System CRM – 5 zasad efektywnego korzystania

Zarządzanie relacjami z klientem crm - 5 zasadW przedsiębiorstwach, których działalność opiera się na współpracy z klientem korzystanie z systemu CRM jest niezbędne do efektywnego zarządzania. Jednak, aby system pomagał usprawnić naszą pracę powinny być przestrzegane zasady efektywnego użytkowania. Wprowadzenie systemu do naszej firmy nie zaowocuje usprawnieniem funkcjonowania przedsiębiorstwa, jeśli zarazem nie stanie się on podstawowym narzędziem pracy naszych pracowników.

Pierwszym krokiem do efektywnego korzystanie z tego narzędzia jest po prostu systematyczne jego użytkowanie. Jeśli pracownicy nie będą regularnie użytkować systemu i na bieżąco wprowadzać do niego danych to system CRM online nie będzie miał szans pomóc im w usprawnieniu codziennej pracy. Poniżej znajduje się 5 zasad, których przestrzeganie sprawi, że korzystanie z systemu CRM online stanie się dużo efektywniejsze.

1. Wprowadzaj wszystkie dane i informacje o klientach

System CRM online oferuje nam możliwość wprowadzenia wszystkich potrzebnych danych klienta, m.in. nazwę kontrahenta, adres firmy, e-mail, numer kontaktowy. Im więcej mamy do dyspozycji informacji o naszym kliencie tym łatwiej możemy np. wystawiać dla niego faktury, ponieważ wiele danych zostaje wtedy automatycznie uzupełnionych. Dzięki wprowadzeniu wielu danych możemy także filtrować kontrahentów ze względu na np. województwo czy branżę w jakiej działa firma. Będzie to szczególnie pomocne w akcjach marketingowych zorientowanych na daną branże lub region.
Crm online - dodawanie kontrahenta

Ponadto w notatkach i innych zakładkach system Firmao umożliwia przechowywanie dodatkowych, lecz także kluczowych informacji dotyczących danego kontrahenta. Są to na przykład preferowane godziny i sposób kontaktu czy wielkość firmy. Nasz handlowiec może także rejestrować szczególne informacje powstałe przy pierwszym kontakcie z potencjalnym klientem, np. czym klient szczególnie zainteresował się w naszej ofercie lub wskazówki na przyszłość jaką podjąć strategię, aby nawiązać z nim dalszą współpracę. Jest to tzw. opis potencjału danej szansy sprzedaży, który określa etap rozmów, jej szczegóły i kolejne kroki jakie powinny zostać podjęte, aby sfinalizować transakcję.

2. Dostosuj system CRM online do swoich potrzeb

System CRM składa się z różnych modułów, które oferują wiele funkcji. Nie w każdej firmie wszystkie dostępne funkcje są potrzebne do codziennej pracy. W Firmao CRM dzięki funkcji przypinania i odpinania poszczególnych modułów i ich zawartości każdy użytkownik może dostosować wygląd systemu do swoich potrzeb. Dzięki temu pracownik nie będzie marnował czasu na przewijanie Menu w celu znalezienia potrzebnej sekcji. Po spersonalizowaniu jego wygląd będzie dostosowany do potrzeb konkretnego pracownika. Dodatkowo każdy pracownik ma także możliwość dostosowywania swojego ekranu startowego w programie, dzięki czemu najważniejsze informacje takie jak np. zaplanowane zadania w kalendarzu czy nowe e-maile zawsze będą widoczne na początku pracy.

Menu crm online - opcja przypinania modułów

3.  Planuj i zarządzaj kontaktami z klientami

Podstawowym celem każdego systemu CRM jest efektywne zarządzanie relacjami z klientami. Mogą występować w różnych formach jak np. spotkania z klientem, korespondencje e-mail i rozmowy telefoniczne. Korzystanie z systemu ma w szczególności poprawić skuteczność zarządzania tymi relacjami. To działanie będzie przynosiło korzyści tylko w chwili, gdy kontakty będą skrupulatnie planowane i ewidencjonowane. W systemie Firmao CRM mamy możliwość planowania zadań, nawiązywania kontaktów i innych aktywności dotyczących relacji z klientem za pomocą różnych narzędzi. Planowanie zadań w szczególności ułatwią nam takie narzędzia jak Kalendarz i Przypomnienia. Ponadto dzięki opcji przypisywania maili do danego kontrahenta cała korespondencja dostępna jest w jednym miejscu i mają do niej dostęp wszyscy uprawnieni pracownicy. Ma to szczególne znaczenie w firmach, gdy obsługą jednego klienta zajmuje się cały zespół pracowników.

Zarządzanie relacjami z klientem - szczegóły kontrahenta

4. Wprowadzaj dane dobrej jakości

Każdy pracownik korzystający z systemu CRM ma możliwość wprowadzenia wielu danych, które w późniejszym czasie ułatwią kontakt i obsługę klienta. Jednak, aby przyniosło to spodziewany efekt każda informacja powinna zostać wprowadzona w odpowiednim polu. Wszystkie moduły i funkcjonalności w systemie CRM są ze sobą logicznie powiązane i każda informacja powinna znajdować się we właściwym miejscu, aby system był maksymalnie funkcjonalny i wydajny. W przypadku, gdy zasada ta nie jest przestrzegana może się zdarzyć, że  np. numer telefonu zostanie wprowadzony w miejsce przeznaczone do numeru REGON. Takie błędy wprowadzają niemały bałagan w systemie i mogą być przyczyną wielu nieporozumień.

5. Dbaj o aktualność danych

Współpraca z ważnym kontrahentem zazwyczaj nie trwa krótką chwile, lecz miesiące a nawet lata. W takim przypadku każdy pracownik powinien dbać o aktualność danych kontrahentów, które znajdują się w systemie. Gdy nasz klient zmienia siedzibę czy adres e-mail bardzo ważne jest, aby zmiany te zostały jak najszybciej wprowadzone do systemu. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w których zostanie wystawiona faktura z błędnymi danymi lub przez kontaktowanie się za pomocą starego adresu e-mail niespodziewanie zostanie zerwany kontakt z klientem.

Przeczytaj także poradnik Jak wybrać system CRM?

Lista artykułów