Cofnijmy się w czasie do lat 50. dwudziestego wieku. Joseph Juran w swoim dziele przytacza problem nierównej dystrybucji bogactwa, który był analizowany przez włoskiego ekonomistę i socjologa Vilfredo Pareto i nazywa go zasadą Pareta.
Jednak na czym dokładnie polegał ten problem? Jaki ma to związek z organizacją pracy w Twojej firmie?
Pareto uważał, że 80% dóbr całego świata jest w posiadaniu 20% ludzkości. Zależność ta znajduje swoje odzwierciedlenie w różnych dziedzinach życia. W zarządzaniu przedsiębiorstwem możemy doszukać się zasady, że 80% dochodów przedsiębiorstwa jest generowane przez 20% jego klientów. Natomiast w strefie zarządzania czasem pracowników może występować zależność, że 20% czasu poświęconego na wykonywanie zadań i pracę generuje 80% efektów tej pracy.
Trzeba pamiętać, że relacja 80:20 nie zawsze ma dokładne odzwierciedlenie w rzeczywistości, często ta relacja jest przybliżona. Nie znajduje także odzwierciedlenia w każdej dziedzinie życia, jednak w wielu przypadkach statystyki ją potwierdzają. Zasada 80/20 występuje w naszym codziennym życiu, chociaż często nie jesteśmy jej świadomi, np.
- Codziennie spędzamy czas oglądając filmy na YouTubie. Gdy nas coś szczególnie zaintryguje lubimy je subskrybować i wystawiać komentarze. Pomimo, że na YT jest bardzo dużo zarejestrowanych użytkowników to tylko ok. 20% z nich generuje 80% treści znajdującej się na tym portalu.
- Kolejny przykład bardzo dobrze zna z autopsji każdy student i uczeń. Na trudnym egzaminie czy sprawdzianie ok. 80% zadań i pytań opiera się na 20% treści materiału. Dlatego warto przed egzaminem powtarzać tylko najtrudniejsze i najważniejsze zagadnienia, a nie fragmenty z całego materiału.
Czy można zastosować zasadę Pareta w pracy?
Każdy przedsiębiorca pragnie mieć jak najbardziej wydajną firmę, która będzie prężnie zdobywała rynek i przynosiła duże zyski. Chęć optymalizowania czasu pracy pracowników oraz skupienia się na kluczowych dla firmy klientach prowadzi do poszukiwania nowych rozwiązań.
I tu każdy pracodawca zapewne zada pytanie: Czy za pomocą zasady Pareta mogę usprawnić działanie mojej firmy? Czy gdy będę z niej korzystał to moje zarządzanie relacjami z klientem będzie efektywniejsze? Otóż tak, chociaż sposób jej wykorzystania będzie różnił się w zależności od branży, w której działa firma.
Rozważmy przykład firmy zajmującej się telefoniczną obsługą klientów. Codziennie przeprowadzane są liczne rozmowy z kontrahentami, którzy nawiązali współpracę z firmą. Jednak czy wszystkie rozmowy są tak samo ważne? W firmie dbającej o standardy każda rozmowa jest przeprowadzana profesjonalnie, z cierpliwością i uwagą dla klienta. Chociaż czasem zdarza się, że mimo tłumaczeń po raz setny tego samego zagadnienia, starania pracowników nie przynoszą oczekiwanych efektów. Zazwyczaj takim klientom trzeba poświęcić wiele czasu. Zyski firmy nie mają zatem szansy wzrosnąć, bo współpraca z tego rodzaju klientami zazwyczaj generuje tylko 20% dochodu. W rozważanej firmie celem powinno być wyodrębnienie i skupienie się na głównych klientach, którzy generują 80% dochodu firmy, a ich obsługa nie pochłania wiele czasu. Jeśli zrezygnujemy ze współpracy z klientami, z którymi kontakt nie przynosi nam zysków, a nasz czas i możliwości poświęcimy głównym klientom, to nie tylko wzrosną zyski firmy, ale także zaoszczędzimy nasz czas.
