Znasz to uczucie, gdy rano otwierasz skrzynkę e-mail, a tam zalewa Cię potok nowych wiadomości? Jak odróżnić te potrzebne od zwykłych śmieci? Twoja skrzynka odbiorcza powinna ułatwić Ci codzienną walkę z tym problemem, tymczasem często nie masz pojęcia jak posegregować lub w jakiej kolejności zająć się mailami. Jak można zredukować codzienny stres pojawiający się przy wejściu na skrzynkę?
Dzięki integracji systemu Firmao z Twoją skrzynką mailową możesz z łatwością poradzić sobie z codziennymi mailami.
Na Twoim koncie w Firmao możesz mieć integrację nie tylko z jedną skrzynką e-mail, dzięki czemu maile z wielu adresów będą spływać w jedno miejsce. Uczucie, że mogłeś zapomnieć o jakimś adresie i przez to przeoczyłeś bardzo ważny mail, na zawsze stanie się dla Ciebie obce.
Największe ułatwienia w korzystaniu z integracji skrzynki e-mail z systemem Firmao:
Przypisywanie do zadania
Każdy e-mail można od razu przypisać do stworzonego wcześniej zadania. Dzięki temu wszystkie wiadomości potrzebne do działania w danym projekcie czy zadaniu będą znajdowały się w jednym miejscu. Szczególnie ułatwi to prace w momencie, gdy nad danym zadaniem nie pracuje tylko jedna osoba, ale zespół pracowników. Zagwarantuje nam to także, że każda osoba współpracująca przy zadaniu na bieżąco będzie miała takie same informacje dzięki dostępowi do wszystkich maili.
Nadanie etykiety
W dużych firmach obsługą skrzynek mailowych często zajmuje się kilka osób. Aby uniknąć sytuacji, gdy jeden mail w tym samym czasie jest obsługiwany przez kilka osób, pracownik, który podejmuje się jego obsługi może zaznaczyć stosowną etykietę. To gwarantuje, że w tym samym czasie inne osoby, nie będą poświęcały czasu na ten mail, a więc czas pracowników będzie efektywnie pożytkowany. Administrator może zdefiniować różne nazwy etykiet, co spersonalizuje i ułatwi korzystanie ze skrzynki. Np. poprzez stworzenie filtra, który będzie wybierał maile z etykietą Dla zespołu 2 naszym pracownikom będą wyświetlały się tylko maile, które powinny być obsługiwane przez Zespół 2.
Checkbox Zrobione
Jeszcze szybszym sposobem na zasygnalizowanie współpracownikom, że dany e-mail jest przez nas wykonywany jest zaznaczenie pola Zrobione. Poprzez stworzenie filtra, który będzie pomijał maile z zaznaczonym checkboxem naszym pracownikom będą wyświetlały się tylko te maile, nad którymi jeszcze trzeba popracować.
Przypisanie kontrahenta
W opcji każdego maila jest możliwość wpisania kontrahenta, z którym prowadzona jest dana korespondencja. Gdy po pewnym czasie będziemy chcieli odszukać naszą wymianę maili z danym klientem to nie musimy żmudnie przeszukiwać całej skrzynki. Zarządzanie relacjami z klientem będzie znacznie prostsze dzięki funkcjom systemu Firmao. Wystarczy tylko wybrać szczegóły danego kontrahenta i będziemy mieli dostęp do pełnej prowadzonej z nim korespondencji.
Tworzenie zadania
Gdy mail wymaga od nas więcej pracy to możemy na jego podstawie stworzyć zadanie. Dzięki temu odłożymy załatwienie jego na późniejszy czas, lecz nie zniknie nam w otchłani innych wiadomości. To narzędzie przydatne jest także, gdy osoba obsługująca maile rozdziela je do innych pracowników.
Ponadto mamy możliwość dopisywać notatki do każdego otrzymanego maila (np. z informacjami do innych współpracowników). Gdy potrzebujemy dodatkowego pola, którego nie mamy w głównym panelu maila możemy dodać go w zakładce “Pola dodatkowe”. Możemy także podejrzeć historię zmian w danym e-mailu co gwarantuje nam, że wszystkie działania pracowników będą rejestrowane.
