Arkusz kalkulacyjny to dobre narzędzie, dopóki firma nie urośnie ponad jego możliwości. Moment, w którym handlowcy tracą leady przez brak przypomnień, a raporty pochłaniają godziny pracy, jest sygnałem, że czas zmienić podejście do zarządzania sprzedażą.
Najważniejsze informacje:
Excel przez lata był domyślnym wyborem małych i średnich firm do zarządzania kontaktami, bo jest darmowy, powszechnie znany i nie wymaga konfiguracji, a do tego sprawdza się w wielu elementach działalności firmy: w obliczeniach, analizie danych i tworzeniu zestawień.
Jeśli baza kontaktów liczy mniej niż 50 pozycji, sprzedaży dokonuje jedna osoba i cykl sprzedaży jest krótki, arkusz Excela w zupełności wystarcza. Granica przesuwa się w momencie, gdy do zespołu dołącza drugi handlowiec, pojawia się kilkudziesięciu aktywnych klientów naraz i zaczyna liczyć się, kto, kiedy i co ustalił z konkretną firmą – wtedy arkusz może stać się obciążeniem.
Opór przed zmianą Excela na wyspecjalizowane narzędzie bierze się najczęściej z dwóch czynników. Pierwszym jest przyzwyczajenie: arkusze są znane, każdy wie, jak je obsługiwać i nie trzeba niczego wdrażać. Drugi to przekonanie, że CRM to skomplikowane, drogie narzędzie dla korporacji, a nie dla kilkuosobowego zespołu sprzedażowego.
Warto zaznaczyć, że opisane poniżej problemy to nie kwestia niestaranności pracowników, a naturalna konsekwencja używania narzędzia do zadań, do których nie zostało ono zaprojektowane.
Każdy z poniższych sygnałów w jakimś stopniu oznacza utracone pieniądze:
Excel nie wyśle powiadomienia i nie przypomni handlowcowi, że trzy dni temu obiecał odesłać ofertę, co może mieć wymierne skutki. Firma kontaktująca się z potencjalnym klientem w ciągu kilku minut znacznie zwiększa swoją szansę na zakwalifikowanie go do dalszej rozmowy w porównaniu do tej, która odpowiada po godzinie. Bez automatycznych przypomnień z systemu CRM, dotrzymanie takiego tempa jest praktycznie niemożliwe, szczególnie przy rosnącej liczbie kontaktów.
Oto scenariusz, który wielu menedżerów zna z autopsji: trzech handlowców, trzy pliki z dopiskiem „_FINAL” i zero pewności, który jest aktualny. W końcu może się zdarzyć, że jeden pracownik nadpisze dane wprowadzone przez drugiego – dział księgowości będzie mieć swoje zestawienie, zaś magazyn swoje.
Brak „jednej wersji prawdy” to jeden z najczęstszych problemów firm pracujących w arkuszach, bo prowadzi on do sytuacji, w której decyzje sprzedażowe podejmowane są na podstawie danych, które mogą być nieaktualne lub błędne. W przypadku systemów CRM takie sytuacje są praktycznie niespotykane – zmiana danych przez jedną osobę zmienia je automatycznie dla wszystkich użytkowników.
Raportowanie w Excelu wymaga ręcznego scalania danych z kilku arkuszy, formatowania i sprawdzania, czy wszystko się zgadza. Handlowcy mogą tracić nawet kilka godzin tygodniowo na ręczne aktualizowanie danych i obsługę arkuszy. Systemy CRM eliminują ten problem, ponieważ mają możliwość wygenerowania raportu za pomocą kilku kliknięć.
W modelu arkuszowym wiedza o kliencie należy do pracownika, a nie do firmy, bo notatki z rozmów trzymane są w komórkach albo w głowie, a ustalenia z klientem znajdują się w skrzynce mailowej handlowca.
Gdy taka osoba odejdzie, kolejny handlowiec zaczyna od zera, więc nie wie, o czym rozmawiano, jakie warunki były negocjowane ani dlaczego poprzedni kontakt urwał się trzy miesiące temu. To realna strata, bo przepada relacja budowana przez miesiące lub lata.
