1. Zanim zaczniesz: logowanie i ustawienia

Aby rozpocząć pracę, zaloguj się do swojego konta. Przejdź na stronę firmao.pl i w prawym górnym rogu kliknij „Zaloguj się”, a następnie podaj login (adres e-mail podany przy rejestracji) i hasło.

Wszystkie ustawienia związane z KSeF znajdziesz w jednym miejscu: kliknij awatar w prawym górnym rogu i wybierz „Ustawienia firmy”, a następnie zakładkę KSeF po lewej stronie ekranu.

2. Integracja Firmao z KSeF

Integracja składa się z kilku prostych kroków. Zaczynamy po stronie Ministerstwa Finansów (aplikacja podatnika KSeF), a kończymy w ustawieniach Firmao.

Krok 1. Uwierzytelnienie po stronie KSeF

Wejdź na stronę KSeF i wybierz „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”. Następnie wybierz sposób logowania:

• Zaloguj profilem zaufanym — weryfikacja tożsamości poprzez bankowość elektroniczną,
• Zaloguj certyfikatem kwalifikowanym — z użyciem certyfikatu kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej,
• Pobierz odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego — gdy certyfikat nie zawiera identyfikatora NIP ani PESEL.

Profil zaufany to najpopularniejsza metoda. Kliknij „Zaloguj profilem zaufanym”, wpisz NIP firmy i kliknij „Uwierzytelnij”, a następnie „Podpisz” (profil zaufany, e-dowód lub certyfikat kwalifikowany). Po poprawnym uwierzytelnieniu system przekieruje Cię do KSeF.

Krok 2. Wygenerowanie tokena lub certyfikatu

Połączenie KSeF z Firmao możesz nawiązać na dwa sposoby. Szczegóły metod opisujemy w punkcie 4 – poniżej kroki generowania.

Wariant A: token (pełną instrukcję znajdziesz tutaj)

1. W lewym menu KSeF kliknij „Tokeny”, a następnie „Generuj token”.
2. W polu „Nazwa tokena” wpisz np. Firmao, aby wiedzieć, dla jakiego systemu został wygenerowany.
3. Zaznacz zakresy: wystawianie faktur oraz przeglądanie faktur.
4. Kliknij „Generuj token” i od razu skopiuj numer tokena.

Wariant B: certyfikat KSeF (pełną instrukcję znajdziesz tutaj)

1. W lewym menu kliknij „Certyfikaty”, a następnie „Wnioskuj o certyfikat”.
2. W polu „Nazwa certyfikatu” wpisz np. Firmao i dwukrotnie podaj to samo hasło.
3. Kliknij „Generuj” – na dysk pobierze się plik nazwa_certyfikatu.key.
4. W drugim kroku wniosku zaznacz przeznaczenie: „Uwierzytelnienie w systemie KSeF” i ustaw datę początkowej ważności (certyfikat jest ważny przez 2 lata). Kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”.
5. Kliknij „Pobierz certyfikat” – na dysk pobierze się plik nazwa_certyfikatu.crt.

Krok 3. Podłączenie w Firmao

Przejdź do Ustawień firmy → KSeF i wskaż metodę uwierzytelniania:

• Token – wklej skopiowany token w odpowiednie pole,
• Certyfikat KSeF – kliknij „Wgraj certyfikat i klucz KSeF”, dodaj plik .crt w pierwszym polu, plik .key w drugim, a w trzecim wpisz hasło do klucza.

Po wprowadzeniu danych kliknij „Przetestuj i zapisz konfigurację”. Proces może potrwać do około dwóch minut. Jeśli widzisz błąd konfiguracji, upewnij się, że NIP podany w danych firmy w Firmao jest taki sam jak w systemie KSeF.

Krok 4. Włączenie wysyłki i importu

Po uwierzytelnieniu zaznacz w zakładce KSeF: „Wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF” oraz „Import faktur zakupowych z KSeF”. Materiały pomocnicze (instrukcje i wideo) znajdziesz w dolnej części zakładki KSeF.

Instrukcja dotycząca wysyłki faktur znajduje się tutaj.
Tutaj znajdziesz instrukcję pobierania faktur zakupowych, a tutaj – pobierania faktur sprzedażowych.

3. Metody uwierzytelnienia: token, certyfikat, podpis

Firmao obsługuje trzy metody uwierzytelnienia. Każda ma swój termin ważności, dlatego warto z góry wybrać tę, która najlepiej pasuje do organizacji.

4. Uprawnienia: JDG a spółki

Sposób uzyskania dostępu zależy od formy prowadzenia działalności.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Dostęp do KSeF jest zwykle prostszy — po uwierzytelnieniu integracja może działać od razu.

