Definicje podstawowych pojęć systemu

● Firma – organizacja będąca klientem Firmao, mająca swoje konto na portalu www . firmao. p l i związaną z nim bazę danych, kontrahentów, zadań i innych. Do konta firmy należą konta użytkowników-pracowników firmy, do których administrator firmy wysłał za pośrednictwem systemu Firmao zaproszenia mailowe.
● Administrator Firmy – pierwszy użytkownik, który założył konto danej firmy. Uprawnienia administratora mogą być następnie przyznawane dowolnej ilości innych użytkowników zaproszonych do konta danej Firmy. Administrator ma dostęp do wszystkich danych swojej Firmy.
● Użytkownik – każdy pracownik Firmy posiadającej konto na Firmao, któremu Administrator Firmy wysłał zaproszenie do założenia konta na Firmao.
● Ekran startowy – pierwszy ekran, widoczny zawsze tuż po zalogowaniu się, zawierający dowolną ilość wybranych przez użytkownika widoków, zawierających najważniejsze dla niego dane. Używając edytowalnych filtrów i profili kolumn można te widoki dowolnie definiować.
● Filtry (Zakładka Filtr).- umożliwia określenie dowolnego kryterium filtrowania, dzięki któremu możliwe jest pokazanie tylko interesujących użytkownika danych. Umożliwia filtrowanie stosując daty względne np. “Zadania zmodyfikowane od wczoraj” lub też wyszukiwanie obiektów z pustymi polami (np. zadanie nie mające przypisanego użytkownika). Umożliwia też określenie sortowania
danych. Każdy taki zdefiniowany filtr można zapisać pod nową, bądź istniejącą nazwą. Wszystkie te filtry są widoczne w formie drzewka w głównym menu programu pod swoimi opcjami, np. dla zadań – “Nieprzypisane” “Otwarte”, itd.
● Raporty – listy w postaci pliku pdf, przeznaczone do wysyłki lub wydruku, zawierające dane określone przez zdefinowany filtr. Możliwy jest też zapis list do innych formatów, np. xls, odt, lu csv, dzięki którym łatwo można wyeksportować dowolne dane z Firmao do innych systemów lub tworzyć lokalne archiwum bazy danych. Dzięki opcji raporty możliwe jest też tworzeni korespondencji seryjnej typu, np. wezwania do zapłaty, noty odsetkowe. Możliwa jest edycja szablonu raportów, korzystając z darmowego programu Irepor t .
● Przypomnienia – lista zdefiniowanych przypomnień, dzięki którym w określonym czasie do określonych użytkowników programu zostaną wysłane wiadomości email przypominające im o określonym zdarzeniu.
● Załączniki – lista plików (np. dokumentów) przechowywanych na serwerach Firmao (Amazon), przypisanych do obiektów takich jak np. określone zadanie, projekt, kontrahent. Lista ta może również przechowywać odsyłacze (linki) do plików przechowywanych na innych serwerach.
● Moje konto – widok umożliwiający zarządzanie własnymi danymi oraz danymi i ustawieniami własnego konta.
● Użytkownicy – widok, w którym dostępne są dane wszystkich użytkowników Firmao mających konto w danej firmie. Z tego widoku poprzez wysłanie emaila z zaproszeniem, dodaje się nowych użytkowników.
● Etykiety – poprzez zdefiniowanie osobnych dla różnych obiektów etykiet i przypisanie ich do np. zadań czy kontrahentów, możliwe jest dowolne grupowanie obiektów, tj. tworzenie niestandardowych grup takich jak np. zadania łatwe, trudne, przyjemnie, czy też kontrahenci płacący w terminie lub nie.
● Historia zmian – Firmao zapisuje każdą zmianę w danych dokonanych przez każdego użytkownika. Dzięki temu można podejrzeć kto i kiedy zmodyfikował dane.
● Import danych – umożliwia szybkie zaimportowanie danych do Firmao. Importowane dane powinny zostać dostarczone w pliku w formacie CSV.
● Widok Firma – Zawiera wszystkie informacje o firmie, do której należysz. Jeśli posiadasz uprawnienia administratora możesz tam zmieniać dowolne ustawienia swojej firmy oraz przydzielać prawa dostępu do danych firmy jej użytkownikom.
● Licencje i płatności – tu możesz zmienić licencję programu Firmao oraz zakupić czy też przedłużyć licencję. Za licencje można zapłacić bezpośrednio z programu za pomocą płatności internetowej, systemu PayPal lub też za pośrednictwem faktury proforma. Dostęp do widoku posiadają jedynie administratorzy systemu.
● Konta email – Firmao jest także zaawansowanym, biznesowym programem umożliwiającym odczyt i wysyłkę wiadomości email, do którego można podłączyć dowolną ilość kont email, także korzystających z protokołu POP3 lub IMAP i dowolnie określać dostęp do nich dla poszczególnych użytkowników.
● Wiadomości email – umożliwia zarządzanie własną pocztą elektroniczną, która może być w Firmao
przypisana do użytkowników, kontrahentów, osób kontaktowych, zadań, lub transakcji. Umożliwia
także tworzenie zadań, kontrahentów i osób kontaktowych wprost z wiadmości email.
● Zadania – zadania umożliwiają opisanie pracy, którą wykonał lub też będzie wykonywał pracownik lub pracownicy. Można ustalić dokładny planowany lub rzeczywisty czas wykonania zadania lub
połączyć je z innym zadaniem relacją poprzednik-następnik, albo podzielić je na podzadania, bądź przypisać do nadzadania.
