Terminarz Firmao

Ważne! Funkcja Terminarze dostępna jest jedynie dla kont z licencją Supreme.

Terminarz w Firmao to wygodne narzędzie do automatycznego umawiania spotkań, które ulepsza organizację pracy i oszczędza czas. Wystarczy udostępnić klientowi link do dostępnych terminów, a on sam wybierze dogodną datę i godzinę. Potwierdzenie spotkania trafia bezpośrednio na maila klienta, a Firmao automatycznie utworzy zadania dla Twoich pracowników, zapewniając płynny przepływ informacji i minimalizując ryzyko pomyłek. Dzięki tej funkcji proces umawiania wizyt staje się szybki i profesjonalny.

Jak utworzyć terminarz w Firmao?

W tym celu kliknij ikonę plusa z prawej strony modułu Terminarza w menu głównym.

Następnie w oknie dodawania terminarza uzupełnij następujące okna:

• zdefiniuj nazwę terminarza,
• uzupełnij opis, który będzie widoczny dla klientów wybierających termin,
• przypisz pracowników, dla których ma tworzyć się zadanie po wybraniu terminu przez klienta,

Wskazówka: Terminarz możesz utworzyć dla jednego lub większej ilości wybranych użytkowników, dla których automatycznie będą tworzyły się zadania widoczne w kalendarzu.

• wybierz maksymalną ilość spotkań w dniu; po osiągnięciu limitu dany dzień zostanie uznany za niedostępny,
• zdefiniuj długość spotkania, czyli minimalny czas zaplanowanego spotkania,
• ustal przyrost czasu spotkania, który pozwoli klientowi samodzielnie planować długość spotkania; jeśli w tym polu będzie ustawiona wartość 0:15, a w długości spotkania ustawisz 1:00, to klient będzie mógł zaplanować spotkanie na 1:00, 1:15, 1:30(…),
• określ przerwę między spotkaniami, czyli czas buforu przed rozpoczęciem i po zakończeniu zadania, w którym nie można umawiać spotkań,
• podaj wartość wyprzedzenia rezerwacji, czyli podaj, ile godzin lub minut przed terminem spotkania można złożyć rezerwację,
• wskaż kategorię zadania; z tą kategorią będzie tworzyło się zadanie na podstawie umówionego spotkania z terminarza,
• wybierz zakres dat, dla których ma być dostępne umawianie się przed terminarz,
• ustal szablon e-mail, z którego po dokonaniu rezerwacji automatycznie wysyłana będzie wiadomość e-mail na podany podczas rezerwacji adres klienta,
• określ dostępność, wybierając dni tygodnia oraz definiując zakres godzin, które mają być widoczne dla klientów podczas umawiania spotkania.

Ponadto możesz zaznaczyć opcje:

• umawiaj tylko podczas planowanych czasów pracy – zaznaczenie tej opcji spowoduje widoczność dostępnych terminów na podstawie ustawionej dostępności oraz zdefiniowanych w kalendarzu Firmao planowanych czasów pracy pracownika,
• automatyczne tworzenie firmy – w sytuacji umówienia spotkania przez nadawcę, którego nazwa firmy nie istnieje jeszcze w systemie, automatycznie zostanie dodana nowa firma,
• automatyczne tworzenie osoby kontaktowej – w sytuacji otrzymania wiadomości od nadawcy, którego adres e-mail nie istnieje jeszcze w systemie, automatycznie zostanie dodana nowa osoba kontaktowa.

Po uzupełnieniu wszystkich potrzebnych pól kliknij niebieski przycisk „Utwórz” w prawym dolnym rogu okna.

Jak udostępnić terminarz klientom?

W tym celu kliknij moduł Terminarze w menu głównym.

Następnie kliknij nazwę terminarza, który chcesz udostępnić klientowi.

W prawym górnym rogu kliknij przycisk „Skopiuj link do terminarza”. Link zostanie skopiowany do schowka.

Wskazówka: Link do terminarza możesz dodać do swojej stopki e-mail.

Jak zobaczyć podgląd terminarza?

W tym celu przejdź do widoku listy terminarzy i kliknij nazwę tego, którego podgląd chcesz zobaczyć.

Następnie kliknij przycisk „Podgląd terminarza”. Terminarz zostanie otwarty w nowej karcie przeglądarki. Klient będzie widział, jacy pracownicy przypisani są do terminarza, jaki jest jego opis oraz zobaczy dostępne terminy.

Jak umówić spotkanie, korzystając z terminarza?

Po przejściu do widoku terminarza należy kliknąć wybrany dostępny termin (czyli ten, który zaznaczony jest niebieskim kółkiem). Po prawej stronie terminarza wyświetli się lista z dostępnymi godzinami spotkań.

Wybierz preferowaną godzinę spotkania. System przeniesie Cię do okna, w którym należy uzupełnić dane kontaktowe:

• adres e-mail,
• imię i nazwisko,
• firmę,
• dodatkowe informacje.

Kliknij „Potwierdź”, aby zatwierdzić wybrany termin spotkania oraz wpisane dane kontaktowe. System wyświetli komunikat, że spotkanie zostało umówione.

Gdzie znajdę umówione spotkanie?

Umówione spotkanie znajdziesz w zakładce „Zadania” w widoku szczegółów wybranego terminarza:

oraz w widoku Kalendarza:

Po najechaniu kursorem myszki na zaplanowane spotkanie, zobaczysz więcej szczegółów dotyczących zadania.

Wskazówka: System domyślnie przypomni Ci o nadchodzącym spotkaniu w prawym panelu powiadomień 15 minut przed jego rozpoczęciem.