Dobra organizacja pracy jest konieczna do uzyskiwania zysków w każdej firmie. Dokumenty, oferty, zamówienia, wiadomości mailowe, notatki – są nierozłączna częścią, każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od wielkości i branży. Problem zaczyna się tworzyć, gdy mamy zbyt wiele danych w wersji papierowej. Tworzy się pewnego rodzaju nieład, który prowadzi nas do niezrealizowanych zamówień czy niedotrzymanych terminów.
Opanowanie wszystkich obowiązków w firmie nie należy do najłatwiejszych czynności, na szczęście wraz z rozwojem technologii branży CRM i ERP na pomoc przychodzi nam elektroniczny obieg dokumentów.
Co tak naprawdę daje nam elektroniczny obieg dokumentów?
Z punktu widzenia nowoczesnej firmy eliminuje on wiele czynności, które wcześniej wprowadziły nieład. Pomaga nam zdecydowanie zaoszczędzić czas, a przy tym ułatwia nam pracę.
Pracownik nie musi już dłużej przeszukiwać papierowych dokumentacji, a nasz program znajdzie wybrane dokumenty w mgnieniu oka.
Obieg dokumentów w Firmie
Elektroniczny system zarządzania dokumentami to nie tylko skuteczniejsze korekty, lecz również ułatwiony dostęp do poszczególnych dokumentów.
Przykładem jest funkcja OCR (ang. Optical Character Recognition), której obowiązkiem jest rozpoznawanie tekstu na podstawie zeskanowanych dokumentów.
System sam rozpozna dane dokumentacji papierowej, uzupełni za nas automatycznie wskazane pola takie jak:
- dane kontrahenta,
- typ dokumentu/transakcji,
- numer transakcji,
- data wystawienia dokumentu,
- data otrzymania dokumentu.
W przypadku zatwierdzenia przez kolejnego pracownika dokumentu, powędruje on do następnej osoby (w obiegu wcześniej przez nas ustalonym), natomiast przy wykryciu jakichkolwiek błędów wróci do poprzedniej.
Pamiętajmy również, że na bieżąco możemy monitorować status danego dokumentu. Niezależnie od aktualnej pozycji w programie, mamy możliwość sprawdzenia historii dla danego pliku (kto i kiedy dokonał zmian, w jakim aktualnie dziale się znajduje).
Nowoczesny obieg dokumentów ułatwia pracę w codziennej dokumentacji, np. wystawianie faktur, tworzenie ofert, przyjmowanie zamówień zewnętrznych. Nie musimy się martwić o popełnienie błędu, ponieważ program przeprowadzi nas krok po kroku przez każdą czynność, którą wykonujemy.