● Czasy pracy – Firmao dzieli czasy pracy na:
○ Planowane czasy pracy – tak zapisuje się w systemie czas, w którym pracownik deklaruje pracę. Możliwa jest też ewidencja urlopów i chorób.
○ Aktualny czas pracy – tak zapisuje się w systemie czynność/zadanie, nad którym pracownik pracuje w aktualnym momencie.
○ Zakończony czas pracy – tak zapisuje się w systemie czas jaki pracownik spędził na wykonywaniu określonego zadania. Ponieważ zadania są często przerywane, wykonywane w sposób nieciągły to dzięki zakończonym czasom pracy można zapisać w programie każdy odcinek czasu poświęcony na wykonanie danego zadania. Następnie system sumując takie wszystkie zakończone czasy pracy może określić rzeczywisty całkowity czas trwania danego zadania.
○ Urlopy i choroby – tak określa się w systemie czas oraz powód nieobecności pracownika w pracy.

● Projekty – umożliwiają logiczne grupowanie zadań. Projekt może być przypisany do kontrahenta, dla którego jest realizowany, może mieć również przypisanych managerów projektu oraz pracowników realizujących zadania projektu. W ten sposób określa się uprawnienia użytkowników do modyfikowania i dostępu do danych zadań projektu.
● Kalendarz – kalendarz w formie graficznej przedstawia czasy pracy i zadania użytkowników. W kalendarzu możliwa jest też szybka edycja i tworzenie zadań i czasów pracy metodą „Przeciągnij i upuść” (drag&drop) .
● Wykres Gantta – korzystając z tego widoku możesz w formie graficznej przedstawić podział projektu na poszczególne zadania, określić ich kolejność poprzez relację poprzednik-następnik i rozplanować je w czasie. Na wykresie Gantta pokazują się jedynie zadania z wypełnionymi planowanymi datami rozpoczęcia i zakończenia.
● Kontrahenci – wszelkie firmy i organizacje, z którymi prowadzisz bądź zamierzasz prowadzić interesy: np. dostawcy, klienci, partnerzy, podwykonawcy.
● Osoby kontaktowe – pracownicy lub przedstawiciele Twoich kontrahentów.
● Notatki handlowe – służą do przechowywania informacji o wszystkich relacjach biznesowych z
danym kontrahentem, można w nich zapisać np. opis przeprowadzonej z kontrahentem rozmowy.
● Produkty i usługi – wszystko to, co kupujesz, lub sprzedajesz swoim klientom. Możliwa tu jest też gospodarka magazynowa polegająca na ewidencjonowaniu dostaw i przechowywaniu stanu magazynowego i wartości poszczególnych produktów.
● Transakcje i faktury – faktury, rachunki, paragony, otrzymane bądź wystawiane swoim kontrahentom. Zawierają produkty/usługi, kupowane bądź sprzedawane przez firmę. Możliwa jest edycja szablonu faktur, rachunków, paragonów, korzystając z darmowego programu Ireport.
● Dokumenty magazynowe – firmy prowadzące gospodarkę magazynową mogą wystawiać tu m.in. dokumenty potwierdzające przyjęcie bądź wydanie produktu z magazynu. Możliwa jest edycja szablonu dokumentów magazynowych, korzystając z darmowego programu Ireport.
● Oferty i zamówienia – podobnie jak w przypadku transakcji-faktur, można tu prowadzić ewidencję otrzymanych i wysłanych od/do kontrahentów ofert i zamówień. Możliwa jest edycja szablonu ofert i zamówień korzystając z darmowego programu Ireport.
● Połączenia telefoniczne – dzięki integracji z wirtualnymi centralkami VOIP firm biznes . ifon. p l, freeconet. pl www. vanbergsystems. p lmożna wykonywać tanie połączenia telefoniczne 1 kliknięciem wprost z Firmao. Możliwe jest też przypisywanie bilingów rozmów do poszczególnych użytkowników, kontrahentów, osób kontaktowych, łatwe rejestrowanie rozmów do plików WAV, oraz szybkie wyświetlanie danych kontrahenta, którego rozmowa właśnie przychodzi do firmy.
● Sprzęty – ułatwia ewidencję sprzętu znajdującego się na wyposażeniu firmy, przypisywanie go do użytkowników oraz zarządzanie usterkami (zadaniami) związanymi ze sprzętem.
● Typy sprzętów – pozwala definiować pewne typy/grupy sprzętu o ściśle określonych parametrach. Na przykład możesz zdefiniować typ „Komputer” i przypisać mu parametry takie jak: typ procesora, pojemność dysku twardego itp. Następnie, przy dodawaniu nowego sprzętu, można wykorzystać uprzednio zdefiniowany typ w celu opisania wszystkich komputerów znajdujących się na wyposażeniu firmy.
● Lokalizacje – lokalizacje to wszelkiego rodzaju budynki, pokoje, w których może znajdować się sprzęt firmy. To także np. magazyny firmy. Każda lokalizacja może mieć lokalizację nadrzędną, dzięki czemu można budować struktury lokalizacji, np. budynek→piętro →pokój.
● Komentarze – każdy obiekt programu, taki jak np. zadanie może być opisywany i komentowany przez użytkowników mających do niego dostęp. W ten sposób tworzy się np. dyskusja nad sposobami wykonania danego zadania.