Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracyOd 1 stycznia 2017 roku każdy pracodawca zatrudniający pracowników na umowę zlecenie będzie miał obowiązek rejestrowania czasów pracy zleceniobiorców.
Dowiedz się jak to robić łatwo z Firmao CRM. Sprawdź, jak ewidencja czasu pracy pozytywnie wpłynie na pracę zespołu i kondycję firmy.

Ewidencjonowanie czasu pracy

Od wielu już lat zajmujemy się prowadzeniem różnego rodzaju projektów informatycznych. Począwszy od mniejszych, tworzonych w kilkuosobowych zespołach aplikacjach przeznaczonych na nasze własne potrzeby, po projekty, w których duże zespoły programistów wraz z programistami pracującymi w naszej filii za granicą, współpracują ze sobą, tworząc skomplikowane systemy dla naszych klientów. Zauważyliśmy, że zwykle menadżerowie projektów napotykają w swojej pracy podobne problemy. Problemy te można podzielić na trzy grupy: problemy organizacyjne, problemy spowodowane przez czynnik ludzki, oraz problemy techniczne.

Świadomość niedociągnięć organizacyjnych w firmie, braku ewidencjonowania pracy i nadzoru negatywnie wpływa na wydajność pracy i morale pracowników. Świadomość braku wpływu na przebieg projektu, planowanie zadań, wyznaczanie terminów ich realizacji, przyczynia się do spadku wydajności pracy. Brak jasnego wytyczania roli pracownika w projekcie, granic odpowiedzialności staje się istotną przyczyną niepowodzeń projektów. Pracownicy, wiedząc o braku kontroli nad ich pracą, pracują mniej wydajnie, co staje się złym przykładem dla lepiej pracującej reszty zespołu.

Nader często w projektach pojawiają się też pytania, czy zasoby, którymi dysponujemy, są w pełni wykorzystane, czy i gdzie znajdują się ewentualne rezerwy oraz, czy wszyscy pracownicy mają takie samo obciążenie pracą.

Stwierdzamy, że aktualnie istniejące na rynku aplikacje nie nadążają za rozwojem internetu, zmianami w interfejsach użytkowników i nie pozwalają na tak szybki i elastyczny dostęp, do danych jakiego wymagają dzisiejsze projekty.

Jako firma zajmująca się głównie tworzeniem systemów informatycznych wspomagających pracę przedsiębiorstw, wiemy najlepiej, że wraz z nastaniem czasów, w których komputery i programy stały się integralną częścią prawie każdego aspektu działania firm, także zarządzanie projektami i czasem pracy w każdej nowoczesnej firmie nie może już obyć się bez systemów wspomagających te procesy. Dlatego też poświęciliśmy dużo wysiłku na studia w tym obszarze.

Historia ewidencji czasu pracy

Dotychczas stosowane rozwiązania takie jak Kalendarz MS Outlook, kalendarz firmy Google lub MS Excel stanowią pierwszy krok w kierunku zarządzania projektem i czasem pracy pracowników. Rozwiązują jednak problemy jedynie częściowo. O ile łatwo i intuicyjnie w MS Outlook możemy planować naszą pracę nad poszczególnymi zadaniami, o tyle nie należy się spodziewać, że dostęp do tych danych będziemy mieli z każdego komputera podpiętego do internetu. Tej wady nie posiadają kalendarze zaimplementowane jako aplikacje internetowe na czele z kalendarzem firmy Google. Jednak próżno szukać we wspomnianych aplikacjach możliwości definiowania struktury prac/projektów/zadań, nad którymi pracują pracownicy oraz spodziewać się możliwości wydrukowania szczegółowych raportów.

Często do ewidencjonowania pracy pracowników stosowany jest w firmach MS Excel. Ostatnie jego wersje pozwalają współdzielić arkusz kalkulacyjny, tak więc zespół może posiadać wspólną ewidencję pracy, definicję projektów oraz zadań. Możliwość tworzenia dowolnej ilości kolumn opisujących projekty oraz zadania wykonywane przez pracowników daje możliwość dość elastycznego ewidencjonowania przebiegu prac w projektach. Dodając do tego możliwość tworzenia makr, można stworzyć nieźle funkcjonujący system. Z naszego własnego doświadczenia wynika jednak, że taki sposób pracy przestaje funkcjonować już w grupie większej niż kilku pracowników i w czasie dłuższym niż kilka miesięcy. Problemem, który pojawia się w praktyce, jest też współdzielenie arkusza, kiedy jednocześnie jest edytowany na różnych wersjach MS Excela, lub na różnych jego wersjach językowych.

przechwytywanie ms

Wymagania dla nowoczesnego systemu ewidencji czasu pracy

System musi być dostępny dla każdego. Dla użytkownika dowolnego systemu operacyjnego, dowolnej przeglądarki, dowolnego komputera. Przy jego użyciu muszą być użyte nowoczesne środowiska programistyczne. Tylko takie narzędzia gwarantują możliwość rozwoju systemu w przyszłości i jego unowocześnianie. Świat komputerów, programów i internetu rozwija się bardzo szybko. Aplikacja musi nadążyć nad jego rozwojem. Użycie nowoczesnych narzędzi programistycznych musi pozwalać na elastyczne definiowanie raportów przez klienta. Musi to być proste, a jednocześnie dawać dużo możliwości. Aplikacje sztywno definiujące raporty to już przeszłość. Wadą dotychczasowej organizacji pracy jest też dość prozaiczny fakt, że pomimo wdrożenia aplikacji pracownicy nie są na bieżąco informowani o fakcie dokonania zmian w danych aplikacji. Zmian ich dotyczących. System musi więc mieć możliwość informowania pracowników o zmianach w danych korzystając z nowoczesnych środków przekazu takich jak e-mail bądź SMS.

