KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma, która zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Zamiast wysyłać faktury mailem, pocztą czy przekazywać je osobiście – wszystkie faktury będą trafiać do jednego, centralnego systemu prowadzonego przez Ministerstwo Finansów.
Jak to działa w praktyce?
Wyobraź sobie to tak: zamiast wysyłać fakturę bezpośrednio do kontrahenta, wystawiasz ją przez Firmao, a KSeF automatycznie:
- nadaje fakturze unikalny numer identyfikacyjny,
- weryfikuje, czy faktura jest poprawna,
- udostępnia ją Twojemu kontrahentowi,
- przechowuje ją przez 10 lat.
Twój kontrahent nie musi już czekać na maila – faktura pojawia się w systemie natychmiast po wystawieniu.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
System wchodzi w życie stopniowo:
- 1 lutego 2026 – duże firmy (obrót powyżej 200 mln zł rocznie),
- 1 kwietnia 2026 – pozostali przedsiębiorcy,
- 1 stycznia 2027 – najmniejsze firmy (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie).
Ważne: Obowiązek odbierania faktur przez KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców już od lutego 2026 roku – niezależnie od wielkości firmy.
Co to oznacza dla Ciebie?
Dobra wiadomość – nie musisz korzystać z rządowej strony. KSeF to tylko centralna baza, do której można się podłączyć z zewnętrznych programów. Firmao będzie w pełni zintegrowane z KSeF przez API.
Nawet jeśli prowadzisz małą firmę i sam będziesz musiał wystawiać e-faktury dopiero od 2027 roku, to już od lutego 2026 musisz być gotowy na odbieranie faktur od swoich dostawców przez KSeF.
Dlatego warto przygotować się wcześniej – Firmao będzie w pełni zintegrowany z KSeF przez API, więc wystawianie i odbieranie faktur będzie odbywać się automatycznie, bez konieczności ręcznego logowania do rządowej platformy.
Kalendarz wdrożenia KSeF:
1 lutego 2026 – I etap
Obowiązek wystawiania e-faktur dla największych firm z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie.
Uwaga: od tego momentu wszyscy przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości, mają obowiązek odbierać e-faktury przez KSeF.
1 kwietnia 2026 – II etap
Obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Wyjątek stanowią tylko najmniejsze firmy, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.
1 stycznia 2027 – pełne wdrożenie
Obowiązek KSeF dla wszystkich bez wyjątku. Każda faktura B2B musi być wysłana do KSeF. Koniec ulg i wyjątków – zaczynają obowiązywać kary za niestosowanie się do przepisów.
Korzyści z korzystania z KSeF:
Szybszy zwrot VAT
Czas oczekiwania na zwrot podatku VAT skraca się z 60 do 40 dni. To realna oszczędność czasu i poprawa płynności finansowej Twojej firmy.
Koniec z archiwizacją faktur
Nie musisz już przechowywać faktur u siebie – KSeF robi to za Ciebie przez 10 lat. Faktury nie zaginą, nie zniszczą się i nie trzeba robić duplikatów.
Mniej formalności przy kontrolach
Nie musisz już przekazywać plików JPK_FA na żądanie urzędu skarbowego. Fiskus ma dostęp do Twoich faktur w systemie, więc kontrole są szybsze i mniej uciążliwe.
Pewność dostarczenia faktury
Koniec z sytuacjami, gdy kontrahent twierdzi, że faktury nie otrzymał. Faktura trafia do systemu natychmiast, a Ty masz potwierdzenie jej dostarczenia.
Mniej błędów
Jednolity format faktury dla wszystkich oznacza mniejsze ryzyko pomyłek. System weryfikuje poprawność faktury przed jej przyjęciem, więc błędna faktura po prostu nie przejdzie.
Automatyzacja i oszczędność czasu
Możesz automatycznie importować faktury zakupowe do swojego systemu księgowego. Nie musisz już ręcznie przepisywać danych z papierowych dokumentów ani skanować faktur.
Bezpieczeństwo danych
Faktury w KSeF są zabezpieczone przed zmianami i manipulacją. Masz gwarancję, że treść faktury nie zostanie zmodyfikowana po jej wystawieniu.
