Tak, dla faktur pobranych z KSeF pobierany jest również status płatności, czyli dla takich faktur zobaczysz czy została ona opłacona, czy nie.
Na fakturze osobą odpowiedzialną, czyli wystawiającą fakturę zawsze jest pracownik, który faktycznie ją wystawił, niezależnie od tego, kto przeprowadził integrację z KSeF.
Tak. W przypadku faktur sprzedażowych można pobrać plik Faktura Szkic przed jej wysyłką do KSeF lub zwykły plik faktury po jej wysłaniu. W przypadku faktur zakupowych można pobierać dokumenty po ich poprawnym zweryfikowaniu i utworzeniu w systemie Firmao.
Tak, metoda uwierzytelnienia może zostać zmieniona mimo poprawnie przeprowadzonej integracji z KSeF.
Tak. Możesz zaznaczyć podczas konfiguracji faktur cyklicznych opcję, aby faktury wysyłały się automatycznie do KSeF lub jej nie zaznaczać – wtedy wysyłka będzie odbywała się na podstawie typu wysyłki faktury określonej w Ustawieniach firmy.
Tak, możesz pobrać fakturę w szkicu oraz ją wydrukować. Pobrany plik będzie posiadał w swojej nazwie informację, że jest on szkicem.
Nie, nie wysyłamy faktur proforma do KSeF, ponieważ nie jest to dokument księgowy.
Tak, faktury korygujące wystawia się i wysyła analogicznie do faktur sprzedażowych. Ważna informacja jest taka, że w przypadku popełnienia jakiegokolwiek błędu na fakturze, każdy błąd w przypadku integracji z KSeF musi być korygowany fakturą korygującą.
Nie, daty pozostają takie, jakie zostały wybrane na etapie tworzenia faktury.
Faktury bez NIP można wysyłać do KSeF dobrowolnie, ponieważ system Ministerstwa Finansów dotyczy głównie dokumentów B2B.
W przypadku faktur sprzedażowych można działać na statusach faktury oraz na ich zatwierdzeniu. Na liście faktur widać statusy faktur – te, które nie są wysłane, będą miały status Oczekuje na zatwierdzenie albo Zatwierdzona. Faktura wysłana będzie miała status Wysłana, Trwa przetwarzanie lub Odebrana UPO. Możesz również filtrować faktury na liście pod kątem statusu lub zatwierdzenia do wysyłki, aby szybko odnaleźć te, które jeszcze nie zostały wysłane do KSeF.
Certyfikat jest preferowaną formą uwierzytelnienia z uwagi na jego długi okres ważności, który wynosi aż 2 lata – token z dniem 1 stycznia 2027 roku zostanie wycofany z metody uwierzytelnienia, natomiast podpis kwalifikowany co tydzień trzeba odświeżać ręcznie.
Nie. W Firmao wgrywa się tylko jeden certyfikat, token lub podpis kwalifikowany, a faktury wysyłać mogą użytkownicy z uprawnieniami Administrator systemu oraz Administrator modułu CRM.
Jeżeli poprawnie wystawią Państwo fakturę końcową do zaliczkowej po stronie KSeF, to jak najbardziej po stronie firmao zostaną one powiązane przy imporcie, natomiast dzieje się to dopiero po utworzeniu takiej faktury w Firmao.
Przy integracji z Base.com, jeśli faktura została wysłana do KSeF z poziomu Firmao, PDF z Firmao tej faktury otwierany w Base.com będzie zawierał numer KSeF i kod QR.
Jeżeli faktura zakupu jest wystawiona przez firmę, której nie ma w Firmao – zostanie ona utworzona, po utworzeniu faktury.
Jeżeli organizacja jest spółką zoo, to nie posiadają Państwo profilu zaufanego, więc musi zostać złożony odpowiedni wniosek do urzędu. Po otrzymaniu dostępu w KSeF otrzymują Państwo tylko możliwość do nadawania uprawnień, aby integracja funkcjonowała poprawnie – muszą nadać Państwo uprawnienia do wysyłki oraz odbioru faktur.
Dane Odbiorcy trafiają do pola Podmiot(3). Podmiot3 w KSeF to opcjonalna sekcja struktury FA(3) służąca do wskazania podmiotu innego niż sprzedawca i nabywca (np. odbiorcy, płatnika). Dodawanie odbiorcy w Firmao nie zmieniło się po wejściu KSeF.
Faktura wystawiana jest w systemie sprzedażowym, przekazywana do KSeF, a następnie udostępniana klientowi.
