Szanse sprzedaży

Szanse sprzedaży to wizualizacja działań, które podejmujemy, by dokonać transakcji. Dzięki temu, że szanse sprzedaży mają swoje etapy, możemy łatwiej analizować i monitorować, na którym etapie tracimy najwięcej szans. Przyczyni się to do możliwości podejmowania przez nas działań w celu usprawnienia sprzedaży i osiągania sukcesów.

W przypadku szansy sprzedaży możemy przewidywać przychód ze sprzedaży, ustalać potencjalną datę zamknięcia oraz współczynnik prawdopodobieństwa sfinalizowania sprzedaży.

Ważne! Moduł „Szanse sprzedaży” jest dostępny jedynie dla użytkowników posiadających licencję Professional, Enterprise lub Supreme.

Jak włączyć moduł „Szanse sprzedaży”?

Zanim zaczniemy konfigurować szanse sprzedaży musimy upewnić się, że mamy ten moduł dostępny w menu głównym.

W celu włączenia modułu „Szanse sprzedaży” klikamy awatar, który znajdziemy w prawym górnym rogu strony. Z listy rozwijanej wybieramy opcję „Ustawienia firmy”.

W nowo otwartym oknie znajdujemy moduł „CRM”. Zaznaczamy pole wyboru „Szanse sprzedaży”. W celu zapisania zmian klikamy niebieski przycisk „OK”, który znajdziemy w prawym dolnym rogu ekranu.

System odświeży się automatycznie, a w menu głównym uzyskamy dostęp do „Szans sprzedaży”.

Jak dodać szansę sprzedaży?

W systemie Firmao CRM możesz dodać szansę:

• w widoku listy modułu „Szanse sprzedaży”;
• z menu głównego;
• z listy rozwijanej po kliknięciu przycisku plusa „+” przy wyszukiwarce;
• podczas dodawania innych obiektów;
• w widoku szczegółów innych obiektów;
• za pomocą automatyzacji;
• w widoku Kanban szans sprzedaży.

Dodawanie szansy sprzedaży z głównego menu

Kliknij moduł „Szanse sprzedaży” w menu głównym, a następnie kliknij niebieski przycisk „+ Dodaj” w prawej górnej części ekranu. Otworzy się okno dodawania szansy sprzedaży.

Dodawanie szansy sprzedaży w widoku listy szans

Kliknij strzałkę skierowaną w dół z prawej strony modułu „Szanse sprzedaży” w górnym menu głównym, a następnie wybierz „+ Dodaj firmę” z listy rozwijanej. Otworzy się okno dodawania szans sprzedaży.

W przypadku menu bocznego kliknij ikonę plusa „+” pojawiającą się z prawej strony nazwy modułu po najechaniu myszką na moduł.

Dodawanie szansy sprzedaży z listy rozwijanej po kliknięciu przycisku plusa „+” przy wyszukiwarce

Kliknij przycisk plusa „+” po prawej stronie paska wyszukiwarki w górnej części ekranu, a następnie kliknij „Szansa sprzedaży” na liście rozwijanej. Otworzy się okno dodawania szansy sprzedaży.

Dodawanie szansy sprzedaży podczas dodawania innych obiektów

W oknie dodawania dowolnego obiektu, w którym dostępne jest pole „Powiązana szansa sprzedaży” kliknij na nie, a następnie kliknij „+ Dodaj szansę sprzedaży” na końcu listy rozwijanej. Otworzy się okno dodawania szansy sprzedaży.

Dodawanie szans sprzedaży w widoku szczegółów innych obiektów

Szansę sprzedaży możesz dodać w widoku szczegółów poniższych obiektów:

• firma (zakładka „Szanse sprzedaży”) możesz dodać nową szansę, klikając ikonę niebieskiego plusa w lewym górnym rogu zakładki;

• faktura;
• oferty/zamówienia;
• zadania;
• projekty.

W powyższych modułach możesz dodać szansę sprzedaży, klikając pole „Powiązana szansa sprzedaży”/„Szansa sprzedaży”. Następnie kliknij przycisk „+ Dodaj szansę sprzedaży” na dole listy rozwijanej.

Dodawanie szansy sprzedaży za pomocą automatyzacji

W systemie Firmao możesz utworzyć automatyczne dodawanie szansy sprzedaży poprzez zastosowanie automatyzacji. Proces ten pozwoli zaoszczędzić czas, jaki poświęcasz na działania w przedsiębiorstwie.

Wskazówka: Cały proces automatyzacji znajdziemy w instrukcji „Automatyzacje w systemie”.

