Automatyczne wystawianie faktur – faktury cykliczne

Ważne! Funkcja wystawiania umów dostępna jest dla użytkowników od licencji Standard natomiast automatyczne wystawianie faktur i ich wysyłka dostępna jest od licencji Professional.

W systemie Firmao mamy możliwość wystawiania i automatycznego wysyłania cyklicznych faktur do klientów. Taka funkcjonalność dostępna jest w module „Umowy/Faktury cykliczne”.

Jak włączyć moduł „Umowy/Faktury cykliczne”?

W celu włączenia modułu „Umowy/faktury cykliczne” klikamy awatar w prawym górnym rogu strony. Z listy rozwijanej wybieramy opcję „Ustawienia firmy”.

W module „CRM” zaznaczamy pole wyboru „Umowy/Faktury cykliczne” i zatwierdzamy niebieskim przyciskiem „OK” w prawym dolnym rogu strony.

Jak dodać umowę?

Kliknij przycisk plusa „+” po prawej stronie paska wyszukiwarki w górnej części ekranu, a następnie kliknij „Umowa/faktury cykliczne” na liście rozwijanej. Otworzy się okno dodawania umowy.

Okno dodawania umowy i tworzenie automatycznej faktury

W oknie dodawania umowy uzupełniamy dane adresowa klienta, okres obowiązywania umowy w polach „Ważne od” i „Ważne do” oraz pozycje (które później będą widoczne na wystawionych fakturach). Następnie przechodzimy do zakładki „Automatyczne tworzenie faktury”, gdzie dokonujemy konfiguracji automatyzacji.

Po przejściu do zakładki „Automatyczne tworzenie faktur” skonfiguruj i uzupełnij pola:

• Faktura – na liście rozwijanej mamy do wyboru: nie wystawiaj, wystaw automatycznie, wystaw i wyślij automatycznie (w wiadomości e-mail);
• Typ faktury – wybieramy pomiędzy fakturą, a fakturą pro forma;
• Szablon numerowania – określamy, czy chcemy skorzystać z szablonu domyślnego, czy innego utworzonego wcześniej w ustawieniach firmy;
• Szablon faktury – wybieramy z listy rozwijanej szablon, z jakim ma być wysyłana faktura;
• Dzień wystawienia faktury – decydujemy, którego dnia miesiąca ma zostać wystawiona dana faktura (jeśli wartość w tym polu jest większa, niż ilość dni w miesiącu to faktura zostanie wystawiona ostatniego dnia miesiąca);
• Miesiąc wystawienia faktury – wybieramy, w którym miesiącu zostanie wystawiona pierwsza faktura (to pole jest aktywne przy wybraniu opcji okres kwartalny, półroczny lub roczny);
• Okres – określamy czas, jaki upłynie pomiędzy wystawianiem kolejnych faktur. Do wyboru mamy: miesięczny, kwartalny, półroczny lub roczny.
• Kopiuj adnotacje – zaznaczenie spowoduje dodanie standardowej adnotacji dla faktur z ustawień firmy do adnotacji z umowy;
• E-maile – wpisujemy adresy e-mail, na które wysyłane będą faktury (jeśli uzupełnimy klienta w umowie, pojawi się lista z adresami przypisanymi do wybranego klienta oraz osób kontaktowych);
• Wyślij z konta e-mail – wybierz, z którego konta e-mail będą wysyłane faktury (wymagane skonfigurowanie skrzynki pocztowej w Firmao);
• Szablon e-maila – wybieramy szablon maila z tych, które wcześniej dodałeś do systemu. Instrukcję na temat utworzenia szablonów mailowych znajdziesz tutaj.

Powyższe dane możemy również edytować w widoku szczegółów utworzonej umowy. W celu wstrzymania automatycznej wysyłki lub automatycznego wystawiania faktur, w utworzonej umowie w zakładce Automatyczne wystawianie faktur w polu Faktura ustaw Nie wystawiaj.

Po skonfigurowaniu automatycznego tworzenia faktury możemy dodać umowę, klikając niebieski przycisk „Utwórz” w prawym dolnym rogu okna.

Jak sprawdzić wystawione automatycznie faktury?

Umowa będzie widoczna w widoku listy w module „Umowy/faktury cykliczne”. W celu sprawdzenia faktur, które zostały automatycznie wystawione w ramach umowy, klikamy numer wybranej umowy.

W widoku szczegółów klikamy zakładkę „Faktury”. Wyświetli nam się widok wszystkich faktur automatycznie przypisanych do wybranej umowy/abonamentu.

Ustawienie domyślnego konta e-mail do wysyłania faktur cyklicznych

W celu skonfigurowania domyślnego konta e-mail do wysyłania automatycznie tworzonych faktur klikamy awatar, który znajdziemy w prawym górnym rogu strony. Z listy rozwijanej wybieramy „Ustawienia firmy”.

W nowym oknie klikamy zakładkę „Umowy/faktury cykliczne” po lewej stronie okna. Wypełniamy pole „Domyślne konto e-mail do wysyłania umów” znajdujące się w górnej środkowej części okna.