5 Metod organizacji zadań – jak efektywnie zarządzać czasem?

Metoda organizacji zadańSkuteczne zarządzanie czasem jest kluczowe w osiąganiu sukcesu, nie tylko zawodowego, ale także w życiu prywatnym. Gdy skutecznie wykonasz wszystkie działania w pracy, nie będziesz musiał brać nadgodzin. A to spowoduje, że po wyjściu z pracy będziesz miał dużo czasu wolnego czasu. To już od Ciebie zależy, jak go wykorzystasz. Chcesz się rozwijać? Zastosuj poniższe zasady także w czasie prywatnym, dzięki czemu efektywnie wykorzystasz resztę dnia – pogodzisz relaks z rozwojem osobistym. Sprawdź poniższe metody zarządzania czasem i wybierz, która metoda najbardziej pasuje do Ciebie i Twojego stylu życia.

Metoda Pomodoro

Wymyślił ją w latach 80. Włoch Francesco Cirillo. Nazwa wskazuje na jego inspirację – kuchenny minutnik w kształcie pomidora. Na czym właściwie polega ta metoda? Organizujesz sobie pracę w 25-minutowych interwałach, między którymi robisz 5-minutowe przerwy. Po czwartym interwale (tzw. Pomodoro) zrób sobie dłuższą przerwę (na przykład 30 min) na jedzenie czy rozmowę ze znajomymi.

Najważniejsze w tej metodzie jest to, że w czasie tych 25 min powinieneś w 100% skupić się na pracy i nie pomijać 5-minutowych przerw. Robienie przerw jest bardzo ważne – w przeciwnym wypadku szybko się zmęczysz i wkrótce skończy się Twój zapał do pracy.

W tej metodzie potrzebujesz czegoś co będzie odmierzało Twój czas pracy – minutnika czy stopera, ale najlepiej tutaj sprawdzi się system Firmao. W swoim kalendarzu możesz zaplanować cały dzień według tej metody – stworzyć zadania do wykonania i przerwy. Dzięki temu system będzie pilnował, żebyś przestrzegał zaplanowanych interwałów.

Widzisz, że dane zadanie zajmuje Ci więcej niż 5-7 ‚Pomodoro’? Wtedy warto je podzielić na mniejsze podzadania. Z systemem Firmao bez problemu stworzysz główne zadania i do niego małe podzadania.

Matryca Eisenhowera

Ta metoda zawdzięcza nazwę swojemu amerykańskiemu twórcy D. Eisenhowerowi. Polega na podziale zadań do 4 głównych kategorii:

  1. Ważne i pilne
  2. Ważne i niepilne
  3. Nieważne i pilne
  4. Nieważne i niepilne

W zależności, do której kategorii trafią dane zadania, to należy się nimi zająć w inny sposób. Zadaniami, które znalazły się w pierwszej kategorii, należy się zająć z najwyższym priorytetem. Zadania zaklasyfikowane jako Ważne i niepilne powinny być zaplanowane w kalendarzu i sukcesywnie realizowane. Natomiast zadania nieważne i pilne są idealne, aby zdelegować je na innych pracowników. Zadania, które znajdą się w ostatniej kategorii, warto zrobić w minimalnym wymiarze albo w ogóle z nich zrezygnować.

Z systemem Firmao z łatwością przydzielisz zadania do odpowiednich kategorii. Możesz stworzyć dodatkowe pola w szczegółach zadania, które będą mówiły czy dane zadanie jest ważne/pilne lub możesz stworzyć odpowiednie etykiety. Dodatkowo w systemie Firmao możesz ustalać priorytety, które pomogą Ci ustalać kolejkę wykonywanych działań.

Warto przyjrzeć się tej metodzie, gdyż jej twórca osiągnął niemały sukces – został prezydentem Stanów Zjednoczonych.