Okno dodawania szansy sprzedaży

W oknie dodawania szansy sprzedaży znajdują się następujące pola:

• tytuł — nadajemy szansie tytuł, aby w skrócie opisać czego dotyczy (pole wymagane);
• firma — przypisujemy firmę, której dana szansa dotyczy. Jeżeli dodajesz szansę sprzedaży z widoku szczegółów innych obiektów, do których jest przypisana firma, pole zostanie automatycznie uzupełnione;
• osoba odpowiedzialna — z listy rozwijanej wybieramy, który użytkownik w naszym systemie ma być odpowiedzialny za prowadzenie tej konkretnej szansy (pole wymagane). Jeżeli dodajesz szansę sprzedaży z widoku szczegółów innych obiektów, do których jest przypisana osoba odpowiedzialna, pole zostanie automatycznie uzupełnione;
• numery telefonu — wpisujemy kontaktowe numery telefonu lub telefonów; jeżeli jest ich więcej niż 1, oddzielamy je średnikiem, np: 111-222-333; 666-777-888. Jeżeli dodajesz szansę sprzedaży z widoku szczegółów innych obiektów, do których jest przypisana firma lub osoba kontaktowa, pole zostanie automatycznie uzupełnione i będzie nieedytowalne;
• emaile — wpisujemy kontaktowe adresy email; jeżeli jest ich więcej niż 1, oddzielamy je średnikiem, np: adres1@firmao.pl; adres3@firmao.pl. Jeżeli dodajesz szansę sprzedaży z widoku szczegółów innych obiektów, do których jest przypisana firma lub osoba kontaktowa, pole zostanie automatycznie uzupełnione i będzie nieedytowalne;
• osoby kontaktowe — możesz przypisać osoby, z którymi chcesz się kontaktować w sprawie danej szansy sprzedaży;
• sposób pozyskania — definiujesz, w jaki sposób uzyskałeś danego klienta. Możesz dodać własne sposoby pozyskania, korzystając z funkcji Słowniki/Statusy;
• etap — definiujesz, na jakim etapie prowadzenia szansy jesteś (pole wymagane). Możesz dodać własne etapy szansy, korzystając z funkcji Słowniki/Statusy;
• przewidywana data zamknięcia sprzedaży — deadline, do kiedy szansa sprzedaży ma zostać sfinalizowana;
• wartość — czyli ile możemy zarobić na danej szansy; możemy wprowadzić dane od razu lub później; dopisując do szansy sprzedaży produkty, które zsumują się na wartość danej szansy;
• waluta — pole wymagane.

Po uzupełnieniu pól klikamy niebieski przycisk „Utwórz”, który znajdziemy w prawym dolnym rogu okna tworzenia.

Jak skonfigurować utworzone szanse?

W celu uzupełnienia szczegółów szans sprzedaży musimy kliknąć jej tytuł w widoku Kanban (domyślny widok szansy sprzedaży)

lub w widoku listy.

W obu przypadkach zostaniemy przeniesieni do widoku szczegółów szansy, gdzie możemy zarządzać jej zadaniami, planować kontakt i tworzyć dokumenty. Jeżeli nie uzupełnialiśmy wcześniej wartości szansy w oknie jej tworzenia, możemy dodać produkty, które dotyczą danej szansy, a jej wartość automatycznie się zsumuje. Jeżeli wcześniej uzupełniłeś wartość szansy, a w następnej kolejności dodałeś do niej produkty, to ich suma nadpisze wcześniejszą wprowadzoną wartość.

Jak dodać produkty do szansy sprzedaży?

W celu dodania produktu do szansy sprzedaży w widoku szczegółów klikamy zakładkę „Produkty”, a następnie klikamy niebieski plus w lewym górnym rogu zakładki.

Ważne! Nowe produkty do bazy Firmao mogą dodawać jedynie administratorzy całego systemu, administratorzy działu sprzedaży, adminstratorzy magazynu i dykretorzy firmy.

Wyświetli się okno dodawania produktu. W oknie wypełniamy następujące pola:

• produkt/usługa — wybierz z listy rozwijanej produkt istniejący w systemie Firmao, kliknij przycisk „+ Dodaj produkt” w celu dodania nowego produktu do bazy Firmao lub wpisz nazwę produktu w pole, a wtedy nie zapisze się on w bazie; gdy wybierzesz produkt dodany wcześniej do systemu, jego dane uzupełnią się automatycznie i będą one edytowalne;
• kod produktu;
• PKWiU oraz Kod CN;
• cena jednostkowa netto bez rabatu;
• ilość;
• jednostka — wybieramy jednostkę, w której wyrażony jest dany produkt;
• rabat — możemy dodać rabat na dany produkt;
• cena jednostkowa netto — uwzględnia rabat, jeżeli wcześniej go uzupełniliśmy;
• VAT;
• magazyn (pole pojawi się dla użytkowników posiadających licencję Enterprise oraz Supreme) — z listy rozwijanej wybieramy magazyn, z którego pochodzi dany produkt.

