Terminarz Firmao

Terminarz w Firmao to wygodne narzędzie do automatycznego umawiania spotkań, które ulepsza organizację pracy i oszczędza czas. Wystarczy udostępnić klientowi link do dostępnych terminów, a on sam wybierze dogodną datę i godzinę. Potwierdzenie spotkania trafia bezpośrednio na maila klienta, a Firmao automatycznie utworzy zadania dla Twoich pracowników, zapewniając płynny przepływ informacji i minimalizując ryzyko pomyłek. Dzięki tej funkcji proces umawiania wizyt staje się szybki i profesjonalny.

Jak utworzyć terminarz w Firmao?

W tym celu najedź kursorem myszki na pozycję Kalendarz w menu głównym i wybierz Terminarz w rozwiniętym menu.

Następnie w prawym górnym rogu kliknij niebieski przycisk „+ Dodaj”.

Następnie w oknie dodawania terminarza uzupełnij następujące okna:

• zdefiniuj nazwę terminarza,
• uzupełnij opis, który będzie widoczny dla klientów wybierających termin,
• przypisz pracowników, dla których ma tworzyć się zadanie po wybraniu terminu przez klienta,

• wybierz maksymalną ilość spotkań w dniu; po osiągnięciu limitu dany dzień zostanie uznany za niedostępny,
• zdefiniuj długość spotkania, czyli minimalny czas zaplanowanego spotkania,
• ustal przyrost czasu spotkania, który pozwoli klientowi samodzielnie planować długość spotkania; jeśli w tym polu będzie ustawiona wartość 0:15, a w długości spotkania ustawisz 1:00, to klient będzie mógł zaplanować spotkanie na 1:00, 1:15, 1:30(…),
• określ przerwę między spotkaniami, czyli czas buforu przed rozpoczęciem i po zakończeniu zadania, w którym nie można umawiać spotkań,
• podaj wartość wyprzedzenia rezerwacji, czyli podaj, ile godzin lub minut przed terminem spotkania można złożyć rezerwację,
• wskaż kategorię zadania; z tą kategorią będzie tworzyło się zadanie na podstawie umówionego spotkania z terminarza,
• wybierz zakres dat, dla których ma być dostępne umawianie się przez terminarz,
• ustal szablon e-mail, z którego po dokonaniu rezerwacji automatycznie wysyłana będzie wiadomość e-mail na podany podczas rezerwacji adres klienta,
• określ dostępność, wybierając dni tygodnia oraz definiując zakres godzin, które mają być widoczne dla klientów podczas umawiania spotkania.

Ponadto możesz zaznaczyć opcje:

• umawiaj tylko podczas planowanych czasów pracy – zaznaczenie tej opcji spowoduje widoczność dostępnych terminów na podstawie ustawionej dostępności oraz zdefiniowanych w kalendarzu Firmao planowanych czasów pracy pracownika,
• automatyczne dodawanie klientów – w sytuacji umówienia spotkania przez nadawcę, którego nazwa firmy nie istnieje jeszcze w systemie, automatycznie zostanie dodana nowa firma,
• automatyczne dodawanie osób kontaktowych – w sytuacji otrzymania wiadomości od nadawcy, którego adres e-mail nie istnieje jeszcze w systemie, automatycznie zostanie dodana nowa osoba kontaktowa,
• pokazuj pole Firma – wyświetla opcjonalne do uzupełnienia pole „Firma” w formularzu podawania danych przy rezerwacji,
• zbieraj numery telefonów – dodaje obowiązkowe pole „Numer telefonu” w formularzu rezerwacji; opcja włącza się automatycznie po aktywowaniu powiadomień SMS.

Dodatkowo każda nowa rezerwacja, jej anulowanie lub zmiana terminu generuje powiadomienie w systemie Firmao, widoczne dla właściciela konta oraz przypisanego pracownika.

Po uzupełnieniu wszystkich potrzebnych pól kliknij niebieski przycisk „Utwórz” w prawym dolnym rogu okna.

Jak skonfigurować usługi w terminarzu?

W widoku szczegółów terminarza znajdziesz zakładkę „Usługi”, w której możesz zdefiniować konkretne usługi oferowane w ramach danego terminarza, zamiast korzystać z ogólnego pola „Dostępne usługi”.

Aby dodać usługę, kliknij przycisk „+ Dodaj” w zakładce „Usługi” i wykonaj następujące kroki:

1. wybierz istniejącą usługę z listy lub zdecyduj się na dodanie nowej,
2. jeśli dodajesz nową usługę, podaj jej nazwę oraz ustal cene,
3. po utworzeniu usługi zostanie ona automatycznie podstawiona – wybierz pracownika, ustal czas trwania oraz dodaj opis usługi widoczny dla klienta,
4. po zapisaniu usługa pojawi się na liście w zakładce „Usługi”.

Zbieranie opinii

W ustawieniach terminarza znajdziesz zakładkę „Zbieranie opinii”, dzięki której możesz poprosić klientów o wystawienie opinii po zakończonym spotkaniu.

