Cortena: Z 4 narzędzi do jednego systemu – od zapytania ofertowego po fakturę w KSeF

Jak polski producent architektury ogrodowej uporządkował sprzedaż i produkcję w Firmao.

O firmie

Cortena to polski producent elementów architektury ogrodowej i miejskiej ze stali corten i aluminium. Firma projektuje donice, fontanny, ławki, paleniska i obrzeża, a także realizuje projekty na wymiar dla klientów indywidualnych, architektów krajobrazu, miast i instytucji.

Sytuacja przed wdrożeniem: cztery narzędzia, zero spójności

Zanim pojawiło się Firmao, codzienna praca rozgrywała się pomiędzy czterema osobnymi systemami: skrzynką do korespondencji z klientami, arkuszem do zamówień, narzędziem do sprzedaży online i programem do fakturowania. Żaden z nich nie był zintegrowany pozostałymi, a dane przeklejane były ręcznie, co znacząco utrudniało pracę.

„Korzystaliśmy z kilku osobnych narzędzi i to był dramat. Gmail, Excel, Baselinker, wFirma i wieczne przeklejanie danych. Utrudniało to kontrolę nad zamówieniami oraz ich połączeniem z fakturami.”

— Łukasz Gręźlikowski, Prezes Zarządu w Cortena® (Decorti Sp. z o.o.)

Dlaczego Firmao

Cortena rozważała dwie alternatywy: zostać przy kilku narzędziach lub wdrożyć SAP-a (bardzo wysokie koszty wdrożenia). Firmao okazało się punktem, w którym spotkały się pełna funkcjonalność CRM i ERP, polski zespół wsparcia i cena adekwatna do skali MŚP.

Co działa najlepiej w codziennej pracy

Cortena korzysta z Firmao od ponad 3 lat. Przez ten czas największą wartość okazały się mieć te możliwości systemu:

• Poczta e-mail zintegrowana z CRM – każdy mail automatycznie przypisany do klienta, oferty i zamówienia
• Zamówienia na miarę branży – dodatkowe pola, statusy i etapy dopasowane do przebiegu produkcji
• Integracja ze sklepem internetowym – zamówienia online spływają bezpośrednio do Firmao, bez dodatkowej obsługi
• Gospodarka magazynowa w czasie rzeczywistym – każdy ruch na magazynie widoczny od razu w systemie
• Elastyczna konfiguracja – własne pola, pipeline’y i reguły dopasowane do realiów firmy produkcyjnej
• Otwarte API – możliwość integracji Firmao z autorskimi rozwiązaniami Cortena (więcej o tym poniżej)

„Najbardziej podoba nam się to, że od maila z zapytaniem ofertowym do wystawienia faktury końcowej do KseF, wszystko jest spięte w jednym systemie.”

— Łukasz Gręźlikowski

Firmao na hali produkcyjnej – autorska aplikacja terminalowa przez API

Jedno z najciekawszych zastosowań Firmao w Cortena® wykracza daleko poza biuro. Dzięki otwartemu API firma połączyła system z autorską aplikacją terminalową na produkcji.

Jak to działa: aplikacja co kilka minut pobiera z Firmao listę zamówień i wyświetla ją pracownikowi na terminalu. Gdy ten wybiera zamówienie i klika przycisk „start”, informacja trafia z powrotem do Firmao i automatycznie zmienia status tego zamówienia.

Efekt: dane o postępie produkcji płyną w czasie rzeczywistym między halą a biurem, a dział sprzedaży i obsługa klienta mają stały wgląd w to, na jakim etapie jest każde zamówienie – bez telefonów, maili i odpytywania brygadzistów.

Efekty w liczbach

Po wdrożeniu Firmao codzienna praca w Cortena® wygląda zupełnie inaczej – mniej narzędzi, mniej błędów, a przede wszystkim więcej kontroli nad każdym etapem sprzedaży. Oto konkretne efekty, jakie przyniosło wdrożenie:

• 6 etapów procesu w jednym systemie: zapytanie → oferta → zamówienie → produkcja → faktura → KSeF

• 100 % zamówień obsługiwanych w Firmao bez konieczności sięgania po inne narzędzia
• 2 równoległe ścieżki sprzedaży – osobny pipeline dla produktów katalogowych, osobny dla realizacji na wymiar
• Produkcja spięta z biurem w czasie rzeczywistym, dzięki autorskiej aplikacji terminalowej połączonej z Firmao przez API
• 48 uruchomionych automatyzacji – tyle procesów działa dziś bez udziału człowieka
• 25 godzin tygodniowo, tyle czasu zespół zaoszczędził na obsłudze zamówień po wdrożeniu Firmao
• Spadek błędów w realizowanie zamówień do kilku rocznie

Dziś na Firmao pracuje 10-osobowy zespół, który w CRM może kompleksowo prowadzić klienta od obsługi zapytań ofertowych, aż po finalne fakturowanie. Zapytany o rekomendację, Łukasz Gręźlikowski nie ma wątpliwości:

„Tak, polecilibyśmy Firmao innym firmom. Cena jest atrakcyjna, zmiana UX na nowy jest bardzo na plus, a możliwości dostosowania systemu pod siebie są ogromne.”

— Łukasz Gręźlikowski,  Prezes Zarządu w Cortena® (Decorti Sp. z o.o.)