Faktura to jeden z najważniejszych dokumentów księgowych w każdej firmie. Potwierdza dokonanie transakcji handlowej, stanowi podstawę rozliczenia podatku VAT i pozwala przedsiębiorcy udokumentować przychód. Zdarza się jednak, że pierwotna faktura ulegnie zniszczeniu, zostanie zagubiona lub z jakiegoś powodu nie dotrze do nabywcy. W takich sytuacjach sprzedawca może wystawić duplikat faktury, który ma taką samą moc prawną jak oryginał.
Kiedy można wystawić duplikat faktury?
Duplikat faktury wystawia się w sytuacji, gdy pierwotna faktura została utracona, zniszczona lub nie dotarła do nabywcy. Zasady wystawiania duplikatów określa art. 106l ustawy o Podatku od towarów i usług. Zgodnie z przepisami nabywca towarów i usług może złożyć podatnikowi pisemny wniosek o wystawienie duplikatu. W przypadku zagubienia lub zniszczenia dokumentu sprzedawca wystawia duplikat na wniosek nabywcy.
Duplikat wystawia się, gdy nabywca lub przedsiębiorca nie posiada pierwotnego dokumentu, a brak faktury uniemożliwia prawidłowe rozliczenie zobowiązania podatkowego. Duplikat może zostać wystawiony także na wniosek nabywcy w sytuacji, gdy oryginał znajdował się w posiadaniu podatnika, ale uległ zniszczeniu. Sprzedawca, który wystawia ponownie fakturę, powinien zadbać o zachowanie zgodności danych zawartych w duplikacie z pierwotnym dokumentem oraz o wskazanie daty wystawienia duplikatu.
Jak wygląda proces wystawienia duplikatu faktury?
Aby wystawić duplikat faktury, przedsiębiorca musi posiadać dane z faktury pierwotnej. W systemach księgowych dostępnych online można to zrobić, wybierając z górnego menu zakładki „Przychody” lub zakładki dotyczące faktur, a następnie odnaleźć odpowiedni dokument. Po kliknięciu opcji „Drukuj” lub „Wystaw duplikat” otworzy się formularz, w którym należy wprowadzić datę wystawienia duplikatu. W niektórych systemach konieczne jest również użycie przycisku „Dalej”, aby zakończyć proces wygenerowania dokumentu.
Wystawienia duplikatu można dokonać także w formie papierowej, jeśli przedsiębiorca nie korzysta z e-faktur. W takim przypadku duplikat powinien zawierać te same dane, które widniały na oryginalnej fakturze, oraz oznaczenie „duplikat” wraz z aktualną datą wystawienia. Osoba trzecia, na przykład biuro rachunkowe, również może dokonać ponownego wystawienia dokumentu w imieniu przedsiębiorcy, o ile ma dostęp do pierwotnego zapisu.
Duplikat ma taką samą moc prawną jak oryginalna faktura VAT. Zawiera te same informacje o kontrahencie, towarach i usługach, a różni się jedynie datą ponownego wystawienia. Gdy faktura ulegnie zniszczeniu, sprzedawca może posłużyć się notą wyjaśniającą, aby wskazać cel wystawienia duplikatu faktury i przyczyny jego sporządzenia.
Jak zaksięgować duplikat faktury i jakie ma to skutki podatkowe?
Samo wystawienie duplikatu faktury nie tworzy nowego zobowiązania podatkowego. Oznacza to, że rozliczenie podatku VAT następuje na podstawie pierwotnej faktury, a nie jej duplikatu. Jednak zarówno nabywca, jak i podatnik muszą wiedzieć, jak prawidłowo zaksięgować duplikat faktury w księgach rachunkowych.
Podatnik, który wystawia ponownie fakturę, powinien zaksięgować duplikat jako dokument potwierdzający sprzedaż towarów i usług, ale bez ponownego naliczania podatku. Z kolei nabywca może odliczyć VAT z duplikatu w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym pierwotna faktura została otrzymana, o ile zachował prawo do odliczenia. Jeśli jednak duplikat trafi do niego w późniejszym terminie, odliczenie może nastąpić w okresach miesięcznych, w których dokument został faktycznie otrzymany.