Spółki (np. sp. z o.o.)

Aby wyznaczyć osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF, należy złożyć do urzędu skarbowego wniosek ZAW-FA. Po uzyskaniu dostępu i zalogowaniu do KSeF nadaj odpowiednie uprawnienia:

1. Po stronie KSeF przejdź do zakładki „Uprawnienia” w lewym panelu.
2. Wybierz uprawnienie „osoba fizyczna” do pracy w KSeF.
3. Wpisz dane podmiotu uprawnionego (NIP, nazwa), określ zakres uprawnień i zapisz przyciskiem „Nadaj uprawnienia”.

W większości firm wystarczą dwie–trzy role: ktoś z prawem do wystawiania faktur, ktoś z dostępem do ich przeglądania oraz, w razie potrzeby, osoba zarządzająca uprawnieniami.

5. Typy wysyłki faktur sprzedażowych

W polu „Typ wysyłki” (Ustawienia firmy → KSeF) wybierasz jeden z czterech trybów. Określają one, czy faktury trafiają do KSeF automatycznie, czy dopiero po spełnieniu konkretnych warunków.

Jak to wygląda w praktyce

We wszystkich trybach początek jest taki sam: kliknij „Faktury” w menu głównym, następnie „Dodaj” w prawym górnym rogu, uzupełnij dane i kliknij „Utwórz”. Dalej:

• Automatyczna – faktura zostaje przesłana do KSeF od razu.
• Automatyczna z zatwierdzeniem – w szczegółach faktury, w zakładce KSeF, kliknij pole „Zatwierdzona”; system wyśle fakturę automatycznie.
• Manualna – w szczegółach faktury kliknij „Wyślij do KSeF” w górnym pasku.
• Manualna z zatwierdzeniem – zaznacz „Zatwierdzona”, a następnie kliknij „Wyślij do KSeF”.

6. Szkic faktury, status i numer KSeF

Sam proces wystawienia faktury nie zmienia się – wprowadzasz klienta, uzupełniasz pozycje i zapisujesz dokument. Zmienia się to, że dokument przechodzi dodatkowo przez system Ministerstwa Finansów.

Pełną instrukcję dotyczącą szkicu faktury znajdziesz pod tym linkiem.

Czym jest szkic faktury?

Szkic to dokument roboczy, który nie został jeszcze skutecznie wysłany do KSeF – nie ma numeru KSeF ani statusu „Odebrane UPO”. Na wygenerowanym dokumencie, pod tytułem (np. pod słowem „Faktura”), widnieje napis „SZKIC”. Taka forma pozwala podejrzeć wygląd i dane dokumentu, ale nie ma mocy prawnej jako faktura ustrukturyzowana.

Aby zobaczyć szkic, wystaw fakturę i nie wysyłaj jej do KSeF (lub wejdź w szczegóły niewysłanej faktury) i kliknij niebieski przycisk „Podgląd”. Z poziomu szczegółów możesz też od razu pobrać PDF szkicu lub wysłać go mailem.

Przejście ze szkicu w pełnoprawną fakturę

To, co kończy etap szkicu, zależy od ustawionego typu wysyłki. Czasem wystarczy zatwierdzenie dokumentu, a czasem trzeba dodatkowo kliknąć „Wyślij do KSeF”. Statusy w zakładce KSeF zmieniają się kolejno: Wysłana → (przetwarzanie po stronie ministerstwa) → Odebrane UPO.

Nadanie numeru KSeF i statusu „Odebrane UPO” trwa maksymalnie dwie minuty od wysyłki. Jeśli nie chcesz czekać, możesz skorzystać z opcji „Eksport” (prawy górny róg), aby pobrać dokument i wgrać go ręcznie na stronie ministerstwa.

Odebrane UPO i numer KSeF

Odebrane UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru) to potwierdzenie, że faktura została poprawnie przyjęta przez system Ministerstwa Finansów. Faktura z tym statusem jest oficjalnie w obiegu prawnym.

Numer KSeF to unikalny, 35-znakowy ciąg nadawany każdej potwierdzonej fakturze. Składa się z następujących części:

Status, numer KSeF oraz data jego nadania są widoczne w szczegółach faktury w zakładce KSeF, a także na liście faktur (kolumny: numer KSeF, status KSeF oraz informacja, czy faktura jest zatwierdzona).

Więcej o numerze KSeF i statusie UPO przeczytasz tutaj.

