CRM z fakturowaniem w jednym miejscu eliminuje podwójne wpisywanie danych kontrahenta, skraca drogę od zamknięcia transakcji do wystawienia faktury i zapewnia handlowcowi pełny obraz klienta w jednym widoku. W wielu polskich firmach dane o klientach funkcjonują osobno w CRM (lub arkuszu kalkulacyjnym), a faktury powstają w oddzielnym programie, co prowadzi do błędów i utraty kontekstu. W poniższym artykule pokazujemy, ile kroków odpada, gdy oba procesy działają w ramach jednego systemu.
Najważniejsze informacje:
Wiele firm z sektora MŚP pracuje w modelu, w którym zarządzanie relacjami z klientami i fakturowanie funkcjonują jako dwa niezależne procesy, obsługiwane przez odrębne narzędzia. Dane kontrahenta (nazwa firmy, NIP, adres) do systemu CRM wprowadza się raz, a następnie te same dane przepisuje się do programu fakturowego. Każda zmiana musi zostać naniesiona w obu miejscach niezależnie; w praktyce rzadko dzieje się to jednocześnie, co prowadzi do wystawiania faktur z nieaktualnymi informacjami, odrzucenia dokumentów przez KSeF lub konieczności generowania korekt.
Gdy dane sprzedażowe i finansowe przechowywane są w osobnych systemach, handlowiec kontaktujący się z kontrahentem nie ma bieżącej informacji o stanie rozliczeń oraz nie wie, czy poprzednia faktura została opłacona, ani jaka jest łączna wartość dotychczasowych obrotów. Według raportu Salesforce „State of Sales”, handlowcy przeznaczają zaledwie 28% tygodnia pracy na faktyczną sprzedaż[1]; pozostały czas pochłaniają czynności administracyjne, w tym przełączanie się między systemami i ręczna obsługa dokumentacji.
CRM i moduł fakturowania połączone w jednym środowisku eliminują opisane problemy wynikające z dwóch obiegów danych, ponieważ informacje o kontrahencie, historia kontaktów i dokumenty sprzedażowe funkcjonują we wspólnej bazie.
Jedno źródło danych o kliencie
Karta kontrahenta w zintegrowanym systemie zawiera historię korespondencji, notatki z rozmów, listę ofert oraz wszystkie wystawione faktury ze statusami płatności. Informacje wprowadzone raz automatycznie zasilają każdy kolejny dokument, a zmiana danych jest natychmiast widoczna we wszystkich modułach.
Szybsza droga od transakcji do faktury
W modelu zintegrowanym handlowiec zamyka transakcję i bezpośrednio z karty klienta generuje fakturę. Dane kontrahenta oraz pozycje z oferty uzupełniają się automatycznie, faktura jest wysyłana mailowo, a status płatności widoczny jest w CRM. Zamiast kilku kroków manualnych w dwóch osobnych programach, cały proces zamyka się w jednym lub dwóch kliknięciach.
Raporty sprzedaży uwzględniające płatności
Połączenie danych sprzedażowych z finansowymi pozwala generować raporty, uwzględniające faktyczny spływ gotówki, nie tylko wartość zawartych transakcji. Menedżer widzi, które faktury zostały opłacone, które są przeterminowane i który kontrahent generuje realny przychód, co umożliwia podejmowanie decyzji opartych na danych finansowych, a nie wyłącznie na wartości lejka sprzedażowego (ang. sales pipeline).
Firmao jest przykładem systemu, w którym CRM z fakturowaniem stanowi jeden spójny proces, zaprojektowany z myślą o polskich firmach z sektora MŚP.
Karta klienta z pełną historią
Profil kontrahenta w Firmao gromadzi w jednej zakładce historię e-maili, notatki z rozmów, oferty, zamówienia, faktury oraz statusy płatności. Przy dodawaniu nowego kontrahenta system pobiera dane z bazy GUS na podstawie numeru NIP, co eliminuje ręczne wpisywanie nazwy firmy, adresu i formy prawnej.
Konwersja oferty w fakturę jednym kliknięciem
Zaakceptowana oferta handlowa może zostać przekształcona w zamówienie, a następnie w fakturę VAT lub proforma z pełnym automatycznym przeniesieniem danych: pozycji, cen i rabatów. Wystawienie i wysłanie faktury z poziomu karty klienta w CRM dla firm zajmuje kilkanaście sekund.
W praktyce wygląda to następująco. Handlowiec zamyka szansę sprzedaży i wybiera opcję wystawienia faktury bezpośrednio z karty klienta. System automatycznie uzupełnia dane kontrahenta oraz pozycje dokumentu na podstawie informacji zapisanych w CRM. Gotowa faktura jest wysyłana do klienta drogą mailową, a jej status płatności pozostaje widoczny w panelu CRM, bez konieczności przełączania się do osobnego programu.