System musi także umożliwiać odzwierciedlenie skomplikowanej struktury projektu. Podział na podprojekty, zadania, podzadania. Przydział pracowników do projektów, zadań, a także przydzielanie pracownikom szczegółowych ról. Klarowny podział odpowiedzialności w projekcie.

Istniejące przepisy podatkowe pozwalają na wykazywanie większych kosztów uzyskania przychodu w przypadku pracy twórczej. Tak więc w interesie pracownika jest posiadanie narzędzia, które umożliwi mu dokładnie ewidencjonowanie wykonywanych prac twórczych. W przypadku ewentualnej kontroli urzędu skarbowego wymagana jest taka ewidencja. Program musi więc uwzględniać ten fakt.

Fakt wdrożenia systemu musi uświadomić pracownikom istnienie wysokiej kultury organizacyjnej w firmie. Tak system powinien pomóc zespołom w wydajnej pracy. Dokładna ewidencja wykonanych przez pracownika prac będzie stanowiła podstawę do sprawiedliwego systemu oceny/podwyżek.

Ponieważ cele samodzielnie ustalone przez pracowników są realizowane lepiej, system musi umożliwiać pracownikom samodzielne stawianie sobie celów i ich realizacje. Tak powstająca ewidencja czasu pracy musi być dostępna także dla menadżerów lub klientów projektu. Najlepiej, żeby dostęp do danych był jak najprostszy, dostępny jak najłatwiej i z dowolnego komputera lub nawet tabletu.

Dane te powinny być oczywiście dostępne w formie czytelnych raportów, które powinny mieć możliwość dowolnej, prostej, edycji, nawet przez klienta. Jednocześnie niezmiernie ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa dostępu i przechowywania danych.

Zyski wynikające z wdrożenia systemu

  • Natychmiastowy dostęp do danych, prosta i skuteczna kontrola kosztów.
  • Lepsza wydajność pracy i możliwość sprawiedliwej oceny wkładu pracy poszczególnych pracowników w sukces projektu.
  • Jasna i przejrzysta struktura odpowiedzialności i podziału zadań w projekcie.

Przykłady:

  • Pracownicy firmy, ewidencjonują na bieżąco zarówno swój czas pracy nad dowolnie małymi zadaniami projektu, jak i wszystkie nieobecności w pracy spowodowane chorobami, urlopami czy też delegacjami.
  • Manager projektu, będąc na spotkaniu z klientem, nawet o ile spotkanie odbywa się na drugim końcu świata, a klient dysponuję jedynie dowolnie niestandardowym komputerem wyposażonym w dowolną przeglądarkę, ma dostęp do wszystkich funkcji aplikacji. Na bieżąco więc może przedstawić klientowi przebieg prac, ewidencję dotychczasowych prac, koszty oraz dalsze plany w projekcie, który wspólnie prowadzą. Po czym udzielając dostępu do aplikacji także klientowi, umożliwia mu bieżącą kontrolę postępu prac, a co za tym idzie i kosztów w projekcie.
  • Pracownicy sami szacują czas trwania zadań/projektów. Tak, samodzielnie, zdefiniowane cele są przez nich realizowane lepiej. Podczas rocznej oceny pracownika dokonywanej przez managera istnieją dane pozwalające na odpowiednie docenienie pracowników wykonujących prace szybciej i dokładniej, tj. tych, których wkład w sukces projektu był największy.

Nasze rozwiązanie:

W Firmao stworzyliśmy i wdrożyliśmy system, który rozwiązał wszystkie problemy opisane w tym dokumencie. Dzięki temu, że nasi pracownicy używają go na co dzień, mogliśmy dokonać wielu ulepszeń. Udało nam się stworzyć system, bez którego nie bylibyśmy już w stanie wyobrazić sobie już prowadzenia projektów.

Ewidencja czasu pracy w Firmao

Ewidencjonowanie czasu pracy w naszym systemie to:

  • nowoczesna, dostępna dla każdego systemu operacyjnego, każdej przeglądarki aplikacja internetowa dostępna w trzech wariantach językowych
  • nowoczesny interfejs użytkownika (Java/JS) łączący zalety interfejsów aplikacji desktopowych z cechami aplikacji internetowych.
  • wykorzystanie serwerów Amazon, zapewnia przeźroczysty dla klienta i pewny sposób aktualizowania aplikacji oraz pełne bezpieczeństwo wprowadzonych danych.
  • brak konieczności dodatkowego kosztowego zakupu licencji systemu obsługi bazy danych, jak i jej utrzymywania.
  • współpraca, oraz import danych, z innych programów.
  • nie tylko ewidencjonowanie pracy, ale także urlopów, delegacji, chorób pracownika.
  • system ról pozwalający na gradację dostępu do aplikacji.
  • elastyczny podział projektu na podprojekty, zadania i podzadania.
  • tworzenie banku nadgodzin, rejestracja rozpoczęcia/zakończenia pracy.
  • podział zadań na zadania opłacane przez klienta, i inne.
  • kontrola kosztów prowadzonego projektu.
  • elastyczny mechanizm raportowania min. ewidencji pracy, estymacji, kosztów projektu.
  • możliwość samodzielnego definiowania wyglądu raportu przez klienta.
  • pełna kontrolę zmian dokonanych w aplikacji i ich wycofanie.
  • dopasowanie wyglądu aplikacji do indywidualnych potrzeb każdego klienta.
  • dostęp do danych także dla klienta, dla którego realizowany jest projekt.
Lista artykułów