Jak firma produkcyjna z wieloma działami uporządkowała procesy handlowe, projekty i komunikację dzięki Firmao CRM dla 4 brandów i ponad 70 pracowników objętych systemem.
Stalko to polska, rodzinna firma produkcyjna z Radomia, działająca w branży obróbki metali i nowoczesnych rozwiązań technicznych. Firma liczy ponad 200 pracowników i rozwija oparty na polskim kapitale biznes wokół 4 własnych marek: HITZE (kominki, piece i urządzenia grzewcze), LORRIES (przyczepy samochodowe klasy premium), SORTER (maszyny i linie do sortowania, pakowania i paletyzacji) oraz Easy Robots (robotyzacja i automatyzacja produkcji). Firma zatrudnia ponad 200 pracowników, a w jednym środowisku działają równolegle zespoły: sprzedaży, projektów, serwisu, obsługi klienta i kadra zarządzająca. Skala operacji wymagała systemu, który pomieści złożoność wielu marek i wielu działów oraz zapewni sprawny przepływ informacji i centralizacji danych.
Przed wdrożeniem Firmao firma Stalko korzystała z systemu ERP, w którym przechowywana była baza klientów. Sam proces prowadzenia klientów opierał się jednak na osobnych narzędziach: ERP, Excelu, Arkuszach Google oraz Trello do współdzielenia działań projektowych. Brakowało systemu CRM, który umożliwiłby skuteczne zarządzanie relacjami z klientami i procesem sprzedaży.
Codzienna praca działu handlowego opierała się na wielu różnych niezintegrowanych ze sobą programach. Powodowało to chaos informacyjny, brak kontroli nad etapami sprzedaży i utrudniony przepływ informacji pomiędzy działami.
Stalko potrzebowało systemu, który:
Dodatkowo ważna była intuicyjność systemu zarówno dla handlowców, jak i kadry zarządzającej. CRM był konieczny, aby firma mogła skutecznie rozwijać procesy i zapanować nad rosnącą liczbą danych oraz działań sprzedażowych.
W lipcu 2022 roku firma zatrudniła Dyrektora Sprzedaży, Karola Senderowicza, którego jednym z zadań, obok wdrożenia platformy B2B, było znalezienie i wdrożenie najlepszego systemu CRM odpowiadającego aktualnym potrzebom organizacji. Był on jednocześnie wieloletnim użytkownikiem Firmao. W ramach analizy porównano kilka rozwiązań, m.in. Hubspot, CRM Monday, Salesbook, Spice CRM, Livespace oraz Synergius. Każdy z tych systemów miał swoje mocne strony, jednak na tamten moment żaden nie spełniał w pełni najważniejszych potrzeb biznesowych i organizacyjnych firmy.
Po długiej analizie Firmao okazało się rozwiązaniem najlepiej dopasowanym do oczekiwań. O wyborze Firmao zdecydowało przede wszystkim:
Istotne były także możliwości tworzenia własnych automatyzacji zgodnie z zapotrzebowaniem firmy, wbudowany chat z pracownikami, integracje z platformami zewnętrznymi oraz praca na zadaniach i projektach w jednym miejscu. Konkurencyjne rozwiązania nie spełniały wymagań technicznych i procesowych firmy.
“Dla nas ważne było nie tylko samo narzędzie, ale też możliwość dopasowania systemu do realnych procesów firmy.”
Karol Senderowicz, Dyrektor Sprzedaży w Stalko
Wdrożenie Firmao w Stalko zostało przeprowadzone samodzielnie przez jedną osobę, Dyrektora Sprzedaży – bez dodatkowego wsparcia zewnętrznego. Przebiegło ono szybko, ale etapami. W pierwszym kroku CRM objął 3 działy sprzedaży oraz Management firmy, a następnie był skalowany na kolejne procesy sprzedażowe i na inne działy: konstrukcyjny (praca na projektach), zaopatrzenia oraz kierowników produkcji.
W ramach konfiguracji uruchomił między innymi:
To pokazuje, jak elastyczne i dostępne jest Firmao. Nawet rozbudowane wdrożenia obejmujące automatyzacje i obsługę wielu marek nie wymagają zespołu konsultantów czy wewnętrznych działów IT. Choć wdrożenie było czasochłonne, firma bardzo pozytywnie ocenia wpływ systemu na codzienną organizację pracy.
Co działa najlepiej w codziennej pracy
Po wdrożeniu Firmao,w Stalko zauważalna jest zdecydowanie lepsza organizacja pracy oraz większa przejrzystość procesów w każdym dziale. Centralizacja danych wyeliminowała chaos informacyjny i ograniczyła liczbę błędów wynikających z pracy na wielu systemach. Dzięki temu, że informacje o kontrahentach i wewnętrznych procesach firmy zaczęły być gromadzone w jednym miejscu, znacząco poprawia się przejrzystość pracy oraz dostęp do aktualnych danych. System ułatwił również monitorowanie procesu sprzedaży -od pierwszego kontaktu, przez ofertowanie, aż po zamówienie i dalszą obsługę. Poprawił się również przepływ informacji i nawet podczas urlopów czy zastępstw wśród pracowników, wszystkie informacje o kliencie pozostają dostępne w CRM.
Firma zyskała także większą kontrolę nad pracą zespołu dzięki ewidencji czasu pracy, statusom procesów i automatycznym powiadomieniom. Dużą korzyścią okazała się automatyzacja powtarzalnych czynności oraz oszczędność czasu wynikająca z eliminacji podwójnego wprowadzania danych. System uporządkował również pracę działu konstrukcyjnego, zapewniając pełną widoczność zadań i obciążenia projektami.
Firmao CRM poprawiło przede wszystkim przepływ informacji wewnątrz organizacji. Osoby zarządzające zyskały lepszy wgląd w aktywności handlowe, statusy klientów, liczbę szans sprzedażowych, wysłanych ofert i realizowanych zadań. W efekcie praca stała się bardziej przewidywalna, łatwiejsza do raportowania i mniej zależna od indywidualnych notatek czy pamięci poszczególnych osób.
Po niemal 4 latach pracy w Firmao codzienność w Stalko wygląda zupełnie inaczej – mniej narzędzi, mniej błędów, więcej kontroli nad procesem sprzedaży i pracą zespołów.
Zdecydowanie tak, nie tylko firmom z branży produkcyjnej, ale szczególnie wszystkim przedsiębiorstwom, które chcą uporządkować procesy sprzedażowe, korzystać z automatyzacji oraz poprawić kontrolę nad zadaniami. Firma docenia przede wszystkim elastyczność konfiguracji, możliwości rozbudowy, integracje oraz kompleksowy widok klienta. Dużą wartością okazało się to, że system może wspierać zarówno pracę handlowców, jak i osób zarządzających sprzedażą oraz innych działów, dając lepszy wgląd w aktywności, statusy klientów, zadania i efektywność procesu
W przypadku Stalko istotne było również to, że wdrożenie zostało przeprowadzone wewnętrznie przez jedną osobę, która zajmuje się wdrażaniem CRM-ów i innych programów usprawniających pracę działów handlowych. Dzięki temu system został precyzyjnie dopasowany do potrzeb biznesowych firmy i jest nadal rozwijany wraz ze zmianami w organizacji.
