Jak utworzyć ofertę wariantową w systemie Firmao CRM?

Kolejny artykuł z serii poradników Firmao dotyczy tworzenia oferty wariantowej, która składa się z kilku propozycji cenowych zawartej na jednej ofercie. Oferta wariantowa jest często wykorzystywana przez wielu przedsiębiorców. Dzięki opcji różnorodnych ofert można stworzyć alternatywne propozycje, dzięki czemu nasz klient w przejrzysty sposób może wybrać najkorzystniejszą dla niego. System Firmao CRM oferuje tworzenie różnorodnych ofert i zamówień, w zależności od potrzeb przedsiębiorcy.

Własna firma jest ciekawą metodą zarabiania pieniędzy. Szczególnie osoby znające się dobrze na konkretnym fachu i posiadające ciekawe pomysły, mogą liczyć na sukcesy i duże pieniądze. Konieczne jest jednak zadbanie o wiele spraw związanych z prowadzeniem firmy. Między innymi bardzo istotne są oferty wariantowe. Wielu przedsiębiorców korzysta z takich mechanizmów, aby usprawnić swoje procesy biznesowe. Atutem takiej procedury jest możliwość kreowania zróżnicowanych prezentacji, które pozwalają na tworzenie wielu alternatywnych propozycji dla potencjalnych klientów. Innymi słowy, propozycja wariantowa w znaczącym stopniu ułatwia pozyskiwanie klientów i kontakt z nimi.

Co to jest oferta wariantowa?

Istnieje wiele różnych rodzajów sposobów publikacji informacji spełniających wymagania formalne. Oferta wariantowa przewiduje inny sposób wykonania przetargu, różniący się od tego przedstawionego przez zamawiającego. Oczywiście w ogłoszeniu przetargowym musi wystąpić informacja o zezwoleniu na składanie tego typu postępowań. Szczególnie w przypadku zamówień publicznych, zgłaszający się mogą składać tylko jedną odpowiedź na dane zapytanie. Wyjątkami od tej reguły są wspomniane opcje wariantowe, ale to od zamawiającego zależy czy podejmie decyzję o jej zaakceptowaniu, czy też może zdecyduje się na wersję podstawową. Istnieją też sytuacje, w których zamawiający wymagają składania wersji podstawowych oraz wariantowych. W takim przypadku zgłaszający się muszą składać obie pozycje, aby ich zgłoszenia zostały zaakceptowane i rozpatrzone.

Oferta wariantowa, a oferta częściowa

Wielu przedsiębiorców często stosuje również mechanizm odpowiedzi częściowych, warto więc zastanowić się, czym różnią się one między sobą. Przede wszystkim są bezpośrednio związane z innymi sposobami realizacji zamówienia, różniącymi się od tych proponowanych przez zamawiającego. Oprócz pełnej zgody na ich składanie, zamawiający określa minimalne warunki, jakie muszą one spełniać. Innymi słowy, udzielanie odpowiedzi na zapytanie ofertowe nie dotyczy zmiany przedmiotu zamówienia na inny.
Oferta częściowa, jak sama nazwa wskazuje, dotyczy wykonania tylko części zamówienia publicznego, o ile zamawiający zgadza się na takie rozwiązania oraz o ile zamówienie jest wyraźnie podzielone na różne części czy też etapy. W porównaniu ze sposobem wariantowym istnieje możliwość składania kilku odpowiedzi przeznaczonych dla różnych części zamówienia, po jednej na każdy element. Jak widać, dotyczy ona tylko i wyłączne pewnych etapów realizacji danego zapytania, natomiast wersja wariantowa dotyczy jego całości, jednak sposób wykonania może być inny niż proponowany przez zamawiającego.

Kiedy możesz złożyć ofertę wariantową?

Możliwość jej składania jest całkowicie uzależniona od zgody zamawiającego. Sposoby ich dostarczenia do podmiotu składającego zapytanie muszą zostać określone przez niego w SIWZ. Oprócz tego obowiązkiem zamawiającego jest przedstawienie minimalnych wymagań, jakie musi ona spełniać, aby została rozpatrzona. Dodatkowo w ogłoszeniu o zamówieniu, musi znajdować się ściśle określona informacja o możliwości ich składania w ten sposób. Proponowane rozwiązanie wariantowe musi pojawiać się w propozycji składanej przez wykonawcę. Jeśli zamawiający nie zgadza się na otrzymanie dokumentacji w takiej formie lub nie dopełni obowiązków (np. związanych z informowaniem o minimalnych wymaganiach), wówczas nie mogą być one składane przez wykonawcę.

