Zastanawiasz się, czy wdrożenie systemu CRM naprawdę się opłaci? To uzasadniona wątpliwość – zmiana sposobu pracy wymaga wysiłku, a narzędzia, z których korzystasz dziś, „jakoś działają”. Notatki, Excel i skrzynka mailowa wystarczały, gdy klientów było kilkunastu. Jednak wraz ze wzrostem firmy koszty pracy bez systemu narastają: w postaci przeoczonych zapytań, powtarzanych czynności i decyzji podejmowanych na wyczucie.
W tym artykule zebraliśmy 7 konkretnych korzyści, które firmy odczuwają po wdrożeniu oprogramowania CRM. Pomogą Ci one ocenić, czy ten wysiłek się zwróci i w których obszarach Twoja firma zyska najwięcej.
To fundament, z którego wynikają wszystkie pozostałe korzyści. Kontakty, historia rozmów, notatki ze spotkań, wysłane oferty, zamówienia i faktury – zamiast rozproszenia po skrzynkach mailowych poszczególnych pracowników, prywatnych notatkach i kolejnych wersjach pliku Excel, wszystko znajduje się na jednej karcie kontrahenta, dostępnej dla całego zespołu. W praktyce oznacza to, że koniec z pytaniami „kto prowadził ten temat?” i „gdzie jest ostatnia oferta dla tego klienta?”. Każda osoba w firmie może w kilka sekund odtworzyć pełną historię współpracy, również wtedy, gdy opiekun klienta jest na urlopie. A gdy pracownik odchodzi z firmy, cała wiedza o jego klientach zostaje w systemie, zamiast wyjść razem z nim.
Najbardziej kosztownym skutkiem pracy bez CRM są utracone szanse sprzedaży. Te, o których nikt nie pamiętał, bo mail utonął w skrzynce, a obiecany follow-up nigdy się nie wydarzył. Problem w tym, że tych strat nie widać w żadnym raporcie, bo nikt nie liczy transakcji, które nie doszły do skutku.
System CRM rozwiązuje to za pomocą lejka sprzedaży: wszystkie otwarte szanse widoczne są w jednym miejscu, wraz z etapem, wartością i zaplanowanym kolejnym krokiem. System sam przypomina handlowcom o follow-upach, więc żaden kontakt nie zostaje bez odpowiedzi. Co więcej, CRM pozwala pracować także z kontaktami, które dziś odmówiły. Klient, który odrzucił ofertę pół roku temu, może być gotowy na zakup dziś. Wystarczy zaplanować przypomnienie i wrócić do rozmowy we właściwym momencie.
Klienci nie oceniają firm przez pryzmat systemów, z których korzystają. Oceniają to, jak szybko i sprawnie załatwiana jest ich sprawa. A tu różnica między firmą z CRM-em i bez niego jest odczuwalna od pierwszego kontaktu.
Gdy klient dzwoni lub pisze, każda osoba w zespole widzi pełną historię współpracy: co zamawiał, co ustalono, jakie zgłoszenia były wcześniej. Może pomóc od razu, bez odsyłania „do kolegi, który prowadzi ten temat” i bez proszenia klienta, żeby po raz trzeci opowiedział swoją sprawę. Dzięki integracji ze skrzynką e-mail i livechatem cała komunikacja, niezależnie od kanału, trafia do jednej historii kontaktu. Taka obsługa buduje lojalność skuteczniej niż niejeden rabat, a lojalni klienci wracają i polecają firmę dalej.
Wysyłanie tej samej oferty do całej bazy to prosty przepis na niskie wyniki i wypisy z newslettera. CRM pozwala działać precyzyjniej: filtrując bazę według branży, regionu, wielkości firmy, historii zakupów czy preferencji, kierujesz każdą kampanię do odbiorców, dla których jest ona faktycznie istotna. Segmentacja otwiera też drogę do sprzedaży na obecnych klientach. Znając wcześniejsze zakupy, łatwo wskażesz, komu warto zaproponować produkt uzupełniający (cross-selling) lub wyższy pakiet (upselling). To działania o wysokiej skuteczności i niskim koszcie – pozyskanie nowego klienta kosztuje wielokrotnie więcej niż sprzedaż do obecnego, o czym łatwo zapomnieć, koncentrując cały wysiłek na nowych leadach.
System na bieżąco gromadzi dane o sprzedaży, prognozach, wynikach poszczególnych handlowców, rentowności klientów czy stanach magazynowych. Raporty generujesz od ręki, zamiast prosić zespół o ręczne zestawienia i czekać kilka dni na sklejenie danych z różnych źródeł. Dzięki temu wzorce widać szybko: może najlepsze wyniki przynoszą firmy z jednej branży? Może któryś etap lejka jest wąskim gardłem? Problemy zauważasz, zanim odbiją się na wynikach kwartału i możesz zareagować, a nie tylko analizować straty po fakcie.
Przepisywanie danych klienta z maila do oferty, z oferty do zamówienia, z zamówienia do faktury… każda z tych czynności z osobna zajmuje kilka minut, ale w skali miesiąca składają się one na godziny pracy, których nikt nie liczy. Do tego każde ręczne przepisanie danych to okazja do błędu, a błąd na fakturze kosztuje więcej niż czas jej wystawienia.
W systemie CRM dane wprowadzasz raz. Nowego kontrahenta dodasz, wpisując sam numer NIP, a reszta danych pobierze się automatycznie z bazy GUS. Fakturę utworzysz jednym kliknięciem na podstawie oferty lub zamówienia, z gotowymi pozycjami i danymi klienta. W Firmao faktura trafia bezpośrednio do KSeF, więc obowiązkowe e-fakturowanie nie wymaga dodatkowego programu ani eksportowania plików. Odzyskany czas zespół może przeznaczyć na to, co realnie rozwija firmę, czyli kontakt z klientami i sprzedaż.
Częsta obawa przy wyborze oprogramowania brzmi: „a co, jeśli za dwa lata z niego wyrośniemy?”. W przypadku dobrego CRM-u to obawa nietrafiona, ponieważ nowoczesne systemy są modułowe i skalowalne.
Zaczynasz od podstawowych funkcji: bazy klientów i lejka sprzedaży. Gdy firma się rozwija, dokładasz kolejne moduły: zarządzanie projektami, magazyn, serwis i reklamacje, automatyzacje oraz kolejnych użytkowników. Wszystko w tym samym systemie, bez migracji danych, bez ponownego wdrażania zespołu i bez uczenia się nowego narzędzia od zera. Inwestycja w CRM nie przedawnia się wraz ze wzrostem firmy; przeciwnie – im większa organizacja, tym więcej z niej korzysta.
Korzyści z oprogramowania CRM sprowadzają się do trzech rzeczy, na których zależy każdej firmie: więcej sprzedajesz (lejek, follow-upy, cross-selling), mniej czasu tracisz (dane w jednym miejscu, automatyzacja dokumentów, KSeF bez dodatkowych narzędzi) i podejmujesz decyzje w oparciu o dane, a nie intuicję.
Najlepiej jednak sprawdzić to na własnych procesach. Firmao możesz testować bezpłatnie przez 14 dni, bez zobowiązań – wprowadź kilku swoich klientów, wystaw testową ofertę i zobacz, ile z powyższych korzyści odczujesz już w pierwszym tygodniu.
