szablonem na dwa sposoby:

• z widoku listy modułu „Wiadomości e-mail”;
• z widoku szczegółów określonego szablonu.

Wysyłanie wiadomości e-mail z określonym szablonem w widoku listy modułu „Wiadomości e-mail”

W celu wysłania wiadomości e-mail z określonym szablonem klikamy moduł  „Wiadomości e-mail”, który znajdziemy w menu głównym. Następnie klikamy niebieski przycisk „+ Nowy e-mail” w prawym górnym rogu widoku.

W nowym oknie tworzenia wiadomości e-mail będziemy mieli możliwość użycia szablonu. W prawym górnym rogu okna znajdujemy pole „Szablon”. Następnie z listy rozwijanej wybieramy szablon, który chcemy wykorzystać.

W celu dostarczenia wiadomości postępujemy tak jak w standardowej wysyłce maila: klikamy niebieski przycisk „Wyślij”, który znajdziemy w prawym dolnym rogu okna tworzenia.

Wysłanie wiadomości e-mail z określonym szablonem w widoku szczegółów

W celu wysłania wiadomości e-mail z określonym szablonem z widoku szczegółów klikamy strzałkę skierowaną w dół, którą znajdziemy z prawej strony modułu „Wiadomości e-mail”. Z listy rozwijanej wybieramy opcję „Szablony”.

W widoku listy wszystkich szablonów klikamy nazwę wybranego szablonu. W widoku jego szczegółów klikamy ikonę strzałki przedzielonej w środku prostą linią, którą znajdziemy w prawym górnym rogu strony.

Dalsze czynności związane z tworzeniem wiadomości e-mail z zastosowaniem szablonu będą analogiczne do sposobów opisanych powyżej.

Edycja dodanego szablonu

Po dodaniu szablonu do systemu możemy go edytować: zmodyfikować treść, przypisać nowych odbiorców lub zmienić temat maila.

W tym celu klikamy strzałkę skierowaną w dół, którą znajdziemy po prawej stronie modułu „Wiadomości e-mail”. Z listy rozwijanej wybieramy opcję „Szablony”.

W widoku listy klikamy nazwę szablonu, który chcemy edytować.

Wówczas otworzy nam się jego widok szczegółów. Z tego poziomu możemy edytować wszystkie widoczne pola.

Jak sprawdzić ilość użyć szablonu?

W systemie Firmao w widoku listy szablonów posiadamy licznik użyć danego szablonu. Kolumna ta jest domyślnie ukryta.
W celu jej włączenia klikamy ikonę trzech kropek w prawym górnym rogu panelu. Z listy rozwijanej wybieramy opcję „Dostosuj widoczne kolumny”. W nowo otwartym oknie zaznaczamy pole wyboru „Użycia”. Zmiany zapisujemy poprzez kliknięcie niebieskiego przycisku „OK”, który znajdziemy w prawym dolnym rogu okna.

Liczba użyć danego szablonu pojawi się automatycznie obok każdego elementu.