A jak możemy użyć tej zasady w firmie z innej branży?
Na początku warto określić zmienne w firmie, które możemy zmierzyć. Następnie warto dokonać analizy efektów jakie one przynoszą i wyznaczyć te, które rzeczywiście mogą generować 80% wyników pracy, a nad którymi jesteśmy w stanie popracować. Warto dogłębnie rozpracować takie zadanie i przeanalizować poświęcany na jego wykonanie czas. Czy rzeczywiście tyle ono zajmuje? Czy jednak w tym czasie możemy zrobić więcej? A może wokół nas panuje niesprzyjająca atmosfera, która wydłuża czas naszego zadania?
Wykorzystanie Systemu Firmao CRM w zasadzie 80/20
System Firmao udostępnia moduły, które pozwalają na rejestrację niezbędnych danych. Umożliwia to przeprowadzanie analiz czasu poświęcanego na poszczególne zadania i obsługę klientów.
Tworzenie projektów, zadań i podzadań
Dzięki podziałowi projektów na poszczególne zadania i podzadania zostaje wprowadzony porządek, a jak wiadomo bałagan jest największym „zjadaczem czasu”. Pracownik nie może zamknąć całego zadania bez wcześniejszego wykonania podzadań. Daje to pewność, że żaden element składowy projektu nie zostanie pominięty.
Do każdego zadania masz możliwość przypisania wielu dodatkowych informacji, które pozwolą na znalezienie tych kluczowych 20% klientów. Poniżej znajdziesz opis wybranych z nich.
- Rejestracja planowanego czasu wykonania i faktycznego czasu – Każdy pracownik ma możliwość rejestrowania swojego rzeczywistego czasu wykonywania zadania, co pomaga w analizach trafności wyznaczania czasu. Pozwala sobie odpowiedzieć na pytanie czy poprawnie szacujemy przeznaczany czas na zadanie, czy jednak coś możemy w tej kwestii poprawić.
- Przypisanie do kontrahenta – Każde zadanie może być przypisane do danego klienta, co umożliwia nam rejestrację ile czasu i energii pracownicy poświęcają na jego obsługę.
- Opis i komentarze – Pozwalają na wprowadzanie spostrzeżeń pracowników dotyczących klientów, np. czy dany kontrahent wymaga wiele czasu, czy rozmowa z nim przynosi spodziewane efekty, czy jest potencjalnym generatorem zysków.
- Gantt – Pracownicy dzięki dostępowi do poprzednich i następnych zadań mają możliwość efektywnego zarządzania swoim czasem w pracy.
- Przypisanie maili do zadania – Udogodnienie, które pozwala zaoszczędzić czas, gdyż nie musisz szukać poszczególnych maili w skrzynce. Wszystkie potrzebne maile możesz łatwo znaleźć z widoku zadania.
- Ustalanie priorytetu zadania – Przy tworzeniu zadania masz możliwość ustalenia jego poziomu ważności, co gwarantuje, że priorytetowe zadania dla firmy będą wykonywane w pierwszej kolejności.
- Ponadto w tworzeniu zadania w Firmao masz do dyspozycji wiele innych zakładek. Pozwalają one na szybki i intuicyjny dostęp do niezbędnych dla Ciebie informacji.
Zasada Pareta – czy warto wprowadzać?
Dzięki zasadzie Pareta możemy zaoszczędzić nasz czas i pieniądze. Odnajdziemy miejsca w firmie, w których zanika efektywność i produktywność. Dzięki temu będziemy mogli przestać nadmiernie skupiać się na nieistotnych zadaniach, nie narażając przy tym firmy na straty. Jeśli namierzymy te 20% zadań czy klientów, którzy generują 80% zysku będziemy mogli poświęcić więcej czasu na ich obsługę, co zaowocuje lepszą współpracą i szansą na zwiększenie dochodów firmy.
Zobacz również inne metody organizacji pracy.