Ręczne przepisywanie danych z arkusza do szablonu oferty to prosta droga do pomyłek. Wyobraźmy sobie sytuację, w której handlowiec popełnia błąd przy przepisywaniu danych i zamiast 999 PLN wpisuje 99 PLN lub 9999 PLN. Pierwsza sytuacja to realne ryzyko strat dla firmy, natomiast druga może doprowadzić do kryzysu w relacjach z klientem. Takie sytuacje są jednak marginalne, gdy korzysta się z systemów CRM, bowiem mogą one generować ofertę automatycznie i na podstawie zgromadzonych wcześniej danych.
Gdy w firmie pada propozycja wdrożenia systemu CRM, najczęściej pojawiają się dwie obawy: koszty i poziom skomplikowania. Żeby rozwiać związane z nimi wątpliwości, warto przyjrzeć się całemu procesowi:
Prawidłowo przeprowadzona migracja z arkuszy do systemu CRM dla małej firmy zajmuje zazwyczaj od 1 do 2 tygodni. Warunkiem jest wcześniejsze usunięcie zduplikowanych wpisów, ujednolicenie formatów danych numerów telefonów i zweryfikowanie poprawności adresów e-mail.
Przed migracją warto wykonać następujące czynności:
Bez wyznaczenia twardej daty zakończenia pracy w Excelu zespół przez kolejne tygodnie może wracać do starych sposobów pracy, więc część danych trafi do CRM, a część zostanie w arkuszu, co niczego nie uporządkuje, a tylko zwiększy koszty.
Firmao można przetestować bezpłatnie przez 14 dni, bez karty kredytowej i bez angażowania działu IT. To wystarczy, żeby sprawdzić, czy system rzeczywiście odpowiada na problemy konkretnej firmy, zanim podejmie się decyzję o pełnym wdrożeniu.
Poniżej pokazujemy, jak oba narzędzia radzą sobie z codziennymi wyzwaniami sprzedażowymi:
| Sytuacja | Excel | Firmao |
| Historia kontaktów z klientem | Notatki w komórkach, brak struktury | Oś czasu wszystkich interakcji dla całego zespołu |
| Przypomnienia o dalszym kontakcie | Brak – handlowiec musi pamiętać sam | Automatyczne powiadomienia i zadania |
| Raportowanie | Ręczne scalanie arkuszy – kilka godzin tygodniowo | Raporty w czasie rzeczywistym jednym kliknięciem |
| Dostęp zespołu do danych | Ryzyko nadpisania, wiele wersji pliku | Jeden widok dla całego zespołu, kontrola uprawnień |
| Wiedza po odejściu handlowca | Znika razem z pracownikiem | Zostaje w systemie, dostępna dla następcy |
| Tworzenie ofert | Ręczne przepisywanie danych, ryzyko błędów | Oferty generowane z aktualnych danych klientów |
| Bezpieczeństwo danych | Plik można skopiować na pendrive’a bez śladu | Kontrola dostępu poprzez uwierzytelnianie dwuskładnikowe, historia zmian, kopie zapasowe |
| Praca mobilna | Brak dedykowanej aplikacji | Aplikacja mobilna z dostępem do pełnej bazy |
Przejście z arkusza na system CRM to zmiana sposobu, w jaki firma zarządza wiedzą o swoich klientach:
Firmao to polskie oprogramowanie do zarządzania firmą online, które łączy w jednym miejscu system CRM, moduł fakturowania, zarządzanie projektami, obsługę magazynu oraz narzędzia marketingowe, takie jak czat na żywo czy moduł kampanii e-mailowych.
Gdy potencjalni klienci przepadają przez brak przypomnień, Firmao automatycznie tworzy zadania i powiadomienia przypisane do konkretnych klientów i handlowców. System pilnuje terminów, a handlowiec może skupić się na rozmowie.
Wszystkie dane klientów, historia kontaktów i statusy szans sprzedażowych żyją w jednym miejscu, dostępnym dla całego zespołu. Każda zmiana jest widoczna w czasie rzeczywistym dla wszystkich uprawnionych osób.