W celu zapisania zmian klikamy niebieski przycisk „Utwórz”, który znajdziemy w prawym dolnym rogu okna tworzenia.

W lewym górnym rogu okna szansy sprzedaży widzimy, ile wynosi suma wszystkich dodanych produktów. Podaną kwotę możemy w dowolnym momencie edytować. W tym celu klikamy ikonę ołówka, która wyświetli nam się po najechaniu myszką na to pole. Po dodaniu produktów lub ich usunięciu z szansy sprzedaży, wartość szansy sprzedaży będzie aktualizowana.

Jak dodać ofertę do szansy sprzedaży?

W celu dodania oferty w widoku szczegółów danej szansy możesz:

• przejść do zakładki „Oferty” w widoku szczegółów szansy sprzedaży i kliknąć ikonę niebieskiego plusa w jej lewym górnym rogu;

• kliknąć ikonę metki w pasku narzędzi w prawym górnym rogu.

Pozycje na ofercie zostaną automatycznie uzupełnione na podstawie produktów dodanych do szans sprzedaży. O procesie dodawania oferty możesz przeczytać w instrukcji Oferty/zamówienia.

Jak dodać fakturę do szansy sprzedaży?

W celu dodania faktury w widoku szczegółów danej szansy możesz:

• przejść do zakładki „Faktury” w widoku szczegółów szansy sprzedaży i kliknąć ikonę niebieskiego plusa w jej lewym górnym rogu;

• kliknąć ikonę żółtego dolara w pasku narzędzi w prawym górnym rogu.

Pozycje na fakturze zostaną automatycznie uzupełnione na podstawie produktów dodanych do szans sprzedaży. O procesie dodawania faktury możesz przeczytać w instrukcji Wystawianie faktur.

Pozostałe obiekty przypisane do szansy sprzedaży

W widoku szczegółów danej szansy mamy dostęp do wielu zakładek, w tym do:

• notatek;
• wszystkich notatek powiązanych z firmą, która jest przypisana do przeglądanej przez nas szansy sprzedaży;
• emaili;
• wszystkich emaili powiązanych z firmą, która jest przypisana do przeglądanej przez nas szansy sprzedaży.

Zakładki „Notatki” oraz „Emaile” zawierają tylko te obiekty, które zostały przypisane do tej konkretnej szansy sprzedaży.

Jeżeli wyślesz maila z widoku szczegółów szansy sprzedaży, w temacie wiadomości automatycznie dopisze się SID (numer ID szansy sprzedaży). Dzięki temu, jeśli klient odpisze na maila używając funkcji „Odpowiedz”, jego odpowiedź będzie przypisana do szansy sprzedaży – tak samo, jak wysłany przez ciebie mail.

Jak dodać własny etap sprzedaży do systemu?

W systemie Firmao możemy definiować własne etapy lub procesy sprzedaży, a także własne powody przegranej oraz wygranej szansy. Możemy zdefiniować także własne checklisty do danych etapów sprzedaży.

Wszystkie wspomniane funkcje dodajemy za pomocą funkcji „Słowniki/statusy”, która znajduje się w zakładkach „Ustawień firmy”.

Wskazówka: Więcej informacji na temat personalizacji poszczególnych elementów szans sprzedaży znajdziemy w instrukcji „Słowniki i statusy”.

Jak ustawić status szansy sprzedaży na „przegraną” lub „wygraną”?

Status szansy sprzedaży możemy zmienić na cztery sposoby:

1. W widoku listy szans sprzedaży

W tym celu klikamy moduł „Szanse sprzedaży” w menu głównym. Wyświetli nam się widok listy wszystkich utworzonych szans sprzedaży. Musimy upewnić się, że posiadamy widoczną w liście kolumnę „Status”.

Wskazówka: O tym, jak włączyć widoczność danej kolumny w widoku listy przeczytamy w instrukcji „Dostosowywanie widoku kolumn”.

Gdy kolumna „Status” jest widoczna, w jej polach możemy zmieniać statusy szans. W tym celu klikamy nazwę aktualnego statusu — domyślnie będą to opcje: „Otwarta”, „Przegrana” lub „Wygrana”.

Po wybraniu statusu „Wygrana” lub „Przegrana” pojawi nam się okno, w którym zaznaczamy powód wybranego przez nas statusu.

Wskazówka: O tym, jak dodać własne powody wygranej lub rezygnacji przeczytamy w instrukcji „Słowniki i statusy”.