W przypadku kontroli skarbowej duplikat faktury pełni taką samą funkcję dowodową jak pierwotny dokument. Dlatego tak ważne jest jego właściwe przechowywanie i oznaczenie w dokumentacji. W dokumentacji księgowej można dodać wewnętrzną adnotację, aby odróżnić duplikat od oryginału.
Praktyczne aspekty wystawiania duplikatów
Wystawianie duplikatów nie powinno być nadużywane, ale w niektórych przypadkach jest konieczne, by zapewnić prawidłowe rozliczenie podatku i zachować ciągłość dokumentacji. Przedsiębiorca, który utracił fakturę lub gdy faktura została zniszczona, ma obowiązek wystawić duplikat na wniosek nabywcy. Wniosek nabywcy można złożyć w formie pisemnej lub elektronicznej, w zależności od przyjętej praktyki w firmie.
Jeżeli faktura ulegnie zniszczeniu, warto zachować jej kopię w wersji elektronicznej, co ułatwi ponowne wygenerowanie dokumentu. Wielu przedsiębiorców korzysta dziś z e-faktur, które pozwalają szybko odnaleźć pierwotny dokument w systemie, bez konieczności przeszukiwania papierowych archiwów. W przypadku programów księgowych opcja „Drukuj” lub ponowne wystawienie faktury dostępne jest z poziomu zakładki „Przychody”, co znacząco przyspiesza cały proces.
Duplikat może również zostać wystawiony przez osobę trzecią, na przykład biuro rachunkowe lub pełnomocnika, który posiada stosowne upoważnienie do wystawiania faktur. W niektórych przypadkach, takich jak działalność komorników sądowych czy firm windykacyjnych, duplikat faktury bywa niezbędny dla celów dowodowych w toku postępowania.
O czym warto pamiętać przy wystawianiu duplikatu faktury?
Duplikat faktury powinien być traktowany jako równoważny z oryginałem, ale nie należy zapominać o konsekwencjach księgowych, które mogą wynikać z jego błędnego wystawienia. Przede wszystkim trzeba upewnić się, że dane zawarte w duplikacie są identyczne jak w fakturze pierwotnej – dotyczy to zarówno kwot, nazw kontrahentów, jak i opisu towarów czy usług. Każda pomyłka może skutkować koniecznością korekty i wyjaśnień przed urzędem skarbowym.
Wystawienie duplikatu nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku przechowywania kopii dokumentu w swojej dokumentacji księgowej. Powinien on być przechowywany w posiadaniu podatnika przez okres wymagany przepisami prawa. Warto też pamiętać, że ponowne wystawienie faktury nie zmienia terminu zapłaty, który obowiązywał przy pierwotnej transakcji.
Duplikat można zaksięgować z pomocą systemów księgowych, które automatycznie przypisują dokument do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Takie rozwiązanie ułatwia rozliczenie podatku VAT i zapewnia porządek w dokumentacji. W przypadku błędów można również sporządzić notę wyjaśniającą, aby wskazać cel wystawienia duplikatu faktury oraz jego powiązanie z pierwotnym dokumentem.
Podsumowanie
Duplikat faktury to istotny dokument księgowy, który pozwala zachować ciągłość rozliczeń i udowodnić przebieg transakcji w przypadku zagubienia lub zniszczenia pierwotnego dokumentu. Przedsiębiorca może wystawić duplikat faktury na wniosek nabywcy, w celu zachowania porządku w dokumentacji i prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Choć proces jego wystawienia jest prosty, wymaga dokładności i przestrzegania zasad określonych w art. 106l ustawy o Podatku od towarów i usług. Dzięki temu zarówno podatnik, jak i kontrahent mogą uniknąć problemów podczas ewentualnej kontroli skarbowej, a rozliczenie zobowiązania podatkowego przebiega zgodnie z przepisami.