Edycja i błędy walidacji

Edycja faktury jest możliwa przed jej zatwierdzeniem i wysłaniem. Po wejściu w status przetwarzania lub po wysyłce dokumentu nie można już swobodnie edytować.

Jeśli faktura ma status „błąd walidacji”, kliknij wykrzyknik przy statusie, a system wyświetli przyczynę (np. brak kodu pocztowego w adresie klienta). Po uzupełnieniu danych faktura może zostać poprawnie przesłana do KSeF.

7. Korekty i faktury zagraniczne

Korekty oraz faktury zaliczkowe i końcowe

Korekty oraz faktury zaliczkowe i końcowe również przechodzą przez KSeF, a proces po stronie Firmao pozostaje bardzo podobny. Zmienia się tylko to, że dokument przechodzi dodatkowo przez system Ministerstwa Finansów.

Faktury zagraniczne

Sprzedażowe: polski podatnik VAT ma obowiązek wystawić taką fakturę w KSeF, mimo że odbiorca nie ma dostępu do systemu. Obowiązuje tu model hybrydowy, faktura musi być wystawiona i dostępna w KSeF, ale dokument przekazujesz odbiorcy jak dotychczas (np. PDF mailem).

Zakupowe od podmiotu zagranicznego: nie będą widoczne w KSeF i powinny być przesyłane jak dotychczas (np. mailem w formie PDF). Takiej faktury nie wprowadzisz ręcznie do KSeF – system służy wyłącznie do obiegu faktur wystawianych przez polskich podatników, ale możesz dodać ją ręcznie do Firmao dla zachowania porządku dokumentów.

 8. Faktury zakupowe – pobieranie z KSeF

Włączenie importu

W Ustawieniach firmy → KSeF zaznacz pole „Import faktur zakupowych z KSeF” i kliknij „Zapisz”. Najważniejsze zasady:

• System automatycznie pobiera faktury zakupowe z KSeF co 15 minut. Przy pierwszej synchronizacji pobierane są dokumenty z ostatnich 90 dni.
• Pobrane faktury otrzymują status „pobrana z KSeF” i wymagają zatwierdzenia (potwierdzenia, że faktura jest rzeczywista).
• Zatwierdzonych faktur nie można usunąć.
• Jeśli fakturę wystawił kontrahent, którego nie masz jeszcze w bazie, zostanie on dodany do systemu automatycznie po utworzeniu faktury.

Zatwierdzanie pobranej faktury

1. Najedź na zakładkę „Faktury” w menu Firmao i kliknij „Import z KSeF”.
2. Zobaczysz listę faktur o statusie „Wymaga weryfikacji”. Kliknij ten status przy wybranej fakturze.
3. Otworzy się okno dodawania faktury zakupowej, uzupełnione danymi z KSeF. Jeśli dane są prawidłowe, kliknij „Utwórz”.

Po utworzeniu faktura przeniesie się z zakładki „Import z KSeF” do „Faktury zakupowe” ze statusem „Pobrana z KSeF”, dzięki czemu łatwo odróżnisz dokumenty zaimportowane od dodanych ręcznie.

Więcej o pobieraniu faktur zakupowych przeczytasz w tej instrukcji.

Obciążenia i odliczenia (sekcja „Rozliczenie”)

W KSeF noty obciążeniowe i uznaniowe nie funkcjonują jako osobne dokumenty przesyłane do systemu. Struktura e-faktury przewiduje jednak sekcję „Rozliczenie”, w której można wykazać obciążenia i odliczenia wpływające na kwotę do zapłaty lub rozliczenia, ale niezmieniające podstawy opodatkowania i podatku VAT. Jeśli faktura zawiera takie elementy, Firmao odczytuje je i przenosi do odpowiednich pól – dzięki czemu od razu widzisz, ile realnie pozostało do zapłaty.

Powiązanie z magazynem

Jeśli prowadzisz magazyn, Firmao może powiązać pozycje z faktury zakupowej z produktami z systemu (po nazwie lub kodzie). Aby przyjąć towar na stan, w szczegółach faktury pobranej z KSeF kliknij „Dodaj dokument magazynowy” w prawym górnym rogu.

9. Import faktur sprzedażowych z KSeF

Automatyzacja działa w obie strony: do Firmao możesz pobierać także własne faktury sprzedażowe zarejestrowane w KSeF. Pobieranie odbywa się co 15 minut.

1. W Ustawieniach firmy → KSeF zaznacz pole „Import faktur sprzedażowych z KSeF”.
2. Pojawi się opcja „Importuj faktury sprzedażowe wystawione od dnia” – wybierz datę, od której system ma zaciągać dokumenty.
3. Opcjonalnie włącz „Automatyczne zatwierdzanie pobranych faktur sprzedażowych” – wtedy faktury trafią od razu na listę faktur, bez dodatkowej weryfikacji.

