Jak zintegrować Firmao z KSeF?

KSeF to skrót od Krajowy System e-Faktur – jest to rządowa platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (czyli faktur w specjalnym formacie XML, zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów).

Ważne! Funkcjonalność KSeF w systemie Firmao zostanie udostępniona przed wejściem w życie obowiązku jego stosowania, zaplanowanym na 1 lutego 2026 roku.

Połącz swój KSeF z Firmao: konto testowe

W pierwszej kolejności zintegruj KSeF z Firmao. W tym celu przejdź na stronę KSeF i wybierz „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”.

Ważne! Przed oficjalnym wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF, przypadającego na 1 lutego 2026 r., udostępniamy możliwość połączenia Firmao ze środowiskiem testowym.

Następnie zaznacz pole w oświadczeniu o środowisku testowym, potwierdzając, że dane wprowadzane są do środowiska testowego KSeF są zanonimizowane, fikcyjne.

KSeF poprosi Cię o wybór sposobu logowania. Wybierz „Zaloguj uwierzytelnieniem testowym”.

W kolejnym kroku wprowadź kontekst logowania, czyli identyfikator i podpisz testowe żądanie autoryzacyjne. Pamiętaj, aby wprowadzone dane były fikcyjne.

Ważne! Wprowadzony numer NIP musi być identyczny jak numer NIP w systemie Firmao.

Po wprowadzeniu danych kliknij przycisk „Uwierzytelnij do aplikacji testowej”. System przeniesie Cię do strony głównej. W lewym menu kliknij „Tokeny”, a następnie wybierz „Generuj token”.

Następnie w polu Nazwa tokena wpisz Firmao, aby wiedzieć, że dany token został wygenerowany dla systemu Firmao. Poniżej zaznacz pola:

• wystawianie faktur,
• przeglądanie faktur.

Kliknij przycisk „Generuj token”.

Po chwili aplikacja poinformuje Cię, że proces generowania tokena przebiegł pomyślnie. Skopiuj numer tokena widoczny na ekranie.

Ważne! Numer tokena wyświetlany jest tylko raz. Zapisz go przed opuszczeniem strony.

Skopiowany token wklej do systemu Firmao w polu odpowiadającym za integrację. W tym celu kliknij awatar w prawym górnym rogu systemu i wybierz Ustawienia firmy.

Następnie kliknij KSeF w lewym panelu bocznym i w pole „Token” wklej skopiowany token ze strony KSeF. W polu Typ wysyłki wybierz jedną z czterech opcji:

• automatyczna – wysyłka odbywa się automatycznie w momencie utworzenia faktury,
• automatyczna z zatwierdzeniem faktury – wysyłka odbywa się automatycznie w momencie kliknięcia pola Zatwierdzona w szczegółach utworzonej faktury,
• manualna – wysyłka ręczna utworzonej faktury, za pomocą przycisku „Wyślij do KSeF” w jej szczegółach,
• manualna z zatwierdzeniem faktury – wysyłka ręczna utworzonej faktury. Najpierw należy zaznaczyć pole Zatwierdzona w szczegółach faktury, a następnie należy kliknąć przycisk „Wyślij do KSeF”.

Po wprowadzeniu danych kliknij przycisk „Przetestuj i zapisz konfigurację„. Jeśli konfiguracja przebiegła pomyślnie, nad oknem konfiguracji pojawi się informacja: „Uwierzytelniony w KSeF. Data wygaśnięcia: ….”. Data wygaśnięcia wynosi 7 dni od konfiguracji na koncie w środowisku testowym.

Jeśli wyświetla Ci się błąd konfiguracji, upewnij się, że NIP podany w danych firmy w Firmao jest taki sam jak w systemie KSeF.

Kliknij niebieski przycisk Zapisz w prawym dolnym rogu okna w celu zapisania zmian. System odświeży się automatycznie.

Eksport i wysyłka faktur do KSeF

Wysyłka automatyczna

Kliknij „Faktury” w menu głównym. Następnie kliknij niebieski przycisk „Dodaj” w prawym górnym rogu. Uzupełnij dane faktury w nowo otwartym oknie, a następnie kliknij niebieski przycisk „Utwórz”. Faktura zostanie automatycznie przesłana do KSeF.

Wysyłka automatyczna z zatwierdzeniem

Kliknij „Faktury” w menu głównym. Następnie kliknij niebieski przycisk „Dodaj” w prawym górnym rogu. Uzupełnij dane faktury w nowo otwartym oknie, a następnie kliknij niebieski przycisk „Utwórz”.

Następnie przejdź do szczegółów utworzonej faktury i kliknij zakładkę „KSeF”. Kliknij pole „Zatwierdzona”, a system automatycznie wyśle fakturę do KSeF.

Wysyłka manualna

Kliknij „Faktury” w menu głównym. Następnie kliknij niebieski przycisk „Dodaj” w prawym górnym rogu. Uzupełnij dane faktury w nowo otwartym oknie, a następnie kliknij niebieski przycisk „Utwórz”.

Następnie przejdź do szczegółów utworzonej faktury i kliknij przycisk „Wyślij do KSeF” w górnym pasku. Faktura zostanie przesłana do KSeF.

Wysyłka manualna z zatwierdzeniem

Kliknij „Faktury” w menu głównym. Następnie kliknij niebieski przycisk „Dodaj” w prawym górnym rogu. Uzupełnij dane faktury w nowo otwartym oknie, a następnie kliknij niebieski przycisk „Utwórz”.

Następnie przejdź do szczegółów utworzonej faktury i kliknij zakładkę „KSeF”. Kliknij pole „Zatwierdzona”.

Kliknij przycisk „Wyślij do KSeF” w górnym pasku. Faktura zostanie przesłana do KSeF.