Jak rozliczyć wyjazd służbowy pracowników?

Nie masz pewności jak rozliczyć delegację? Bez obaw! Wykonywanie zawodowych obowiązków poza miejscem zatrudnienia jest obecnie normą. Według Raportu Hotailors aż 95% badanych odbywa podróże służbowe po Polsce. Przeczytaj, co w trakcie wyjazdu przysługuje pracownikom i jak liczony jest czas pracy.

 

Czym są wyjazdy służbowe?

Pracodawca ma prawo zlecić podwładnemu wykonanie obowiązków służbowych poza stałym miejscem zatrudnienia. Dokładnie tę kwestię reguluje art. 128 §1 Kodeksu pracy, który określa wysokość diety i zwrot kosztów wyjazdu. Pamiętaj, że jeżeli wysyłasz pracownika w delegację, to musisz określić miejsce, do którego ma dotrzeć, datę oraz cel podróży. To zdecydowanie ułatwi kontrolę nad wykonywaną pracą.

Jak mierzyć czas pracy w trakcie delegacji?

Wysyłając pracownika w delegację, możesz mieć wątpliwości czy ten właściwie wykorzystuje czas pracy. Aby monitorować realizację obowiązków osób przebywających poza firmą, możesz m.in. skorzystać z elektronicznego systemu ewidencji czasu pracy.

Takie narzędzie mierzy rzeczywisty czas, jaki osoba zatrudniona poświęciła na służbowe obowiązki w trakcie wyjazdu. Co więcej, sprawdza się też w przypadku współpracy z pracownikami mobilnymi bądź zdalnymi. Pracodawca określa ramy czasowe, miejsce oraz zadanie, a podróżujący potwierdza wykonanie odpowiednimi komentarzami. Dzięki temu przełożony ma pewność, że cel został poprawnie wykonany.

Czas pracy a zwrot kosztów za wyjazd

Poprawne wyliczenie czasu pracy w trakcie wyjazdu służbowego wpływa na wysokość diety i zwrot kosztów podróży. Wypłacane świadczenia regulowane są przez odpowiednie przepisy, jednak podane limity dotyczą ściśle instytucji budżetowych. Oznacza to, że jako pracodawca możesz ustalić wyższe stawki niż w przepisach. Zasada nie działa jednak w drugą stronę – określone przez Ciebie kwoty nie mogą być niższe niż te, które dopuszczają przepisy.

Jak obliczyć czas pracy w trakcie podróży służbowej?

Do czasu pracy osoby przebywającej w delegacji wlicza się okres pokrywający się z regularnymi godzinami pracy oraz czas wykraczający poza te godziny, który był poświęcony na realizację zawodowych obowiązków. Jeżeli przebywający w delegacji, który normalnie pracuje w godzinach 8-17, wyjechał o godzinie 6 i spędził w podróży 3h, następnie pracował przez kolejne 8 h (np. u klienta czy na targach) i wracał do domu 3h, to czas jego pracy wynosi 9h.

Pamiętaj też, że jeżeli powierzone w delegacji zadania wymagają od osoby zatrudnionej działania poza jej etatowymi godzinami, to za czas pracy ponad normę przysługuje jej dodatkowe wynagrodzenie.

Dieta

Osobie pracującej na wyjeździe przysługuje tzw. dieta., a jej wysokość jest zależna od czasu podróży. Jeśli wysyłasz zatrudnionego w delegację krótszą niż standardowe 8 godzin pracy, to dieta mu się nie należy. W przypadku wyjazdu trwającego od 8 do 12 godzin, musisz wypłacić pracownikowi 50% stawki, tj. 15 zł. Dopiero podróż zawodowa przekraczająca 12 godzin nakłada na Ciebie obowiązek wypłaty pełnej diety, tj. 30 zł. Ponadto dla podróży kilkudniowych pracownikowi przysługuje:

  • za dobę rozpoczętą, trwającą do 8 godzin – połowa diety,
  • za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości,
  • za każdą pełną dobę – dieta w pełnej wysokości.

 

Zwrot kosztów podróży

Pracownik, który wyjeżdżał zawodowo, może ubiegać się również o zwrot poniesionych kosztów. Jeśli nie zapewniono mu służbowego transportu, to pracodawca musi pokryć koszt przejazdu, jednak to on określa rodzaj i klasę transportu, jakim może podróżować podwładny (np. bilet kolejowy w klasie ekonomicznej).

Zatrudniony może także podróżować własnym samochodem. Nie wolno jednak mu tego narzucić. W przypadku wyjazdu prywatnym autem pokrywasz tzw. kilometrówkę (iloczyn przejechanych kilometrów i określonej kwoty). Stawka jest zależna od pojemności skokowej silnika i wynosi: 0,5214 zł (do 900 cm3) oraz 0,8358 zł (powyżej 900 cm3).

W przypadku komunikacji miejscowej, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20% diety, czyli 6 zł.

Rozliczenie podróży pracownika

W ciągu dwóch tygodni od powrotu, pracownik musi przedstawić dokumenty uprawniające go do zwrotu kosztów podróży (tj. faktury czy bilety). W ostateczności może złożyć oświadczenie o poniesionych kosztach. Musi jednak uzasadnić, dlaczego nie jest w stanie przedstawić żadnych faktur bądź biletów.

Tobie przysługuje prawo uwzględnienia wydatków podróży podwładnych w kosztach prowadzenia biznesu. Obowiązują cię jednak w tym przypadku określone prawem limity. Nadwyżka zwróconych pracownikowi wydatków związanych z delegacją nie będzie stanowiła dla firmy kosztów podatkowych. Podobnie jest w sytuacji, gdy np. przekroczysz limity „kilometrówki”.

Wyjazd służbowy na prostych zasadach

Wbrew pozorom rozliczenie podróży służbowej pracownika nie jest skomplikowane. Jasno wyznaczone zadania, określony termin podróży oraz dobry system kontroli czasu pracy oddelegowanego wystarczą, aby wyjazd pracownika był dla ciebie rentowny. Tym bardziej, że wymagania rynku sprawiają, iż krótkie podróże zawodowe stają się standardem. Unikanie wdrożenia krajowych delegacji w firmie może z czasem negatywnie przełożyć się na jej zyski. Już dziś rynek podróży służbowych jest wart 1,3 biliona $ (wg „Podróże służbowe. Raport 2019” Hotailors).

Tekst powstał przy współpracy z platformą ALEO.com, która dostarcza informacji o przedsiębiorcach, ofertach i przetargach publicznych. To także baza wiedzy o prowadzeniu biznesu, marketingu i finansach w firmie.

Zarejestruj się

4.9 / 5 na 52 ocen
Lista artykułów