Sekwencje wiadomości e-mail w CRM

Ważne! Moduł Sekwencje e-mail dostępny jest jedynie dla kont z licencją Supreme.

Automatyzacja komunikacji to klucz do skuteczniejszej obsługi klientów i oszczędności czasu. Dzięki sekwencjom e-mail w naszym systemie możesz tworzyć precyzyjne scenariusze wysyłki wiadomości, uwzględniające odpowiedzi odbiorców i określone opóźnienia. To pozwala na lepsze zarządzanie procesem follow-up i zwiększenie efektywności działań.

Jak działają sekwencje e-mail?

W systemie Firmao możesz tworzyć sekwencje w oparciu o istniejące warunki e-mailowe w swoich automatyzacjach.

Dzięki nim możesz:

• definiować szablony wysyłane w sekwencjach,
• sprawdzić, czy poprzedni mail został przeczytany po ustawieniu wybranego opóźnienia,
• sprawdzić, czy link zawarty w mailu został kliknięty,

• wybierać akcje, które ma wykonywać system po wybranym opóźnieniu lub po zakończeniu poprzedniego etapu sekwencji.

Jak utworzyć sekwencję e-mail?

W tym celu kliknij awatar w prawym górnym rogu systemu i wybierz Ustawienia firmy.

Następnie zaznacz pole Sekwencje e-mail.

Kliknij niebieski przycisk “Zapisz” w prawym dolnym rogu. W menu głównym pojawi się nowy moduł “Sekwencje e-mail”. Sekwencje możesz dodać na dwa sposoby: 

1. Za pomocą ikony plusa z prawej strony modułu 

2. Klikając na moduł Sekwencje e-mail, a następnie klikając niebieski przycisk “Dodaj”

W oknie dodawania sekwencji e-mail uzupełnij: 

• nazwę sekwencji, 
• konto e-mail, z którego mają być wysyłane wiadomości.

Kliknij niebieski przycisk OK, a następnie kliknij nazwę utworzonej sekwencji, aby przejść do jej definiowania.

Kliknij zielony przycisk “Dodaj pierwszy krok” i wybierz z prawej strony pierwszy krok Twojej sekwencji. 

• Wysłanie maila – wybierz szablon wiadomości oraz zdecyduj, czy po wysyłce maila ma on zostać usunięty z folderu wysłanych wiadomości.  

Ważne! Jeżeli zaznaczysz opcję Usuń po wysłaniu, wysłane przez ten krok e-maile nie będą się liczyły na potrzeby warunków w rozgałęzieniach na podstawie e-maili. Jeżeli chcesz, żeby warunki mogły sprawdzać wysłane e-maile, wyłącz tę opcję.

• Opóźnienie – zdefiniuj czas, jaki ma upłynąć do następnej akcji. 
• Rozgałęzienie na podstawie odbiorcy – ustal warunki, jakie muszą zostać spełnione dla odbiorcy, aby na tej podstawie utworzyć rozgałęzienie. Możesz na przykład rozgraniczyć akcje dla klientów zza granicy i klientów z Polski. 

• Rozgałęzienie na podstawie e-maili – wybierz warunek, który system ma sprawdzić po wysyłce maila.

• Stworzenie zadania – wybierz lub utwórz nowy szablon zadania, który ma znaleźć się w sekwencji e-mail.
• Wysłanie powiadomienia – zdefiniuj, do których użytkowników powiadomienie ma zostać wysłane, a do których nie. Dzięki temu możesz wybrać wysłanie powiadomienia do wybranego zespołu, jednocześnie wykluczając wybranego pracownika lub pracowników.
• Stworzenie szansy sprzedaży – okno z nową szansą sprzedaży uzupełni się automatycznie.

Jak przypisać firmy do sekwencji e-mail?

W tym celu w pierwszej kolejności aktywuj sekwencję e-mail. Możesz zrobić to na dwa sposoby: 

1. Zaznaczając pole wyboru w widoku listy wszystkich sekwencji

2. Klikając nazwę wybranej sekwencji, a następnie klikając przycisk “Aktywuj” w prawym górnym rogu okna sekwencji.

Po aktywowaniu sekwencji przejdź do modułu firm. W widoku listy zaznacz te firmy, które chcesz dodać do sekwencji e-mail, zaznaczając po lewej stronie pola wyboru i kliknij „Dodaj do sekwencji e-mail”.

W nowo otwartym oknie kliknij puste pole i z listy rozwijanej wybierz sekwencję, do której chcesz przypisać wybrane firmy.

Kliknij niebieski przycisk OK w celu zatwierdzenia zmiany.

Jak zarządzać sekwencją e-maili?

Sekwencją e-maili możesz zarządzać w widoku ich szczegółów. W tym celu kliknij nazwę wybranej sekwencji w widoku listy.

W widoku szczegółów sekwencji e-mail w zakładce “Firmy” możesz sprawdzić status realizacji.

Statusem realizacji możesz samodzielnie zarządzać, aby zakończyć sekwencję dla wybranej firmy lub wznowić ją ponownie.