2. W widoku szczegółów firmy, do której przypisana jest szansa sprzedaży.

W tym celu klikamy moduł „Firmy”, a następnie nazwę firmy, której status szansy sprzedaży chcemy zmienić.

Wyświetli nam się widok szczegółów. Klikamy zakładkę „Szanse sprzedaży”. Po kliknięciu pola w kolumnie „Status” możemy zmienić status szansy.

3. W widoku Kanban w module Szanse sprzedaży

Klikamy moduł „Szanse sprzedaży” w menu głównym. W celu włączenia widoku Kanban naciskamy ikonę czterech kresek.

Uzyskamy tym samym dostęp do wszystkich naszych szans sprzedaży ukazanych w widoku Kanban. Korzystając z metody przesuń i upuść (drag&drop) możemy przenieść daną szansę sprzedaży na status „Przegranej” lub „Wygranej”, który znajdziemy na dole strony.

4. W widoku szczegółów szansy sprzedaży

Przejdź do widoku szczegółów szansy, klikając jej tytuł w widoku Kanban (widok domyślny) lub w widoku listy. Następnie w prawym górnym rogu, po prawej stronie od przewidywanej daty zamknięcia szansy, kliknij nazwę aktualnie ustawionego statusu szansy. Rozwinie się lista, z której możesz wybrać inny status niż aktualnie ustawiony.

Jak zmienić etap szansy sprzedaży?

Zmiany etapu szansy sprzedaży możemy dokonać z poziomu widoku Kanban, widoku listy oraz widoku szczegółów danej szansy.

Zmiana etapu szansy sprzedaży z widoku szczegółów

Klikając na tytuł szansy sprzedaży w widoku listy przejdziemy do jej szczegółów. W celu zmiany etapu klikamy pole przy nazwie wybranego przez nas etapu.

Zmiana etapu szans sprzedaży w widoku Kanban

Kliknij przycisk „Kanban” (ikona czterech kresek), a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na szansę, której etap chcesz zmienić. Nie puszczając przycisku myszki przesuń kursor w lewą lub prawą stronę, w zależności od tego, do którego etapu chcesz przenieść szansę. Gdy umieścisz kafelek pod odpowiednim etapem, puść przycisk myszki.

Zmiana etapu szans sprzedaży w widoku listy

W tym celu z menu głównego klikamy moduł „Szanse sprzedaży”. Wyświetli nam się widok listy wszystkich dotychczas dodanych szans sprzedaży. Musimy upewnić się, że kolumna „Etap” jest widoczna. Jeżeli jej nie widzimy, musimy przejść do dostosowywania widoku kolumn. W tym celu klikamy ikonę trzech kropek w prawym górnym rogu modułu.

W widoku listy szans sprzedaży, w kolumnie „Etap” klikamy pole aktualnego etapu danej szansy i z listy rozwijanej wybieramy ten, który chcemy ustawić. Domyślnie w systemie mamy następujące etapy:

• nawiązano kontakt;
• lead zakwalifikowany;
• umówione spotkanie;
• wysłano ofertę;
• zaakceptowano ofertę;
• finalizacja.

Jak wygenerować lejek sprzedaży oraz inne analizy?

W celu wygenerowania lejka sprzedaży lub innych wykresów w widoku listy klikamy przycisk z ikoną wykresu „Analizy” na wysokości nagłówka „Szanse sprzedaży” w lewym górnym rogu widoku.

Kliknięcie przycisku „PNG”, który znajdziemy w prawym górnym rogu strony, spowoduje pobranie wykresu lejka na dysk naszego urządzenia.

Ważne! Poniższa część instrukcji jest przeznaczona jedynie dla użytkowników posiadających licencję Enterprise lub Supreme.

Kliknięcie pola z listą wykresów, którą znajdziemy obok przycisku „PNG” w prawym górnym rogu spowoduje rozwinięcie listy z której możemy wybrać interesujące nas źródło analizy:

• Lejek sprzedaży;
• Ilość nowych szans sprzedaży;
• Ilość nowych szans sprzedaży dla użytkownika;
• Ilość szans sprzedaży z podziałem na powody przegranej dla osoby odpowiedzialnej;
• Ilość szans sprzedaży z podziałem na powody przegranej;
• Wartość szans sprzedaży;
• Średnia wartość szans sprzedaży;
• Całkowita wartość szans sprzedaży;
• Ilość szans sprzedaży z podziałem na źródła sprzedaży;
• Średni czas trwania szansy sprzedaży;
• Wygrane szanse sprzedaży według źródła pozyskania;
• Prognozowany dochód;
• Skuteczność zamkniętych szans sprzedaży.