KSeF w Firmao: logowanie certyfikatem

KSeF to skrót od Krajowy System e-Faktur – jest to rządowa platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (czyli faktur w specjalnym formacie XML, zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów).

Wskazówka: Integracja z KSeF będzie dostępna zgodnie z obowiązującym terminem wdrożenia. Jeśli chcesz skorzystać z niej wcześniej, skontaktuj się z działem wsparcia technicznego: kontakt@firmao.pl.

Połącz swój KSeF z Firmao: konto testowe

W pierwszej kolejności zintegruj KSeF z Firmao. W tym celu przejdź na stronę KSeF i wybierz „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”.

Następnie zaznacz pole w oświadczeniu o środowisku testowym, potwierdzając, że dane wprowadzane do środowiska testowego KSeF są zanonimizowane, fikcyjne.

KSeF poprosi Cię o wybór sposobu logowania. Wybierz „Zaloguj uwierzytelnieniem testowym”.

W kolejnym kroku wprowadź kontekst logowania, czyli identyfikator i podpisz testowe żądanie autoryzacyjne. Pamiętaj, aby wprowadzone dane były fikcyjne.

Ważne! Wprowadzony numer NIP musi być identyczny jak numer NIP w systemie Firmao.

Po wprowadzeniu danych kliknij przycisk „Uwierzytelnij do aplikacji testowej”. System przeniesie Cię do strony głównej. W lewym menu kliknij „Certyfikaty”, a następnie wybierz „Wnioskuj o certyfikat”.

Następnie w polu Nazwa certyfikatu wpisz „Firmao”, aby wiedzieć, że dany certyfikat został wygenerowany dla systemu Firmao. Poniżej wpisz dwukrotnie to samo hasło zgodnie z wymaganiami.

Wpisane hasło musisz zapamiętać, ponieważ będzie potrzebne do uwierzytelnienia certyfikatu w systemie Firmao.

Kliknij przycisk „Generuj”.

Na Twój dysk lokalny zostanie pobrany plik nazwa_certyfikatu.key. Nie usuwaj go, plik będzie potrzebny do dalszego uwierzytelnienia podłączenia KSeF z Firmao.

W drugim kroku przesyłania wniosku zaznacz Przeznaczenie certyfikatu: Uwierzytelnienie w systemie KSeF. Ustaw początkową ważność certyfikatu. Od tej daty certyfikat będzie ważny przez 2 lata.

Kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”.

Na stronie pojawi się informacja o pomyślnym zakończeniu składania wniosku.

Kliknij „Pobierz certyfikat”, a na Twój dysk lokalny zostanie pobrany plik nazwa_certyfikatu.crt. Nie usuwaj go, plik będzie potrzebny do dalszej weryfikacji.

Podłączenie KSeF w systemie Firmao: certyfikat

Przejdź do swojego konta Firmao i kliknij awatar w prawym górnym rogu systemu. Wybierz Ustawienia firmy.

Kliknij zakładkę KSeF po lewej stronie. W metodzie uwierzytelniania wybierz Certyfikat KSeF.

Następnie kliknij „Wgraj certyfikat i klucz KSeF”.

W nowo otwartym oknie dodaj:

• W pierwszym polu plik .crt
• W drugim polu plik .key
• W trzecim polu hasło do klucza, które wpisałeś we wniosku o certyfikat.

Następnie kliknij Zapisz.

Typ wysyłki faktur KSeF i zapisanie konfiguracji

W polu Typ wysyłki wybierz jedną z czterech opcji:

• automatyczna – wysyłka odbywa się automatycznie w momencie utworzenia faktury,
• automatyczna z zatwierdzeniem faktury – wysyłka odbywa się automatycznie w momencie kliknięcia pola Zatwierdzona w szczegółach utworzonej faktury,
• manualna – wysyłka ręczna utworzonej faktury, za pomocą przycisku „Wyślij do KSeF” w jej szczegółach,
• manualna z zatwierdzeniem faktury – wysyłka ręczna utworzonej faktury. Najpierw należy zaznaczyć pole Zatwierdzona w szczegółach faktury, a następnie należy kliknąć przycisk „Wyślij do KSeF”.

Po wprowadzeniu danych kliknij przycisk „Przetestuj i zapisz konfigurację„. Jeśli konfiguracja przebiegła pomyślnie, nad oknem konfiguracji pojawi się informacja: „Uwierzytelniony w KSeF. Data wygaśnięcia: ….”. Data wygaśnięcia wynosi 2 lata.

Jeśli wyświetla Ci się błąd konfiguracji, upewnij się, że NIP podany w danych firmy w Firmao jest taki sam jak w systemie KSeF.

Po zapisaniu konfiguracji w dowolnym terminie możesz:

• usunąć certyfikat – uwierzytelnienie będzie ważne przed 7 dni od usunięcia certyfikatu,
• usunąć uwierzytelnienie – połączenie z KSeF zostanie przerwane.

Kliknij niebieski przycisk Zapisz w prawym dolnym rogu okna w celu zapisania zmian. System odświeży się automatycznie.

Eksport i wysyłka faktur do KSeF

Wysyłka automatyczna

Kliknij „Faktury” w menu głównym. Następnie kliknij niebieski przycisk „Dodaj” w prawym górnym rogu. Uzupełnij dane faktury w nowo otwartym oknie, a następnie kliknij niebieski przycisk „Utwórz”. Faktura zostanie automatycznie przesłana do KSeF.

Wysyłka automatyczna z zatwierdzeniem

Kliknij „Faktury” w menu głównym. Następnie kliknij niebieski przycisk „Dodaj” w prawym górnym rogu. Uzupełnij dane faktury w nowo otwartym oknie, a następnie kliknij niebieski przycisk „Utwórz”.

Następnie przejdź do szczegółów utworzonej faktury i kliknij zakładkę „KSeF”. Kliknij pole „Zatwierdzona”, a system automatycznie wyśle fakturę do KSeF.

Wysyłka manualna

Kliknij „Faktury” w menu głównym. Następnie kliknij niebieski przycisk „Dodaj” w prawym górnym rogu. Uzupełnij dane faktury w nowo otwartym oknie, a następnie kliknij niebieski przycisk „Utwórz”.

Następnie przejdź do szczegółów utworzonej faktury i kliknij przycisk „Wyślij do KSeF” w górnym pasku. Faktura zostanie przesłana do KSeF.

Wysyłka manualna z zatwierdzeniem

Kliknij „Faktury” w menu głównym. Następnie kliknij niebieski przycisk „Dodaj” w prawym górnym rogu. Uzupełnij dane faktury w nowo otwartym oknie, a następnie kliknij niebieski przycisk „Utwórz”.

Następnie przejdź do szczegółów utworzonej faktury i kliknij zakładkę „KSeF”. Kliknij pole „Zatwierdzona”.

Kliknij przycisk „Wyślij do KSeF” w górnym pasku. Faktura zostanie przesłana do KSeF.

Wskazówka: W celu założenia konta testowego Firmao do testowania integracji z KSeF, skontaktuj się z działem wsparcia technicznego pod adresem e-mail: kontakt@firmao.pl.