W polu „Link do wizytówki” wklej link do swojej wizytówki (np. profilu Google), pod którym klienci mogą zostawić opinię. Po wklejeniu linku system automatycznie wyświetli jego skróconą wersję.

Po dodaniu linku możesz włączyć automatyczne powiadomienia z prośbą o opinię:

• Wysyłaj prośby o opinię e-mailem – po zakończeniu spotkania klient otrzyma e-mail z prośbą o wystawienie opinii. Dostępne po dodaniu linku do wizytówki,
• Wysyłaj prośby o opinię SMS-em – po zakończeniu spotkania klient otrzyma SMS z prośbą o wystawienie opinii. Wymaga włączonego zbierania numerów telefonów oraz dodania linku do wizytówki.

Zgody w terminarzu

W ustawieniach terminarza znajdziesz zakładkę „Zgody”, w której możesz skonfigurować:

• Etykietę zgody RODO – własna treść etykiety wyświetlanej przy checkboxie zgody RODO,
• Treść zgody RODO – treść samej zgody RODO,
• Zgodę marketingową – po włączeniu klient zobaczy dodatkowy, opcjonalny checkbox zgody marketingowej,
• Wymaganie akceptacji regulaminu – po włączeniu klient zobaczy dodatkowy, wymagany checkbox akceptacji regulaminu; treść regulaminu może zawierać odnośnik np. do Twojej strony internetowej.

Powiadomienia e-mail w terminarzu

Oprócz szablonu e-mail z potwierdzeniem rezerwacji (opisanego wyżej), terminarz automatycznie wysyła klientowi wiadomości e-mail również przy przypomnieniu o wizycie, odwołaniu wizyty oraz zmianie terminu – analogicznie do powiadomień SMS. Dla każdego z tych powiadomień możesz wybrać jeden z szablonów e-mail utworzonych wcześniej przez użytkowników w systemie.

Jak udostępnić terminarz klientom?

W tym celu najedź kursorem myszki na pozycję Kalendarz i wybierz Terminarz, aby przejść do listy wszystkich terminarzy.

Następnie kliknij nazwę terminarza, który chcesz udostępnić klientowi.

W prawym górnym rogu kliknij przycisk „Skopiuj link do terminarza”. Link zostanie skopiowany do schowka.

Jak zobaczyć podgląd terminarza?

W tym celu przejdź do widoku listy terminarzy i kliknij nazwę tego, którego podgląd chcesz zobaczyć.

Następnie kliknij przycisk „Podgląd terminarza”.

Terminarz zostanie otwarty w nowej karcie przeglądarki. Klient będzie widział, jacy pracownicy przypisani są do terminarza, jaki jest jego opis oraz zobaczy dostępne terminy.

Jak umówić spotkanie, korzystając z terminarza?

Jeśli w terminarzu zostały zdefiniowane usługi, pierwszym krokiem rezerwacji jest wybór interesującej usługi z wyświetlonej listy oraz pracownika do niej przypisanego. Jeśli terminarz nie ma zdefiniowanych usług, ten krok zostanie pominięty.

Następnie należy kliknąć wybrany dostępny termin (czyli ten, który zaznaczony jest niebieskim kółkiem). Po prawej stronie terminarza wyświetli się lista z dostępnymi godzinami spotkań – wybierz preferowaną godzinę.

Wybierz preferowaną godzinę spotkania. System przeniesie Cię do okna, w którym należy uzupełnić dane kontaktowe:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• opcjonalnie firmę oraz dodatkowe informacje.

Pod formularzem dostępne są pola zdefiniowane w zakładce „Zgody” w konfiguracji terminarza.

Kliknij „Potwierdź rezerwację”, aby zatwierdzić wybrany termin spotkania oraz wpisane dane kontaktowe. System wyświetli szczegóły umówionego spotkania.

Pod szczegółami rezerwacji znajdziesz przyciski umożliwiające dodanie spotkania bezpośrednio do kalendarza Google, Apple Calendar lub Outlook.

Ze szczegółów rezerwacji możesz również nią zarządzać. W tym celu kliknij przycisk „Zarządzaj rezerwacją”. Pozwala on przełożyć wizytę na inny termin lub ją anulować.

Po kliknięciu „Przełóż wizytę” wybierz nową datę oraz godzinę spotkania. Po potwierdzeniu zmian ponownie wyświetlą się szczegóły rezerwacji, tym razem z nowym terminem.

W celu odwołania wizyty kliknij przycisk „Anuluj wizytę” i potwierdź decyzję w dodatkowym oknie.

Gdzie znajdę umówione spotkanie?

Umówione spotkanie znajdziesz w zakładce „Zadania” w widoku szczegółów wybranego terminarza:

oraz w widoku Kalendarza:

Jak umieścić terminarz na własnej stronie internetowej?

Oprócz udostępniania linku do terminarza, możesz wbudować go bezpośrednio na swojej stronie internetowej. W widoku szczegółów terminarza, obok przycisku „Skopiuj link do terminarza”, kliknij przycisk „Pobierz kod na stronę”. Wyświetlony kod możesz skopiować i wkleić w kodzie swojej strony.