Biała lista podatników VAT – najważniejsze informacje

Biała lista podatników VATOd 1 września 2019 roku wszedł nowy rejestr podatników tzw. biała lista podatników VAT. Jest to narzędzie do skutecznego i szybkiego sprawdzania swoich kontrahentów, czy są czynnymi podatnikami VAT. Zapoznaj się, na czym polega biała lista podatników VAT, jakie nowe obowiązki nakłada na przedsiębiorców i czy możesz zostać ukarany, za nie weryfikowanie kontrahentów za jej pomocą. Sprawdź także, jak system Firmao ułatwi Ci weryfikację Twoich kontrahentów.

Co to jest biała lista podatników VAT?

Biała lista to inaczej wykaz informacji o podatnikach VAT, który został stworzony w celu weryfikacji kontrahentów, z którymi współpracujemy. Biała lista zastąpiła dotychczasowe listy: podatników zarejestrowanych, niezarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru VAT.

Jakie informacje w niej znajdziesz?

Biała lista podatników VAT zawiera przede wszystkim informacje o kontach bankowych przedsiębiorców, na które powinieneś dokonywać wpłat za zakupione od nich dobra czy usługi. Rachunki bankowe, o których jest mowa, są wpisywane w zgłoszeniach identyfikacyjnych/aktualizacyjnych NIP lub CEIDG. Lecz biała lista to nie tylko informacje o numerze konta bankowego Twojego kontrahenta. Dzięki białej liście:

  • sprawdzisz, czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
  • potwierdzisz czy numer, na który wpłacasz, jest właściwy dla Twojego kontrahenta,
  • możesz poznać podstawę prawną, na jakiej Twojemu kontrahentowi odmówili rejestracji, wykreślono go z rejestru lub go do niego przywrócono.

Dodatkowo biała lista zawiera szereg przydatnych informacji o firmach, np. nazwę firmy, numery REGON i KRS, adres siedziby, daty rejestracji jako podatnika oraz zmian wprowadzonych w rejestrze.

Od kiedy biała lista obowiązuje?

Przepisy dotyczące białej listy podatników VAT weszły w życie 1 września 2019 roku. Wyszukiwanie na białej liście jest możliwe na stronie Ministerstwa Finansów w specjalnie do tego stworzonej wyszukiwarce.

Uważaj na sankcje

Biała lista weszła w życie na początku czerwca, jednak od tej daty nie było żadnych konsekwencji dla przedsiębiorców. Jednak od 1 stycznia 2020 roku za wpłatę na konto inne niż wskazane na białej liście zaczną obowiązywać sankcje. Czyli wpłaty na konto bankowe niewskazane na białej liście w okresie od września do stycznia 2019 roku nie będą podlegały karze. Jest to pewien rodzaj przygotowania oraz przyzwyczajenia przedsiębiorców do nowych zmian.

Numery rachunków bankowych na białej liście

Dla przedsiębiorców najważniejszą informacją na białej liście są numery firmowych rachunków bankowych, czyli tzw. rachunki rozliczeniowe. Publikowane numery dotyczą tylko zarejestrowanych podatników VAT oraz podatników przywróconych do systemu. W rejestrze nie znajdziesz danych firm, które nie są podatnikami VAT, mimo że korzystają z kont firmowych. W wykazie również nie są publikowane prywatne rachunki bankowe tzw. ROR, których przedsiębiorcy czasem używają w swoich firmach. Rachunki ROR nie są dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej i dlatego nie znajdują się w wykazie.

O tym powinieneś pamiętać przed zapłatą faktury

Przed rozpoczęciem współpracy z wybranym kontrahentem sprawdź go na białej liście podatników VAT. Jest to szczególnie ważne, gdy z danym kontrahentem nigdy wcześniej nie współpracowałeś. Dzięki rejestrowi dowiesz się, czy firma, z którą podejmujesz współpracę, jest czynnym podatnikiem VAT.

W dniu, kiedy planujesz opłacić fakturę, sprawdź czy numer rachunku bankowego na fakturze zgadza się z tym podanym na białej liście. Jeśli rachunek nie znajduje się na liście Twojego kontrahenta, skontaktuj się z nim w celu wyjaśnienia sytuacji. Gdy po 1 stycznia 2020 zapłacisz fakturę na inne konto niż podane w rejestrze, będziesz musiał się liczyć z sankcjami.

Jeżeli przyjmujesz płatności na kwoty równe lub powyżej 15 tys. zł sprawdź, czy Twój numer rachunku bankowego, który podajesz swoim kontrahentom, zgadza się z rachunkiem bankowym znajdującym się na białej liście podatników VAT. Jeśli nie masz podanego rachunku w rejestrze lub jest on błędny, to od 1 stycznia 2020 roku będziesz narażał Twoich kontrahentów na sankcje.

Biała lista podatników VAT, a Firmao

System Firmao został uzupełniony o funkcję, która sprawdza, czy rachunek bankowy wpisany w szczegółach kontrahenta zgadza się  z tym wpisanym na białą listę. Nie musisz sam sprawdzać, czy numery kont się zgadzają – system zrobi to za Ciebie!

Biała lista - błędny nr konta

Gdy tworzysz nową transakcję w systemie, system sprawdza czy opiewa ona na kwotę równą lub wyższą 15 tys. zł. Jeśli ten warunek jest spełniony, system sprawdza czy kontrahent, z którym prowadzisz transakcje, znajduje się na białej liście podatników VAT. Jeśli tak, system sprawdza czy numery rachunków bankowych się zgadzają.

W przypadku, gdy numery kont bankowych się zgadzają, system tworzy transakcję. Jednak, gdy numery rachunków bankowych się różnią lub firma, dla której tworzymy fakturę zakupową, nie ma wprowadzonego numeru NIP, system nas o tym powiadomi.

Biała lista - niewłaściwy nr konta

W takim przypadku powinniśmy skontaktować się z naszym kontrahentem w celu wyjaśnienia różnicy w rachunkach lub uzupełnić numer NIP, żeby system mógł przeprowadzić weryfikację. Oczywiście możesz nadal stworzyć fakturę, jednak jak wiesz z powyższych informacji, zapłata faktury na niewłaściwe konto kontrahenta może mieć dla Ciebie nieprzyjemne konsekwencje.

Teraz widzisz jak wiele rzeczy system robi za Ciebie. Kiedy nie korzystasz z systemu Firmao, wszystkie powyższe weryfikacje musisz zrobić sam. Działanie systemu tylko w jednej transakcji zaoszczędza Ci mnóstwo czasu. Dzięki Firmao praktycznie nie odczujesz nowego obowiązku weryfikacji Twoich kontrahentów.

Zarejestruj się

4.8 / 5 na 50 ocen
Lista artykułów