Jak zintegrować Firmao z KSeF? Instrukcja eksportu i wysyłki faktur do KSeF

KSeF to skrót od Krajowy System e-Faktur – jest to rządowa platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (czyli faktur w specjalnym formacie XML, zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów).

Ważne! Funkcjonalność KSeF w systemie Firmao zostanie udostępniona przed wejściem w życie obowiązku jego stosowania, zaplanowanym na 1 lutego 2026 roku.

Połącz swój KSeF z Firmao

W pierwszej kolejności zintegruj swój KSeF z systemem Firmao. W tym celu przejdź na stronę https://ksef.mf.gov.pl/web/, wpisz numer NIP lub identyfikator wewnętrzny i zaloguj się profilem zaufanym, lub potwierdź tożsamość podpisem kwalifikowanym.

Po zalogowaniu się rozwiń sekcję Tokeny w lewym menu i wybierz opcję „Generuj token”.

Następnie w polu Nazwa własna tokena wpisz Firmao, aby wiedzieć, że dany token został wygenerowany dla systemu Firmao. Poniżej z listy rozwijanej wybierz role: dostęp do faktur oraz wystawianie faktur.

Kliknij niebieski przycisk Generuj token.

Po chwili aplikacja poinformuje Cię, że proces generowania tokena przebiegł pomyślnie. Skopiuj numer tokena widoczny na ekranie.

Ważne! Numer tokena wyświetlany jest tylko raz. Zapisz go przed opuszczeniem strony.

Skopiowany token wklej do systemu Firmao w polu odpowiadającym za integrację. W tym celu kliknij awatar w prawym górnym rogu systemu i wybierz Ustawienia firmy.

Następnie kliknij KSeF w lewym panelu bocznym i w pole „Token” wklej skopiowany token ze strony KSeF. W polu Typ wysyłki ustaw czy chcesz przesyłać faktury automatycznie czy manualnie.

Po wprowadzeniu danych kliknij przycisk Przetestuj i zapisz konfigurację. Jeśli konfiguracja przebiegła pomyślnie, na górze ekranu pojawi się komunikat „Pomyślnie skonfigurowano KSeF”.

Jeśli wyświetla Ci się błąd konfiguracji, upewnij się, że NIP podany w danych firmy w Firmao jest taki sam jak w systemie KSeF.

Kliknij niebieski przycisk Zapisz w prawym dolnym rogu okna w celu zapisania zmian. System odświeży się automatycznie.

Eksport i wysyłka faktur do KSeF

W celu eksportu faktur lub ich wysyłki do KSeF, kliknij pozycję Faktury w menu głównym. Następnie zaznacz na liście wybrane faktury, kliknij przycisk trzech kropek w prawym górnym rogu i wybierz „Eksport KSeF XML” lub „Wyślij do KSeF” w zależności od tego, czy chcesz wyeksportować plik, czy od razu przesłać faktury do KSeF.

Po wyborze Eksport KSeF XML na Twoje urządzenie zostanie pobrany plik z fakturami.

Po wyborze Wyślij do KSeF faktury zostaną zaimportowane automatycznie, a po stronie aplikacji KSeF na liście faktur zobaczysz zaimportowaną fakturę.