Automatyczne faktury cykliczne i windykacja
Firmao umożliwia zdefiniowanie faktur cyklicznych, które system generuje i wysyła automatycznie w ustalonych terminach. W przypadku przeterminowanych płatności system samodzielnie wysyła przypomnienia e-mailem lub SMS-em. Dzięki integracji z platformą Kontomatik, system pobiera wyciągi bankowe i oznacza faktury jako opłacone po zaksięgowaniu przelewu; fakturowanie w Firmao oferuje też szereg innych funkcji.
Jedną z istotnych przewag polskich systemów CRM nad rozwiązaniami globalnymi jest natywna obsługa wymogów prawnych, obowiązujących w Polsce.
Natywna integracja z KSeF
Firmao automatycznie wysyła wystawione e-faktury do rządowego systemu KSeF oraz umożliwia pobieranie faktur zakupowych bezpośrednio do panelu CRM. Obsługa ta jest wbudowana w standardową wersję systemu, bez konieczności instalowania zewnętrznych wtyczek, co oznacza, że zarządzanie klientami, wystawianie faktur i ich wysyłka do KSeF odbywają się w jednym środowisku.
Generowanie JPK i współpraca z księgowością
Z poziomu modułu fakturowania możliwe jest wygenerowanie raportów w formacie JPK_VAT, gotowych do przekazania do biura rachunkowego lub bezpośredniej wysyłki do urzędu skarbowego. System pełni w ten sposób rolę uporządkowanego źródła danych księgowych, co skraca czas obsługi i ogranicza ryzyko błędów wynikających z ręcznego przepisywania dokumentów.
Integracja CRM z fakturowaniem przynosi korzyści wielu typom przedsiębiorstw, jednak szczególnie dużo zyskują firmy o następujących profilach działalności:
Firmy handlowe i usługowe z wieloma kontrahentami
Przedsiębiorstwa obsługujące kilkudziesięciu lub kilkuset kontrahentów potrzebują kontroli nad każdym etapem sprzedaży, od pierwszego kontaktu po wystawienie dokumentu finansowego. Zintegrowany system pozwala przeprowadzić cały ten cykl w jednym narzędziu, a historia rozliczeń z każdym klientem jest dostępna w tym samym widoku, w którym handlowiec prowadzi sprzedaż.
Firmy z usługami cyklicznymi i abonamentowymi
W przypadku cyklicznych rozliczeń (abonamenty, serwis, stałe umowy), automatyczne wystawianie faktur eliminuje comiesięczne zadania manualne i zmniejsza ryzyko pominięcia terminu. System sam generuje dokumenty i wysyła je do kontrahentów w ustalonych odstępach czasu.
Zespoły handlowe przechodzące z arkuszy na system
Firmy, które dotychczas zarządzały bazą klientów w arkuszach kalkulacyjnych, a faktury wystawiały w osobnym programie, zyskują najwięcej na wdrożeniu zintegrowanego CRM z modułem finansowym. Konsolidacja danych eliminuje chaos informacyjny i pozwala odzyskać czas, poświęcany na czynności administracyjne.
Problem dwóch niezależnych systemów wynika z samej architektury rozwiązania, w której dane o kliencie muszą przepływać ręcznie między programami. Systemy w rodzaju Firmao eliminują tę wadę strukturalnie: dane wprowadzone raz przepływają automatycznie od kontaktu, przez ofertę, do faktury, a historia finansowa kontrahenta jest widoczna tam, gdzie handlowiec prowadzi sprzedaż. Dodatkowo, ich cenniki oferują wiele różnych planów, które można z powodzeniem dopasować zarówno do niewielkiej firmy, jak i wielkiego przedsiębiorstwa. W połączeniu z natywną obsługą KSeF i JPK oznacza to, że droga od kontaktu do faktury zamyka się w jednym ciągłym procesie, w jednym systemie.
Wypróbuj Firmao za darmo
Sprawdź, jak wygląda droga od kontaktu do faktury w jednym systemie – bez zobowiązań.
Czy CRM może zastąpić program do fakturowania?
Tak, pod warunkiem, że CRM posiada wbudowany moduł fakturowania, zgodny z polskimi przepisami (KSeF, JPK). Firmao łączy obie funkcje natywnie, więc osobny program do faktur nie jest potrzebny.
Czy Firmao obsługuje KSeF i JPK?
Tak. System automatycznie wysyła e-faktury do KSeF, pobiera faktury zakupowe oraz generuje pliki JPK_VAT z modułu fakturowania.
Czy dane klienta z CRM automatycznie trafiają na fakturę?
Tak. Przy wystawianiu faktury z karty kontrahenta system pobiera NIP, adres i nazwę firmy z bazy CRM. Ręczne przepisywanie nie jest wymagane.
Źródła:
[1] https://www.salesforce.com/news/stories/sales-research-2023/