Tak, po zatwierdzeniu faktury zakupowej i przy włączonej automatyzacji dokument PZ zostanie wygenerowany automatycznie.
Faktura zakupowa pojawia się w systemie jako niezatwierdzona i nie wpływa na magazyn do momentu jej ręcznego zatwierdzenia. Powiązanie z magazynem będzie następowało po nazwie lub kodzie produktu.
Nie. Faktury z KSeF są pobierane w formacie ustrukturyzowanym XML(w wersji źródłowej, jednoznacznej i kompletnej), a nie przez mechanizmy OCR.
Faktury zakupowe są dostępne w istniejącej zakładce Faktury; pojawi się jednak dedykowany filtr dla tego typu dokumentów po integracji z KSeF
Tak, faktury będą widoczne nawet wtedy, gdy kontrahent nie był wcześniej wprowadzony.
Tak, jeśli w ustawieniach integracji włączone będzie pobieranie faktur zakupowych, będą one pobierane automatycznie.
Tak, edycja jest możliwa, w tym zmiana nazw produktów lub utworzenie nowych.
Tak, faktury zakupowe z KSeF są pobierane do Firmao automatycznie, jednak wymagają zatwierdzenia, że faktura jest poprawna.
Faktury zakupowe od kontrahentów zagranicznych nie trafiają do KSeF i muszą być wprowadzane ręcznie do Firmao.
Faktury sprzedaży dla klientów zagranicznych będą wystawiane w KSeF, ale przekazywane będą poza systemem, np. w formie PDF, zgodnie z zasadami rozliczeń zagranicznych. Dokument PDF wygenerowany w Firmao będzie zawierał kod QR, dzięki któremu zagraniczny klient będzie mógł bez logowania zweryfikować, że faktura znajduje się w KSeF.
Tak. Faktura może być edytowana do momentu zatwierdzenia i wysłania do KSeF. Po wysyłce edycja nie będzie już możliwa.
Korekty są wystawiane w Firmao w standardowy sposób i również przekazywane do KSeF.
Tak. Fakturę będzie można zatwierdzić i wysłać do KSeF w późniejszym terminie. Wysłanie nastąpi z bieżącą datą.
Po wejściu KSeF 2.0 faktura jest skutecznie doręczona przez KSeF i w relacjach B2B nie ma obowiązku wysyłania PDF-a mailem, jeśli kontrahent ma dostęp do KSeF.
Nie. Do KSeF trafi wyłącznie faktura ustrukturyzowana. Paragon pozostanie w systemie kasowym.
Różnice dotyczą poziomu automatyzacji. Tryby automatyczne wysyłają fakturę samodzielnie (od razu lub po zatwierdzeniu), natomiast tryby manualne wymagają ręcznego wywołania wysyłki.
Tak, odbiór faktur zakupowych można wyłączyć w ustawieniach, dzięki czemu system będzie obsługiwał wyłącznie faktury sprzedażowe.
Tak, kod QR będzie generowany na podglądach faktur PDF.
Nie. Zatwierdzenie faktury KSeF będzie możliwe wyłącznie z poziomu szczegółów danej faktury.
Tak, w widoku Faktury dostępna jest dodatkowa kolumna ze statusem oraz numerem KSeF.
Tak, faktury pobrane z KSeF będą odpowiednio oznaczone w systemie.
Tak, możliwy będzie wspólny podgląd faktur sprzedażowych i zakupowych
Token wprowadza się w Ustawieniach firmy, w zakładce „KSeF”
Do ustawień integracji KSeF w Firmao dostęp będzie miał wyłącznie administrator systemu.
Integracje warto przeprowadzić od razu z wejściem w życie KSeF 2.0. Od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca powinien odbierać faktury w KSeF, natomiast obowiązek wystawiania dokumentów dotyczy wszystkich przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r.
Aby zintegrować Firmao z KSeF przejdź na stronę KSeF i wybierz „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”. W zależności od wybranego sposobu weryfikacji, W Ustawieniach firmy w zakładce „KSeF” zgodnie w zybraną metodą uwierzytelnienia wprowadź wygenerowany token lub certyfikat i klucz KSeF. Twoje konto jest połączone z KSeF.
Dane przekazywane do KSeF są objęte tajemnicą skarbową zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Urząd Skarbowy nie podpisuje NDA, ponieważ obowiązek poufności wynika z ustawowych zasad.
Tak, po stronie Firmao nie ma w tym zakresie żadnych ograniczeń.
