KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowa platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów tworzonych w specjalnym formacie XML, zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów.

Wskazówka: Pobieranie faktur zakupówych z KSeF do Firmao odbywa się co 15 minut

.

Połącz swój KSeF z Firmao

W pierwszej kolejności zintegruj KSeF z Firmao. W tym celu przejdź na stronę KSeF i wybierz „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”.

 

Następnie wybierz sposób logowania do KSeF:

• Zaloguj profilem zaufanym – logowanie umożliwiające weryfikację tożsamości poprzez bankowość elektroniczną,
• Zaloguj certyfikatem kwalifikowanym – możesz użyć certyfikatu kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.
• Pobierz odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego – dotyczy sytuacji, w której Twój certyfikat kwalifikowany nie zawiera identyfikatora NIP ani PESEL.

Logowanie profilem zaufanym jest najpopularniejszą metodą, w związku z tym poniżej pokażemy właśnie tą opcję.

Kliknij „Zaloguj profilem zaufanym”.

 

Następnie wpisz NIP firmy i kliknij „Uwierzytelnij”.

 

W kolejnym kroku kliknij „Podpisz”.

 

Wybierz, w jaki sposób chcesz podpisać dokument:

• profil zaufany – logowanie za pomocą loginu i hasła do bankowości elektronicznej,
• e-dowód – logowanie za pomocą aplikacji mobilnej lub komputera z czytnikiem NFC,
• certyfikat kwalifikowany – logowanie za pomocą aplikacji Podpis GOV i komputera z czytnikiem NFC.

Po poprawnym uwierzytelnieniu system przekieruje Cię bezpośrednio do KSeF.

Następnie zdecyduj czy chcesz uwierzytelnić połączenie Firmao z KSeF tokenem, czy certyfikatem. Obie opcje znajdziesz w lewym menu portalu KSeF.

Instrukcje dotyczące sposobu podłączenia KSeF w Firmao znajdziesz poniżej:

1. Instrukcja logowania tokenem
2. Instrukcja logowania certyfikatem

Jak włączyć import faktur zakupowych z KSeF do Firmao?

W Ustawieniach firmy w zakładce KSeF zaznacz pole „Import faktur zakupowych z KSeF”. Następnie kliknij niebieski przycisk Zapisz w prawym dolnym rogu.

 

Ważne informacje na temat importu faktur z KSeF:

1. Po włączeniu system automatycznie pobiera faktury zakupowe z KSeF co 15 minut. Przy pierwszej synchronizacji pobierane są dokumenty z ostatnich 90 dni.
2. Pobrane faktury otrzymują status „pobrana z KSeF” i wymagają zatwierdzenia, że faktura jest rzeczywista.
3. Zatwierdzonych faktur nie można usunąć.

 

Jak zatwierdzić pobraną fakturę?

Najedź kursorem myszki na zakładkę Faktury w lewym menu Firmao, a następnie kliknij Import z KSeF w rozwijanym menu.

 

Zobaczysz listę faktur zakupowych pobranych z KSeF, które wymagają zatwierdzenia (kolumna: Status). Kliknij na status Wymaga weryfikacji w wybranej fakturze.

 

Otworzy Ci się okno dodawania faktury zakupowej, które będzie uzupełnione danymi pobranymi z KSeF i kliknij niebieski przycisk Utwórz, jeśli dane są prawidłowe.

Ważne! Odrzucenie faktury jest działaniem trwałym – takiej faktury nie możesz ponownie zweryfikować.

Faktura zostanie utworzona w systemie Firmao.