Jeśli automatyczne zatwierdzanie jest wyłączone, fakturę znajdziesz w zakładce „Import z KSeF” ze statusem „Wymaga weryfikacji”. Kliknij status, sprawdź poprawność i wybierz „Utwórz” (gdy faktura jest poprawna) lub „Odrzuć” (gdy dokument nie powinien trafić do Firmao). Dodana faktura otrzyma status „Pobrana z KSeF”.

Więcej na temat importu faktur sprzedażowych przeczytasz tutaj.

10. Kody QR na fakturze i kody QR offline

Kod QR na fakturze

Kod QR to graficzne oznaczenie umożliwiające szybkie sprawdzenie autentyczności faktury i jej danych w systemie Ministerstwa Finansów. Jest szczególnie przydatny, gdy przekazujesz fakturę kontrahentowi poza systemem (np. mailem).

Aby go zobaczyć: wystaw fakturę i wyślij ją do KSeF. Gdy otrzyma status „Odebrane UPO” (sprawdzisz to w szczegółach faktury w zakładce KSeF), kliknij niebieski przycisk „Podgląd” – na podglądzie znajdziesz kod QR gotowy do zeskanowania. Po zeskanowaniu zostaniesz przeniesiony na stronę Ministerstwa Finansów z informacją, czy faktura znajduje się w KSeF, oraz z możliwością jej pobrania.

Więcej o kodach QR na fakturze przeczytasz tutaj.

Kody QR offline

Kody QR offline to rozwiązanie awaryjne na sytuacje, w których nie ma połączenia z KSeF. Pozwalają wystawić i przekazać fakturę, a po przywróceniu połączenia przesłać ją do systemu w celu rejestracji. Kod zawiera podstawowe dane dokumentu i umożliwia jego szybką weryfikację.

Jak włączyć kody QR offline

Tryb offline wymaga osobnego certyfikatu. Upewnij się najpierw, że w zakładce KSeF widnieje zielony status „Uwierzytelniony w KSeF”, a następnie:

1. Na stronie aplikacji podatnika KSeF kliknij „Certyfikaty” → „Wnioskuj o certyfikat”, wpisz nazwę i ustaw hasło, a następnie kliknij „Generuj” (pobierze się plik .key).
2. Jako przeznaczenie wybierz „Podpis linku do weryfikacji wystawcy faktury” i kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”. Odśwież wniosek i kliknij „Pobierz certyfikat” (pobierze się plik .crt). Certyfikat jest ważny 2 lata.
3. W Firmao przejdź do Ustawień firmy → KSeF, zaznacz pole „Kod QR Offline KSeF” i kliknij zielony przycisk „Wygraj certyfikat i klucz trybu Offline”.
4. Dodaj plik .crt (lub .cer, .pem) w pierwszym polu, plik .key w drugim, w trzecim wpisz hasło do klucza i kliknij „Zapisz”.

Jak wygenerować kod QR offline

1. Wejdź w szczegóły wybranej faktury (moduł „Faktury” → numer faktury).
2. W górnym pasku kliknij strzałkę po prawej stronie przycisku „Eksport KSeF XML” i wybierz „Eksport QR KSeF Offline”.
3. Potwierdź komunikat („Tak” lub „Tak i nie pokazuj więcej”) – pobiorą się pliki PDF i XML, a na podglądzie pojawią się dwa kody QR: skrót danych faktury oraz certyfikat (weryfikacja wystawcy).

Więcej o kodach QR offline przeczytasz pod tym linkiem.

11. Rola odbiorców faktur (Podmiot 3)

Gdy na fakturze występuje inny odbiorca niż nabywca, po stronie KSeF do wyboru są różne role: odbiorca, faktor, pracownik czy dokonujący płatności. Te same role ustawisz w Firmao – w oknie dodawania faktury lub w jej szczegółach przejdź do zakładki „Odbiorca” i rozwiń listę w polu „Rola podmiotu”.

Określenie roli najczęściej wynika z wymogu kontrahenta i nie zawsze jest konieczne. Jeśli nie masz takiego wymogu, możesz pozostawić domyślną rolę „odbiorca”. Wprowadzone dane odbiorcy trafią w KSeF do pola „Podmiot 3” – opcjonalnej sekcji struktury FA(3) służącej do wskazania podmiotu innego niż sprzedawca i nabywca (np. odbiorcy czy płatnika).