Metoda 90-90-1

Metoda, której celem jest przede wszystkim poprawa produktywności. Cały jej sekret zawarty jest w jej nazwie. Stosując ją, należy przez 90 dni, przez pierwsze 90 minut pracy robić jedną najważniejszą rzecz. Dlaczego akurat takie liczby? Żeby dana czynność weszła nam w nawyk, należy ją wykonywać przez około 60 dni. W tej zasadzie są podane 90 dni, żeby na pewno czynność weszła w nawyk. Udowodniono także, że najbardziej efektywne jest pierwsze 1,5h porannej pracy, dlatego należy tę czynność wykonywać przez 90 minut.  Natomiast w zasadzie jest 1 czynność, ponieważ największa efektywność pracy jest w przypadku skupiania się na jednym zagadnieniu, a nie realizowaniu kilku zadań naraz. W tej metodzie nie ma większej filozofii. Sprawdza się szczególnie w przypadku gdy chcesz wyrobić sobie jakiś nawyk, który poprawi Twoją efektywność pracy.

Metoda ALPEN

Nazwa tej metody pochodzi od kilku niemieckich słów, które definiują jej zasadę działania.

  • A – Aufgaben (zadania) – Pierwszym najważniejszym krokiem jest stworzenie listy zadań do wykonania. Można to zrobić na kartce, lecz dużo efektywniej jest stworzenie ich w systemie Firmao. Dzięki zadaniom w systemie łatwo zachowasz porządek listy, a zarazem możesz dokładnie zdefiniować czego dotyczą.
  • L – Lange schatzen (szacowanie długości) – Do każdego zadania należy oszacować czas jego wykonania. Warto do każdego dodać jak najbardziej realny margines błędu, żeby uniknąć potem sytuacji zaplanowania zbyt wielu zadań na jeden dzień. W systemie Firmao z łatwością możesz dopisać planowany czas rozpoczęcia, zakończenia oraz wykonania. Widzisz, że zadanie zajmie Ci jednak więcej czasu? Nie ma problemu! W każdej chwili możesz zaktualizować czas jego trwania.
  • P – Pufferzeiten einplanen (planowanie przerw) – Aby wydajnie pracować, nie wolno zapominać o przerwach między zadaniami. Warto je od razu uwzględnić w kalendarzu, żeby o nich nie zapominać. Gdy pominiesz kilka przerw, Twoja efektywność znacznie spadnie i szybo wypalisz swoją energię do kolejnych działań.
  • E – Entscheidungen treffen (wyznaczanie priorytetów) – Planując zadania, warto dodawać do nich priorytet. Dzięki temu będziesz miał pewność, że te najważniejsze zawsze będą na szczycie listy i zostaną wykonane w pierwszej kolejności. W systemie Firmao bez problemu dodasz priorytet do każdego zadania.
  • N – Nachkontrolle  (kontrola) – Ostatnim elementem tej metody jest kontrola, która polega na monitorowaniu poziomu wykonania zadania. Skończyłeś dane zagadnienie? Wykreśl je z listy! Dzięki temu zobaczysz, jak ubywa zadań, co zawsze działa motywująco do dalszej pracy. W systemie Firmao wystarczy, że zmienisz status zadania na zamknięte, a zniknie Ci ono automatycznie z listy zadań do wykonania.

 

Reguła Pareta

Słynna jest także reguła Pareta, która została stworzona na podstawie obserwacji, że czasem największy efekt można osiągnąć przy minimalnym nakładzie pracy. Zazwyczaj wykorzystuje się stosunek 80/20, czyli że 20% nakładem pracy można stworzyć 80% efektów. Oczywiście te proporcje mogą być różne, czasem może to być nawet 95/5.

W systemie Firmao  organizując swój czas pracy, możesz stworzyć najważniejsze zadania z najwyższym priorytetem, dzięki czemu masz pewność, że zostaną na szczycie listy i zostaną zrobione w pierwszej kolejności.

O tej metodzie możesz więcej przeczytać w naszym osobnym artykule: Organizacja pracy w firmie – zasada Pareta.

Lista artykułów