Miesiąc temu zgłosił się do nas klient, firma budowlana świadcząca usługi montażu okien i drzwi. Rozmawiający z nami manager firmy poszukiwał prostego systemu CRM online, który nie dość, że pozwoliłby jego pracownikom na łatwą współpracę, to dodatkowo spełniał inne funkcje w zarządzaniu. Firma zatrudnia 40 osób, z czego 10 na produkcji, 15 w dziale logistycznym, 10 w dziale handlowym oraz 5 w zarządzie.
Naszym zadaniem było wdrożyć system, który usprawni komunikację i umożliwi mobilnym handlowcom sprzedaż na terenie całej Polski. Działania, które wykonaliśmy to utworzenie grup kontrahentów z podziałem na “Mobilnych” i “Stacjonarnych” handlowców oraz przypisanie do konkretnych działów pracowników o odpowiednich kompetencjach. Ponadto klient życzył sobie skonfigurowanie współdzielenia kalendarzy, aby zwiększyć wydajność pracy.
Wymagania stawiane przed systemem CRM online
Wymagania stawiane programowi to: integracja zapytań mailowych z systemem, planer spotkań, tworzenie ofert wariantowych dopasowanych dla klienta, realizacja projektu (w tym przypadku kompletacja i montaż u klienta okien, drzwi), delegowanie prac magazynowych dla innego działu oraz opieka po-sprzedażowa klientów.
Realizacja
Jak już znajdziemy kontrahenta należy ocenić prawdopodobieństwo „przyjęcia deal’a” na podstawie wcześniej odbytych rozmów, wycen, statystyk. Najważniejsze informacje, agregowane w szczegółach naszych kontrahentów, dostarczą nam odpowiedniej wiedzy, która okaże się niezbędna przy negocjacjach. Klient podejmuje decyzję, z której oferty chciałby skorzystać (wariant z montażem oraz bez montażu). Za pomocą kilku kliknięć tworzymy ofertę wariantową w systemie i wysyłamy mailowo do klienta.
Po skonfigurowaniu i integracji z serwisem SMS-API klient uzyskał również możliwość automatycznego wysyłania wiadomości SMS z informacją o wystawieniu oferty. Status oferty automatycznie przełącza się na „Wysłana do klienta”. Ta cenna informacja pozwala nam na przeniesienie naszej uwagi na kolejny potencjalny deal. Gdy klient zgodzi się na wysłane warunki, rozpoczynamy proces kompletacji materiałów. Z maila tworzymy zadanie dla działu zajmującego się magazynem oraz logistyką. Dział otrzymuje informację o nowym zadaniu – skompletujcie drzwi, okna, materiały budowlane, parapety etc. – delegujemy pracę na współpracowników o odpowiednich kompetencjach. Dział magazynowo-logistyczny otrzymuje powiadomienie mailowe oraz okienkowe w systemie o nowym zadaniu. Dział ten kończy swoją pracę i zamyka zadanie jednym kliknięciem. Automatycznie kierownik tego przedsięwzięcia otrzymuje informację okienkową w systemie oraz mailową o zmianach w zadaniu. Materiały już są! Rozpoczynamy montaż u klienta o wyznaczonym w kalendarzu terminie. Po zakończeniu prac wystawiamy fakturę i ustawiamy datę następnego kontaktu o rok do przodu, aby zapytać lub wykonać serwis gwarancyjny. Status oferty – zrealizowana. Dzięki wdrożeniu u klienta modułu poczty masowej firma uzyskała wygodną funkcjonalność wysyłania newslettera do swoich stałych klientów. Odpowiadając na pytanie, w jakiej części firmy system CRM online jest przydatny? Odpowiedź nasuwa się sama. Już od pozyskania klienta i prowadzenia go krok po kroku, po realizację projektu aż po jego serwis i windykację.
Efekty CRM online
Dzięki wdrożeniu w firmie systemu Firmao CRM online usprawniła się gospodarka magazynowo-logistyczna. Konsekwencją tego było polepszenie się organizacji pracy, a także pozytywnym zmianom uległy relacje z naszymi klientami. Dołączenie do systemu modułu księgowo-rozliczeniowego pomogło w uzyskaniu kompleksowego, a przede wszystkim prostego narzędzia, umożliwiającego prawidłowe zarządzanie firmą. Tak więc naprawdę warto!