W Firmao menedżer widzi aktualny pipeline sprzedażowy bez pytania handlowców, a raporty można generować jednym kliknięciem z danych aktualizowanych na żywo. Także historia relacji z klientem należy do firmy, bo każda interakcja, notatka i ustalenie zostają w systemie, niezależnie od rotacji zespołu.
Oferty i faktury w Firmao generowane są z aktualnych danych klienta zapisanych w systemie. Nie ma przepisywania, nie ma błędów wynikających z nieaktualnego cennika.
Firmao integruje się z ponad 1000 zewnętrznych narzędzi, w tym m.in z Kalendarzem Google czy Outlook, Allegro czy platformami e-commerce. Dostępne jest jako aplikacja w chmurze, bez instalacji i bez konieczności angażowania działu IT przy wdrożeniu. Dla firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw istotne jest też to, że system rośnie razem z biznesem: start z podstawowym modułem CRM nie wyklucza późniejszego rozszerzenia o fakturowanie czy obsługę magazynu.
Excel to dobre narzędzie do tego, do czego zostało zaprojektowane: tabel, obliczeń i zestawień. Problem zaczyna się wtedy, gdy firma próbuje używać go jako systemu do zarządzania relacjami, procesami i wiedzą o klientach. Arkusz nie przypomni o zaplanowanym kontakcie, nie zabezpieczy danych przed nadpisaniem i nie zatrzyma wiedzy o kliencie, gdy handlowiec złoży wypowiedzenie.
CRM rozwiązuje te problemy – nie dlatego, że jest „droższym Excelem”, ale dlatego, że robi coś zupełnie innego: zamienia statyczną tabelę w dynamiczny proces sprzedażowy.
Jeśli firma rozpoznaje choćby jeden z pięciu opisanych wyżej sygnałów, warto sprawdzić, jak Firmao radzi sobie z jej konkretnym przypadkiem. Czternaście dni bezpłatnego testu wystarczy, żeby się przekonać.
FAQ
Czy Firmao zastępuje też inne narzędzia, których używam – np. arkusze do fakturowania czy kalendarz?
Tak. System łączy CRM z modułem fakturowania, zarządzaniem projektami i kalendarzem zadań, więc wiele firm może zrezygnować z osobnych narzędzi na rzecz jednej platformy. Firmao współpracuje z ponad tysiącem zewnętrznych narzędzi w ramach jednego systemu.
Ile kosztuje Firmao i czy małą firmę na to stać?
Firmao oferuje kilka planów abonamentowych dostosowanych do wielkości zespołu, a ceny zaczynają się od kilkudziesięciu złotych miesięcznie za użytkownika. Dla firmy, która traci potencjalnych klientów przez brak przypomnień albo której handlowcy spędzają kilka godzin tygodniowo na ręcznym raportowaniu, koszt abonamentu zwykle zwraca się szybciej, niż się wydaje. Przed decyzją można przetestować system bezpłatnie przez 14 dni.
Co z bezpieczeństwem danych – czy informacje o moich klientach są bezpieczne w chmurze?
Firmao jako aplikacja w chmurze zapewnia szyfrowanie danych na serwerach AWS z certyfikatem ISO 27001, kontrolę dostępu na poziomie użytkownika poprzez weryfikację dwuskładnikową i automatyczne oraz ręczne kopie zapasowe. W praktyce dane klientów przechowywane w chmurze są lepiej zabezpieczone niż plik Excela, który można skopiować na pendrive’a bez żadnego śladu w systemie. Firmao umożliwia też precyzyjne zarządzanie uprawnieniami – każdy pracownik widzi tylko to, do czego ma dostęp.
Czy wdrożenie CRM wymaga wsparcia informatycznego?
Nie. Firmao jest zaprojektowane tak, żeby można je było uruchomić bez angażowania działu IT. Konfiguracja odbywa się przez przeglądarkę, a sam import danych z Excela sprowadza się do przesłania odpowiednio przygotowanego pliku. Firmao oferuje polskojęzyczne wsparcie techniczne i materiały wdrożeniowe, co sprawia, że większość firm z sektora MŚP radzi sobie z konfiguracją samodzielnie.
Źródła:
