Integracja z pocztą email

Firmao (w wersjach Standard i Full) umożliwia zintegrowanie z systemem dowolnej ilości kont email, zarówno obsługujących protokół POP3, jak i protokół IMAP. Dzięki używaniu kont pocztowych obsługujących protokół IMAP poczta wysyłana z Firmao może być dostępna także i w innych podłączonych do tego samego konta programach-klientach poczty email i na odwrót, poczta wysłana z innych programów może być dostępna także w Firmao. Możliwe jest również importowanie do Firmao struktury folderów IMAP zdefiniowanych na serwerze pocztowym. Wiadomości email są w Firmao przypisane do kontrahentów i osób kontaktowych, a także do zadań i transakcji, których faktury zostały wysłane, lub przysłane. Na podstawie otrzymanych wiadomości email można także łatwo tworzyć nowych kontrahentów, osoby kontaktowe, oraz zadania.

Opcja “Konta email” – umożliwia podłączenie do Firmao własnego konta pocztowego oraz edycje danych tego konta.

Do zarządzania kontami email używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku “Konta email”.

• Przycisk „Nowe” umożliwia zintegrowanie z Firmao nowego konta email. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne dane konta email. Należy wprowadzić adres email konta, oraz hasło konta. Pozostałe dane dotyczące konfiguracji konta zostaną uzupełnione automatycznie. Do każdego konta email można przypisać dowolną ilość pracowników, którzy będą mogli czytać i wysyłać emaile z tego konta. Administratorzy będą mieli zawsze dostęp do wiadomości email ze wszystkich kont.

• “Automatyczne tworzenie kontrahentów i osób kontaktowych” – zaznaczenie checkboxa (tylko
  wersja Full) spowoduje, że z każdej wiadomości email otrzymanej z nowego adresu email, tj.
  takiego którego nie ma jeszcze w bazie danych kontrahentów lub osób kontaktowych, zostanie
  automatycznie stworzony nowy kontrahent i nowa osoba kontaktowa.
• “Automatyczne tworzenie zadań” – zaznaczenie checkbox’a (tylko wersja Full) spowoduje, że z
  każdej wiadomości email zostanie automatycznie stworzone zadanie. W ten sposób ewidencja
  czasu pracy będzie spójna, ponieważ pracownicy firmy będą pracowali jedynie nad zadaniami, a nie
  nad zadaniami lub emailami.
• “Pozostaw kopię wiadomości na serwerze” – zaznaczenie checkbox’a spowoduje niekasowanie z
  konta wiadomości email po ich pobraniu do Firmao.
• “Pobieraj tylko wiadomości otrzymane po dniu” – zaznaczenie checkbox’a spowoduje, że do Firmao
  nie zostaną pobrane wszystkie wiadmości email znajdujące się na serwerze pocztowym, ale tylko te
  które zostały przysłane po podanym dniu. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie zaśmiecania folderu
  wiadomości email Firmao nieaktualnymi już, archiwalnymi, wiadmościami email. Możliwość podania
  daty od której wiadomości będą pobierane dostępna jest tylko w wersji Full Firmao.
• “Pobierz wiadomości zaraz po utworzeniu konta” – w przypadku niezaznaczenia checkbox’a
  wiadmości email nie będą do danego konta pobierane. Możliwa będzie jedynie wysyłka wiadomości.

Po utworzeniu konta jego dane mogą być edytowane w widoku szczegółów konta email.

Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie kontem email.

• Przycisk „Pobierz emaile” umożliwia pobranie nowych emaili
• Przycisk „Dodaj” umożliwia utworzenie nowego konta email.
• Przycisk „Wyślij email” umożliwia wysłanie wiadomości emailowej. Zostanie otworzone okno
  umożliwiające stworzenie nowej wiadomości email.

Dolny panel zawiera dodatkowe dane konta, obiekty powiązane oraz umożliwia zarządzanie nimi.

• Zakładka „Podpis” umożliwia zdefiniowanie własnego podpisu – stopki, także używając w tym celu
  języka HTML, która będzie dodawana na końcu każdej wysłanej z tego konta wiadomości email.

• Zakładka „Odebrane” oraz „Wysłane” umożliwia podgląd wiadomości zarówno odebranych jak i wysłanych na danym koncie email.

• Zakładka „Foldery IMAP” umożliwia przegląd wszystkich folderów IMAP oraz edycję danych
  związanych z tymi folderami. Korzystając z tego panelu możliwe jest utworzenie w Firmao takiej
  samej struktury folderów jak na serwerze email.

• Zakładka „Historia zmian” umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym
  kontem emailowym. Można obejrzeć pełną historię operacji dotyczących konta – kto, kiedy i w jaki
  sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco.

Dane wszystkich utworzonych kont email można przeglądać oraz edytować także za pomocą widoku listy.

Wiadomości email

Opcja umożliwia odbieranie, odczytywanie i wysyłanie wiadomości email z podłączonych do Firmao
firmowych skrzynek email.

Podobnie jak i w innych opcjach menu, widoczne podmenu “Nieprzeczytane” “Odebrane” i “Wysłane” są w
rzeczywistości nazwami modyfikowalnych filtrów, dzięki którym można także utworzyć nowe pozycje menu
“Wiadomości email” takie jak np. “Ważne” (pokazujące wiadomości email z dołączoną etykietą “Ważne”),
“Odebrane w ciągu ostatniego tygodnia”, “Odebrane z konta biuro@firmao.pl”
Do zarządzania wiadomościami email używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku
“Lista emaili”.

• Przycisk „Pobierz emaile” umożliwia pobranie nowych emaili. Standadowo wiadmości email są
  ściągane z serwera poczty co 15 minut. Nowe wiadomości nie są jednak automatycznie
  pokazywane na listach Firmao, do ich pokazania konieczne jest odświeżenie, lub pokazanie od
  nowa, listy emaili. Kliknięcie przycisku “Pobierz emaile” powoduje natychmiastowe pobranie i
  wyświetlenie na liście wszystkich nowych wiadomości email. Automatyczne odświeżanie list
  będzie dostępne w Firmao już wkrótce.
• Przycisk „Wyślij email” umożliwia wysłanie wiadomości emailowej.
• Przycisk „Odpowiedz ” umożliwia wysłanie wiadomości zwrotnej na wybranego emaila.

• Przyciski umożliwiają utworzenie z wiadomości email, otrzymanej z nieznanego adresu
  email, osoby kontaktowej i/lub kontrahenta, a z treści wiadomości email otrzymanej z dowolnego
  adresu – zadania.

Wiadomości jako przeczytane/nieprzeczytane, zaznaczenie na wyświetlonej liście wiadomości
przeczytanych/nieprzeczytanych).

• Przycisk „Strony” ” umożliwia wybór strony listy wiadomości email.
• Przycisk „Usuń” umożliwia usunięcie zaznaczonej wiadomości email z systemu. Podobnie jak w
  innych opcjach Firmao, wiadomość email nie jest fizycznie usuwana z bazy, jest jedynie oznaczana
  jako usunięta. Dzięki temu możliwe jest przywrócenie dowolnych “usuniętych” wcześniej danych.

Wszystkie zapisane emaile można przeglądać i edytować za pomocą widoku listy, oraz za pomocą widoku
szczegółów emaila. Klikając na temat wybranej wiadomości email w liście emaili przechodzimy do widoku szczegółów.

W widoku szczegółów wybranej wiadomości można przeglądać/edytować dane pokazanej w nim wiadomości email. Dolny panel zawiera zakładki z treścią wiadomości email oraz ewentualnie z załącznikami wiadomości.

• Zakładka „Treść” umożliwia przegląd treści wiadomości email.
• Zakładka „Załączniki” umożliwia przegląd wszystkich załączników danej wiadomości email.
  Załączniki wiadomości email są wliczane w limit wszystkich załączników dla danego
  użytkownika (2GB dla wersji Standard/10GB dla wersji Full)

Przycisk „Wyślij email” pokazuje okno “Nowy email” umożliwiające stworzenie i wysyłkę nowej wiadomości email.

W oknie wybiera się, zintegrowanie z Firmao konto email z którego email zostanie wysłany, adres, (bądź
adresy) email pod które email zostanie wysłany, temat, treść emaila, dodaje się załączniki, oraz opcjonalnie
podaje się adresy email (CC, BCC) na które zostanie wysłana kopia, bądź ukryta kopia, emaila. Po podaniu
w polu “Do:” kilka adresów email system wyśle do każdego z podanych adresów osobną wiadomość email.

Możliwy jest także wybór zdefiniowanego wcześniej szablonu email, w którym tylko jeden raz zostaną
wypełnione odpowiednie pola, celem szybszego tworzenia takich samych wiadomości email w przyszłości.
Tworząc wiadomość email można używać zwykłego tekstu, lub tekstu w formacie HTML, na końcu
wiadomości email zostanie dodana stopka zdefiniowana w ustawieniach konta wybranego do wysyłki
stworzonej wiadomości email.

Polami wymaganymi dla szablonów email są “Nazwa szablonu” oraz lista pracowników, dla których szablon
będzie dostępny. W oknie edycji szablonu możliwe jest też dodanie do niego załączników.