W systemie możesz wystawić: faktury VAT, faktury bez VAT, faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury do paragonu, faktury zaliczkowe, faktury końcowe oraz faktury korygujące.
Wszystkie faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Zarówno sprzedawca, jak i nabywca mają do nich nieograniczony dostęp.
Data wystawienia e-faktury
To jedna z najważniejszych zmian, jakie wprowadza KSeF. Dotychczas data wystawienia faktury to był dzień, w którym ją wygenerowałeś w swoim programie. Teraz się to zmienia.
Zasada główna: Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w momencie przesłania jej do KSeF – nie w momencie utworzenia w Twoim systemie.
Jeśli wygenerujesz fakturę w poniedziałek, ale wyślesz ją do KSeF dopiero we wtorek, to data wystawienia to wtorek.
Ważne: Samo wysłanie faktury do KSeF nie wystarczy. Faktura musi zostać przyjęta przez system i otrzymać numer KSeF, co potwierdza dokument UPO. Jeśli KSeF odrzuci fakturę (np. z powodu błędów), to faktura nie została wystawiona – musisz ją poprawić i wysłać ponownie.
Faktury będą zawierać dwie daty:
- Data sprzedaży – moment faktycznego wykonania usługi lub dostawy towarów.
- Data wystawienia faktury – moment, w którym faktura została skutecznie wysłana do KSeF i przyjęta przez system.
Dlaczego to ważne?
Data wystawienia faktury wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego VAT. Przy niektórych usługach (np. najem, usługi budowlane) obowiązek podatkowy powstaje właśnie w dacie wystawienia faktury. Dlatego pilnuj, żeby faktury były wysyłane do KSeF na czas i sprawdzaj, czy otrzymałeś UPO.
Koniec z antydatowaniem – w KSeF nie będzie już możliwe wystawianie faktur z opóźnieniem i wpisywanie wcześniejszej daty wystawienia niż faktyczna data wysyłki do systemu.
Data otrzymania e-faktury
KSeF zmienia również zasady otrzymywania faktur. Od teraz każdy przedsiębiorca będzie odbierał e-faktury w KSeF.
Zasada główna: Datą otrzymania faktury przez przedsiębiorcę jest data nadania jej numeru KSeF – niezależnie od tego, czy odbiorca w tym dniu zobaczy ją w systemie, czy dopiero za tydzień.
Co to oznacza w praktyce?
Twój kontrahent wysyła fakturę do KSeF o 9:00. KSeF nadaje jej numer o 9:01. Ty sprawdzasz system dopiero o 15:00. Data otrzymania faktury to 9:01, nie 15:00.
Dlaczego to ważne?
Dla odliczenia VAT liczy się data otrzymania faktury, nie data jej zobaczenia. Dla kosztów podatkowych również liczy się data otrzymania. Terminy płatności biegną od daty wystawienia faktury.
Uwaga dla płatności: Podatnicy VAT za faktury z podatkiem VAT w płatności będą musieli umieszczać numer KSeF faktury.
Wyjątki od zasady:
W trybie awaryjnym datą otrzymania jest data faktycznego otrzymania poza KSeF. Dla podmiotów bez NIP datą otrzymania jest data faktycznego dostarczenia.
Numer KSeF
Każda faktura przesłana do KSeF otrzymuje specjalny numer identyfikacyjny.
Charakterystyka numeru KSeF:
Składa się z 35 znaków. Jest unikalny dla każdej faktury. Nadawany automatycznie przez system. Jest dowodem, że faktura stała się oficjalną e-fakturą.
Ważne rozróżnienie:
Twój numer faktury (np. FV/01/2026) zostaje bez zmian – to nadal Twoja wewnętrzna numeracja. Numer KSeF to dodatkowy identyfikator nadawany przez system. Jedno nie zastępuje drugiego – działają obok siebie.
Gdzie będziesz używać numeru KSeF?
Na fakturze korygującej – już teraz przy fakturach dobrowolnych musisz podać numer KSeF faktury korygowanej.
W tytule przelewu (od 1 stycznia 2027 r.) – podatnicy VAT będą musieli podawać numer KSeF. Ułatwi to automatyczne kojarzenie płatności z fakturami.
W Jednolitym Pliku Kontrolnym (od 1 sierpnia 2026 r.) – JPK_V7 będzie zawierał numery KSeF, co ułatwi kontrole podatkowe.
Uwaga: Numer KSeF nie oznacza, że znika Twoja firmowa numeracja faktur. W dalszym ciągu będziesz nadawać własne numery.
Korekty e-faktur
W KSeF korekty danych dokonuje się wyłącznie za pomocą faktur korygujących – nie ma możliwości edycji już wystawionej faktury.
Jak to działa?
Faktura korygująca musi mieć formę ustrukturyzowaną i być przesłana do KSeF, tak jak faktura pierwotna. Musi zawierać numer KSeF dokumentu, który koryguje. Możesz wystawić dowolną liczbę korekt do jednej faktury – system nie ma ograniczeń.
Co z notami korygującymi?
Noty korygujące nie istnieją w KSeF – system obsługuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane. W okresie dobrowolnego korzystania z KSeF możesz jeszcze wystawić notę korygującą poza systemem, ale musisz ją przechowywać samodzielnie. Po wejściu obowiązkowego KSeF wszystkie korekty będą musiały mieć formę faktury korygującej.
Przechowywanie dokumentów:
Faktury i korekty w KSeF są przechowywane automatycznie przez 10 lat – nie musisz ich archiwizować osobno. Noty korygujące wystawione poza KSeF musisz przechowywać we własnym zakresie do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Samofakturowanie w KSeF
Samofakturowanie, czyli wystawianie faktur przez nabywcę w imieniu sprzedawcy, nadal działa tak jak dotychczas. KSeF nie zmienia zasad tego mechanizmu – zmienia się tylko sposób jego realizacji.
Co musisz zrobić, żeby samofakturowanie działało w KSeF?
Zawrzeć umowę o samofakturowanie ze sprzedawcą – to wymóg ustawowy, który obowiązywał już wcześniej.
Sprzedawca musi nadać nabywcy uprawnienia w KSeF do wystawiania faktur w jego imieniu. To dodatkowy krok, którego wcześniej nie było.
Ważne: Uprawnienia w KSeF nadawane są konkretnej osobie, nie całej firmie. Jeśli w Twojej firmie kilka osób zajmuje się fakturowaniem, sprzedawca może nadać Ci uprawnienie do upoważniania innych osób do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania.
Zalety samofakturowania w KSeF:
Sprzedawca ma automatyczny wgląd do faktur wystawionych w jego imieniu – nie trzeba mu ich osobno przekazywać. Wszystko jest w jednym systemie, z pełną historią i numerami KSeF. Proces jest bezpieczniejszy dzięki formalnemu systemowi uprawnień.
