Szablony email

W systemie Firmao CRM mamy możliwość skonfigurowania dla skrzynki pocztowej dowolnych szablonów email, których możemy wielokrotnie używać podczas korespondencji z klientami. System pozwala również na tworzenie szablonów w formacie HTML.

Krok 1: Należy posiadać skonfigurowaną skrzynkę pocztową w Firmao

Pierwszym krokiem do konfiguracji szablonu email, jest posiadanie poprawnie skonfigurowanej skrzynki pocztowej w systemie Firmao.

Krok 2: Utworzenie szablonu email

Ważne! Domyślnie na koncie demo nie ma skonfigurowanego żadnego szablonu email.

Aby utworzyć lub edytować już dodany szablon email, z poziomu menu rozwijamy opcje: „Wiadomości email” (strzałka po prawej stronie), a następnie z listy wybieramy: „Szablony”:

Otworzy się widok z listą (jeśli jakieś już zostały dodane) dostępnych szablonów email. W celu dodania nowego klikamy przycisk: „Dodaj”.

Po kliknięciu, w systemie otworzy się nowe okno dodawania szablonu e-mail, w którym mamy możliwość zdefiniować:

Nazwę szablonu — nazwa szablonu może być dowolna, jest to informacja dla użytkownika systemu Firmao CRM (pole wymagane),
Konto emailowe — wybieramy z listy, do jakiego konta pocztowego przypisany ma zostać dany szablon,
Udostępnij — wybieramy z listy rozwijanej użytkowników, którzy będą mieli dostęp do danego szablonu e-mail (pole wymagane),
Do — jeśli szablon ma być wysyłany do określonych na stałe odbiorców, możemy uzupełnić to pole adresami e-mail, natomiast jeśli nie, może pozostać puste,
Temat — temat wiadomości e-mail,
Treść — dowolna treść wiadomości e-mail, możemy ją napisać za pomocą edytora, który pozwala nam edytować dany tekst
Dodaj lub przeciągnij pliki – dla szablonu e-mail możemy na stałe wgrać załączniki, które będą wysyłane do odbiorców (np. ofertę naszej firmy).

Ważne! Maile będą uzupełniane danymi, które widzimy w systemie.

Wskazówka: W szablonach email od licencji Enterprise dostępne jest pole wyboru: „Dostępny jako szablon dla chatu”. Służy ono do gotowych odpowiedzi dla Livechat. Pole to jest ukryte, pojawi się po kliknięciu w ikonę trzech kropek w prawym dolnym rogu okna tworzenia szablonu.

Po skonfigurowaniu szablonu e-mail zatwierdzamy przyciskiem: “Utwórz” w prawym dolnym rogu okna.

Krok 3. Personalizacja treści – edytor WYSIWYG i kody pól

Wskazówka: Mamy również możliwość wpisania treści w języku HTML. W oknie tworzenia szablonu przełączamy tryb edycji źródła. Ponadto mamy dostęp do wielu funkcji edytora WYSIWYG, takich jak pogrubienie tekstu, zaznaczenie zakreślaczem bądź zmiana koloru czcionki.

W treści maila oprócz standardowego edytora WYSIWYG mamy również możliwość odwołania się do systemowych kodów pól (kody pól to znaczniki pozwalające odwołać się do poszczególnych danych wprowadzonych w systemie Firmao), takich jak:

Firma, (nazwa, numer, miasto, ulica, kod pocztowy, kraj, grupy firm),
Osoba kontaktowa, (imię, nazwisko, miasto, ulica, kod pocztowy, kraj),
Faktura, (numer dokumentu, wartość netto, wartość brutto, VAT, waluta, termin płatności, osoba odpowiedzialna),
Oferta/ Zamówienie, (nazwa, numer, wartość netto, wartość brutto, VAT, waluta),
Zadanie, (numer, nazwa opis, data planowania zadania),
Projekt, (nazwa, id projektu, firma, osoba kontaktowa, data planowania projektu, menadżerowie, pracownicy),
Użytkownik, (zdjęcie, identyfikator, imię, nazwisko, numer telefonu, e-mail),
Organizacja, (adres e-mail),
Inne, (ankieta czasu pracy, aktualna data i czas).

Wskazówka: W systemie Firmao posiadamy licznik użyć danego szablonu. Pole jest domyślnie ukryte z poziomu listy szablonów. Aby je włączyć, musimy kliknąć ikonę w prawym, górny rogu panelu, a z nowo otwartej listy wybrać „Dostosuj widoczne kolumny”. Kolejno w nowo otwartym oknie, zaznaczamy pole wyboru „Użycia”.

Krok 4. Wysłanie maila przy wykorzystaniu szablonu

Przechodzimy do modułu „Wiadomości email„, który znajduje się w górnym menu. Następnie klikamy zielony przycisk „Nowy email” w prawym górnym rogu widoku.

W nowym oknie będziemy mieli możliwość modyfikacji maila, a także użycia szablonu. W prawym górnym rogu okna znajduje się pole „Szablon”. Klikamy na nie, a z listy rozwijanej wybieramy szablon, który chcemy wykorzystać.

Następnie, tak jak w standardowej wysyłce maila, klikamy w zielony przycisk „Wyślij” w prawym dolnym rogu okna tworzenia.

Edycja dodanego szablonu

Po dodaniu szablonu do systemu, możemy go całkowicie edytować. Mamy możliwość zmodyfikować treść, przypisać nowych odbiorców lub zmienić temat maila. Aby to zrobić, przechodzimy do widoku listy szablonów email, tak, jak zostało to opisane w kroku 1. Następnie wybieramy szablon, który chcemy edytować.

Po wybraniu konkretnego szablonu otworzy nam się jego widok szczegółów. Z tego poziomu możemy edytować wszystkie widoczne pola.