Na czym polega wariantowość oferty?

Z takim przypadkiem mamy do czynienia, jeśli w stosunku do rozwiązania proponowanego przez zamawiającego, przewiduje ona inny sposób realizacji zamówienia publicznego. W związku z tym oferta wariantowa przewiduje rozwiązanie alternatywne, które różni się od pierwotnego. Warianty mogą obejmować między innymi używanie innych materiałów, technologii czy też rozwiązań technicznych. Należy wyraźnie zaznaczyć, że nie wpływają na cel zamówienia, więc pomimo stosowania odmiennych metod, efekt pracy będzie taki, jak określony w zamówieniu (wyprodukowanie sprzętu, zbudowanie obiektu itp.).

Ile wariantów?

Potencjalny wykonawca, składając odpowiedź na zapytanie zamawiającego, nie jest uprawniony do składania kilku różnych wersji. Oprócz tego wykonawcy nie mogą składać jednego dokumentu obejmującego wiele rozwiązań, ponieważ zgodnie z prawem, propozycja taka zostanie odrzucona przez zamawiającego. W związku z tym zamawiający zainteresowany wykonaniem danego zlecenia ma prawo do złożenia tylko jednej oferty wariantowej. Taki przypadek może obejmować tylko jedno proponowane rozwiązanie wariantowe. Jeśli wymogi te nie zostaną spełnione, dany koncept lub pomysł umieszczony w dokumentacji zostanie odrzucony.

Oferta wariantowa – instrukcja tworzenia w systemie Firmao CRM

1. Przechodzimy do zakładki „Oferty i zamówienia” widocznej w lewym menu, po lewej stronie.

2. Następnym krokiem jest przejście do okna, w którym dodawana jest treść odpowiedzi na zapytanie. Można to zrobić na dwa sposoby:

• Klikając na przycisk „+” z poziomu menu, po lewej stronie
• Klikając na przycisk „+ Dodaj” z poziomu listy, u góry, po prawej stronie

3. Oferta wariantowa na początku jest tworzona w identyczny sposób jak dowolny dokument w systemie Firmao. System ten zapewnia dostęp do wielu opcji, takich jak ustalanie warunków oferty, przypisywanie kontrahenta – można przypisywać kontrahenta, który już został wcześniej dodany do bazy, ale również istnieje możliwość utworzenia nowego kontrahenta poprzez kliknięcie znak „+”

4. Aby przypisać dane pozycje do danego wariantu, należy w kolumnie „Wariant” wpisać odpowiednie liczby, przykładowo na załączonym obrazku pozycja „Dell (…)” oraz „SteelSeries (…)” przypisane są do Wariantu 1.

Jeżeli w naszym widoku nie ma kolumny „Wariant” należy ją dodać poprzez dopięcie z listy kolumn. W tym celu należy wybrać strzałkę opcji w dowolnej kolumnie, a następnie „Kolumny”. Wyświetli się lista możliwych kolumn – należy odszukać „Wariant” i zaznaczyć checkbox.

5. Gdy oferta wariantowa została utworzona, ostatnim krokiem po jej utworzeniu jest wybór właściwego szablonu. Na ekranie Szczegółów użytkownik ma możliwość przejścia do podglądu utworzonego dokumentu. Aby zobaczyć, jak prezentuje się stworzona prezentacja, należy kliknąć przycisk „Podgląd”

6. Po kliknięciu przycisku „Podgląd” zostaniemy przeniesieni do podglądu, poprzez który mamy możliwość wybrania szablonu. Aby uwzględnione warianty były widoczne na wybranym wcześniej szablonie, należy wybrać szablon „Oferta wariantowa”.

Każdy wariant przedstawiony w ofercie posiada własne podsumowanie zawierające warunki cenowe oraz dodatkowe informacje w formie adnotacji.

Przeczytaj także inne nasze poradniki:

Filtrowanie w systemie Firmao.

Jak wystawić fakturę zaliczkową, fakturę zaliczkową pro forma.