OCR faktur - skanowanie faktur - System CRM i oprogramowanie ERP Firmao

OCR faktur – skanowanie faktur

OCR faktur (ang. Opitcal Character Recognition) to oprogramowanie służące do rozpoznawania tekstu z zeskanowanych dokumentów. System dekoduje wybrany dokument, rozpoznając w nim tekst, a następnie skanuje słowa, odczytując litery niezależnie od użytej czcionki. Dzięki temu możliwe jest m.in. zaznaczanie, kopiowanie i przenoszenie treści rozpoznanych na dokumencie do systemu CRM.

Wskazówka: W ramach każdej licencji Enterprise przyznane jest 5 skanów miesięcznie do całej firmy, np. mając 4 użytkowników Enterprise mamy 20 OCR miesięcznie. W ramach każdej licencji Supreme przyznane jest 20 skanów miesięcznie.


Jak wykupić skany OCR?

W systemie Firmao wymagane jest posiadanie określonego pakietu skanów.

Ważne! Domyślnie w systemie Firmao na koncie demo przypisane jest 5 darmowych skanów OCR do całej firmy.

W celu wykupienia określonej ilości skanów klikamy w awatar, a następnie wchodzimy w „Licencje i płatności”, później w „Wykup licencję dla nowych użytkowników lub zmień rodzaj licencji”.


W dalszej kolejności, w kolumnie opcji dodatkowych do wykupienia pod polem API w „Dodatkowe paczki skanów dokumentów” i wybieramy ilość paczek.


Klikamy „Dalej” w prawym dolnym rogu. W ten sposób przechodzimy do wyboru rodzaju płatności, który potwierdzamy zielonym przyciskiem „OK” w prawym dolnym rogu ekranu.

Wskazówka:  1 paczka = 100 skanów dokumentów.


Jak wczytać dane faktury za pomocą OCR?

Ważne! Przed przystąpieniem do wczytywania faktury musimy zweryfikować poprawność danych naszej firmy (nazwa, NIP). W tym celu klikamy awatar w prawym górnym rogu, a następnie klikamy w „Dane firmy”.



Po zweryfikowaniu danych klikamy moduł „Faktury” w menu głównym, a następnie klikamy niebieski przycisk „+ Dodaj”.


W lewym dolnym rogu okna tworzenia faktury znajduje się przycisk „OCR”. Kliknięcie pozwala nam na wybór pliku danego dokumentu z naszego komputera.


Po wybraniu dokumentu i naciśnięciu „Otwórz” w prawym, dolnym rogu okna, rozpocznie się skanowanie dokumentu.

Wskazówka: Skanowanie dokumentu może potrwać do 10 minut, jednak przeważnie trwa około 1 minuty.

System sam rozpozna dane dokumentacji papierowej i uzupełni za nas automatycznie pola takie jak:

  • dane kontrahenta;
  • typ dokumentu / transakcji;
  • numer transakcji;
  • data wystawienia dokumentu;
  • data otrzymania dokumentu.

Wskazówka: Po zakończonym skanowaniu możemy sprawdzić odczytane dane i dokonać ręcznej weryfikacji dokumentu. Podczas tej weryfikacji możemy dodać brakujące dane bądź zmienić te, które zostały automatycznie dodane.

Następnie klikamy „Wczytaj dane do okna tworzenia”, po czym zatwierdzamy niebieskim przyciskiem „Utwórz”. Po ukończonym wczytaniu i utworzeniu faktury będzie ona dostępna z poziomu listy faktur.


W jaki sposób sprawdzić ilość dostępnych skanów?

W celu sprawdzenia ilości dostępnych skanów klikamy awatar w prawym górnym rogu, a następnie z listy rozwijanej wybieramy „Ustawienia firmy”.


W lewym panelu bocznym klikamy sekcję „Integracje”. Z zakładek na górze ekranu wybieramy „Skanowanie faktur (OCR)”.


W zakładce „Skanowanie faktur (OCR)” możemy zobaczyć 10 ostatnio zeskanowanych dokumentów. Będzie to podgląd skanów wykonanych przez każdego użytkownika przypisanego do firmy.

Ważne! Wyświetlenie dokumentu na liście ostatnio zeskanowanych nie oznacza, że został wprowadzony do systemu. By wprowadzić skan do systemu, musimy kliknąć zielony przycisk “Utwórz” w prawym dolnym rogu okna zeskanowanego dokumentu.

O tym piszemy w artykule:

Wypróbuj bezpłatnie demo Firmao


Mam kod polecający
Zakładając konto akceptujesz regulamin systemu Firmao. Pełny cennik naszych usług.


Umów się na prezentację



preview